Z początkiem lipca CFI Systemy Informatyczne  podpisała kontrakt z Zakładem Mięsnym POLIWCZAK z Mysłowic na wdrożenie systemu VENDO.ERP®.

Zakład Mięsny POLIWCZAK istnieje od 1990 roku i łączy rzemieślniczy kunszt z najnowszymi technologiami w produkcji wędlin. POLIWCZAK to uznany, śląski zakład mięsny, specjalizujący się w produkcji wyrobów wędliniarskich. Zakład przetwarza kilkaset ton mięsa i wyrobów miesięcznie. Chcąc się dalej rozwijać Właściciele po analizie rynku i weryfikacji różnych rozwiązań systemów klasy ERP zdecydowali się na rozpoczęcie współpracy z firmą CFI Systemy Informatyczne. Pierwszym krokiem przed podpisaniem umowy na zakup i wdrożenie było wykonanie analizy wdrożeniowej, która określiła zakres projektu i upewniła Właścicieli firmy, że VENDO.ERP® obsłuży ten skomplikowany proces produkcyjny firmy.

Projekt obejmuje dostawę i wdrożenie systemu VENDO.ERP® w zakresie zarządzania produkcją,  planowaniem i harmonogramowaniem produkcji oraz raportowanie, rejestracji produkcji (MES)  oraz  sprzedaży, logistyki , spedycji i transportu, finansów i księgowości, kadr i płac, CRM, obiegu dokumentu, notyfikacji i portalu B2B.

Celem wdrożenia VENDO.ERP® jest przede wszystkim usprawnienie zarządzania głównymi procesami w zakładzie mięsnym, przyjęciem surowca i rozbiorem mięsna. Dlatego ważnym punktem projektu jest integracja z wagami RADWAG na każdym etapie procesu produkcyjnego. Większość operacji magazynowo – produkcyjnych jest ściśle związana z operacjami ważenia surowców, półproduktów lub wyrobów na wagach przemysłowych w różnych fazach magazynowania i produkcji. Ponieważ wagi towarów w trakcie różnych procesów bardzo często ulegają zmianie – nawet w sposób samoistny np. przez odparowanie wody, dlatego bardzo ważne jest uchwycenie w poszczególnych fazach procesów faktycznej wagi towarów dla celów późniejszego raportowania i analiz.  W firmie POLIWCZAK są zainstalowane stanowiska wagowe w wielu miejscach zakładu.

 “Wdrożenie systemu VENDO.ERP® jest kolejnym projektem, który realizujemy w branży spożywczej. Podpisana umowa umacnia nas w pozycji lidera jeśli chodzi o wybór systemu ERP dla tego sektora. Jesteśmy „Ekspertami w Produkcji”, również w produkcji mięsnej. A po wdrożeniach między innymi dla firmy Mączka Sp. z o.o. – firmy zajmującej się wytwarzaniem szerokiej gamy produktów warzywniczych czy Blue Ice Sp. z o.o. Mrożonki – producenta mrożonek i owoców, wdrożenie w Zakładzie Mięsnym POLIWCZAK będzie uzupełnieniem portfolio naszych realizacji w tym sektorze. ” – powiedział Bartłomiej Lux, Prokurent w CFI Systemy Informatyczne – VENDO.ERP®.

Źródło: CFI Systemy Informatyczne

CASU – sklep internetowy oraz sieć stacjonarnych sklepów obuwniczych typu multibrand należące do firmy Ilscy – usprawnia zarządzanie sprzedażą i integruje poszczególne obszary biznesowe dzięki  systemowi Navireo ERP firmy InsERT. Wykorzystywane przez firmy z branży odzieżowej narzędzie zmodernizowało inwentaryzacje, m.in. eliminując konieczność zamykania sklepów.

System Navireo ERP usprawnił obsługę poszczególnych procesów biznesowych – w szczególności sprzedażowych – w całej sieci CASU. Zorganizował magazyn oraz sprawną wymianę danych pomiędzy centralą a sklepami stacjonarnymi i internetowym. Umożliwił także dokonywanie inwentaryzacji cząstkowych, dzięki którym nie trzeba zamykać sklepu na czas spisów lub wyrywkowych kontroli. Wczytywanie danych z kolektorów pozwoliło natomiast znacząco przyspieszyć prowadzone czynności, gwarantując firmie większą wydajność przy zmniejszonym nakładzie pracy.

– Wdrożenie Navireo ERP było trafioną decyzją – mówi Krzysztof Gała, administrator sieci w firmie Ilscy. – System usprawnił zarządzanie całą firmą, w tym procesami sprzedaży naszej sieci CASU. Zagwarantował m.in. efektywne rezerwacje towarów dla kanału internetowego, nawet gdy zamówienie kompletowane jest ze stanów kilkunastu naszych sklepów stacjonarnych – podkreśla Krzysztof Gała.

Navireo ERP pozwolił również na zaimplementowanie modułu planowania przesunięć, co jest bardzo przydatne dla wszelkiego rodzaju sieci sprzedaży. Moduł ten umożliwia planowanie przesunięć towarów rotujących oraz nierotujących pomiędzy sklepami na bazie informacji bieżących oraz analizy historii sprzedaży. Pozwala też generować zbiorcze przesunięcia dokumentami MM.

Ilscy zdecydowali się na wdrożenie systemu Navireo ERP, który poza szeroką podstawową funkcjonalnością pozwala wprowadzać liczne modyfikacje, gwarantując obsługę indywidualnych potrzeb użytkowników. Dzięki temu firma mogła zaimplementować w Navireo dedykowane funkcjonalności, które zostały opracowane na bazie doświadczeń z poprzednim systemem. Pozwoliło to nie tylko usprawnić działalność sieci, ale również zachować dotychczasowe procesy, a co za tym idzie – przyzwyczajenia pracowników. Zastosowany stabilny system z bazą danych zagwarantował niezawodność wszystkich operacji i wykluczył awarie. Doceniono także formę licencjonowania oraz sprawną opiekę posprzedażową, w tym dostępność serwisu i pomocy technicznej.

System Navireo ERP jest dostosowany do wymogów branży. Wykorzystywany jest w wielu odzieżowych sieciach sprzedaży, w tym tak znanych, jak BADURA, VOLCANO czy ptakmoda.com.

Wdrożenie Navireo ERP w firmie Ilscy zrealizowała firma BIELbit. Prace zostały przeprowadzone zdalnie. We wdrożenie zaangażowane były dwie osoby reprezentujące firmę Ilscy, odpowiedzialne za współpracę w obszarze Navireo ERP oraz integrację z e-sklepem, a także koordynator projektu po stronie firmy wdrożeniowej.

Prace zostały podzielone na dwa etapy. W I opracowano import danych oraz dedykowane funkcjonalności edycji danych i przygotowania przesunięć. Na programie z próbnym importem przeprowadzono szkolenia i konfigurację systemu, a także weryfikację poprawności importu. Etap II to import startowy pełnych danych, rozpoczęcie pracy w systemie przez sklepy oraz uzupełnienie dedykowanych funkcjonalności.Dzięki takiemu rozplanowaniu czynności praca w całej sieci rozpoczęła się płynnie, bez konieczności zamykania placówek handlowych.

Źródło: InsERT

Transport ciężkiego sprzętu budowlanego, maszyn rolniczych, elektrowni wiatrowych czy dużych zbiorników to dla przewoźników wyzwanie nie tylko logistyczne, ale również prawne. Każdy przejazd pojazdu nienormatywnego wymaga odpowiedniego zezwolenia zgodnie z ustawą Prawo o ruchu drogowym. Nowy system przygotowany przez chorzowską spółkę technologiczną Evertop na zamówienie Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad ma znacząco poprawić sprawność wydawania takich dokumentów i poprawić komunikację pomiędzy zarządcami dróg – samorządami i innymi podmiotami.

Procedura wydawania zezwoleń na przejazdy nienormatywne obejmuje między innymi wytyczanie dla nich możliwej do przejechania trasy (w przypadku zezwoleń tzw. kategorii VII). Ten element pracy nad zezwoleniem jest najbardziej czasochłonny, ponieważ wymaga zaangażowania różnych jednostek terenowych GDDKiA. Oddziały terenowe często prowadzą dodatkowe uzgodnienia z innymi zarządcami dróg – samorządami oraz pozostałymi podmiotami. Te jednostki muszą się ze sobą skutecznie porozumieć, zgłosić swoje uwagi do przebiegu trasy transportu ponadnormatywnego. To bywa skomplikowane, ponieważ takie przejazdy wiążą się często z koniecznością demontowana znaków drogowych, elementów rond czy wyłączania prądu w trakcjach tramwajowych. System, nad którym pracuje chorzowska firma Evertop, ma m.in. usprawnić   proces uzgadniania tras przejazdów.

– Już niebawem dane z wniosków składanych przez przewoźników czy firmy spedycyjne będą wprowadzane przez urzędników do nowej aplikacji webowej – mówi Monika Fabijańczyk, kierownik projektu po stronie Evertop. – Następnie przekazywane będą odpowiednim oddziałom GDDKiA po to, aby ich przedstawiciele mogli szybko i sprawnie uzgodnić trasy przejazdów na swoim terenie z uwzględnieniem uwag innych zarządców dróg.

Dziś komunikacja pomiędzy poszczególnymi podmiotami procesu odbywa się poza istniejącym systemem informatycznym. W nowej rzeczywistości prowadzona będzie w ramach spójnego rozwiązania korzystającego z jednej, centralnej bazy danych. System będzie umożliwiał wprowadzenie wniosków i pilnował poprawności procesu wydawania zezwolenia. Na podstawie takiego wniosku aplikacja wygeneruje odpowiednie dokumenty oraz wyliczy opłatę do uiszczenia.

– Nowy system usprawni naszą pracę. Do tej pory uzgadnianie tras przejazdów odbywało się przy pomocy maili, telefonów czy faksów – mówi Jan Krynicki z GDDKiA.

Aplikacja zaprojektowana jest w taki sposób, aby w przyszłości mogła być bez przeszkód rozwijana, np. o moduły, które pozwolą na elektroniczne, a nie papierowe składanie wniosków.

– To wielowarstwowy system napisany w technologii webowej z wykorzystaniem środowiska ASP .NET. W toku prac wykorzystano sprawdzone wzorce projektowe i najlepsze praktyki. Szczególny nacisk położyliśmy na bezpieczeństwo i jakość oprogramowania – mówi Paweł Szymura, lider techniczny po stronie Evertop.

Wartość projektu wynosi pół miliona złotych. Projekt ma być wdrożony w GDDKiA pod koniec lipca.

Źródło: Evertop

Znaczący wpływ na rozwój sektora sprzedaży detalicznej mają w ostatnich latach nie tylko nowoczesne technologie i innowacje, ale przede wszystkim klienci, którzy ewoluują, oczekując lepszej obsługi i większych możliwości wynikających z cyfryzacji. Wychodząc naprzeciw ich potrzebom, Cross Jeans zdecydował się na wdrożenie w styczniu 2018 roku systemów Microsoft Dynamics NAV oraz LS Retail, pozwalających usprawnić wielokanałowy proces sprzedaży i poprawić poziom obsługi klienta.

Cross Jeans dostarcza swoje produkty do wielu europejskich krajów. Zatrudnia ponad 6000 pracowników w kilku fabrykach, produkując rocznie miliony par jeansów. Firma posiada swoje siedziby w Belgii, Czechach, Szwajcarii, Austrii, Holandii oraz w Niemczech. Centrale marki znajdują się w Warszawie oraz Berlinie. Ponadto, Cross Jeans posiada własne biuro projektowe w Turcji. Kolekcje jeansów sprzedawane są obecnie w ponad 2000 punktów sprzedaży w całej Europie.

Przemysław Madejski, Dyrektor Operacyjny, Cross Jeans podkreśla, że w związku z dynamicznym rozwojem, firma poszukiwała globalnego rozwiązania wspomagającego zarządzanie – wspólnego dla wszystkich zagranicznych oddziałów, które zapewniłoby dostęp do spójnej bazy danych oraz wiarygodną analitykę.

Kluczowym wyzwaniem, jakie postawiła przed sobą firma Cross Jeans, była potrzeba integracji wszystkich rozwiązań wykorzystywanych do zarządzania kanałami B2B i B2C. Kolejnym celem było stworzenie spójnej bazy danych dostępnej w systemie ERP, pozwalającej na sprawną analitykę i raportowanie z wykorzystaniem wcześniej wdrożonych narzędzi Business Intelligence. Cross Jeans zmagał się z brakiem spójności danych, problemami w komunikacji, co skutecznie utrudniało realizację procesów biznesowych. Kierownictwu firmy zależało również na usprawnieniu procesu zatowarowania sklepów oraz zapewnienie możliwości pracy oraz sprzedaży w trybie offline, bez dostępu do Internetu.

Synergia systemu ERP i platformy e-commerce

Wśród najważniejszych korzyści wdrożenia systemu Microsoft Dynamics NAV należy wskazać możliwość integracji rozwiązań dedykowanych B2B, B2C oraz narzędzi analitycznych z systemem ERP. Dzięki połączeniu możliwości oraz skoncentrowaniu wszystkich istotnych danych w jednej bazie, Cross Jeans uzyskał większy poziom kontroli na procesami realizowanymi w organizacji.

„Wybraliśmy rozwiązania, które nie będą ograniczać naszego rozwoju. Są skalowalne oraz dopasowane do naszych potrzeb. Wdrożone rozwiązania pozwalają na sprawną obsługę procesów magazynowych za pomocą czytników kodów kreskowych, takich jak przyjęcia i wydania towaru, przesunięcia między magazynami, inwentaryzację czy sprawdzanie towaru. Dodatkowo w znaczącym stopniu ograniczają liczbę błędów realizowanych przez pracowników, a także skracają czas potrzebny na wykonanie operacji” – komentuje Przemysław Madejski.

Wygodny system uszyty na miarę

W Cross Jeans zintegrowano ponadto wcześniej wdrożone rozwiązanie Business Intelligence, moduł do zarządzania danymi centralnymi oraz system do zarządzania sklepami detalicznymi LS Retail.

„Wdrożenie LS Retail pozwoliło nam usprawnić procesy sprzedaży oraz podnieść jakość obsługi klientów, zapewniając im lepsze warunki zakupów i promocji oraz możliwość korzystania z kart lojalnościowych. Dzięki temu uzyskaliśmy dokładniejszy wgląd w sytuację firmy. Możemy na bieżąco analizować dane oraz planować przyszłe działania w obszarze logistyki i promocji. Dotychczasowy system ERP ograniczał rozwój firmy, ponieważ działał jedynie lokalnie i nie był skalowalny” – dodaje Przemysław Madejski.

Firma lepiej planuje zatowarowanie, zapewniając dostępność produktów w sklepach, przy niższym nakładzie pracy. Może zapewnić klientom więcej możliwości, pozwalając na realizację zwrotów w dowolnym sklepie czy korzystania z kart podarunkowych.

„Dodatkową korzyścią, która wynika z wdrożenia systemu Microsoft Dynamics NAV, było przeprowadzenie reorganizacji – optymalizacji procesów zachodzących w firmie. Etap implementacji pozwolił przeanalizować działania i zdiagnozować problemy, a następnie dostosować system ERP do naszych wymagań” – mówi Przemysław Madejski.

Lojalność dzięki personalizacji

Wychodząc naprzeciw zmieniających się potrzeb klientów, Cross Jeans zdecydował się rozszerzyć swoje działania sprzedażowe poprzez wprowadzenie programu lojalnościowego, szerokiego wachlarza dostępnych promocji i kart podarunkowych. Według badań rynku, aż 80% polskich konsumentów korzysta z różnego rodzaju programów motywacyjnych, a tendencja ta stale rośnie. Prowadzenie programu lojalnościowego wśród klientów pozwala podnieść efektywność prowadzonych kampanii marketingowych dzięki zbieranym informacjom. Umożliwiają one zapoznanie się z gustami i oczekiwaniami klienta, jego zwyczajami zakupowymi oraz preferencjami. Dzięki tego typu informacjom można zoptymalizować prowadzone działania marketingowe i segmentować klientów według zachowań, zainteresowań, historii zakupów oraz wysyłać im personalizowane oferty i promocje.

Obok obsługi kluczowego dla firmy programu lojalnościowego, implementacja rozwiązań do zarządzania sprzedażą detaliczną LS Retail pozwoliła podnieść atrakcyjność zakupów dzięki możliwości prowadzenia różnego rodzaju akcji promocyjnych.

„W branży retail cykl życia produktu ma szczególne znaczenie i przekłada się na realizowane przez nas działania promocyjne. Ceny oraz następujące po sobie promocje wiążą się z poszczególnymi etapami rozwoju produktu – od wprowadzenia na rynek, poprzez wzrost, dojrzałość, aż po schyłek – kiedy to prowadzone są największe promocje” – mówi Przemysław Madejski, Dyrektor Operacyjny, Cross Jeans.

Dodatkowe informacje o projekcie:

Rozwiązania Microsoft Dynamics NAV i LS Retail zostały uruchomione w Cross Jeans w styczniu 2018 roku. Partnerem wdrożeniowym była firma IT.integro –  Partner Microsoft Dynamics w Polsce. System Microsoft Dynamics NAV 2016 wspiera działalność Cross Jeans w obszarach: Finanse, Zakupy, Sprzedaż, Obsługa magazynów (wydania, przyjęcia magazynowe) oraz Bankowość elektroniczna.

Źródło: IT.integro

Podczas tegorocznego SAP Technology Forum dwa wdrożenia, przeprowadzone m.in. przez zespół Quercus, otrzymały brązowe medale.

Nagrody za wdrożenia otrzymują firmy, na rzecz których wdrożenia zostały zrealizowane. Spośród tych, przy których pracowali konsultanci SAP firmy Quercus, jury doceniło dwa projekty:

• wdrożenie na rzecz GDDKiA – brązowy medal w kategorii FAST DELIVERY – szybka realizacja i efekty – za opracowanie systemu odpowiedzialne były firmy Quercus Sp. z  o.o. i Abile Sp. z o.o.
• wdrożenie na rzecz PKP PLK S.A. – brązowy medal w kategorii INNOVATION – innowacyjne wykorzystanie – za uruchomienie systemu zarządzania zasobami ludzkimi – Quercus Sp. z o.o. jako podwykonawca firmy SID Sp. z o.o.

„Obie nagrody to dla naszego zespołu ogromne wyróżnienie. Konkurencja w naszej branży jest bowiem ogromna, dlatego każda nagroda to dowód, że nasza strategia rozwoju, opierająca się na stałym podnoszeniu kwalifikacji i pozyskiwaniu nowych certyfikatów, zarówno indywidualnie przez naszych konsultantów, jak i przez całą firmę – przynosi wymierne korzyści. Korzyści przede wszystkim dla naszych klientów – którzy otrzymują rozwiązania dopasowane do potrzeb, efektywne, a przede wszystkim wprowadzone płynnie i w możliwie najkrótszym czasie” – podsumowuje Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus Sp. z o.o.

Wdrożenie w GDDKiA, które obejmowało 15 oddziałów wojewódzkich oraz centralę i oddział warszawski, uwzględniało również m.in. konieczność pozyskania i odpowiedniego przetworzenia danych z aż 7 systemów źródłowych, udało się przeprowadzić w rekordowym czasie zaledwie 7 miesięcy.

Projekt SAP HCM dla Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad realizowany był od 1 stycznia 2017 r. do 31 lipca 2017 r. Firma Quercus Sp. z o.o. była odpowiedzialna za obszar HR (kadry, czas pracy, obsługa płac), zaś firma Abile za część finansowo-księgową.

Projekt SAP HCM (e-RA) dla PKP Polskich Linii Kolejowych S.A. polegał na rozbudowie funkcjonalnej systemu zarządzania zasobami ludzkimi. Projekt realizowany był przez SID Sp. z o.o., podwykonawcą był zaś Quercus Sp. z o.o. Firma była odpowiedzialna za dostosowanie modułu PD, rozbudowę jego dotychczasowej funkcjonalności oraz za zmianę mechanizmów integracji z innymi modułami. Celem projektu Raporty Statystyki było przygotowanie wirtualnych modeli w obszarze SAP HR: PA, PD, PY, PT w środowisku SAP HANA Live oraz wsparcie w tworzeniu sprawozdawczości HR z wykorzystaniem platformy SAP BusinessObjects. Dodatkowo firma Quercus zrealizowała cykl szkoleń z obszaru SAP HANA i SAP BusinessObjects. Całość projektu obejmowała wykonanie modeli oraz raportów wykorzystywanych przez około 300 użytkowników w całej grupie PKP PLK.

Źródło: Quercus

Wdrożenie rozwiązania informatycznego w przedsiębiorstwie nigdy nie jest łatwe. Bez względu na wielkość organizacji czy poziom skomplikowania procesów biznesowych, każda zmiana jest pewnego rodzaju rewolucją i zmusza niejako do zmiany dotychczasowych nawyków oraz trybu pracy. Podjęcie się realizacji projektu ERP nakłania również do dokładniejszego przyjrzenia się funkcjonowaniu całej organizacji oraz każdej z jej jednostek z osobna, co nieraz okazuje się trudne, bo bezlitośnie obnaża wszelkie braki i zaniedbania.

Od czego zależy powodzenie projektu ERP?

Nie jest odkrywczym stwierdzenie, że powodzenie projektu wdrożenia systemu ERP nigdy nie jest dziełem przypadku. O jego sukcesie decydują różne czynniki, począwszy od samej motywacji, inicjującej cały proces, i gotowości do zmian, poprzez wszelkie prace w projekcie (programistyczne, wdrożeniowe i inne), na osadzeniu tego projektu w szerszej perspektywie i w strategii biznesowej firmy kończąc.

Większość wdrożeń ERP trwa dłużej, niż planowano, kosztuje więcej niż szacowano i przebiega nieco inaczej, niż zakładano. Niektórym jednak przedsiębiorstwom udaje się sprostać wyzwaniom projektu i zrealizować go bez wykraczania poza ustalone ramy.

Szersza perspektywa biznesowa

Brak umiejscowienia projektu ERP w ogólnej strategii biznesowej firmy jest jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia wdrożenia, a nawet zaprzestania używania systemu w niedługim czasie po zakończeniu projektu. Strategia i plan wdrożenia powinny wynikać i być dostosowane do ogólnej strategii biznesowej przedsiębiorstwa.

Nierealistyczne oczekiwania wobec ERP

Inną przyczyną niepowodzenia projektu są nierealistyczne oczekiwania, skutkujące podejmowaniem błędnych decyzji i koniecznością poradzenia sobie z tego konsekwencjami. Nierealistyczne oczekiwania wobec projektu w oczywisty sposób zwiększają ryzyko przekroczenia budżetu czy harmonogramu, wobec czego często już od samego początku skazują cały projekt na porażkę.

Optymalizacja procesów biznesowych

Ważne dla powodzenia projektu jest również efektywne zarządzanie procesami biznesowymi i ich optymalizacja. Jednym z najczęstszych błędów jest odraczanie wyboru oprogramowania czy też odsuwanie w czasie lub sztuczne przedłużanie czasu samego z powodu braku pewności, jak te procesy biznesowe będą się kształtowały w przyszłości. Często zapomina się (lub po prostu jest to wynikiem niewiedzy), że dzisiejsze systemy ERP są zdecydowanie bardziej stabilne i elastyczne niż były jeszcze dekadę temu. Stąd też koniecznym elementem wdrożenia jest zdefiniowanie i szczegółowe opisanie procesów, jak również wspomniane już osadzenie projektu ERP w długofalowej strategii biznesowej firmy. Dzięki temu system będzie odpowiadał zarówno bieżącym potrzebom organizacji, jak również będzie gotowy sprostać przyszłym wyzwaniom, związanym z rozwojem jej i rynku, na którym funkcjonuje.

System kontroli i nadzoru

Nie wolno zapominać także o procedurach i mechanizmach kontroli nad projektem, które koniecznie muszą zostać ujęte w karcie projektu. Należy jasno określić role i obowiązki dla kierownika projektu, komitetu wykonawczego i innych kluczowych ról projektowych wewnętrznych i zewnętrznych. Pamiętać też trzeba o tym, że zarządzanie projektem wdrożenia ERP musi być zgodne z unikalnymi potrzebami i dynamiką organizacji, w której to wdrożenie ma być przeprowadzone. Ramy tego zarządzania zaś muszą być kompleksowe i jednocześnie dynamiczne, ale także specyficzne i powtarzalne.

Ponieważ implementacje ERP mogą być złożonymi transformacjami biznesowymi (a nie tylko inicjatywami technologicznymi), ważne jest, aby przed rozpoczęciem projektu wdrożyć odpowiednie osoby, kontrole i zarządzanie.

Ryzyko w projekcie

Każde wdrożenie ERP obarczone jest ryzykiem, związanym zarówno z typowymi błędami ludzkimi, jak również z mniej przewidywalnymi i dającymi się kontrolować czynnikami, jak np. zmianami legislacyjnymi, awariami, opóźnieniami podwykonawców. W niemal każdym projekcie zachodzi konieczność zmierzenia się z tego typu sytuacją i takiego zarządzenia tymże ryzykiem, by zminimalizować możliwe niekorzystne konsekwencje.

Nie każde jednak ryzyko da się przewidzieć. Nie oznacza to jednak, że należy się biernie przyglądać nadchodzącej katastrofie. Wręcz przeciwnie – reagować należy jak najszybciej, bo tylko tak można zminimalizować negatywne skutki rodzącego się kryzysu. Zacząć zaś należy od zrozumienia zagrożenia – skąd pochodzi, któremu obszarowi projektu zagraża, czym może skutkować. Taka analiza pozwoli z kolei zidentyfikować możliwe sposoby i obszary radzenia sobie z zagrażającym czynnikiem. Inaczej bowiem będzie wyglądała strategia i zarządzanie ryzykiem, związanym z błędami w zakresie procedur kontrolnych, inaczej z nierealistycznymi wymaganiami co do personalizacji i kastomizacji systemu, a jeszcze inaczej w przypadku choćby zatrzymania przez służby celne sprzętu komputerowego, zakupionego za granicą.

Kiedy już zidentyfikujemy zagrożenia, pora na określenie sposobów poradzenia sobie z ich potencjalnymi skutkami. Można to zrobić, tworząc formalny plan naprawczy lub też zaktualizować harmonogram i strategię wdrożenia.

Plan naprawczy powinien być kompleksowy i obejmować wszystkie aspekty projektu – ludzkie, technologiczne i procesowe. Warto pamiętać, że nie od razu Rzym zbudowano i że często naprawa już niewielkiej rzeczy przynosi poprawę rzutującą na całokształt projektu.

Złote zasady

Nie ma możliwości całkowitego uniknięcia ryzyka, które już występuje. Niemniej należy podjąć podstawowe kroki, by projekt doznał jak najmniejszego uszczerbku.

Utrzymanie projektu bazuje na dogłębnej wiedzy o nim – na jakim etapie realizacji się znajduje, jaki status mają poszczególne prace w tym projekcie, które jego pierwotne założenia uległy zmianie i/lub są zagrożone. Powinien być to możliwie najbardziej obiektywny ogląd zarówno elementów technologicznych, jak i procesów oraz ludzi zaangażowanych w projekt. Warto również dokonać takiej oceny z różnych perspektyw – dostawcy systemu i klienta, zespołu projektowo-wdrożeniowego, testerów oprogramowania, architektów systemowych, itd.

Zawsze jednak lepiej zapobiegać niż leczyć. Rzetelne i drobiazgowe zidentyfikowanie czynników ryzyka we wstępnej fazie projektu umożliwia wczesne ich wykrycie i pozwala uniknąć szeregu problemów.

Autor: Anna Młynarczyk, DPS Software

Marbex – polski importer dywanów z całego świata – przyspiesza rozwój i automatyzuje wiele czasochłonnych procesów wdrażając system ERP Navireo firmy InsERT. Przedsiębiorstwo zyskało m.in. wspólną bazę magazynową i usprawniło komunikację między poszczególnymi działami oraz oddziałami.

Dotychczas Marbex używał, zarówno w centrali, jak i oddziałach, tzw. systemów pudełkowych. Jednak ze względu na niezwykle dynamiczny rozwój, firma potrzebowała bardziej zaawansowanych narzędzi, umożliwiających kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem oraz zintegrowanie wszystkich procesów i informacji w jednym systemie. Konieczne było także zespolenie 3 oddziałów z platformą internetową B2B.

Po analizie dostępnych na rynku rozwiązań, Marbex zdecydował się na wdrożenie Navireo ERP.

– Mieliśmy już pozytywne doświadczenia z programami InsERT, więc przejście na Navireo ERP było naturalną koleją rzeczy przy rozroście firmy – mówi Elżbieta Nowak, wiceprezes zarządu Marbex Sp. z o.o. – System przyspieszył naszą pracę, automatyzując wiele czasochłonnych procesów, w tym takich, jak otrzymywanie zamówień od kontrahentów czy przyjmowanie towarów od dostawców. Navireo pozwoliło nam na wdrożenie wielu dedykowanych rozwiązań – dodaje Elżebieta Nowak.

Architektura oraz funkcjonalność systemu dawały najwyższą gwarancję realizacji założeń rozwojowych firmy. Można było bezproblemowo zachować i przenieść informacje z poprzednio używanych programów, zintegrować oddziały i umożliwić im pracę on-line. Analiza potrzeb biznesowych wykazała, że oprócz szerokiej, standardowej funkcjonalności systemu, wdrożonych zostanie ponad 30 modułów, stworzonych specjalnie na potrzeby przedsiębiorstwa. System Naviero ERP, programistyczna Sfera Navireo oraz doświadczony zespół firmy wdrożeniowej dawały gwarancję sprawnej realizacji wyznaczonych celów.

Wdrożenie systemu Navireo ERP przyspieszyło rozwój firmy. Przedsiębiorstwo zyskało m.in. wspólną bazę magazynową, dzięki czemu komunikacja i współpraca między poszczególnymi działami uległa znaczącej poprawie. Możliwość swobodnego wzbogacania kartotek systemu o pola własne pozwoliła na przeprowadzanie dokładniejszych analiz potrzeb firmy, co przełożyło się na łatwiejszą współpracę z dostawcami.

Marbex uzyskał również możliwość automatycznego generowania przecen, integrację z sieciami handlowymi (ECOD), automatyczną kompletację towarów, integrację z systemem B2B, moduł kurierski do obsługi wysyłek, moduł do generowania dokumentów przecen oraz moduł generowania zamówień do dostawców z analizą sprzedaży. Otrzymał także nową funkcjonalność do współpracy z kolektorem danych, a także opcję stosowania różnych cen dla oddziału czy lokalizacji.

Za skutecznie zrealizowane wdrożenie odpowiedzialna była firma Atisoft.

Źródło: InsERT

Podobno „dżentelmeni nie rozmawiają o pieniądzach”. Ta reguła nie ma jednak racji bytu w biznesie, gdzie klarowność w kwestii finansów to priorytet. Nie inaczej jest w branży IT. Dlaczego określenie budżetu już na etapie wysyłania zapytania ofertowego jest tak istotne i daje wymierne korzyści obu stronom? Wyjaśnia ekspert w dziedzinie tworzenia aplikacji mobilnych, Bartosz Pieślak z itCraft.

Najpierw kilka słów odnośnie tego, co rozumiemy przez ofertę. W itCraft dzielimy je na:

1. Pełną ofertę zawierającą zespół, architekturę, metodologię, zakres funkcjonalny i inne  w formie rozbudowanego dokumentu
2. Szczegółowe rozbicie zakresu na tabelę z wymaganiami funkcjonalnymi i niefunkcjonalnymi, z przypisaną pracochłonnością i ceną (najpopularniejsze)
3. Oszacowanie projektu w mailu na bazie doświadczeń, wraz z cennymi poradami, wskazówkami, sugestiami

Nad każdą (bez wyjątku) z ofert pracuje architekt rozwiązania. Stworzony przez niego materiał przekształcamy w taki, który bezpośrednio adresuje pytania przyszłego zleceniodawcy. Uwzględniamy w nim testy, pomyłki i otoczkę formalną. Tak właśnie powstaje estymacja – żadnych automatycznych odpowiedzi. Tylko praca zespołu technicznego, który uznaje rozwiązania jakościowe, a nie budżetowe.

Kto wysyła zapytania ofertowe?

Wróćmy jednak do naszego eksperymentu. Spośród analizowanych przez nas zapytań 88 wysłały małe firmy, 354 (sic!) pochodziły z niewiadomego źródła albo od osób pracujących w firmach, które z różnych powodów nie chcą się ujawniać, a skromna reszta to znane marki lub solidne firmy.

Jeśli pracujesz w firmie usługowej IT ten rozkład wygląda pewnie dość znajomo, choć wielu „kolegów po fachu” już na swojej stronie deklaruje, że obsługuje tylko przedsiębiorstwa z 3-letnim albo dłuższym stażem (z biznesowego punktu widzenia to świetna decyzja, ale naszym zdaniem pozbawia trochę „fun’u”).

Ile to trwało i „dlaczego tak długo”

Mimo że większość zapytań skupiała się na prośbie o wycenę aplikacji, czas przygotowania ofert był różny. 58 z nich przygotowaliśmy w mniej niż 2 godziny – to te zwykle krótkie zapytania mailowe, do który nie udało się umówić follow-up’ów. 132 kolejne zrobiliśmy w mniej niż 8 roboczogodzin. A reszta? To oferty, których stworzenie pochłonęło więcej niż 8 godzin oraz zapytania, które nie doczekały się oferty z naszej strony, bo mimo starań nie dało się ich stworzyć na podstawie zbyt skąpych informacji.

W sumie poświęciliśmy więc na to (wliczając konsultacje przedsprzedażowe i doradztwo) ok. 4320 godzin pracy różnych ekspertów. To aż 540 dni roboczych. Dużo, ale zrobiliśmy to (pierwszy i ostatni raz), by zebrać wiedzę, jak stworzyć, kolokwialnie mówiąc, „lej sprzedażowy”, który nie pogrąży firmy w długach.

Zapytania, które konwertują

A teraz uwaga: ponad 60 proc. umów zawarliśmy z firmami, które w analizie przedsprzedażowej określiły ramy budżetowe. Dlaczego to takie ważne? Bo pozwala nam wszystko wyliczyć i już podczas wstępnej rozmowy oszacować, ile maksymalnie warto zainwestować w dane rozwiązanie, by się opłacało.

Rozmawiajmy o pieniądzach!

Niestety, pełne informacje i określenie możliwego budżetu przez potencjalnych klientów to wciąż rzadkość. A bez nich trudno trafić z ofertą zgodną z ich oczekiwaniami, co dla nas jest  priorytetem.

Bywa też, że zamawiający – ambitnie lub nieświadomie – twierdzi, że budżet nie gra roli, by po poznaniu propozycji rozwiązania, na które spożytkowaliśmy wiele czasu, energii i know-how zwyczajnie zerwać kontakt. Dlatego rozmawiajmy o budżecie – dzięki temu dostawca będzie w stanie zaproponować odpowiednie podejście technologiczne, alternatywne rozwiązania (doradzi, jak zrobić to inaczej, z czego zrezygnować, a co uwypuklić, żeby mieszcząc się w budżecie utrzymać cel) lub odmowi, jeśli na podstawie doświadczenia uzna, że „się nie da”.

Takie podejście oszczędza czas obu stronom i eliminuje z obiegu oferty nie mające szans realizacji. Chcemy doradzać jak najskuteczniej, więc im więcej wiemy, tym lepiej wykonamy swoją pracę. Po prostu.

Jak to robią na Zachodzie

Przykład z grudnia 2017. Zapytanie z Niemiec. „Dzień dobry, jestem organizatorem cyklicznych imprez w Berlinie. Potrzebuję aplikację iOS i Android do łatwego kupowania biletów dla stałych klientów. Mój budżet to 25 tys. euro […]”.

I to jest bardzo dobre podejście, bo od razu wiemy, o jaką klasę rozwiązania chodzi. Niezależnie od tego, czy przesłany w pierwszej fazie brief ma 3 akapity czy 10 stron z ilustracjami –  wymiar budżetu od razu stawia pewne ramy i pozwala ocenić, czy mamy do czynienia z rozwiązaniem hiper-nowoczesnym, rozbudowanym czy bardziej standardowym.

Co zyskam, jeśli podam budżet?

1. Zwiększysz swoją wiarygodność jako potencjalnego klienta, przez co więcej firm odpowie na Twoje zapytanie profesjonalną ofertą.
2. Zaczniesz porównywać przez pryzmat jakości (co jest bardzo ważne), a nie ceny. Narzucając ramy budżetowe zarówno klient, jak i dostawca mogą wskazać, co i jak by zrobili zamiast konkurować ceną.
3. Od razu dowiesz się, czy realizacja pomysłu we wskazanym budżecie ma w ogóle sens. Dzięki temu unikniesz godzin spotkań, których efektem będą oferty w nietrafionym pułapie finansowym. Innymi słowy: oszczędzisz czas i szybciej podejmiesz decyzję, czy ruszać z realizacją. Tylko tyle i aż tyle.

Na koniec nie pozostaje mi życzyć nic innego niż tylko (i aż!) udanych, nienagannych jakościowo realizacji i obopólnego zadowolenia ze współpracy.

 – Bartosz Pieślak, itCraft.

PZZ HERBAPOL S.A. dołącza do grona użytkowników systemu wspomagającego zarządzanie efektywnością: PROPHIX®. Wdrożenie realizują konsultanci wrocławskiej firmy BI-Pro Consulting Group Sp. z o.o., a jego celem jest m.in. skrócenie oraz usprawnienie procesów budżetowania i analizy biznesowej.

Na mocy podpisanego w grudniu 2017 kontraktu, konsultanci firmy BI-Pro przygotują kompletny system do planowania i rozliczania poszczególnych budżetów przychodowych i kosztowych dla całej firmy. Oprócz tego nowe oprogramowanie pozwoli użytkownikom biznesowym Herbapolu Poznań na tworzenie zaawansowanych analiz i raportów o stanie spółki bez konieczności angażowania do tego celu specjalistów z działu IT.

Herbapol Poznań to firma z wieloletnim doświadczeniem, bogatymi tradycjami, uznanymi produktami i liczną grupą odbiorców. Jesteśmy świadomi, że dalszy rozwój spółki wymaga zastosowania najnowszych rozwiązań informatycznych oraz metod zarządzania. Stąd między innymi decyzja o inwestycji w system PROPHIX. Wybrane przez nas oprogramowanie będzie wykorzystywane do planowania i rozliczania budżetów, tworzenia sprawozdań finansowych spółki, a także będzie ważnym wsparciem w podejmowaniu decyzji biznesowych. Dodatkowo, powstanie kompleksowy system analityczny z możliwością przyszłej jego rozbudowy o nowe obszary, który pozwoli m.in. na śledzenie sytuacji ekonomicznej, np. w odniesieniu do poszczególnych produktów, rynków zbytu, kanałów dystrybucji. Wszystkie analizy będą dostępne w dowolnie wybranym momencie i dla dowolnie wybranych okresów rozliczeniowych, zintegrowane z systemem raportowania, który, zastąpi dotychczasowe i mniej wydajne narzędzia stosowane w naszej firmie. – mówi Tomasz Kaczmarek, Członek Zarządu PZZ Herbapol SA.

Dlaczego Prophix?

Poszukując właściwego oprogramowania wspomagającego proces budżetowania oraz analiz biznesowych, zwróciliśmy szczególną uwagę na elastyczność Prophixa, dającą ogromne możliwości konfiguracyjne. Zależało nam na uniezależnieniu naszego zespołu ds. controllingu od konsultantów zewnętrznych i działu IT. Ponieważ zapotrzebowanie na informację w wymagającym otoczeniu rynkowym wiąże się z jego szybką dostępnością oraz przy uwzględnieniu różnych zmiennych, stąd tak ważna dla nas łatwość generowania i konfigurowania danych przez naszych specjalistów.
Co istotne Prophix to system wykraczający poza typowy Business Intelligence, dlatego wybraliśmy go ze względu na szersze plany jego wykorzystania w przyszłości, zwłaszcza w obszarach zarządzania procesami w Spółce. – Marzena Zujewska, Dyrektor Finansowy w PZZ HERBAPOL S.A.

Stan prac
Obecnie trwa etap analizy przedwdrożeniowej mający na celu opracowanie docelowego modelu systemu, a zakończenie projektu planowane jest na wrzesień 2018 roku.

Źródło: BI-Pro Consulting

Stowarzyszenie WIOSNA to organizacja non-profit, powstała w 2001 roku w Krakowie. Misją Stowarzyszenia jest propagowanie solidarności z potrzebującymi oraz pośredniczenie w organizowaniu pomocy i współtworzenie społeczeństwa obywatelskiego. Akcje opierają się na mechanizmie pośredniczenia – Stowarzyszenie tworzy struktury i narzędzia, dzięki którym darczyńcy oraz wolontariusze mogą dzielić się z potrzebującymi. Do tej pory ze Stowarzyszeniem współpracowało łącznie 80 tys. wolontariuszy. Wśród wielu ogólnopolskich oraz międzynarodowych projektów realizowanych przez Stowarzyszenie wymienić można SZLACHETNĄ PACZKĘ – ogólnopolską akcję pomocy rodzinom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej oraz AKADEMIĘ PRZYSZŁOŚCI – ogólnopolski program, oparty na unikalnej metodologii Systemu Motywatorów Zmiany, skupiony na dzieciach i wierze w ich potencjał.

Wyzwania dla enova365

Stowarzyszenie WIOSNA, wraz z dynamicznym rozwojem i rosnącym zasięgiem swoich akcji i projektów, musiało zmierzyć się z wyzwaniem wdrożenia systemu ERP wspierającego procesy zachodzące w organizacji. Rosła konieczność coraz lepszego zarządzania organizacją i jej finansami, a co za tym idzie monitorowania wydatków i przychodów, poziomu środków i skali budżetu oraz bieżących informacji  o realizacji wydatków oraz wpływów od darczyńców. Należało wyeliminować również decyzje czysto intuicyjne i oprzeć je o dogłębne analizy oraz plany.

„Od systemu ERP oczekiwaliśmy otwartości na rozwijanie zakresu wykorzystywanych przez nas funkcji oraz długofalowej współpracy z producentem systemu jako partnerem biznesowym. Możliwość integrowania kolejnych funkcjonalności oprogramowania bez konieczności jego całkowitej wymiany oraz elastyczność rozwiązania była dla nas kluczową cechą przemawiającą za systemem enova365” – mówi Wojciech Kmiecik, Wiceprezes Zarządu Stowarzyszenia WIOSNA.

Wraz ze wzrostem zatrudnienia w zespole WIOSNY pojawiło się coraz więcej papierowych wniosków i obieg dokumentów stał się znacznie bardziej skomplikowanym procesem. Urosła potrzeba, aby procesy związane z obszarem HR, zarządzaniem zasobami ludzkimi oraz obiegiem dokumentacji wewnątrz organizacji usystematyzować oraz przenieść do zintegrowanego systemu odpowiadającego na potrzebę integrowania wiedzy na temat wielu obszarów działalności organizacji.

Wdrożone rozwiązania (moduły) enova365:

Moduły podstawowe: Kadry Płace, Księga Handlowa, Księga Inwentarzowa, Projekty, Workflow, Handel, Analizy MS Excel, Elektroniczne Wyciągi Bankowe.

Pulpity enova365: Pulpit Pracownika, Pulpit Kierownika, Workflow w pulpitach

Księgowość Stowarzyszenia WIOSNA w enova365

„Głównymi korzyściami płynącymi z wdrożenia systemu enova365 w obszarze księgowości jest dla nas oszczędność czasu. Dzięki efektywności systemu, praca działu księgowego mogła zostać przekierowana w kierunku analizowania danych oraz tworzenia raportów pomocnych w podejmowaniu decyzji strategicznych” – komentuje Anna Witkowska, Główna Księgowa Stowarzyszenia WIOSNA.

System enova365 wspiera pracę w dziale księgowym Stowarzyszenia automatyzując w znacznym stopniu obszar rozliczeń oraz kontrolę budżetu, już od momentu wprowadzania dokumentów do systemu. Oprogramowanie enova365 stało się bazą danych, w której gromadzone są wszystkie informacje biznesowe. Raportowanie na bieżąco wydatków w sposób precyzyjny i transparentny, w szczególności w powiązaniu ze źródłem przychodów jest kluczowym elementem sprawozdawczości stowarzyszenia, realizowanej w oparciu o funkcjonalność systemu enova365. Szczegółowe informacje o realizacji wydatków i wpływów z podziałem na projekty, na planowane budżety czy realizacje budżetów są realizowane w systemie enova365 przez elastyczny, a jednocześnie prosty w obsłudze mechanizm zestawień finansowych, a także dwukierunkowy (import/eksport) danych do MS Excel, będący ulubioną funkcjonalnością analityków. Baza informacji gromadzona w systemie pozwala na analizy w bardzo różnych wymiarach, służąc zarówno sprawozdawczości wewnętrznej, pozwalając na lepszą obsługę beneficjentów, darczyńców czy wolontariuszy, oraz sprawozdawczości zewnętrznej, czy to wobec ministerstwa, urzędu skarbowego, innych urzędów i instytucji oraz grantodawców. Dzięki możliwości analizy danych z wielu perspektyw, system jest wykorzystywany na dużo większą skalę, niż tylko przygotowanie obowiązkowego dla stowarzyszenia sprawozdania finansowego i merytorycznego.

HR i samoobsługa pracownicza Stowarzyszenia WIOSNA w enova365

Dzięki zintegrowanemu narzędziu jakim jest enova365 wszyscy pracownicy mają na bieżąco dostęp do danych, co znacznie przyspiesza ich pracę – nie tracą oni czasu na pozyskiwanie informacji, które są cały czas dostępne w systemie i przedstawione bardzo przejrzyście.

enova365 Workflow zbiera informację z wielu obszarów działalności stowarzyszenia i pomaga w organizacji przepływu pracy między wieloma osobami. Dzięki zdefiniowaniu odpowiednich procesów kadrowych i procedury obiegu dokumentów w organizacji, system enova365 wspiera elektroniczny przepływ informacji i wniosków m.in. o nieobecności, co znacznie ogranicza formalności. Wszyscy pracownicy organizacji zostali zintegrowani w systemie, a dzięki funkcjonalności samoobsługi pracowniczej wykorzystywanej przez Pulpity enova365 oraz odzwierciedleniu procedur kadrowych stowarzyszenia w elastycznym systemie, obieg informacji i dokumentów został ułatwiony. Pracownicy nie muszą przychodzić do działu HR po informacje na temat swoich limitów urlopowych czy składać papierowych wniosków o urlop – każdy pracownik ma na bieżąco dostęp do informacji m.in. o limitach nieobecności, a wnioski składa w systemie przez Pulpit Pracownika. Dzięki dostępowi do swoich pulpitów, pracownicy samodzielnie zgłaszają nieobecności za pośrednictwem platformy enova365 Pulpit pracownika, następnie wnioski te automatycznie przekazywane są Kierownikom, którzy w swoich pulpitach je akceptują. Zatwierdzony wniosek trafia do działu kadr i po akceptacji automatycznie zapisywany jest w enova365. Pracownik na swoim pulpicie od razu widzi zaktualizowane dane o swoich limitach nieobecności.

Kierownicy, dzięki dostępowi do danych kadrowych podległego zespołu w enova365 Pulpit Kierownika kontrolują czas pracy swoich pracowników, sprawnie organizują pracę swoich zespołów i wiedzą ilu pracowników mają do dyspozycji przy planowaniu grafiku pracy.

Źródło: Soneta