Minione miesiące pokazały, że wykonywanie swoich obowiązków poza biurem jest możliwe. Także w branżach, które do tej pory zupełnie nie kojarzyły się z modelem home office – takich jak księgowość. Doświadczenie pracy zdalnej po raz kolejny udowadnia, że nie trzeba wcale wiele, aby działać efektywnie. Co o obecnej sytuacji sądzą biura rachunkowe?

Jak Polacy organizują pracę

Jak wynika z raportu “Praca w dobie koronawirusa”, opublikowanego w maju tego roku przez Pracuj.pl, aż 64% badanych uważa, że ich pracodawca dobrze poradził sobie z organizacją pracy zdalnej. Niemal tyle samo – 63% – podkreśla swoją niezmienną efektywność przy wykonywaniu obowiązków w warunkach domowych. Pracownicy sądzą także, iż potrafią skutecznie oddzielić czas zawodowy od prywatnego.

W raporcie nie mogło zabraknąć również danych dotyczących usprawnień home office. Dla 61% ankietowanych liczy się możliwość korzystania ze sprzętu firmowego zamiast używania domowych urządzeń. Planowanie działań wspierają z kolei telekonferencje organizowane wtedy, gdy jest to niezbędne – to zdanie ponad połowy pracowników zdalnych. Podobną opinię wyrażają oni w sprawie bardziej elastycznego grafiku pracy zespołu. Dzięki takim rozwiązaniom zdalne wykonywanie obowiązków nie ma wpływu na działanie całej firmy.

Typowy dzień w zdalnej księgowości

Podczas wdrażania w przedsiębiorstwach księgowych modelu home office zarządzający musieli zadbać przede wszystkim o odpowiednie warunki. Zdarzało się niejednokrotnie, że do wewnętrznej sieci trzeba było podpiąć sprzęt, zadbać o to, aby wszyscy dysponowali drukarkami oraz dostarczyć im dokumenty w wersji papierowej, jeśli była taka potrzeba.

W niektórych przypadkach całkowita rezygnacja z papierowych dokumentów okazała się bowiem niemożliwa. Jak w warunkach pandemii firmy radziły sobie z przekazywaniem ich do księgowych? W takich sytuacjach korzystały ze zwykłego pojemnika ustawionego pod drzwiami biura. Klienci mogą pozostawić w nim papiery, najlepiej po telefonicznym uzgodnieniu. Wówczas pracownik biura rozdziela dokumenty pomiędzy członków zespołu. Są to jednak jednostkowe sytuacje. Księgowi tam, gdzie jest to możliwe, wybierają nowoczesne rozwiązania. Klienci przesyłają im dokumenty drogą elektroniczną, dzięki czemu obie strony mogą czuć się bezpieczne, zwłaszcza w czasach pandemii.

– Wpływające dokumenty wyświetlają się w jednym miejscu w systemie. Wystarczy mieć tylko sprawne łącze internetowe, aby mieć stały wgląd w ważne dane. Taka praca zdalna jest bardziej efektywna, nie trzeba dopytywać klientów o dokumenty. Obie strony mają dostęp do systemu, który pozwala szybko przesłać niezbędne pliki, nie tylko za pomocą komputera, ale także aplikacji mobilnej. Jeśli jednak biuro księgowe otrzymuje jedynie papierowe dokumenty, warto posłużyć się inteligentnym odczytem danych. Zeskanowany dokument trafia do systemu, gdzie technologia OCR odczyta dane z faktur. Żmudne i ręczne wprowadzanie faktur do programu księgowego staje się więc przeszłością – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Stale pojawiające się nowe modele pracy wymagają również zmian w istniejących już procedurach działania. Wiele osób zadaje sobie dziś pytanie, czy brak ujednoliconej procedury jest szansą czy też zagrożeniem w księgowości. Na ogół branża wymaga działań schematycznych i zaplanowanych, jednak obecnie trudno podążać tą drogą. Trzeba szybko reagować na zmiany, dopasować się do trybu działań klientów. Niektórzy pracownicy decydują się na pracę z domu, inni lepiej czują się w biurze, odbierając między innymi pozostawione w pudełkach dokumenty. Wypracowanie sprawdzonych procedur jest zatem znacznie trudniejsze, gdy każdy dzień wygląda zupełnie inaczej.

Efektywni czy nieefektywni?

Home office weryfikuje również sposób, w jaki pracodawcy kontrolują swój zespół. Każda osoba znajduje się w innym miejscu, ma też różny zakres obowiązków. Sprawdzenie efektów działań może więc stanowić wyzwanie.

Wiele wskazuje na to, że szefowie biur rachunkowych są dziś bardziej elastyczni. Niektórzy wybierają takie narzędzia, jak rejestratory czasu pracy, inni stawiają na efekty. Biura decydują się na elastyczny czas wykonywania obowiązków, mając na uwadze, że pracownicy nie zawsze mają dogodne warunki do działania, np. opiekując się dziećmi lub pracując w kilka osób w jednym pomieszczeniu. Jeśli wszystkie zadania są odpowiednio podzielone między zespół i wykonane na czas, to nikt nie ma problemu z ich realizacją. Tym bardziej że w czasach pandemii szefowie jeszcze bardziej monitorują obciążenie swojego zespołu.

Zaufanie zamiast kontroli

Wykonywanie obowiązków w nowych warunkach nie jest łatwe. Zwłaszcza że ostatnie trzy miesiące były czasem wzmożonej pracy księgowych. Na ich biurkach oraz w elektronicznej dokumentacji “piętrzyły się” sprawozdania finansowe firm, należało wykonać audyty, a także zająć się bieżącymi sprawami. Sytuacji nie ułatwiały też nowe przepisy i interpretacje, za którymi trzeba nadążyć, by pomóc firmom w uzyskaniu ulg związanych z tarczą antykryzysową.

Szefowie biur rachunkowych przyznają, że w najgorętszym okresie zdecydowanie wydłużył się czas realizacji zadań, ze względu na różne godziny pracy pracowników oraz klientów. Ponadto, niekiedy sytuację komplikowały też problemy techniczne, których nie da się uniknąć nawet w najlepiej działającej firmie.

W takich przypadkach skontrolowanie efektów działań pracownika wymaga jeszcze więcej wysiłku. To dlatego nadrzędną wartością – nie tylko w branży rachunkowości – stało się dziś zaufanie. Osoby wykonujące zadania z domów wykazują się sumiennością i zaangażowaniem, a ich zwierzchnicy pozwalają im podejmować samodzielnie niektóre ważne decyzje. Dzięki temu obie strony doceniają home office.

Zagrożenia i zmiany

Nowa sytuacja to nie tylko szansa na odkrycie możliwości innych modeli pracy, ale także zagrożenia dla biznesu. Jednym z najważniejszych jest choroba pracowników, która zmniejszy liczbę osób w zespole. Drugie, także istotne, to zmniejszenie portfela klientów i ich odejście od obsługi księgowej.

Doniesienia medialne są niepokojące, dlatego księgowi zastanawiają się, co zrobić, jeśli obecna sytuacja będzie się przeciągać.

 – Sądzę, że ta sytuacja może jeszcze potrwać około roku i niestety odbije się to na naszej pracy. O ile jeszcze tego nie widać, to na pewno odczujemy swego rodzaju minusy, ponieważ może się okazać, że pracownicy nie będą skłonni do eksploatowania swoich urządzeń. Konieczne będzie wprowadzenie pracy rotacyjnej, ze względu na to, że część naszych pracowników nadaje się ewidentnie do pracy zdalnej na pełnym etacie, a druga część wręcz przeciwnie. Te osoby będą musiały jednak wrócić do biura. Na pewno przez dłuższy czas nie wrócimy do znanego nam dobrze biurowego trybu pracy – przewiduje Małgorzata Puterko z biura rachunkowego ABAK SA.

Obecnie nie wiadomo, w jaki sposób pandemia wpłynie na stan firm. Zarządzający zgodnie przyznają, że nie można jeszcze jednoznacznie określić jakości home office w zespołach księgowych. Do tego potrzebny jest czas, który pozwoli z dystansu spojrzeć na wszystkie wykonane zadania.

Nowe doświadczenia, z jakimi mierzą się dziś biura księgowe, pozwolą w przyszłości jeszcze bardziej usprawnić pracę zdalną i w praktyce przetestować nowoczesne rozwiązania. Po kilku miesiącach pracy w nowych warunkach widać jednak wyraźnie, że pomimo pojawiających się zagrożeń i wątpliwości księgowi są w stanie działać bezpiecznie i efektywnie, co pozwala spoglądać w przyszłość z większym optymizmem.

Źródło: BrainSHARE IT

W trakcie pandemii obserwujemy zmiany zachodzące na całym świecie. Nie omijają one żadnej branży, nawet rachunkowej. Sytuację będzie można zbadać bliżej dopiero, gdy nadejdzie spokojniejszy czas, jednak już teraz wiadomo, że pojawi się sporo trudności. Z całą pewnością możemy zapomnieć o optymistycznych prognozach gospodarczych z ostatnich lat.

Obecna sytuacja skłania zatem do ostrożnych i wyważonych przemyśleń. Jaki obraz usług księgowych wyłania się z obserwacji rzeczywistości w dobie COVID-19?

W 2018 roku firma KPMG opublikowała raport “Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce”. Wynika z niego, że aż 65% badanych firm korzystało wówczas z outsourcingu usług rachunkowych. Z kolei 84% ankietowanych wyraźnie obawiało się ciągłych zmian obowiązujących przepisów prawnych oraz podatkowych. To właśnie chęć skorzystania z kompleksowej i bezpiecznej obsługi księgowej przyczyniła się do powierzenia biurom ważnych dokumentów. Dzięki outsourcingowi usług przedsiębiorstwa miały również oszczędzić czas i pieniądze.

Wszystko wskazuje na to, że liczba zlecających obsługę księgową wyspecjalizowanym biurom będzie tylko wzrastać. Dotychczas były to mniejsze i średnie firmy, bowiem większe decydują się zwykle na zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za finanse bądź własnego zespołu. Sytuacja może jednak ulec zmianie. Przedsiębiorstwa borykają się dziś z takimi problemami, jak brak wystarczającej liczby pracowników i narastającymi w związku z tym opóźnieniami. Powodem takiej sytuacji są chociażby kwarantanny.

Nie można zapominać też o problemach z najnowszymi i ciągle zmieniającymi się przepisami. Przedsiębiorcy często nie wiedzą, jak interpretować rozwiązania zawarte w tarczy antykryzysowej. Zwracają się wówczas do specjalistów w tym temacie.

Pandemia może sprawić, że jeszcze więcej biur rachunkowych zdecyduje się na specjalizację w konkretnej dziedzinie. Powodem tego staną się nie tylko skomplikowane przepisy, ale także gospodarka. Niektóre mogą zająć się teraz tylko obsługą płacowo-kadrową, inne doradztwem podatkowym. Ogrom pojawiających się wątpliwości z nowelizacjami ustaw oraz przepisami sprawi, że z pewnością wzrośnie liczba przedsiębiorców zainteresowanych fachową poradą od specjalisty.

Chociaż w tym momencie dopiero kształtuje się kierunek, w którym podąży branża, to biura rachunkowe nie zapominają o nowoczesnych rozwiązaniach.

– Sporo księgowych otrzymuje już ważne dokumenty od klientów drogą elektroniczną. Ułatwiają to specjalne programy pozwalające na zgromadzenie w jednym miejscu danych oraz dające możliwość komunikacji na linii księgowy – firma. Księgowy od razu widzi nowo dodane dokumenty, co pozwala mu szybko zareagować. Korzystając z elektronicznego archiwum, w każdej chwili może też do nich wrócić. Ponadto, podczas pracy zdalnej sprawdzają się również narzędzia delegujące zadania, których celem jest lepsza organizacja działań – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Branżę księgową z pewnością czekają zmiany i wyzwania. Ostatnie miesiące pracy zdalnej pokazują jednak, że niektóre procesy można uprościć, chociażby za pomocą technologii. Korzystanie z nich pomaga odnaleźć się w nowych warunkach rynkowych i sprawia, że biura rachunkowe są lepiej przystosowane do cyfrowego świata.

Źródło: SaldeoSMART

Home office stało się obecnie podstawą działań dużej grupy przedsiębiorstw. Wydaje się, że dla wielu jest ona spełnieniem marzeń, jednak wykonywanie służbowych obowiązków w warunkach domowych może nieco dekoncentrować pracowników. Jak zatem zadbać o to, aby w tej niecodziennej sytuacji zdążyć ze wszystkimi zadaniami i zapewnić firmie sprawne funkcjonowanie?

Z raportu „2019 Praca zdalna – przywilej czy nadchodzący standard?”, przygotowanego przez Talent Place, wynika, że podczas pracy zdalnej potrzebne są takie umiejętności jak zarządzanie czasem, nastawienie na realizację wyniku oraz samodzielność. Aż 76,5% badanych uznało, że istotne jest zwłaszcza właściwe zarządzanie własnym czasem. Jednak w jaki sposób o to zadbać?

Grunt to wyznaczenie zasad

Home office wymaga podjęcia nowych działań i przez pracodawców, i samych pracowników. Po stronie tych pierwszych leży przede wszystkim zadbanie o to, aby pracownicy mieli odpowiedni sprzęt do wykonywania zawodowych zajęć w domach. W nowej organizacji pracy pomoże na pewno odgórne ustalenie jej godzin. Pozwala to zachować stały rytm i dynamikę działań, dzięki czemu całemu zespołowi łatwiej ze sobą współpracować, a poszczególnym jego członkom – przyzwyczaić się do nietypowej sytuacji.

Podczas home office szczególną rolę odgrywają plany i harmonogramy, które porządkują codzienne działania i pomagają w realizacji projektów bez bezpośredniego i ciągłego nadzoru. Pracodawca powinien ustalić je wspólnie z pracownikami. Tylko dobrze przemyślane i rozłożone zadania pozwalają funkcjonować firmie sprawnie i efektywnie.

Aby działania zespołu były owocne, jego członkowie muszą pamiętać również o przerwach. Osoby, które pracują przy komputerze, mają prawo do 5 minut odpoczynku na godzinę. Warto postarać się także o to, aby po skończonej pracy przejść na tzw. offline. Rozwiązaniem jest krótki spacer lub trening, który pozwoli odpocząć umysłowi.

Praca w domu – choć wiąże się z większą samodzielnością poszczególnych pracowników – nie oznacza bynajmniej działania w oderwaniu od całego zespołu. Dlatego tak ważna jest odpowiednia komunikacja, pozwalająca na bieżąco dzielić się efektami, plikami, przemyśleniami i problemami. W łączeniu osób przebywających na co dzień we własnych domach pomaga technologia. Na rynku nie brakuje dziś rozwiązań, które służą sprawnej komunikacji w zespołach rozproszonych.

Dobrze skomunikowany zespół

Jesteśmy przyzwyczajeni do omawiania projektów podczas pracy w biurze. To całkowicie naturalne. Pozornie home office odebrało nam tę możliwość. Dzięki często bezpłatnym narzędziom można bez przeszkód organizować spotkania online, rozmawiać czy prezentować dokumenty.

Sporo firm już od dawna korzysta z pakietów Google’a. Jednym z ciekawszych i pożądanych w czasie pandemii elementów tego pakietu jest chociażby komunikator Google Hangouts pozwalający szybko skontaktować się z poszczególnymi pracownikami lub klientami.
Na podobnej zasadzie działa również Microsoft Teams. Pakiet, poza opcją rozmów z zespołem, daje także łatwy dostęp do niezbędnych arkuszy czy plików.
Narzędziem stworzonym tylko do internetowych spotkań jest Zoom. Wyróżnia się prostymi funkcjami oraz wysoką jakością dźwięku i obrazu. Po rozmowie istnieje też możliwość zapisu jej nagrania. Takie wideokonferencje niewiele odbiegają zatem od rzeczywistych spotkań.

Obecnie wielu producentów różnych programów wdrożyło już funkcje czatów lub konferencji wideo, dlatego warto do skutku szukać takich, które najlepiej spełnią potrzeby naszej firmy. Co ciekawe, nawet najwięksi gracze na rynku, oferujący rozbudowane narzędzia do organizowania pracy online, udostępniają dziś swoje platformy za darmo na czas np. 90 dni. Firmy oczekujące od komunikatora bardziej zaawansowanych funkcji mogą zatem skorzystać i z takiej możliwości.

Zadbaj o zadania i dokumentację

Nawet najlepiej skomunikowany zespół nie będzie dobrze funkcjonował bez harmonogramu. To właśnie on pozwala zachować kontrolę nad zadaniami i uporządkować pracę nad projektami. Dzięki temu każdy pracownik wie dokładnie, kiedy i jak zająć się danym zagadnieniem.

Pracodawca może także sięgnąć po specjalne aplikacje, które pozwalają nie tylko planować, ale i delegować zadania. Jest ich na rynku sporo i często dają możliwość śledzenia postępów oraz wymiany uwag i podejmowania szybkich decyzji. Równie istotne jest bezpieczne i szybkie przesyłanie plików i projektów pomiędzy pracownikami.

– Dziś wysyłka plików tworzonych w zwykłych edytorach tekstu nie jest już tak powszechna. Dlatego po raz kolejny możemy skorzystać ze zdobyczy techniki i użyć tzw. dokumentów współdzielonych. Ważne dane umieszczamy w pliku, do którego link bez problemu prześlemy do innych współpracowników. Dużą zaletą takiego rozwiązania jest też to, że korzystamy z chmury, dzięki czemu wszyscy oszczędzają miejsce na dysku – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

W przypadku dokumentacji firmy sprawa nie jest już taka prosta, ale… może być! Wiele biznesów korzysta często z tradycyjnych, papierowych dokumentów. Co jednak zrobić w przypadku, gdy dokumenty muszą być jednak dostarczone, np. do księgowych?

– W takiej sytuacji warto zadbać o bezpieczeństwo i skorzystać z opcji skanowania dokumentu. Najnowsze technologie dają możliwość bezproblemowego przesyłania dokumentów do biura księgowego za pomocą specjalnych programów. Dodatkowo, dzięki nim można skontaktować się z księgowym i doprecyzować ewentualne nieścisłości, mając przed oczami wszystkie dane. W ten sposób kontakt przedsiębiorcy z biurem rachunkowym jest ułatwiony – mówi Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Dostęp do nowoczesnych narzędzi, które wspomagają zdalną pracę firm, sprawia, że nie trzeba się obawiać wykonywania obowiązków z dala od biura. Codzienne działania z pewnością usprawni także umiejętność zarządzania czasem oraz bieżący kontakt z zespołem i klientami. Dodatkową zaletą korzystania z programu, w którym przekazuje się dokumenty księgowym, jest to, że przedsiębiorca zyskuje w ten sposób elektroniczne archiwum dokumentów. Łatwo odnajdzie w nim nie tylko wszystkie dokumenty, ale także będzie mieć gotowe zestawienia do różnych analiz działania firmy.

Źródło: BrainSHARE IT

BrainSHARE IT, producent oprogramowania SaldeoSMART służącego do odczytywania i obiegu dokumentów oraz komunikacji między biurami rachunkowymi i ich klientami, stworzył własną aplikację mobilną umożliwiającą szybkie dodawanie i przeglądanie firmowych dokumentów. Innowacyjne rozwiązanie ogłoszono podczas III Edycji Konferencji Sieci Partnerskiej.

III Edycja Konferencji Sieci Partnerskiej SaldeoSMART odbyła się w dniach 16-17 maja i zgromadziła ponad 80 uczestników. Najważniejszym punktem wydarzenia była premiera nowej aplikacji mobilnej, skierowanej do klientów biur rachunkowych korzystających z przesyłania skanów dokumentów do swoich księgowych.

– Wierzymy, że świat mobilny to przyszłość. Wypuszczenie naszej pierwszej aplikacji to dla firmy duży krok naprzód i będziemy go kontynuować zgodnie z przyjętą przez nas wizją: SaldeoSMART – Twoje dokumenty zawsze pod ręką. Aplikacja jest już dostępna dla iOS i Android, zachęcamy swoich klientów do korzystania i dzielenia się z nami opinią. To pierwsza wersja aplikacji i jesteśmy otwarci na wszystkie uwagi i sugestie – podkreśla Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Sprawy księgowe w zasięgu ręki

Aplikacja umożliwia dodawanie skanów dokumentów z poziomu telefonu, obsługuje zarówno faktury, jak i inne typy dokumentów dostępne w systemie (umowy, pisma, zamówienia), a także integruje się z innymi aplikacjami mobilnymi do tworzenia skanów, takimi jak Turboscan, Scanskaner oraz z wewnętrznym systemem plików telefonu (w przypadku Android). Dzięki temu użytkownicy, którzy dotychczas korzystali z tych narzędzi, mogą bezpośrednio za ich pomocą przekazać dokument do oprogramowania SaldeoSMART.

Co najważniejsze, wersja mobilna zachowuje uprawnienia użytkownika zgodne z uprawnieniami jakie posiada w systemie online (np. do widoczności wybranych typów dokumentów). Za pomocą aplikacji można szybko wyszukać oraz podejrzeć każdy dokument i fakturę sprzedażową wystawioną w systemie. W ramach strony głównej aplikacji klienci biur będą mieli również dostęp do aktualnego stanu wyników firmy, czyli sumy przychodów, kosztów i wysokości zysku z bieżącego roku.

Aplikacja mobilna jest dostępna obecnie wyłącznie dla użytkowników pracujących na wersji online SaldeoSMART. Spółka zapowiedziała, że dedykowana wersja dla klientów lokalnych zostanie przygotowana już wkrótce.

Źródło: BrainSHARE IT

Krakowski BrainSHARE IT, producent SaldeoSMART, wiodącego systemu w chmurze dla biur rachunkowych i działów księgowych w małych i średnich przedsiębiorstwach, został przejęty przez norweską grupę Visma. Dzięki akwizycji Visma poszerza swój zasięg geograficzny i umacnia się na pozycji północnoeuropejskiego lidera w zakresie cloudowych rozwiązań księgowych, a SaldeoSMART zyskuje silnego partnera o międzynarodowym zasięgu.

Przejęcie wpisuje się w strategię firmy Visma polegającą na dostarczaniu najlepszych rozwiązań dla księgowych i MŚP w Europie Północnej. SaldeoSMART to skuteczne i łatwo dostępne narzędzie oparte na technologii przetwarzania w chmurze dla biur rachunkowych i przedsiębiorstw posiadających własne działy księgowości. System umożliwia bezpieczną digitalizację dokumentów i automatyzację procesów biznesowych. SaldeoSMART oferuje następujące moduły: odczytywanie dokumentów techniką OCR, przepływ dokumentów, panel pracownika i wystawianie faktur.

– SaldeoSMART podniesie wpływ firmy Visma na poprawę skutecznej działalności biur rachunkowych w Europie Północnej. Cieszymy się z wejścia na polski rynek, a w ciągu kolejnych dziesięciu lat spodziewamy się zyskać w nim znaczący udział. Włączenie SaldeoSMART do grupy Visma podniesie jej wartość i stworzy nowe możliwości dla obecnych i nowych klientów – mówi Steffen Torp, dyrektor Sektora Visma Software SMB.

Dzięki temu przejęciu Visma rozszerza zasięg swojej działalności w Polsce. Do tej pory skupiała się na sprzedaży i wsparciu dla rozwiązań międzynarodowych, dziś rozpoczyna budowę polskiej linii produktów. Visma podniesie też wartość SaldeoSMART, którego klienci będą mogli skorzystać teraz z dodatkowych, atrakcyjnych produktów.

– Od lat stabilnie się rozwijamy i osiągamy bardzo dobre wyniki. Naszą wizją jest upraszczanie procesów księgowych i przenoszenie ich do chmury. Dzielimy ją z Vismą, co sprawia, że firma ta jest dla nas doskonałym partnerem, który zapewni SaldeoSMART dalszy rozwój – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT.

SaldeoSMART wszedł na polski rynek w 2010 roku. Od tej pory program systematycznie ewoluował, dostosowując się do zmian w prawie i potrzeb użytkowników. Dziś jest liderem na rynku polskim w zakresie odczytywania dokumentów. Korzysta z niego ponad 55000 firm.

– W nowym inwestorze zyskujemy stabilnego partnera, którego zaplecze merytoryczne i finansowe stanie się naszym atutem w rozmowach z dużymi firmami i pozwoli nam na intensyfikację naszych działań w Polsce i tym samym powiększenie portfolio naszych klientów – dodaje Krzysztof Wojtas.

SaldeoSMART skutecznie rozwija bazę swoich klientów za pomocą szerokiej sieci dystrybucji przez partnerów. Już 1500 biur rachunkowych obsługuje 55000 spółek, korzystając z tego rozwiązania w chmurze. Będąc częścią Grupy Visma, SaldeoSMART pozostanie niezależnym podmiotem i marką skupiającą się na doskonaleniu produktu i obsłudze klienta.

– SaldeoSMART to pierwszy polski produkt, w który zainwestowała Visma. To dla nas duże wyróżnienie – podsumowuje Krzysztof Wojtas.

Źródło: BrainSHARE IT

Zanoszą osobiście lub wysyłają pocztą – współcześni przedsiębiorcy wciąż dostarczają faktury do biur rachunkowych za pomocą tradycyjnych metod. I choć wcale nie mają na to czasu, to dla dobra biznesu będą to robić tak długo …aż konkurencyjne biuro zaoferuje nowocześniejsze rozwiązanie. W świecie, w którym do prowadzenia interesu wystarczy komputer z Internetem, możliwość zdalnej współpracy z księgowym to już biznesowy must-have.

W ostatnich kilkunastu latach nowe technologie diametralnie zmieniły oblicze sektora biznesowego. Transformacji uległy nie tylko narzędzia do świadczenia usług, ale przede wszystkim potrzeby przedsiębiorców. Na próżno szukać dzisiaj biznesmena, który nie korzysta z dóbr cyfryzacji. Zabiegany i zestresowany, zawsze wybierze rozwiązanie, które pozwoli mu zaoszczędzić czas i pieniądze. To duże wyzwanie zwłaszcza dla biur rachunkowych, które dotychczas stawiały w dużej mierze wyłącznie na osobisty kontakt z klientem.

Co ważne, współczesny biznes docenia kontakt “twarzą w twarz”, ale pod warunkiem, że nie jest do niego przymuszony. Przedsiębiorcy lubią mieć wybór, a umożliwienie im jego dokonania jest obecnie fundamentem świadczenia usług B2B. Biura rachunkowe stoją przed ogromną szansą na stworzenie kompleksowej, nowoczesnej oferty, która w pełni odpowie na potrzeby zapracowanych klientów. Nowe technologie bowiem nie tylko ułatwiają kontakty na linii księgowy – klient, ale przede wszystkim znacznie podnoszą satysfakcję obu stron ze współpracy.

Najtrudniejszy pierwszy krok

Właściciele tradycyjnych biur rachunkowych obawiają się, że zaawansowane rozwiązania okażą się zbyt skomplikowane w obsłudze nie tylko dla księgowych, ale też klientów. Jest to zupełnie racjonalny strach przed dużą zmianą, który można przezwyciężyć tylko poprzez pogłębianie wiedzy o specyfice działania dostępnych na rynku oprogramowań. Większość oferowanych systemów jest niezwykle prosta w obsłudze i wyposażona w intuicyjny interfejs, standardem jest również gwarantowane wsparcie wdrożeniowe i techniczne udzielane przez producentów.

A co z klientami biur? Współcześni przedsiębiorcy lubią technologiczne nowinki, ponieważ wiedzą, że służą do optymalizacji ich biznesu. I nawet jeśli nie są biegli w obsłudze najnowszych rozwiązań (co zdarza się coraz rzadziej!), to dzięki skrupulatnie zaplanowanym procedurom onboardingowym, nowy system szybko przestaje mieć przed nimi jakiekolwiek tajemnice.

– Wdrożenie nowego oprogramowania może budzić niepokój – jako ludzie nie przepadamy za zmianami, nawet tymi dobrymi. Z doświadczenia wiem jednak, że obawy znikają wraz z pojawiającymi się korzyściami wynikającymi z automatyzacji procesów w biurze rachunkowym. Księgowi zaczynają mieć więcej czasu dla klientów, przedsiębiorcy z kolei są zadowoleni, że mają zdalny dostęp do dokumentów i powierzyli swój biznes nowoczesnej firmie. Najważniejsze to uświadomić sobie, że technologiczne zmiany ułatwiają nam pracę i nas w niej wspierają, a nie są zagrożeniem – tłumaczy Edyta Wojtas z BrainSHARE IT, firmy produkującej SaldeoSMART.

Win – win, czyli dlaczego warto podzielić się kontrolą

Jak spośród wszystkich programów wspierających księgowych wybrać ten idealny dla danego biura rachunkowego? Odpowiedź jest prosta: znaleźć taki, który umożliwia klientowi wystawianie faktur, zdalny kontakt z biurem oraz wgląd w firmowe dokumenty.

Przedsiębiorca wystawiający faktury poprzez udostępniony mu przez jego biuro program nie tylko ma pewność, że dokumenty są od razu trafiają do księgowego i są zapisywane w archiwum, ale też nie traci czasu i pieniędzy na poszukiwanie zewnętrznych oprogramowań służących wyłącznie do generowania faktur. Nie musi też pobierać dodatkowo plików, już nie wspominając o drukowaniu dokumentów i wysyłaniu (lub co gorsza: zanoszeniu) ich do księgowej – cały ten proces odbywa się zdalnie i nie wymaga od niego wygospodarowania czasu na stacjonarną wizytę w biurze. To również duże ułatwienie dla samych  pracowników biura, którzy procesują dokumenty na bieżąco i nie martwią się, że znowu otrzymają faktury na ostatnią chwilę.

– Klienci chcą też mieć możliwość bezproblemowej kontroli dokumentów (np. poprzez wgląd do archiwum online), tworzenia analiz oraz zestawień, bo to zwiększa poczucie ich komfortu i bezpieczeństwa. Przedsiębiorcy nierzadko potrzebują konkretnych danych “tu i teraz”, bez oczekiwania na pomoc pracownika biura czy działu księgowości. Chcą polegać na eksperckiej wiedzy księgowych, ale też pragną być samodzielni tam, gdzie mogą zaoszczędzić choć trochę cennego czasu. Umożliwienie im skorzystania ze zdalnej obsługi księgowej jest teraz dla biur rachunkowych tzw. gamechangerem, który na długo zostawia konkurencję daleko w tyle – dodaje Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

Dobrze wykonana praca księgowego wcale nie musi być okupiona mozolnym wysiłkiem, zwłaszcza jeśli można ją choć w niewielkiej części zautomatyzować. Nowoczesne oprogramowania dają biurom rachunkowym możliwość zoptymalizowania własnego biznesu i wyjścia do klientów z unikalną i w pełni dopasowaną do ich potrzeb ofertą. Aby jednak w pełni czerpać z dóbr technologii, należy w pierwszej kolejności zmienić do nich stosunek. Zaawansowane systemy nie są bowiem zagrożeniem dla biur rachunkowych, a opłacalną inwestycją w ich pracowników i klientów. Dlatego też zamiast zastanawiać się, jak nakłonić zdigitalizowanych przedsiębiorców do skorzystania z usług księgowych, najpierw warto nauczyć się porozumiewać w ich (cyfrowym) języku.

Źródło: BrainSHARE IT

Miało być bezpieczniej, klarowniej i oczywiście z obopólną korzyścią dla przedsiębiorców i ich klientów. Jedni widzieli w RODO receptę na bolączki obywateli umęczonych nagminnym wykorzystywaniem danych osobowych, inni dopatrywali się w rozporządzeniu uregulowania zasad współpracy z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami. Tymczasem rzeczywistość jak zwykle brutalnie zweryfikowała hurraoptymistyczne założenia – system, który miał zatroszczyć się o ochronę danych osobowych, stał się przekleństwem przedsiębiorców i bronią obosieczną w rękach klientów. Czy unijna regulacja wniosła do polskiego biznesu coś więcej niż setki nonsensownych sytuacji, których firmy doświadczają obecnie na co dzień?

Temat RODO nie opuszczał mediów już na rok przed wejściem rozporządzenia w życie. Nic dziwnego, wszak dostosowanie procedur do nowych standardów wymagało od przedsiębiorców dużego nakładu pracy i funduszy. Polski biznes wcale nie spodziewał się po tej nowelizacji wielkiej rewolucji, ale też nikt nie zakładał, że dla niektórych podmiotów może być ona początkiem prawdziwych problemów. Kosztowna i pracochłonna modyfikacja systemów informatycznych nie dla każdego przedsiębiorcy okazała się końcem najtrudniejszych zmian. Jakie absurdy po wejściu nowej ustawy najczęściej mają miejsce w polskich firmach?

RODOmatrix: jak odróżnić prawdę od nonsensu?

O RODO mówili i wciąż mówią wszyscy, ale tak naprawdę tylko niewielu wie, o co tak naprawdę chodzi w unijnym rozporządzeniu. Wielu przedsiębiorców wciąż nie ma pojęcia, co jest daną osobową, a co zachowaniem tajemnicy. Dlatego też bardzo często skutkiem takiej niewiedzy są sytuacje, w których firmy odmawiają podania np. wyników finansowych czy numeru konta ZUS, powołując się na unijne rozporządzenie.

– Pracując w branży księgowej na co dzień spotykamy się z danymi wrażliwymi, tj. bazami dostawców firmy, jej obrotami czy wynikami finansowymi. Jednak nie wszystkie te informacje  to dane osobowe. Ustawa o RODO nie mówi o potrzebie ochrony informacji np. o wielkości przychodu firmy w danym miesiącu. Taka dana podlega umowie o zachowaniu tajemnicy, a nie RODO. Duża część kontrahentów nie czuje tej różnicy. Wszelkie nieporozumienia nie wynikają oczywiście ze złej woli którejkolwiek ze stron, winna jest przede wszystkim powszechna dezinformacja na temat samego rozporządzenia – mówi Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

Trudno zaprzeczyć, że brakuje podstawowych informacji na temat celu wdrożenia RODO, podanych oczywiście w zrozumiały sposób. Jesteśmy w stanie z pamięci cytować zawiłe formułki z rozporządzenia, chętnie powołujemy się na RODO podczas negocjacji, ale czy tak naprawdę wiemy, czemu dokładnie służy ta ustawa?

Tragifarsa z ekspertami w roli głównej

Głównym celem wdrożenia RODO było m.in. ujednolicenie prawa we wszystkich państwach unijnych. Założenie to wydaje się teraz trochę kuriozalne, ponieważ ustawa nie precyzuje ani tego, kto ma być odpowiedzialny za wybranie elementu ochrony, ani jak właściwie tę ochronę danych zapewnić. Skutkiem tego nieporozumienia są przede wszystkim próby narzucania przez firmy swoich warunków podczas negocjacji, co przyczynia się do zatrzymywania dynamiki biznesu.

Coraz częściej bowiem dochodzi do sytuacji, w których klienci próbują wymuszać własne standardy zabezpieczenia danych czy procedury ich przetwarzania i ochrony. Skutkuje to przesyłaniem dokumentów pomiędzy prawnikami i próbami przerzucania wszystkich ustawowych obowiązków na drugą stronę, zwłaszcza tych niemożliwych do spełnienia. Jest to szczególnie kłopotliwe w przypadku produktów sprzedawanych masowo i dostarczanych do klientów w tej samej formie.

W takich przypadkach ingerencja pojedynczego klienta w standardy bezpieczeństwa, wypracowywane nierzadko przez wiele lat, może nawet uniemożliwić dalszą współpracę. Negocjowanie indywidualnych umów z każdym klientem jest – zwłaszcza dla producenta masowo sprzedającego swoje usługi – bardzo trudne do zrealizowania. Niejednokrotnie firmy chcą spełnić wymagania tych kontrahentów, ale koszty niezbędnej obsługi ze strony prawników i wydłużenie czasu przygotowywania samej umowy są zbyt duże i z biznesowego punktu widzenia lepiej jest wówczas ze współpracy po prostu zrezygnować.

„Wolna amerykanka” w wydaniu unijnym

Nie jest tajemnicą, że na fali RODO podejmuje się coraz więcej błędnych decyzji. Wiele firm zrezygnowało np. z newsletterów, ponieważ dalsze używanie wiadomości mailowych w komunikacji wydawało im się zbyt skomplikowane z perspektywy zabezpieczenia danych. Coś, co zawsze było standardem komunikacji między przedsiębiorstwami, nagle stało się uciążliwym rozwiązaniem.

Niestety, takie przykłady można mnożyć – niektórzy przedsiębiorcy nadal przecież nie mają pojęcia, o co chodzi w nowej ustawie. Dlatego też chętnie polegają na opinii prawników czy posiłkują się wiedzą wyniesioną z mało praktycznych szkoleń. Nikt nie zwraca uwagi na to, że część z tych informacji jest bezwartościowa, że wciąż trudno uzyskać szczegółową wskazówkę od specjalisty.

– Mam wrażenie, że po 25 maja niewiele się zmieniło: nadal otrzymujemy setki niechcianych wiadomości i figurujemy w tajemniczych bazach danych. Ponadto, niektóre operacje firmowe pochłaniają teraz nieco więcej czasu, a sam proces sprzedażowy stał się bardziej wymagający dla obu stron. Najbardziej jednak irytują niejasności spowodowane swobodą w interpretacji treści rozporządzenia – mam nadzieję, że z czasem przepisy zostaną sprecyzowane i każdy przedsiębiorca będzie dokładnie wiedział, na co w ramach RODO może sobie pozwolić – podkreśla Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

RODO to wciąż drażliwy temat: najpierw spędzał przedsiębiorcom sen z powiek, aby potem, kiedy wejdzie w życie na dobre, powodować interpretacyjne zamieszanie. Z jednej strony, chaos często wpisany jest w harmonogram dużych i szybkich zmian. Z drugiej strony nasuwa się jednak pytanie, czy swobodna interpretacja przepisów oraz obecność spamu w skrzynkach to zmiany, o które przedsiębiorcom chodziło. Jedno jest pewne: w dobie cyfryzacji właściwa ochrona danych osobowych jest kwestią priorytetową. Ważne jednak, aby na fali nowego rozporządzenia unijnego nie tracić zdrowego rozsądku i skupiać się przede wszystkim na kwestiach ułatwiających pracę i przyczyniających się do wzrostu bezpieczeństwa danych, a unikać sytuacji, w których współpraca biznesowa może być niepotrzebnie utrudniona.

Źródło: SaldeoSMART

Omówienie tajników udanej kooperacji między obszarami biznesu i księgowości oraz analiza zaawansowanych rozwiązań ułatwiających efektywną współpracę – te i inne zagadnienia będą poruszane już niebawem podczas I Ogólnopolskiej Konferencji Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców KONEL. Wydarzenie odbędzie się 4 października we Wrocławiu, a jednym z jej partnerów będzie BrainSHARE IT, firma produkująca oprogramowanie SaldeoSMART, służące do wspierania nowoczesnej księgowości.

Celem konferencji KONEL jest stworzenie wspólnej przestrzeń do dyskusji i wymiany doświadczeń dla sektora biznesu i biur rachunkowych. Podczas prelekcji i paneli dyskusyjnych uczestnicy będą mieli okazję wzbogacić swoją wiedzę o najświeższe informacje z obszaru kontroli biznesowej i ryzyka podatkowego, bezpieczeństwa teleinformatycznego firmy, korzyści outsourcowania usług księgowych czy optymalnego dostosowania rachunkowości do potrzeb biznesu.

Nie zabraknie również wystąpień poświęconych zagadnieniu odpowiedzialności księgowych w kontekście kodeksu karnego skarbowego, a także tematowi RODO czy zmianie ordynacji podatkowej.

Księgowość patrzy w przyszłość

Konferencja zgromadzi nie tylko przedstawicieli biznesu i reprezentantów branży rachunkowej. Podczas panelu eksperckiego poświęconemu tematowi przyszłości biur rachunkowych, głos zabierze również Adam Niewiedzioł, specjalista ds. kluczowych klientów w SaldeoSMART.

– Cieszymy się, że dostaliśmy możliwość opowiedzenia o naszych spostrzeżeniach związanych z przyszłością zawodu księgowego i nowoczesnych narzędziach księgowości. Dla nas, jako producenta zaawansowanych technologicznie systemów, ta konferencja będzie spotkaniem z dwoma rodzajami klientów, których obsługujemy na co dzień: przedsiębiorcami i biurami rachunkowymi. Działamy w służbie obu tych grup i wiemy, jakie tak naprawdę mają potrzeby oraz jak je zaspokoić – tłumaczy Adam Niewiedzioł.

– Zawsze chętnie uczestniczymy w branżowych wydarzeniach, a wrocławska konferencja należy do tych nielicznych, gdzie biznes ma szansę nawiązać owocny dialog z branżą rachunkowości. To bardzo ważne, że każda ze stron będzie mogła przedstawić swoje argumenty, opowiedzieć o oczekiwaniach i trudnościach podczas działalności – tylko w ten sposób, spotykając się w jednym miejscu i słuchając się z zaangażowaniem, rozwiążemy istniejące problemy na linii współpracy biznes-księgowość. Ponadto, zawsze podkreślam, że konstruktywny feedback ze strony użytkowników naszego oprogramowania  jest bezcenny, bo tylko dzięki niemu jesteśmy w stanie rozwijać produkt tak, aby spełniał oczekiwania i zaspokajał realne potrzeby – tłumaczy Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w BrainSHARE IT.

I Ogólnopolska Konferencja Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców odbędzie się już 4 października we wrocławskiej Hali Stulecia mieszczącej się w Centrum Kongresowym. Co najważniejsze, dokumentem zwieńczającym wydarzenie będzie Deklaracja Dobrych Praktyk – zbiór najcenniejszych zasad współpracy między sektorem biznesowym a rachunkowym – wspólnie wypracowana przez uczestników i prelegentów podczas wszystkich wystąpień.

Źródło: BrainSHARE IT

Ponad 120 aktywnych podmiotów gospodarczych, generujących przeszło 70% umów sprzedaży zawieranych na terenie całego kraju. BrainSHARE IT obchodziła 4-lecie istnienia swojej Sieci Partnerskiej, mającej ogromne znaczenie biznesowe dla rozwoju całej firmy.

Sieć Partnerska została powołana do życia po osiągnięciu stabilności finansowej firmy BrainSHARE IT na rynku, a rokrocznie w jej struktury wstępują nowe podmioty zajmujące się dystrybucją oprogramowania dla sektora księgowości. Od początku celem Sieci jest sprzedaż usług abonamentowych aplikacji SaldeoSMART, choć firma w swojej ofercie posiada także stacjonarne wersje swojego systemu.

– Na początku musieliśmy przekonywać swoich partnerów do sprzedaży SaldeoSMART w systemie abonamentowym: choć widzieli w tym programie przyszłość, nie byli do końca przekonani, czy taka forma sprzedaży przyniesie im oczekiwane zyski. Bardzo szybko okazało się, że dla wielu dystrybutorów SaldeoSMART jest nie tylko naturalnym uzupełnieniem portfolio ofertowego, ale innowacyjnym produktem, który cieszy się coraz większym zainteresowaniem nowoczesnych klientów – mówi Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w BrainSHARE IT.

Przez pierwsze 3 lata firma odnotowywała stabilny przyrost nowych partnerów handlowych na poziomie około 40 firm rocznie. Czwarty rok działalności Sieci okazał się przełomowy, ponieważ do jej struktur dołączyło blisko 100 nowych firm partnerskich, co stanowi przeszło 2-krotnie większy wynik w porównaniu do lat poprzednich.

– Na tak duże zainteresowanie naszą siecią wpłynęły dwa czynniki. Nie bez znaczenia jest to, że zaczęła wówczas procentować współpraca z siecią Comarch ZOC, którą nawiązaliśmy rok wcześniej. Jednakże na duży wzrost sprzedaży najbardziej wpłynął trend digitalizacji, który po prostu zdominował rynek, przez co popularność systemów OCR oraz automatyzacji i cyfryzacji innych procesów w firmach widocznie zwiększyła się. Cieszy nas, że polskie firmy chcą iść ramię w ramię z postępem technologicznym – podkreśla Edyta Wojtas z BrainSHARE IT.

Dobry partner na wagę złota

Rola Sieci Partnerskiej w sprzedaży aplikacji SaldeoSMART jest nieoceniona – 70% umów zawieranych jest przez firmy partnerskie i od 2 lat trend ten utrzymywany jest na stałym poziomie. Firma podkreśla, że jej celem jest nieustanny rozwój i stworzenie uniwersalnego narzędzia wspomagającego pracę księgowych, a do jego osiągnięcia potrzebuje sprawnie działającej sieci zaufanych partnerów, którym gwarantuje wsparcie zarówno ze strony opiekunów sieci partnerskich, jaki kompleksową pomoc przy wdrożeniach aplikacji.

– Partnerzy handlowi pełnią w naszej firmie jedną z najważniejszych ról, to oni bowiem są w najbliższym kontakcie z docelowym klientem i to od nich zależy, czy ów klient zainteresuje się naszym rozwiązaniem. Dzięki wielu benefitom, firmy partnerskie mogą maksymalizować zysk ze sprzedaży, zapewniamy im również dostęp do nowoczesnych narzędzi pracy i szerokiej wiedzy o produkcie – dodaje Edyta Wojtas z BrainSHARE IT.

Firma od 2 lat organizuje specjalne konferencje dedykowane Sieci Partnerskiej, podczas których nie tylko prezentuje zmiany wprowadzone w aplikacji czy omawia najciekawsze wdrożenia, ale przede wszystkim nagradza szczególnie wyróżniających się partnerów.

– Pierwszy kontakt z SaldeoSMART miałam kilka lat temu na targach IT. Od tego czasu mocno kibicuję tej aplikacji, którą włączyliśmy do oferty naszej firmy. Konferencja dla Partnerów to znakomita okazja do podsumowania wszystkich informacji technicznych, handlowych i dotyczących funkcjonalności oraz mobilizacja do dalszej współpracy i wspólnych korzyści – podsumowuje Grażyna Sroczyńska, prezes zarządu AURA Technologies Sp. z o.o., jednej z firm wyróżnionych tytułem Lidera Sprzedaży 2017 w Sieci Partnerskiej SaldeoSMART.

Źródło: BrainSHARE IT