Co trzeci pracownik czuje się niedoceniany w pracy. Ciekawy zakres obowiązków to drugi z czynników (poza finansami) brany pod uwagę podczas poszukiwania pracy. Zdaniem ponad połowy ankietowanych idealny pracodawca to taki, który umożliwia szkolenie się i rozwój. Jak wynika z danych z raportu Pracuj.pl „Polacy w środowisku pracy”[1] – Polacy są otwarci na nową pracę, lecz ich motywacje nie zawsze są natury finansowej. Być może to odpowiednia polityka rozwoju ścieżek kariery może zatrzymać w firmie najlepszych specjalistów i menedżerów. Jakie narzędzia i metody można wykorzystać?

Pracownicy – opłacalna inwestycja

Pandemia zmieniła rynek pracy, przesuwając środek ciężkości z pracowników w stronę pracodawców, których pozycja rynkowa trochę się wzmocniła (względem lat poprzednich). Z badania Pracuj.pl „Polacy w środowisku pracy” wynika jednak, że mimo większej niepewności na rynku pracy, Polacy (86%) są otwarci na nowe oferty, a im młodsza grupa, tym ten odsetek jest wyższy (w grupach 18-24 lata i 25-34 lata wynosi ponad 90%). Dlatego pracodawcy mimo wszystko nie powinni osiadać na laurach, lecz aktywnie wspierać pracowników, tak aby porzucili oni ewentualne myśli o zmianie pracy.

Utrata specjalistów i menedżerów to dla firm duże wyzwanie: konieczność prowadzenia rekrutacji, proces onboardingu, niepewność związana z tym, czy nowa osoba odnajdzie się w zespole, będzie odpowiednio zaangażowana, spełni oczekiwania i czy za chwilę nie odejdzie. Z biznesowego punktu widzenia inwestowanie w obecnych pracowników obarczone jest o wiele mniejszym ryzykiem.

– Pracownik, który widzi, że pracodawca go ceni, wiąże z nim długofalowe plany i pozwala mu się rozwijać, jest bardziej związany z firmą, mocniej się angażuje i rzadziej odchodzi. Ważne aby stworzyć mu odpowiednie ku temu warunki. Pierwszym, moim zdaniem niezbędnym, elementem identyfikacji potrzeb rozwojowych pracownika jest rozmowa, na przykład podczas oceny rocznej. To doskonała okazja, aby wspólnie wyznaczyć kierunek rozwoju oraz krótkookresowe i długookresowe cele w tym zakresie – wyjaśnia Wojciech Miszewski, ekspert z zakresu SAP SuccessFactors w Quercus Sp. z o.o., firmie specjalizującej się we wdrożeniach rozwiązań SAP w obszarze HR.

Kariera na zakręcie – przydatne rozwiązania

Co prawda wciąż największym motywatorem zmiany pracy są zarobki, jednak skoro 33% ankietowanych twierdzi, że są niedoceniani w pracy, warto zastanowić się, czy zmiana podejścia do polityki rozwoju pracowników nie jest działaniem, które może pomóc zatrzymać w firmie największe talenty.

– Odpływ talentów to problem, z którym boryka się wiele sektorów, a jednym z nich jest branża IT. Można zatem powiedzieć, że poniekąd na sobie testujemy rozwiązania, które pozwalają ten proces ograniczyć. Narzędziem, które sprawdza się w tym przypadku, jest SAP SuccessFactors, stworzone z myślą m.in. o efektywnym zarządzaniu karierą personelu, wyłanianiu talentów i planowaniu sukcesji – twierdzi ekspert Quercus Sp. z o.o.

Program SuccessFactors jest narzędziem dla menedżerów, którzy mogą dzięki niemu ocenić wydajność pracowników w oparciu o różne kryteria, w tym obiektywne analizy wydajności i oceny roczne. System sam tworzy matryce potencjału pracowników (menedżer widzi więc od razu, w które osoby warto inwestować), pozwala także na identyfikację pracowników, w stosunku do których istnieje największe ryzyko odejścia (i określa, w jaki sposób ta strata może wpłynąć na funkcjonowanie organizacji).

– Może zdarzyć się tak, że menedżer nie zdaje sobie sprawy, iż pracownik posiada zbyt wysokie kwalifikacje na dane stanowisko, co może sprawić, iż czuje się niedoceniany. Z drugiej strony z oceny posiadanych przez niego kompetencji może wynikać prosty wniosek, że jest idealnym kandydatem na objęcie wyższej pozycji w przyszłości, jednak trzeba uzupełnić (wskazane przez system) luki kompetencyjne – podkreśla Wojciech Miszewski.

Rolą menedżera jest więc pokierowanie pracownikiem, wskazanie mu odpowiedniej drogi rozwoju, tak aby mógł w przyszłości objąć dane stanowisko. Jednak jest to możliwe pod warunkiem, że plan menedżera i cele pracownika podążają w tym samym kierunku. Menedżer powinien więc działać w tym przypadku trochę na zasadzie coacha kariery – pomagać pracownikowi świadomie budować ścieżkę kariery, zgodnie z jego potencjałem, wartościami i możliwościami.

Menedżer na zakręcie – coaching kariery

Praca powinna być źródłem satysfakcji, choćby z tego powodu, że spędzamy w niej 1/3 życia (w okresie, gdy jesteśmy czynni zawodowo). Dlatego wybory zawodowe są tak ważne i z tego też powodu… czasem konieczne są zmiany. O ile dobry menedżer jest w stanie wspomóc w tym zakresie podwładnych, o tyle sam może znaleźć się w sytuacji, kiedy poczuje, że jest na zawodowym zakręcie.

Funkcja menedżera obarczona jest dużym ryzykiem wypalenia zawodowego. Czasem kierownicy nie widzą przed sobą perspektyw, czują, że w danej branży osiągnęli już pułap, którego nie mogą lub nie chcą przekroczyć. Nie wiedzą, czy warto wprowadzać zmiany, gdzie szukać wyzwań zawodowych, czy może się przebranżowić. A jeśli czują, że obrali dobry kierunek, nie zawsze wiedzą, co robić dalej. Coraz więcej z nich korzysta więc z usług coachingu kariery, dzięki którym mogą świadomie kierować swoimi decyzjami zawodowymi.

– Coaching kariery cieszy się rosnącą popularnością dlatego, że nie jest klasyczną diagnozą, ale procesem rozwojowym, opartym na tym, aby uświadomić sobie własny potencjał, motywy, zasoby, aspiracje i odnaleźć drogi oraz rozwiązania, których na wcześniejszym etapie nie było się nawet świadomym. Nie musi dotyczyć to zmiany pracy, ale zmiany podejścia do obecnie wykonywanego zajęcia. I w tym kontekście może być narzędziem wsparcia dla menedżerów chcących lepiej wykonywać swój zawód i czuć się spełnionymi w tej pracy. Sesje z coachem kariery mogą też być jednym z elementów programu bonusowego dla menedżerów – podsumowuje przedstawiciel firmy Quercus Sp. z o.o.

Szeregowy pracownik, specjalista, menedżer wysokiego szczebla – każdy może znaleźć się na zawodowym zakręcie i szukać sposobów wyjścia z impasu. Dla jednych wsparciem mogą być narzędzia informatyczne, które czarno na białym pokażą kierunek, w którym warto się rozwijać. Dla innych bodźcem będzie rzeczowa rozmowa z przełożonym. A dla jeszcze innych – bardziej twórcze podejście oparte na kreatywnym odkrywaniu własnego potencjału i poszukiwaniu nowych rozwiązań. Ważne aby wszystkie te metody prowadziły do sukcesu: łagodnego pokonania zawodowego zakrętu i wyjścia na prostą, która bez przeszkód prowadzić będzie do nowych zawodowych celów.

SuccessFactors – wsparcie zarządzania na sześciu poziomach

#1 Zarządzanie danymi

Moduł Employee Central to rdzeń pakietu, zintegrowany z pozostałymi modułami, pozwalający menedżerom i pracownikom na intuicyjne zarządzanie danymi, wakatami i czasem pracy. Ma formę prostego w obsłudze i atrakcyjnego portalu, dostępnego z każdego urządzenia (po zalogowaniu).

#2 Zarządzanie celami

Moduł Performance & Goals umożliwia zarządzanie ocenami pracowniczymi, tworzenie i wyznaczanie celów globalnych i indywidualnych, możliwość analizy wydajności pracowników, przyznawania nagród oraz optymalizacji informacji zwrotnych.

# 3 Zarządzanie wiedzą

Moduł Learning pozwala na realizację strategii edukacyjnej dopasowanej do potrzeb pracowniczych, na zarządzanie szkoleniami, tworzenie i realizację szkoleń oraz tworzenie platformy e-learningowej.

# 4 Zarządzanie zmianami kadrowymi

Moduł Succession & Development jest podstawowym narzędziem do zarządzania talentami i obejmuje m.in. planowanie ścieżek kariery, identyfikację luk kompetencyjnych, przewidywanie i planowanie zmian kadrowych, tworzenie dodatkowych bodźców motywacyjnych, wyszukiwanie pracowników w oparciu o kompetencje.

# 5 Zarządzanie rekrutacją

Moduł Recruitment to efektywna platforma pomagająca znaleźć i zainteresować potencjalnych kandydatów do pracy, zapewniająca kompleksową obsługę procesu rekrutacji, całkowicie zintegrowana z portalami społecznościowymi.

# 6 Wsparcie dla nowo zatrudnionych pracowników

Moduł Onboarding ułatwia nowym pracownikom odnalezienie się w przedsiębiorstwie, a pracodawcy umożliwia nie tylko zgromadzenie w jednym miejscu dokumentów do wypełnienia, szkoleń, materiałów do przejrzenia, ale również stworzenie listy osób, które mogą pomóc nowo zatrudnionym przejść okres adaptacji.

[1] https://media.pracuj.pl/123872-polacy-gotowi-na-zmiane-pracy-badanie-pracujpl

Źródło: Quercus Sp. z o.o.

Życie w czasie pandemii przeniosło się do sieci – i to zarówno życie towarzyskie, jak i biznesowe. Na początku roku, w efekcie sytuacji związanej z koronawirusem, ruch w Internecie wzrósł o 30%-40%. To do Internetu przenieśliśmy wiele codziennych czynności, jak: zakupy żywności, odzieży, elektroniki, ale też wizyty w banku, u ubezpieczyciela, czy realizację przesyłek. Muzea udostępniły możliwość wirtualnego zwiedzania, platformy filmowe specjalne pakiety na czas kwarantanny, artyści grali koncerty online, a spotkania ze znajomymi realizowaliśmy na czatach wideo.

Niestety wiele portali internetowych i aplikacji nie było przygotowanych na taki wzrost ruchu, czego skutkiem były przerwy w dostawie usług. Najdobitniejszym przykładem była sytuacja kryzysowa u światowego potentata, Microsoftu, którego serwery nie wytrzymały obciążenia wynikającego z ogromnego zainteresowania aplikacją Teams, co poskutkowało przerwami w dostępie do usługi. Zwiększony ruch w sieci był także wyzwaniem dla firm telekomunikacyjnych, dla których oznaczało to konieczność przesłania większej ilości danych. Efektem było zwolnienie łącz internetowych w godzinach szczytu.

Z biznesowego punktu widzenia na pewno skorzystały firmy zajmujące się sprzedażą internetową, które były przygotowane zarówno od strony technicznej, jak i organizacyjnej –na zwiększone zamówienia, jak i na konieczność przestrzegania nowych procedur związanych z realizacją wysyłek. Zresztą efekty tych zabiegów widzimy też dziś w tzw. realu – niektóre sieci odzieżowe rozważają, czy całej sprzedaży na dłuższy czas nie przenieść do Internetu (zwłaszcza wobec obowiązujących dziś obostrzeń związanych z przymierzaniem ubrań).

Większe szanse na przetrwanie sytuacji kryzysowej mają z pewnością firmy, które już wcześniej przeprowadziły transformację cyfrową. Z kolei dla IT czas pandemii wiązał się i wiąże nadal z… dodatkową pracą. Systemy informatyczne muszą być dostosowane do nowych potrzeb klientów, zapewniając im dostęp do nowoczesnych rozwiązań internetowych, m.in. umożliwiających pracę zdalną. Z obserwacji wiemy, że tylko firmy o odpowiednim poziomie cyfryzacji radzą sobie z tym bez przeszkód. Reszta musi polegać na nowych rozwiązaniach, do których jest przygotowana w niewielkim stopniu. A to dla branży IT oznacza konieczność prowadzenia szkoleń i wdrażania nowych rozwiązań w trybie przyspieszonym.

Już dziś można jednak zauważyć, że istotną przewagę miały firmy, które działają w oparciu o rozwiązania chmurowe, z definicji dostępne zdalnie. W przeciwieństwie do przedsiębiorstw, które wybrały rozwiązania on-premise mogły one w zasadzie od razu przejść na zdalny tryb pracy, bez żadnego dodatkowego przygotowania. W środowisku SAP od dłuższego czasu można zauważyć duży nacisk na rozwiązania chmurowe, jak np. SAP SuccessFactors.

Zazwyczaj podkreślanymi zaletami wyboru rozwiązania chmurowego były między innymi krótsze czasy implementacji, niższy koszt całkowity wdrożenia czy brak konieczności konfigurowania połączenia VPN z siecią firmy w przypadku pracy zdalnej. Teraz dojdzie do tego jeszcze jedna zaleta – potwierdzona w czasie ostatnich miesięcy – bezproblemowe przejście na pracę zdalną w sytuacji pandemii oraz możliwość udziału w szkoleniach, kontroli aktywności pracowników czy sprawnego raportowania dzięki aplikacjom mobilnym.

Z dużą dozą prawdopodobieństwa można przypuszczać, że zarówno rozwój e-commerce, jak i rozwiązań chmurowych oferujących nowoczesne narzędzia do realizacji procesów biznesowych to dwa trendy rozwoju branży, które umocniły się w czasie pandemii. Oznacza to, że nadal będziemy poszukiwać dobrych specjalistów, którzy będą mieć więcej pracy, bo – jak przypuszczam – wiele firm już teraz rozpocznie przygotowania na przewidywany na jesień drugi etap epidemii.

Autor: Wojtek Miszewski, specjalista ds. SuccessFactors w firmie Quercus Sp. z o.o.

Kiedy „TO już się skończy”, nastanie… „The New Normal” – nowa, postpandemiczna rzeczywistość, w której będziemy musieli przeorganizować wiele procesów biznesowych. Rynek pracy się zmienił, a w wyniku redukcji w niektórych branżach, pojawiły się szanse na pozyskanie nowych talentów. Jednak sam proces rekrutacji trzeba ustawić na nowo i przeprowadzić go zdalnie.

Analitycy już teraz próbują przewidzieć, w którym kierunku będą podążać zmiany funkcjonowania biznesu. Pandemia z pewnością pozwoliła pracodawcom i pracownikom oswoić się z pracą zdalną. Jednak to, co okazało się stosunkowo proste do wdrożenia w codziennej pracy, w sytuacjach szczególnych – jak rekrutacja, już takie nie jest. Co powinni zrobić pracodawcy, aby nowe formy rekrutacji były bardziej przyjazne dla kandydatów i efektywne dla firmy? Rozwiązaniem są: strategiczne podejście oraz odpowiednie narzędzia wspomagające rekrutację.

Pamiętaj o swojej reputacji

Choć wiele mówi się o końcu ery pracownika, reputacja pracodawcy to wartość, której nie wolno niszczyć nieprzemyślanymi decyzjami. Proces rekrutacji prowadzony w nowej rzeczywistości to także świadectwo dla pracodawcy – na ile przystosował się do nowej rzeczywistości i jak prowadzi komunikację z pracownikami.

„Przede wszystkim trzeba jasno i konkretnie wyjaśnić nowe zasady rekrutacji, która – dla bezpieczeństwa kandydatów i pracowników – jest często realizowana zdalnie. Prowadzenie rozmów z kandydatami online nie jest nowością, nowa jest skala tego zjawiska i konieczność szybkiej reakcji pracodawców. Choć wiele słyszymy o redukcjach zatrudnienia, branże takie jak: IT, farmacja, medycyna, e-commerce – intensywnie rekrutują” – wyjaśnia Paweł Wysocki, Prezes Zarządu firmy Quercus Sp. z o.o., eksperta w zakresie wdrażania rozwiązań SAP w HR.

W tej chwili, w związku z redukcjami w niektórych branżach, na rynku pojawiło się więcej kandydatów do pracy. Chcąc ich przekonać do swojej oferty, pracodawca musi otwarcie komunikować zasady rekrutacji, oczekiwania oraz wymagania stawiane przed kandydatem. W dobrym tonie jest też obecnie podanie widełek płacowych.

Rekrutuj efektywnie

Zmiana metody rekrutacji może w niektórych przypadkach wpłynąć na jej efektywność, w końcu musimy nauczyć się funkcjonować w nowej rzeczywistości. Zresztą dotyczy to w równej mierze pracodawców, jak i kandydatów do pracy.

„Jeszcze pół roku temu mówiąc o skuteczności procesu rekrutacji, skupialiśmy się przede wszystkim na candidate experience, a więc na doświadczeniach kandydata związanych z całym procesem. Obecnie większy nacisk kładziemy na efektywność techniczną, czyli na taki dobór narzędzi komunikacji, który pozwoli na bezproblemowe przeprowadzenie niezbędnych rozmów, w zdecydowanej większości przypadków – wideokonferencji” – podkreśla ekspert Quercus.

Pracodawcy muszą pamiętać, że do rozmów online trzeba się przygotować inaczej niż do tych bezpośrednich. Zwykle oznacza to więcej pytań, które pozwolą uzyskać pełny obraz kandydata. Podczas rozmowy zdalnej z jednej strony mogą umknąć pewne niuanse widoczne w czasie rozmowy twarzą w twarz, z drugiej – trzeba założyć (bo najczęściej tak jest), że każda ze stron będzie podwójnie spięta. Po pierwsze dlatego, że to rozmowa kwalifikacyjna, po drugie – jest prowadzona zdalnie, za pośrednictwem wideo, a nie każdy lubi widzieć siebie na ekranie.

Nowa rzeczywistość – dobre praktyki

Narzędzia, które pozwalają na zdalne przeprowadzenie procesu rekrutacji zyskują na znaczeniu, a wiele firm upatruje w nich szansę zarówno na skuteczne pozyskanie pracowników, jak i na zbudowanie przewagi konkurencyjnej.

Rekrutacja to nie tylko sama rozmowa. To proces, który zaczyna się w momencie powstania potrzeby zatrudnienia nowej osoby; następnymi etapami tego procesu są: publikacja ogłoszenia, analiza zgłoszeń, przeprowadzanie rozmów i wybór pracownika. „Wszystkie te etapy można przeprowadzić zdalnie i w dodatku za pomocą jednego narzędzia. W IT dostępne są takie zaawansowane rozwiązania. Przykładem jest np. SuccessFactors Recruiting, moduł stworzony po to, aby umożliwić strategiczną, skuteczną i kompleksową realizację procesu rekrutacji za pomocą jednego narzędzia pozwalającego – i to jest ogromna zaleta kompleksowych rozwiązań IT w rekrutacji – na standaryzację oceny kandydatów, a tym samym na wybór pracownika w oparciu o zobiektywizowane dane” – twierdzi Paweł Wysocki.

Prezes Zarządu Quercus podkreśla jednak, że nawet najnowocześniejsze narzędzie nie poprawi wyników rekrutacji, jeśli kandydaci nie otrzymają odpowiednich informacji, jak proces będzie przebiegał i w jaki sposób powinni się do niego przygotować.

„Dobrą praktyką jest poinformowanie kandydatów o tym, za pośrednictwem jakich narzędzi będzie przeprowadzona rekrutacja, kiedy, o której godzinie. Osoba ubiegająca się o pracę powinna otrzymać informacje, z jakiego adresu/loginu/nicka będziemy się z nią kontaktować oraz ile czasu może potrwać taka rozmowa. Jeżeli przewidujemy testy – zaznaczmy to w mailu. Jeśli potrzebne będą dodatkowe akcesoria – również o tym napiszmy” – podpowiada.

Nowa rzeczywistość będzie się wiązać z szeregiem zmian, z którymi musimy się zmierzyć w najbliższym czasie. Jednak, choć każda zmiana oznacza stres i na początku jest trudna, w ostatecznym rozrachunku okazuje się korzystna. Pod warunkiem, że się do niej odpowiednio przygotujemy. Zdalnie prowadzony proces rekrutacji, oparty o obiektywne przesłanki, może okazać się o wiele skuteczniejszą formą znajdowania najlepszych kandydatów, która zapewni firmie takie talenty, jakie są jej potrzebne do stabilnego rozwoju i realizacji wytyczonych celów.

Zdalna rozmowa o pracę – o czym powinien pamiętać kandydat:

1. Zapoznaj się z wytycznymi dotyczącymi rozmowy, jakie otrzymałeś od pracodawcy.
2. Nie spóźnij się, chwilę przed rozpoczęciem rozmowy przetestuj połączenie.
3. Nie dzwoń pierwszy – to pracodawca powinien skontaktować się z Tobą. Jeśli jest opóźnienie dłuższe niż kwadrans – zadzwoń pod numer podany w e-mailu ze szczegółami rekrutacji i zapytaj, czy zaszły jakieś zmiany.
4. Przygotuj otoczenie: sprawdź, co znajduje się za Tobą i posprzątaj. Jeśli z tyłu znajduje się biblioteczka, zadbaj o to, aby widoczne były odpowiednie, budujące Twój wizerunek pozycje (jednak takie, które faktycznie posiadasz, nie twórz fałszywej rzeczywistości).
5. Ubierz się tak, jak na rozmowę kwalifikacyjną (nie zapomnij o dole ubrania – na wypadek, gdybyś podczas połączenia wideo musiał wstać).
6. Zmień krzesło z „kręconego” na zwykłe – będzie Ci łatwiej zachować odpowiednią pozycję.
7. Wyłącz wszystkie urządzenia, które mogą Cię (i rekrutera) rozpraszać, a więc: telewizor, radio, telefony.
8. A przede wszystkim – przygotuj się do rozmowy.

SAP SuccessFactors Recruiting – najważniejsze funkcjonalności:

1. Możliwość prowadzenia rekrutacji na całym świecie (200 krajów, 46 języków) zgodnie z obowiązującymi przepisami (m.in. RODO).
2. Zautomatyzowany proces zamieszczania ofert pracy w wielu źródłach na całym świecie.
3. Duża skuteczność marketingowa opublikowanych ogłoszeń (dobre pozycje w wyszukiwarkach).
4. Narzędzia umożliwiające samoobsługę podczas zgłaszania kandydatury.
5. Narzędzia umożliwiające rekrutację wewnętrzną.
6. Narzędzia analityczne ułatwiające selekcję kandydatów w oparciu o ustandaryzowane przesłanki.
7. Narzędzia umożliwiające mobilną współpracę (responsywna witryna umożliwiająca odpowiadanie na ogłoszenia z poziomu smartfona).
8. Bezpieczne i zgodne z prawem tworzenie baz kandydatów z podziałem na kategorie.
9. Zarządzanie danymi kandydata.
10. Szybki pomiar skuteczności procesu rekrutacji.

Źródło: Quercus

O tym, dlaczego formuła pracy zdalnej jest wyzwaniem dla kadry menedżerskiej opowiada Maciej Kabaciński, ekspert firmy Quercus Sp. z o.o., specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.

Niezależnie od tego, na ile zniesione zostaną obecne obostrzenia, z dużym prawdopodobieństwem można uznać, że formuła pracy zdalnej na stałe wpisze się w biznesową rzeczywistość wielu organizacji. Obecnie nawet te przedsiębiorstwa, które wcześniej nie były technicznie przygotowane na tę opcję, wdrożyły odpowiednie rozwiązania, zapewniając pracownikom narzędzia do pracy na odległość. Z tym zadaniem poradziliśmy sobie świetnie. Teraz, aby praca zdalna była efektywna dla przedsiębiorstwa w dłuższym okresie, menedżerowie muszą skupić się na narzędziach zarządczych, czyli tych, które niwelują jedną z największych obaw dotyczących pracy zdalnej – brak wglądu w postępy prac.

Wielu menedżerów, zwłaszcza z firm, w których nie praktykowano dotąd pracy na odległość, jako wadę tego rozwiązania podkreśla brak możliwości kontroli postępów. W rzeczywistości, przy dobrze dobranych narzędziach i prawidłowo wytyczonych celach dla każdego stanowiska, zespołu czy działu, weryfikacja pracy zdalnej także jest możliwa. Może być nawet skuteczniejsza (bo w większym stopniu oparta na mierzalnych czynnikach) niż tradycyjna. Tak naprawdę to kwestia zmiany punktu widzenia.

Paradoksalnie bowiem przejście na pracę zdalną jest największym wyzwaniem dla zarządu, który musi zmienić podejście do kierowania zespołem. Z jednej strony bardziej mu zaufać, z drugiej – zgodnie z zasadą, że kontrola jest najwyższą formą zaufania, efektywniej weryfikować realizację zadań.

Podstawą w tym przypadku jest określenie mierzalnych celów, jak np. wykonanie 15 telefonów dziennie, opisanie 10 produktów na stronę internetową, przygotowanie 3 raportów, zaprojektowanie 7 bannerów reklamowych. Tak określone cele możemy łatwo zweryfikować. Zaawansowane narzędzia do zarządzania kadrami, jak np. SuccessFactors Performance and Goals Management, pozwalają na przypisywanie celów do konkretnego pracownika, następnie do zespołu, czy działu. Zadania te mogą dotyczyć projektu – a niezależnie od nich menedżer może wytyczyć indywidualne cele dla każdego pracownika. Dobrze określone cele ułatwiają następnie weryfikację wydajności. A ponieważ są mierzalne, w większości przypadków weryfikacja postępów i efektywności oparta będzie na obiektywnych przesłankach. Co więcej, pracownik – wiedząc, jakie wymagania są przed nim stawiane – będzie mieć jasną sytuację, co i w jakim czasie powinien wykonać. Niezależnie od tego, w jakim miejscu pracuje.

Cyfryzacja zarządzania kadrami to trend, który nie pojawił się w efekcie pandemii, lecz wyraźnie się zaznacza od kilku lat. Epidemia koronawirusa po prostu przyspieszyła proces zmian. Menedżerowie dostrzegli zalety rozwiązań cyfrowych, które w dobie epidemii okazały się nie tylko efektywne, ale przede wszystkim bezpieczne – zarówno pod względem zdrowotnym, jak i zachowania ciągłości działania przedsiębiorstwa.

Źródło: Quercus

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją zrównoważyła dokumentację w wersji papierowej z tą prowadzoną w formie elektronicznej. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców. Aby w pełni wykorzystać zalety takiego rozwiązania, powinni oni jednak jak najszybciej wdrożyć odpowiednie zmiany. Dlaczego? Przedstawiamy 6 kluczowych korzyści z prowadzenia kadr w formie zdygitalizowanej.

Nowe przepisy pozwalają pracodawcom na skrócenie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat (w przypadkach opisanych w ustawie), a także na domyślne przekazywanie wynagrodzeń na konta bankowe. Co ważne również dane ubezpieczonych do ZUS mogą być teraz przekazywanie w formie elektronicznej (i dzięki temu możliwe było skrócenie okresu archiwizacji dokumentów pracowniczych).

„Prowadzenie e-kadr znacznie usprawnia pracę działu personalnego. Pozwala zarówno na skuteczne i wygodne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, jak i na szybki dostęp do szerszego zakresu danych dotyczących pracowników, jak np. odbyte szkolenia” – wyjaśnia Paulina Kopcińska, ekspertka firmy Quercus zajmującej się m.in. wdrażaniem oprogramowania SAP do zarządzania e-aktami. „Prowadzenie e-akt (z wykorzystaniem skutecznego oprogramowania) ma ponadto wymiar wizerunkowy – świadczy o tym, że firma stosuje nowoczesne rozwiązania. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się także na wdrożenie dodatkowych aplikacji, nakładek do e-akt. Dzięki nim również pracownicy mogą weryfikować lub pobierać wybrane dokumenty lub składać wnioski online, np. o urlop, a firma zyskuje status otwartej”.

W dłuższej perspektywie dokumenty wszystkich pracowników będą musiały mieć formę elektroniczną. I choć obecnie może się to wydawać wyzwaniem, korzyści z tego rozwiązania są nie do przecenienia. Oto 6 najważniejszych:

# 1 NIŻSZE KOSZTY ARCHIWIZACJI

E-dokumenty to obniżenie kosztów przechowywania dokumentów kadrowych. Można zrezygnować ze skoroszytów, teczek osobowych, druków, stert papierów, które kurzą się, zajmują miejsce, są ciężkie i niestety łatwo się niszczą. Zastąpienie papierowej dokumentacji wersją elektroniczną to oszczędność: czasu (nie trzeba przekopywać się przez obszerną dokumentację papierową), miejsca (nie zajmuje miejsca w biurze), kosztów przechowywania dokumentów (nie trzeba kupować segregatorów, teczek, koszulek, przekładek i regałów, czy specjalnych szaf dostosowanych do wymagań RODO).

# 2 BŁYSKAWICZNY DOSTĘP DO AKT

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej to przede wszystkim szybki dostęp do akt oraz łatwe wyszukiwanie dokumentów. Każdy z użytkowników, w ramach nadanych uprawnień, może łatwo sprawdzić dokumenty własne lub współpracowników dotyczące np. okresu obowiązywania umowy, wymiaru urlopu, wypłaty itp.

# 3 UPORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI

Elektroniczna forma dokumentacji gwarantuje porządek w aktach. Po pierwsze upraszcza weryfikację listy dokumentów każdego pracownika i uzupełnienie ewentualnych braków. Po drugie ułatwia zachowanie chronologii i numeracji pojedynczych dokumentów danego pracownika. Po trzecie – gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów oraz rejestr wprowadzanych zmian.

# 4 JEDNOLITA STRUKTURA AKT

Przeniesienie dokumentacji do wersji elektronicznej zapewnia jednolitą strukturę akt – dokumenty przypisane do konkretnego pracownika są uporządkowane zawsze w taki sam, zgodny z przepisami sposób. Dzięki jednolitej strukturze łatwiej odszukać odpowiedni plik, łatwo też sprawdzić, czy w systemie znajdują się wszystkie wymagane przepisami akta.

# 5 BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Rozwiązania IT stworzone do prowadzenia e-dokumentów mają wbudowane mechanizmy zabezpieczające przed niepożądanym dostępem zarówno z zewnątrz, jak i z wewnątrz organizacji (dzięki hierarchizacji zakresów uprawnień). Akta w formie elektronicznej o wiele łatwiej jest skopiować – możliwość wykonania kilku kopii zapasowych przechowywanych w różnych miejscach, także w chmurze, oznacza większą ochronę przed ich utratą.

# 6 ELASTYCZNOŚĆ I DOPASOWANIE DO PRZEPISÓW

E-dokumenty to także gwarancje i wsparcie firmy wdrożeniowej, w ramach których przeprowadza ona zdalnie aktualizację produktu zgodnie ze zmianami w przepisach. Po jej przeprowadzeniu e-dokumenty od razu są gotowe do użytkowania, nie jest potrzebna ponowna konfiguracja.

„Ważną zaletą jest również automatyczne przypisywanie dokumentów do teczki odpowiedniego pracownika. To duże ułatwienie zwłaszcza przy hurtowym wprowadzaniu dokumentów, a takie sytuacje zdarzają się zwłaszcza na początku, podczas wdrażania systemu” – wyjaśnia Paulina Kopcińska, specjalistka Quercus w zakresie rozwiązania Q-solutons: e-dokumenty. „Jest to możliwe dzięki generowanym w systemie SAP kodom kreskowym” – dodaje.

Ja to działa?

1. W systemie SAP generowany jest kod kreskowy, który zawiera informacje o numerze pracownika, jego danych, rodzaju dokumentu itp.
2. Wydrukowany kod należy nakleić na dokument (dokumenty tworzone w systemie SAP mają kody kreskowe nadawane systemowo).
3. Dokument z naklejonym kodem kreskowym jest następnie skanowany i importowany do e-dokumentów.
4. System automatycznie przypisuje go do folderu z dokumentacją danego pracownika, podpinając w odpowiednim miejscu, nadając odpowiedni numer i zachowując chronologię.

Czy e-akta przynoszą też korzyści pracownikom? Oczywiście! Wystarczy wyobrazić sobie kolejkę pracowników, którzy pytają w kadrach o wymiar urlopu, a personel z tego działu musi dotrzeć do odpowiednich dokumentów w formie papierowej. Zabiera to mnóstwo czasu. W przypadku e-akt te informacje dostępne są od ręki. Pracownicy innych działów nie trącą czasu w kolejkach, a zespół kadr może zająć się innymi, nowymi zadaniami.

Źródło: Quercus

Z raportu LinkedIn „Global Recruiting Trends 2018” wynika, że jednym z wyzwań, z jakimi w najbliższym czasie będą musieli poradzić sobie pracodawcy, będzie dywersyfikacja zatrudnienia.

O tym, na czym ona polega opowiada Paweł Wysocki, Prezes Zarządu firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR:

Pracodawcy, którzy w sposób analityczny podchodzą do kwestii zatrudnienia, już od pewnego czasu przygotowują się na konieczność dywersyfikacji. Przyczyny są różne i można je podzielić na globalne oraz wynikające ze specyfiki branży.

Myśląc o ogólnych czynnikach wiążących się z dywersyfikacją zatrudnienia, mam na myśli przede wszystkim mocne zróżnicowanie wiekowe osób aktywnych zawodowo. Zauważmy, że na rynku mamy obecnie przedstawicieli 4 generacji: baby boomers, pokolenia X, millenialsów oraz pokolenia Z. O ile formy komunikacji z pierwszymi dwiema grupami nie stanowią dla pracodawców wyzwania, o tyle w przypadku młodszych pokoleń sprawa jest bardziej złożona. Posługują się one bowiem innymi narzędziami, oczekują innych, mniej sformalizowanych form kontaktu, preferują komunikatory niż rozmowy telefoniczne, itp. Wszystko to trzeba uwzględnić, planując rekrutację, ale także strategię komunikacji na późniejszych etapach zatrudnienia.

Z kolei dywersyfikację związaną z branżą najłatwiej wyjaśnić na przykładzie naszej branży, czyli IT. Powszechnie wiadomo, że jest to sektor, w którym specjaliści nie narzekają na brak ofert pracy, zaś pracodawcy muszą proaktywnie poszukiwać kandydatów i „kusić” ich benefitami, często pozapłacowymi. Jeszcze kilka lat temu branża IT była mocno zmaskulinizowana, dziś to się zmienia i to w szybkim tempie. Panie coraz silniej zaznaczają swoją pozycję w IT i jest to zjawisko bardzo pozytywne. Od pracodawców ta zmiana wymaga jednak uważności, to znaczy szerszego spojrzenia na zakres oferowanych benefitów. Choć nie jest to regułą, może okazać się, że panie mają inne, dotychczas nie zidentyfikowane w firmie, oczekiwania, jak np. bardziej przyjazny wystrój biura, otwarcie żłobka w zakładzie pracy, możliwość pracy zdalnej w związku z chorobą dziecka itp.

Trzecia kwestia związana z dywersyfikacją mocno skorelowaną z branżą, choć dotyczy nie tylko IT, to zatrudnianie obcokrajowców. Pracodawcy muszą być gotowi na to, aby zatrudniać osoby z zagranicy. Dotyczy to zarówno przygotowania zespołu i stworzenia pozytywnej atmosfery oraz dodatkowego wsparcia podczas onboardingu, ale również wdrożenia odpowiednich rozwiązań systemowych, czyli np. technicznego rozliczania wynagrodzenia w zależności od tego, z jakiego kraju i na jakich warunkach jest zatrudniona dana osoba.

Jednak – podsumowując – największym wyzwaniem jest zróżnicowanie wiekowe. Warto przeanalizować, przedstawicieli jakich generacji zatrudniamy i dopasować np. benefity, formy komunikacji do ich preferencji i oczekiwań. Kluczem jest zrozumienie potrzeb konkretnego pokolenia. Im starsi pracownicy, tym bardziej cenią przyjazną atmosferę i stabilność zatrudnienia oraz wynagrodzenia, im młodsi, tym silniejsza potrzeba zbudowania harmonijnego balansu między pracą a czasem wolnym, potrzeba rozwoju (zawodowego i osobistego) oraz poczucia misji.

Źródło: Quercus

Podczas tegorocznego SAP Technology Forum dwa wdrożenia, przeprowadzone m.in. przez zespół Quercus, otrzymały brązowe medale.

Nagrody za wdrożenia otrzymują firmy, na rzecz których wdrożenia zostały zrealizowane. Spośród tych, przy których pracowali konsultanci SAP firmy Quercus, jury doceniło dwa projekty:

• wdrożenie na rzecz GDDKiA – brązowy medal w kategorii FAST DELIVERY – szybka realizacja i efekty – za opracowanie systemu odpowiedzialne były firmy Quercus Sp. z  o.o. i Abile Sp. z o.o.
• wdrożenie na rzecz PKP PLK S.A. – brązowy medal w kategorii INNOVATION – innowacyjne wykorzystanie – za uruchomienie systemu zarządzania zasobami ludzkimi – Quercus Sp. z o.o. jako podwykonawca firmy SID Sp. z o.o.

„Obie nagrody to dla naszego zespołu ogromne wyróżnienie. Konkurencja w naszej branży jest bowiem ogromna, dlatego każda nagroda to dowód, że nasza strategia rozwoju, opierająca się na stałym podnoszeniu kwalifikacji i pozyskiwaniu nowych certyfikatów, zarówno indywidualnie przez naszych konsultantów, jak i przez całą firmę – przynosi wymierne korzyści. Korzyści przede wszystkim dla naszych klientów – którzy otrzymują rozwiązania dopasowane do potrzeb, efektywne, a przede wszystkim wprowadzone płynnie i w możliwie najkrótszym czasie” – podsumowuje Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus Sp. z o.o.

Wdrożenie w GDDKiA, które obejmowało 15 oddziałów wojewódzkich oraz centralę i oddział warszawski, uwzględniało również m.in. konieczność pozyskania i odpowiedniego przetworzenia danych z aż 7 systemów źródłowych, udało się przeprowadzić w rekordowym czasie zaledwie 7 miesięcy.

Projekt SAP HCM dla Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad realizowany był od 1 stycznia 2017 r. do 31 lipca 2017 r. Firma Quercus Sp. z o.o. była odpowiedzialna za obszar HR (kadry, czas pracy, obsługa płac), zaś firma Abile za część finansowo-księgową.

Projekt SAP HCM (e-RA) dla PKP Polskich Linii Kolejowych S.A. polegał na rozbudowie funkcjonalnej systemu zarządzania zasobami ludzkimi. Projekt realizowany był przez SID Sp. z o.o., podwykonawcą był zaś Quercus Sp. z o.o. Firma była odpowiedzialna za dostosowanie modułu PD, rozbudowę jego dotychczasowej funkcjonalności oraz za zmianę mechanizmów integracji z innymi modułami. Celem projektu Raporty Statystyki było przygotowanie wirtualnych modeli w obszarze SAP HR: PA, PD, PY, PT w środowisku SAP HANA Live oraz wsparcie w tworzeniu sprawozdawczości HR z wykorzystaniem platformy SAP BusinessObjects. Dodatkowo firma Quercus zrealizowała cykl szkoleń z obszaru SAP HANA i SAP BusinessObjects. Całość projektu obejmowała wykonanie modeli oraz raportów wykorzystywanych przez około 300 użytkowników w całej grupie PKP PLK.

Źródło: Quercus

Branża IT rozwija się w niezwykle szybkim tempie. Nic więc dziwnego, że specjaliści z tej dziedziny wiele czasu spędzają na pogłębianiu wiedzy, eksplorowaniu nowych rozwiązań i zdobywaniu nowych kompetencji. Także rynek jest wobec nich coraz bardziej wymagający – im więcej uznanych certyfikatów, tym wyższa wiarygodność specjalisty i reprezentowanej przez niego firmy. Dlatego właśnie zdobywanie certyfikatów jest dziś must have w branży IT.

Od kilku lat na rynku pracy obserwujemy deficyt specjalistów. Z tego powodu coraz więcej pracodawców decyduje się na wdrożenie bądź rozwijanie strategii employer brandingowych. Bowiem tylko pracodawca o dobrej reputacji może przyciągnąć nowych pracowników i – co najważniejsze – zatrzymać obecnych. Stąd rosnące zainteresowanie narzędziami stworzonymi właśnie po to, aby ułatwić zarządzanie kapitałem ludzkim.

„Nasi klienci oczekują rozwiązań kompleksowych, ale skrojonych na miarę, czyli skonfigurowanych tak, aby pozwalały na realizację konkretnych, ściśle określonych celów. Cenią kompetencje i skrupulatnie je weryfikują. Dlatego zwracają uwagę na certyfikaty posiadane przez pracowników firmy. Widać to na przykład w dokumentacji konkursów przetargowych, gdzie wskazana jest bardzo często konieczność posiadania przez konsultantów określonych certyfikatów – zwykle najnowszych” – wyjaśnia Adam Panuchno, konsultant SAP w Quercus Sp. z o.o., który poszerzył portfolio swoich certyfikatów o SuccessFactors Performance & Goals Management Associate*. Adam Panuchno podkreśla, że z punktu widzenia klienta posiadanie przez konsultanta odpowiednich certyfikatów to nie tylko gwarancja twardych umiejętności dotyczących konkretnego wdrożenia, ale także większe prawdopodobieństwo dotrzymania ustalonych terminów oraz sprawniejsza komunikacja. „Całe wdrożenie może przeprowadzić jeden konsultant, dzięki czemu przekazywanie zadań, uwag i informacji jest po prostu sprawniejsze” – dodaje ekspert Quercus.

Możliwość oddelegowania do projektu tylko jednego konsultanta przekłada się oczywiście na niższe koszty całego wdrożenia, co jest nie bez znaczenia dla zleceniodawców. Im lepsze certyfikaty posiada zespół wdrożeniowy, tym lepszy wizerunek firmy, jej rozpoznawalność oraz większe zaufanie klientów.

Umożliwienie pracownikom zdobywania certyfikatów nie jest także bez znaczenia dla firm z branży IT jako pracodawców. Są lepiej postrzegane przez potencjalnych pracowników – jako przedsiębiorstwa dbające o rozwój kadry i jej kompetencje, tworzące warunki do rozwoju i realizacji własnych celów zawodowych. A to – zwłaszcza dla specjalistów IT, którzy wciąż należą do najbardziej poszukiwanych pracowników w Polsce, istotna zaleta pracodawcy.

* Certyfikat SuccessFactors Performance & Goals Management Associate – potwierdza wiedzę kandydata z zakresu rozwiązań SAP SuccessFactors. Aby go zdobyć, konsultant SAP bierze udział w egzaminie, na którym odpowiada na 80 pytań wielokrotnego wyboru. W przypadku technologii chmury egzaminowany ma możliwość przystąpienia do egzaminu zdalnie, co jest niewątpliwym ułatwieniem (może odbyć się w godzinach pracy lub z dowolnego miejsca). Czas udzielania odpowiedzi na wszystkie pytania wynosi 3 godziny.

Certyfikat ten dotyczy zarządzania celami, ocenami, ocenami 360 stopni i ciągłym procesem zwiększania wydajności pracowniczej, dzięki czemu pracodawcy mogą lepiej monitorować procesy HR w ich firmach i tworzyć długofalowe strategie employer brandingowe.

Źródło: Quercus

Kolejny konsultant w Quercus Sp. z o.o., firmie specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR, zdobył certyfikat z zakresu Business Intelligence. Certyfikaty przyznawane firmom zajmującym się systemami SAP to dla ich klientów potwierdzenie jakości usług i (w tym przypadku) biegłego tworzenia raportów, analiz i kokpitów menedżerskich w narzędziach z rodziny SAP Business Objects oraz Business Explorer (wersja 4.1).

Certyfikat pilnie wymagany

Dla klienta przyznany konsultantowi SAP certyfikat B.I. with SAP BW 7.4 & SAP BI 4.1 stanowi potwierdzenie umiejętności tworzenia lub modyfikowania raportów oraz modeli danych przy wykorzystaniu szerokiego zakresu narzędzi SAP przeznaczonych dla sektora BI. Może to być zarówno tworzenie raportu finansowego zgodnie z wymaganiami i szablonem klienta, jak i tworzenie interaktywnej wizualizacji danych w formie aplikacji webowej. Dodatkowo konsultantowi z certyfikatem możemy powierzyć zadanie przeprowadzenia szkolenia dla pracowników w zakresie tworzenia takich raportów. Jak wyjaśnia Krzysztof Korościk, konsultant SAP w Quercus Sp. z o.o.: – „Certyfikat ten jest ważny dla klientów i często stanowi podstawowy wymóg w przetargach i pracach wdrożeniowych. Dlaczego? Ponieważ jest gwarancją wiedzy i doświadczenia konsultanta, korzystającego z platformy SAP Business Objects i hurtowni danych SAP Business Warehouse”.

Przykładowe pole działania: kokpity menedżerskie

Dzięki certyfikatowi klient ma pewność, że konsultant SAP stworzy m.in. rozbudowane, spersonalizowane i interaktywne kokpity menedżerskie (z ang. Dashboard), dzięki którym w zwięzły i czytelny sposób przedstawione zostaną dane związane z funkcjonowaniem firmy klienta, jej kluczowe wskaźniki wydajności KPI, a także odchylenia od istniejących trendów. Co ważne, każdy klient otrzymuje zindywidualizowany kokpit, uwzględniający jego wymagania, preferencje oraz najważniejsze założenia. Kokpity są także interaktywne, pozwalają, np. poprzez wybranie wartości na wykresie, przefiltrować dane zgodnie ze wskazanym elementem. Najczęściej odbywa się to zgodnie ze scenariuszem funkcjonowania aplikacji, istnieje jednak możliwość zaimplementowania swobodnej analizy.

– „Dobrze wykonany kokpit to komfortowy i szybki sposób na rozpoznanie sytuacji, w której znajduje się firma. Tworzone aplikacje są rozwiązaniami webowymi, można je zatem uruchamiać zarówno na komputerach, jak i na urządzeniach przenośnych, np. tabletach i smartfonach. Aplikację należy jednak odpowiednio dostosować, by była czytelna w rozdzielczości urządzenia, z którego korzystamy. Klient dzięki kokpitom menedżerskim może otrzymać np. wizualizację danych związanych z działaniem firmy w postaci mapy geograficznej lub różnego rodzaju wykresów i tabel” – tłumaczy Krzysztof Korościk.

Krzysztof Korościk – zdobywca certyfikatu B.I. with SAP BW 7.4 & SAP BI 4.1, konsultant SAP w Quercus Sp. z o.o., firmie, która posiada bogate portfolio certyfikatów — wcześniej powiększone m.in. o SAP Certified Development Associate – ABAP with SAP NetWeaver 7.40, przyznany Pawłowi Banachowi, także członkowi zespołu Quercus.

Certyfikat Business Intelligence with SAP BW 7.4 & SAP BI 4.1 potwierdza wiedzę kandydata z zakresu rozwiązań SAP Business Intelligence z wykorzystaniem hurtowni danych (SAP Business Warehouse) oraz platformy do raportowania (SAP Business Objects). Osoba, która zdobyła certyfikat B.I. with SAP musi znać każdy produkt oferowany w ramach platformy SAP Business Objects, w tym jego możliwości, reguły użycia oraz sposób łączenia się ze źródłami danych. Certyfikat jest także potwierdzeniem wiedzy technicznej, dotyczycącej samych źródeł, m.in. tego z jakich obiektów korzysta hurtownia danych lub na jakiej zasadzie działają, i z których konektorów korzystają tzw. światy obiektów (z ang. Universes). Aby zdobyć certyfikat Business Intelligence with SAP BW 7.4 & SAP BI 4.1., należy zdać egzamin, który trwa 180 minut i składa się z 80 pytań wielokrotnego wyboru.

Źródło: Quercus

Dane osobowe są uznawane za walutę współczesnego świata, nic więc dziwnego, że coraz więcej podmiotów włącza się w światową walkę o te dobra. Wejście w życie głośnych ostatnio przepisów RODO ma na celu uporządkowanie tych kwestii i ochronę obywateli Unii Europejskiej przed niepowołanym przetwarzaniem ich danych osobowych. Nowe przepisy są oczywistym wyzwaniem dla pracodawców. Zdaniem 89 procent ankietowanych firm nowe wytyczne dotyczące ochrony danych osobowych wiążą się z większym obciążeniem działów HR – wynika z raportu „RODO w rekrutacji 2018”[1].

RODO[2] było w ostatnich czasach jednym z częściej poruszanych tematów w Internecie. Nic dziwnego – większa część gromadzonych danych osobowych pochodzi właśnie z tego źródła i to zmian związanych z pozyskiwaniem danych w ramach działalności e-commerce najczęściej dotyczą analizy. Rzadziej jednak omawiane są wyzwania, z jakimi muszą poradzić sobie pracodawcy, którzy także przetwarzają dane osobowe.

Tymczasem połowa z nich obawia się problemów, które mogą pojawić się wraz ze zwiększeniem zakresu obowiązków i odpowiedzialności HR. W badaniu „RODO w rekrutacji 2018” zapytano pracodawców o to, który obszar ich zdaniem jest kluczowy, aby rekrutacje były zgodne z nowymi przepisami. Wskazali odpowiednio: dostosowanie wewnętrznych procedur (33 proc.), dostosowanie systemu rekrutacyjnego (32 proc.), a także zarządzanie klauzulami i zgodami (27 proc.)[3].

„Przede wszystkim trzeba pamiętać, że każdy pracodawca ponosi odpowiedzialność za ochronę danych osobowych jako administrator tych danych. To na nim ciąży zapewnienie odpowiednich procedur gromadzenia i zarządzania zbiorami danych oraz opracowanie odpowiedniej polityki informacyjnej firmy, zgodnej z wymaganiami RODO” – wyjaśnia Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus, firmy specjalizującej się we wdrożeniach SAP w zakresie HR. „Pamiętajmy, że z wprowadzeniem RODO wiąże się także kwestia kar za nieprzestrzeganie przepisów. A są to kary wysokie – nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu firmy. Nic zatem dziwnego, że pracodawcy – jako ADO (Administratorzy Danych Osobowych) – poszukują rozwiązań, które ułatwią im realizację obowiązków określonych w tych przepisach, a jednocześnie zapewnią bezpieczeństwo danych i możliwość ich bieżącej weryfikacji” – dodaje.

Obowiązki administratora danych osobowych to m.in.

1. ustalenie zakresu danych osobowych i celów ich zbierania w różnych obszarach HR;
2. identyfikacja podzbiorów danych (np. obecni pracownicy, byli pracownicy, kandydaci do pracy, pracownicy sezonowi, stażyści, podwykonawcy itp.);
3. wprowadzenie procedur dotyczących zabezpieczenia danych osobowych, zasad rozpatrywania żądań do bycia zapomnianym (nie w każdym przypadku kadrowym można je zrealizować), polityki informacyjnej firmy dotyczącej RODO, okresu przechowywania danych;
4. opracowanie i podpisanie umów powierzenia danych z podmiotami, którym dane, w związku z realizacją bieżącej działalności firmy, będą udostępniane.

#1 Ewidencja zgód na przetwarzanie danych osobowych

Im bliżej terminu wejścia w życie przepisów RODO, tym większa presja na wdrożenie rozwiązań wspomagających ADO. „Administrator musi być w stanie wykazać, że podmiot udzielił zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, a także danych osobowych członków rodziny. W systemie Q-ODO, który stworzyliśmy z myślą o odciążeniu administratorów danych, w profilu danego pracownika przechowywane są informacje o przekazanym upoważnieniu i zgodzie na przetwarzanie danych dodatkowych, m.in. dotyczących członków rodziny” – wyjaśnia ekspert Quercus, Paulina Kopcińska. Twórcy rozwiązań informatycznych wspierających ADO biorą pod uwagę fakt, że w różnych organizacjach procedury i zakres przetwarzania danych mogą się różnić. Dlatego są to zazwyczaj narzędzia elastyczne, z uprawnieniem generowania upoważnień i klauzul do umów w uzgodnionym wcześniej z pracodawcą-zleceniodawcą zakresie.

#2 Obowiązek udostępniania i prawo do przenoszenia danych

Na ADO ciąży także obowiązek informacyjny, czyli obowiązek udostępniania pracownikom informacji o zakresie przechowywanych danych osobowych na ich temat, na temat członków ich rodzin oraz o planowanym czasie przechowywania tych danych. Sporym ułatwieniem dla ADO jest, gdy system, z którego korzysta, pozwala na automatyczne wygenerowanie raportu dotyczącego zakresu tych danych oraz terminu, w jakim będą one przechowywane/archiwizowane. W przeciwnym wypadku konieczne jest czasochłonne, ręczne przygotowywanie takiego zestawienia.

Zgodnie z RODO każda osoba, której dane zgromadziliśmy, będzie mogła zażądać kopii tych danych oraz zrealizować swoje prawo do ich przenoszenia. W praktyce zazwyczaj oznacza to konieczność przygotowywania specjalnych zestawień. „Rozwiązania systemowe pozwalają na automatyzację tych procesów, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo przetwarzania danych, oszczędzając czas ADO i umożliwiając eksport danych do plików csv, xlix i PDF” – podkreśla Paulina Kopcińska.

#3 Prawo do bycia zapomnianym

Uprawnienie do żądania usunięcia danych osobowych z bazy danych, czyli tzw. prawo do bycia zapomnianym, to jedna z szerzej omawianych zmian wprowadzanych nowymi przepisami. Uprawnienie to może być zrealizowane, gdy zaistnieje jedna z poniższych przesłanek:

• dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
• osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie (…) i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania
• lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 wobec przetwarzania jej danych w ramach marketingu bezpośredniego (w tym profilowania);
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
• dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
• dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1. [4]

W praktyce HR przepisy te mają zastosowanie przede wszystkim w przypadku rekrutacji. Nie ma bowiem możliwości, aby pracownik zażądał usunięcia swoich danych z teczki osobowej, gdyż są to informacje przetwarzane w związku z realizacją innych obowiązków prawnych i przepisów szczególnych (m.in. prawa pracy).

Jednakże rzeczywiście zdarzają się sytuacje, kiedy będziemy poproszeni o wykasowanie danych osoby, która ubiegała się o pracę. Pamiętajmy, że informacje takie trzeba usuwać nie tylko z danych bieżących, ale także z kopii zapasowych i archiwum. „Narzędzia takie jak Q-ODO umożliwiają zaplanowanie archiwizacji danych w określonych terminach oraz określenie zakresu danych, które powinny znajdować się w systemie (w tym również określenie czasu ich przechowywania). Po upływie „terminu ważności” danych można je wygodnie usunąć za pomocą raportu do usuwania danych” – tłumaczy Paulina Kopcińska, ekspert Quercus.

#4 Rejestry czynności pod kontrolą

Zgodnie z RODO organizacje mają obowiązek prowadzenia tzw. rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Prowadzenie takiego rejestru jest wyzwaniem organizacyjnym, zwłaszcza przy przetwarzaniu dużego wolumenu danych. Tym bardziej, że przepisy, a konkretnie art. 30 RODO, obejmują dość długą listę informacji[5], jakie należy objąć raportem. „Z tego właśnie powodu prowadzenie rejestru dobrze jest zautomatyzować. Rozwiązania informatyczne to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim odciążenie administracji, rzetelne raporty, pewność danych oraz możliwość sprawnego zarządzania nimi. Posiadają na przykład funkcje pozwalające na sprawdzanie aktywności użytkowników (logi aktywności) z wykazem czynności, jakie były wykonywane w rekordach z danymi osobowymi pracowników. Dużym plusem jest także funkcjonalność umożliwiająca definiowanie ról i uprawnień poszczególnym osobom posiadającym dostęp do systemu. Usprawnia nie tylko zarządzanie danymi, jest też dodatkową formą zabezpieczenia przed niepowołanym przetwarzaniem danych osobowych” – podsumowuje Paulina Kopcińska z Quercus.

Nowe przepisy RODO dotyczą praktycznie każdego aspektu naszego życia. I choć najczęściej omawia się je z punktu widzenia jednostki (konsumenta, pracownika, użytkownika Internetu), stanowią przede wszystkim wyzwanie dla organizacji, w tym dla pracodawców. Dlatego oprócz wnikliwej analizy przepisów dobrze jest wyposażyć się w narzędzia, które ułatwią ich realizację.

[1] https://erecruiter.pl/centrum-prasowe/pracodawcy-zbroja-sie-rodo/

[2] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE.

[3] https://erecruiter.pl/centrum-prasowe/pracodawcy-zbroja-sie-rodo/

[4] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679, art. 17

[5] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679, art. 30

Źródło: Quercus