Archiwum wg Tagów | "gavdi"

Tags: , ,

GAVDI z wyróżnieniem SAP za pierwszą sprzedaż SuccessFactors w Polsce

Dodany 24 marca 2014 przez admin

Firma GAVDI Polska otrzymała od firmy SAP wyróżnienie za działania sprzedażowe w zakresie SAP SuccessFactors, rozwiązania wspomagającego zarządzanie kapitałem ludzkim dostępnego w chmurze. 

Wyróżnienie przyznane zostało za pierwszą sprzedaż Success Factors w 2013 r. zrealizowaną w firmie ubezpieczeniowej, będącej wiodącym dostawcą usług assistance oraz ubezpieczeń turystycznych w Polsce.

Nagrodę z rąk Kingi Piecuch, Prezes Zarządu SAP Polska, odebrała Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska, podczas dorocznego Spotkania Partnerskiego SAP, które odbyło się w dniach 20-21 marca.

Wyróżnienie przyznane przez firmę SAP jest potwierdzeniem naszej pozycji lidera na rynku rozwiązań informatycznych dla HR. Pierwsza sprzedaż SuccessFactors w Polsce  dowodzi również, że rodzime firmy coraz odważniej otwierają się na innowacje w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim, w tym także na chmurę. – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A.

Źródło: GAVDI

Komentarzy (0)

Tags: ,

Informatyzacja czynności administracyjnych to oszczędność dla całej firmy

Dodany 20 lutego 2014 przez admin

Choć w firmach panują coraz bardziej optymistyczne nastroje wynikające ze stabilizującej się sytuacji gospodarczej, jednym z ich priorytetów wciąż pozostaje szukanie oszczędności i optymalizacja działalności operacyjnej. Oba te cele można osiągnąć usprawniając procesy administracyjne,  także w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Informatyzacja zadań do tej pory wykonywanych ręcznie i pochłaniających wiele czasu sprawi, że będą one realizowane szybciej i sprawniej, generując niższe koszty w skali całej organizacji.

Znaczna część czynności administracyjnych w przedsiębiorstwie związana jest z zarządzaniem zasobami ludzkimi.  „Generowanie korekt dokumentów rozliczeniowych ZUS, obsługa rezerw czy obszaru BHP to codzienność każdego działu kadr i płac.  Prawidłowa realizacja tych procesów z jednej strony wymagana jest przepisami prawa, z drugiej – stanowi warunek sprawnego funkcjonowania firmy. Dlatego, choć czynności te nie są bezpośrednio związane ze strategią organizacji, warto postawić na ich informatyzację, tak by przebiegały nie tylko sprawnie, ale także były źródłem jak najmniejszych kosztów”. – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A.

Automatyczne korekty do ZUS

Dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu rozbudowującemu system do zarządzania kadrami o dodatkowe funkcjonalności możliwe jest np. automatyczne generowanie korekt dokumentów rozliczeniowych ZUS bezpośrednio z systemu HCM (Human Capital Mnagement).  Dotychczas,  jeżeli  w przypadku długotrwałej nieobecności chorobowej danego pracownika w systemie naliczone zostały ujemne składki ZUS, specjalista działu płac musiał obsłużyć je poprzez ręczne korygowanie deklaracji w programie Płatnik.  Odpowiednie rozwiązanie IT pozwala obsłużyć ujemne składki nie tylko w bieżącym miesiącu, ale także automatycznie generuje korekty deklaracji z odpowiednich miesięcy w przeszłości.

„Systemowe” naliczenie rezerw

Dedykowane oprogramowanie dostępne w formie prekonfigurowanych, „pudełkowych” rozwiązań, umożliwia także całkowite zautomatyzowanie procesu naliczania, księgowania i rozwiązywania rezerw związanych z okresowymi świadczeniami, takimi jak niewykorzystane urlopy czy premie. Dzięki pełnej informatyzacji i automatyzacji tego obszaru specjaliści działu kadr i płac nie tylko mają możliwość przeprowadzenia całego tego procesu w systemie informatycznym, ale przede wszystkim uzyskują stały dostęp do przejrzystego i kompletnego raportowania kosztów, uwzględniającego bieżący stan rezerw.

BHP – można prościej

Jednym z obszarów, który stanowi codzienne wyzwanie dla działów kadr jest bezpieczeństwo i higiena pracy.  Oprogramowanie GAVDI BHP Box umożliwia uproszczenie i zautomatyzowanie  procesów BHP, począwszy od określenia czynników ryzyka i potencjalnych zagrożeń na określonych stanowiskach, po badania wstępne i okresowe. Aplikacja pozwala w łatwy sposób zarządzać odzieżą roboczą i środkami ochrony, a także ewidencjonować dane o wypadkach w pracy i w drodze do pracy. W ten sposób, przy wsparciu informatycznym, specjaliści HR mogą nie tylko mieć stały wgląd we wszystkie zdarzenia i fakty w obszarze BHP, ale także na bieżąco uzyskiwać raporty i zestawienia umożliwiające sprawną realizację procesów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.

Źródło: Gavdi

Komentarzy (0)

Tags: , ,

Kompleksowe wsparcie IT w zarządzaniu szkoleniami coraz ważniejsze dla firm

Dodany 23 stycznia 2014 przez admin

Silna zależność między sukcesem biznesowym firmy a rozwojem kompetencji pracowników powoduje, że o konieczności inwestowania w szkolenia nie trzeba przekonywać żadnej nowoczesnej i dojrzałej organizacji. Na znaczeniu zyskują nie tylko same szkolenia, ale także sprawne i efektywne zarządzanie nimi, które nie byłoby możliwe bez specjalistycznych rozwiązań informatycznych. W ubiegłych latach średnie i duże firmy zwykle korzystały z takiego wsparcia w dość podstawowym wymiarze, dziś coraz chętniej sięgają po zaawansowane narzędzia umożliwiające kompleksowe obsłużenie całego procesu planowania, budżetowania i zarządzania szkoleniami.

Jak wykazało badanie Bilans Kapitału Ludzkiego w Polsce 2013, ponad 70 proc. badanych firm deklaruje, że inwestuje w swoich pracowników[1]. Dofinansowanie udziału zatrudnionych w różnego rodzaju kursach i szkoleniach deklarowało 75% średnich i 85% dużych przedsiębiorstw.  W tej wielkości organizacjach zarządzanie procesem planowania, budżetowania czy oceny efektywności szkoleń nie mogłoby się odbywać bez wsparcia wyspecjalizowanych rozwiązań informatycznych.

Jeszcze niedawno firmy szukając narzędzi IT do zarządzania szkoleniami, decydowały się jedynie na wsparcie w bardzo podstawowym zakresie. Popularnością cieszyły się funkcjonalności umożliwiające ewidencję aktywności szkoleniowych pracowników.  Obecnie, w dobie przyspieszającego wyścigu o talenty i inwestowania w rozwój najcenniejszych pracowników, firmy coraz częściej decydują się na kompleksowe rozwiązania, które obsłużą proces zarządzania szkoleniami od momentu  ich precyzyjnego planowania i budżetowania w perspektywie pojedynczej osoby, zespołu czy całej jednostki organizacyjnej, poprzez ewidencję uczestnictwa, szczegółową rejestrację kosztów, aż po ocenę efektywności. – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska. S.A.

Wsparcie oferowane przez rozwiązania dostępne m.in. w ramach systemu SAP HCM (Human Capital Management) zaczyna się już na etapie analizy potrzeb szkoleniowych. Takie rozwiązania zastosowane w dużej organizacji umożliwiają skrócenie tego procesu z około trzech miesięcy do nawet trzech dni, eliminując potrzebę wertowania tysięcy dokumentów. Cała analiza dokonuje się bezpośrednio w systemie, do którego menadżer podczas oceny pracownika   wprowadza informacje o niezbędnych dla niego szkoleniach, a specjalista z działu personalnego wykonuje raport, którego efektem jest zbiorcza informacja  o potrzebach szkoleniowych w firmie.

Po zebraniu tych danych można następnie łatwo wykonywać zestawienia potencjalnych kosztów zaplanowanych szkoleń w podziale na ich rodzaj czy według jednostek organizacyjnych. W ten sposób system IT pozwala na oszacowanie budżetu koniecznego do realizacji zgłoszonych wcześniej potrzeb. Dzięki temu menadżerowie oraz specjaliści HR w każdej chwili mogą sprawdzić w jakim stopniu i na co wykorzystywany jest budżet szkoleniowy.

Na znaczeniu zyskują także rozwiązania pozwalające na ocenę efektywności szkoleń. Pracodawcy chcą mieć możliwość nie tylko odpowiedniego ich planowania, ale także oceny, na ile inwestycja  w rozwój pracownika przekłada się na realizację celów firmy. Dostępne w systemie HCM powiązanie pomiędzy rodzajem szkolenia, a dostarczaną przez niego kompetencją, pozwala na przykład na wyliczenie jakie nakłady zostały poniesione na rozwój kompetencji krytycznych dla firmy. – dodaje Teresa Olszewska.



[1] Bilans Kapitału Ludzkiego w Polsce 2013, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości http://bkl.parp.gov.pl/system/files/Downloads/20121128143313/BKL_broszura_2013.pdf?1371447997

Źródło: Gavdi

Komentarzy (0)

Tags: ,

GAVDI obsługuje system SAP HCM w Securitas Polska

Dodany 14 stycznia 2014 przez admin

Firma Securitas Polska, lider w zakresie ochrony osób i mienia, podpisała umowę na obsługę systemu SAP HCM z Centrum Wsparcia Aplikacji GAVDI.

System SAP HCM funkcjonuje w spółkach Grupy Securitas w  Polsce od 2005 roku i obecnie obsługuje ponad 6 tysięcy pracowników. W ramach umowy Centrum Wsparcia Aplikacji GAVDI świadczy usługi serwisowe systemu w obszarze administracji kadrami, zarządzania czasem pracy, zarządzania strukturą organizacyjną, rozliczania listy płac oraz BASIS. Umowa została podpisana na czas nieokreślony.

Na współpracę z GAVDI zdecydowaliśmy się przede wszystkim ze względu na wysokie kompetencje firmy w zakresie HR. To było podstawowe kryterium, które braliśmy pod uwagę. Dodatkowo,  zadecydowała  dostępność konsultantów oraz profesjonalizm. Właśnie na takim kompleksowym wsparciu zależało nam najbardziej. – podkreśla Adam Cholewiński, Menedżer IT w Securitas Polska.

Codzienne wsparcie systemu jest kluczem do jego efektywnego wykorzystania i osiągnięcia realnych korzyści płynących z informatyzacji obszaru zarządzania kadrami. Cieszymy się, że firma Securitas Polska doceniła kompetencje i doświadczenie naszych konsultantów  i dołączyła do grona naszych klientów. – mówi Ewa Blachowska, Dyrektor Centrum Wsparcia Aplikacji GAVDI Polska S.A.

Centrum Wsparcia Aplikacji GAVDI to profesjonalna usługa utrzymania systemu klienta w ramach SAP HCM  i SAP NetWeaver. Usługi skierowane są do organizacji, dla których ważne jest bezpieczeństwo bieżącej eksploatacji systemu oraz jego planowy rozwój w ramach przewidywalnych kosztów. Do tej pory z usług konsultantów GAVDI w obszarze wsparcia aplikacji skorzystało ponad 40 firm, w tym Grupa Impel, Randstad, Bank BPH, Bank BZ WBK, CocaCola  HBC, US Pharmacia, Arvato services, Volkswagen Motor Polska oraz Nagel Polska.

Źródło: GAVDI

Komentarzy (0)

Tags:

Bitwa o talenty, chmura i narzędzia analityczne, czyli co nas czeka w oprogramowaniu dla HR w 2014 roku

Dodany 17 grudnia 2013 przez admin

Zidentyfikowanie, pozyskanie talentów, ich rozwój zgodnie z celami firmy oraz utrzymanie najcenniejszych pracowników nie traci na znaczeniu, dlatego nadchodzący rok dla działów HR upłynie między innymi pod znakiem „bitwy o talenty”. W tym kierunku będzie rozwijać się także oprogramowanie wspierające zarządzanie kadrami. Polskie firmy coraz chętniej sięgać będą także po rozwiązania dla HR w modelu chmury oraz po innowacyjne narzędzia umożliwiające zaawansowane analizy i symulacje w obszarze zarządzania kadrami.

Talent na wagę złota

Przez wiele lat uważano, że zarządzanie talentami, choć wpływa na rozwój osobisty pracownika, nie ma bezpośredniego przełożenia na sukces biznesowy firmy. Dziś, nowoczesne organizacje doskonale zdają sobie sprawę, że to właśnie między innymi dzięki strategii zarządzania talentami mogą wypracować przewagę konkurencyjną na rynku. Coraz częściej w zarządzaniu talentami firmy poszukują także wsparcia w narzędziach informatycznych – dedykowane rozwiązania umożliwiające identyfikację, rozwój i alokację najbardziej wartościowych pracowników na dobre zadomowiły się na rynkach Europy Zachodniej. Należy się spodziewać, że w 2014 roku także rodzime firmy będą coraz częściej decydowały się na profesjonalne wsparcie informatyczne w tym obszarze – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A.

Firmowa e-społeczność

W nadchodzącym roku działy HR, idąc śladem zachodnich kolegów, będą szukały wsparcia także w narzędziach społecznościowych. Chętniej sięgać będą również po dedykowane obszarowi zarządzania kadrami aplikacje mobilne. Firmowe serwisy społecznościowe to innowacyjne narzędzia komunikacji z pracownikami, które z sukcesami są stosowane w dojrzałych, zachodnioeuropejskich organizacjach. Rodzime firmy także coraz śmielej zwracają się ku takim rozwiązaniom widząc w nich ogromny potencjał w zakresie podnoszenia motywacji pracowników, dzielenia się wiedzą czy zwiększania efektywności dzięki możliwości współpracy online – komentuje Teresa Olszewska. Coraz ciekawsza staje się też oferta rynkowa umożliwiająca włączenie urządzeń mobilnych takich jak smartfony czy tablety w procesy HR, dlatego spodziewamy się, że idąc za światowymi trendami, polskie działy kadr będą także coraz chętniej stosowały aplikacje mobilne w zarządzaniu zasobami ludzkimi.

HR w chmurze

Znacznie niższe koszty administrowania oprogramowaniem, skrócenie czasu wdrożenia i dużo większa skalowalność to powody, dla których w nadchodzącym roku należy  spodziewać się również rosnącego zainteresowania narzędziami do zarządzania kadrami w chmurze. Czołowe instytuty badawcze takie jak Gartner czy Forrester zauważają wzrost zapytań od dużych przedsiębiorstw rozważających SaaS dla obszaru „twardego” HR. Spodziewamy się, że w 2014 roku polskie działy kadr będą coraz uważniej przyglądały się rozwiązaniom w chmurze jako alternatywie dla tradycyjnych, czasochłonnych i kosztownych wdrożeń rozwiązań IT – dodaje Teresa Olszewska.

Analizy przede wszystkim

Jednym z najbardziej popularnych trendów wśród firm szukających innowacji na polu zarządzania zasobami ludzkimi w 2014 roku będzie także inteligentne zastosowanie systemów informatycznych dostarczające rozwiązań na przyszłość, narzędzi symulacji oraz analiz „what if”. W nowoczesnym biznesie kluczowe znaczenie ma informacja i sposób jej wykorzystania do planowania przyszłości organizacji. Dlatego firmy coraz częściej poszukują narzędzi IT, które pozwalają w krótkim czasie analizować duże ilości danych w obszarze HR i na ich podstawie przewidywać i planować w oparciu o różnorodne scenariusze wydarzeń – mówi Teresa Olszewska.

Źródło: GAVDI

Komentarzy (0)

Tags: , , , ,

Wystartował system SAP HCM na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej

Dodany 24 października 2013 przez admin

Od września b.r. Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie korzysta produkcyjnie z systemu SAP HCM. Poza administracją kadrową, obsługą czasu pracy i rozliczaniem płac uczelnia zyskała także rozwiązanie do obsługi BHP, ZFŚS, planowania kosztów osobowych, podróży służbowych, zarządzania szkoleniami i ocenami pracowniczymi, samoobsługę pracowniczą i menedżerską oraz integrację tego środowiska z systemem POLON. Projekt jest realizowany przez konsorcjum firm GAVDI Polska S.A. i QUERCUS Sp. z o.o.

Zgodnie z założonym harmonogramem wdrożenia, 6 września b.r. odbył się start produkcyjny nowego rozwiązania. Wówczas miało miejsce pierwsze rozliczenie listy płac dla nauczycieli akademickich. We wrześniu za pomocą nowego systemu wypłacone zostały  wynagrodzenia i dodatkowe świadczenia dla pozostałych grup pracowniczych.

 „Cieszymy się, że projekt został zrealizowany zgodnie z przyjętymi założeniami. Dzięki temu jeszcze przed rozpoczęciem roku akademickiego w nasze ręce zostało oddane nowoczesne narzędzie, które umożliwia efektywniejsze realizowanie operacyjnych procesów związanych z obsługą kadrowo-płacową, lepsze planowanie oraz rozliczanie kosztów.” – mówi Grażyna Elżbieta Fiok, Kanclerz  Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej  w Lublinie.

 „Na szczególną uwagę w przebiegu projektu zasługuje bardzo dojrzałe i silnie zorientowane biznesowo podejście władz uczelni do całego przedsięwzięcia. Zaangażowanie i determinacja po stronie zespołu wdrożeniowego klienta na wszystkich jego szczeblach zadecydowały o tym, że możemy mówić o sukcesie.” – podkreśla Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A.

„Projekt zrealizowany na  Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej to  doskonały przykład sprawnie i skutecznie przeprowadzonego wdrożenia SAP HCM na uczelni wyższej, który potwierdza, że coraz więcej instytucji akademickich widzi perspektywę wymiernych korzyści  i coraz chętniej sięga po zaawansowane narzędzia technologiczne do zarządzania kadrami.” – dodaje Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus sp. z o.o.

Wdrożenie było współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w związku z realizacją projektu „Nowoczesny model zarządzania w UMCS”. W ramach umowy z Uniwersytetem Marii Curie-Skłodowskiej firmy GAVDI oraz Quercus dostarczą także usługę utrzymania nowego rozwiązania.

Źródło: GAVDI

Komentarzy (0)

Tags: , , ,

System SAP rozlicza listę płac w Polfie Rzeszów S.A.

Dodany 04 września 2013 przez admin

GAVDI Polska S.A. zrealizowało wdrożenie modułu rozliczenia listy płac (PY) w systemie SAP w ICN Polfa Rzeszów S.A. – firmie farmaceutycznej będącej wiodącym producentów leków w Polsce i należącej do międzynarodowego koncernu Valeant Pharmaceuticals International. Nowe rozwiązanie od kwietnia 2013 r. rozlicza płace ponad tysiąca pracowników zatrudnionych w czterech zakładach spółki. Wdrożenie modułu rozliczenia listy płac było kolejnym krokiem w rozwoju systemu SAP w ICN Polfa Rzeszów S.A.

Punktem wyjścia do realizacji projektu było predefiniowane rozwiązanie GAVDI HR Box – baza wdrożeniowa zawierająca zestandaryzowane procesy HR, ich konfigurację w systemie SAP oraz narzędzia pomagające w optymalizacji i dokumentacji procesu wdrożenia systemu, która została następnie dostosowana do potrzeb klienta, w tym także do specyfiki branży farmaceutycznej.

Do tej pory w obszarze rozliczania listy płac korzystaliśmy z innego, ponad piętnastoletniego systemu. O wyborze rozwiązania firmy SAP zdecydowała jego pozycja na rynku, elastyczność w zakresie konfiguracji i niezawodność – mówi Marek Bieniasz, IT Applications Manager w Valeant Pharmaceuticals International.

Projekt rozpoczął się w październiku 2012 r. Pierwsze rozliczenie listy płac w nowym systemie odbyło się na początku kwietnia b.r.

W ramach współpracy z firmą GAVDI, Polfa Rzeszów S.A. korzysta także z narzędzia GAVDI Replicator – zestawu aplikacji służących do kopiowania danych pracowniczych między systemami SAP ERP HCM oraz z rozwiązania GAVDI eDeklaracje do elektronicznego generowania i wysyłki pracowniczych deklaracji podatkowych w systemie SAP.

Wdrożenie w Polfie Rzeszów S.A. to kolejny projekt zrealizowany przez GAVDI w branży farmaceutycznej. Do tej pory ze wsparcia konsultantów GAVDI skorzystały takie firmy z tego sektora jak m.in. GlaxoSmithKline, US Pharmacia, PF Jelfa czy Polfa Tarchomin.

Źródło: Gavdi

Komentarzy (0)

Tags: , , ,

GAVDI wdrożyło „twardy” HR w Polfarmex S.A.

Dodany 12 sierpnia 2013 przez admin

GAVDI Polska S.A. wdrożyło rozwiązania z obszaru „twardego” HR w firmie Polfarmex S.A. (Kutno), będącej producentem leków, suplementów diety, dietetycznych środków spożywczych i kosmetyków. Projekt był elementem wdrożenia zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem SAP ERP ECC 6.0 zrealizowanego przez wrocławską firmę SI-Consulting.

W ramach projektu konsultanci firmy GAVDI wdrożyli moduły zarządzania strukturą organizacyjną, administracji kadrami, zarządzania czasem pracy z jego pełną oceną (w tym Pulpit Menedżera Czasu Pracy) oraz rozliczania listy płac, które umożliwiły efektywniejsze zarządzanie  650 pracownikami zatrudnionymi w spółce Polfarmex.

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu SAP ERP, w tym obszaru tzw. „twardego” HR,  aby zintegrować wszystkie dane generowane w spółce w ramach jednego systemu, a co za tym idzie, zwiększyć efektywność zarządzania informacją na wszystkich szczeblach organizacji.  Zależało nam również na usprawnieniu naszej  działalności operacyjnej, a przede wszystkim na zoptymalizowaniu procesów biznesowych. Oprócz tego, istotne były dla nas także takie funkcjonalności, jak np. możliwość generowania raportów ad-hoc w obszarze HR, która jest dla nas znaczącym usprawnieniem w procesie zarządzania kadrami. – mówi Monika Dąbrowska, Kierownik Działu Kadr i Szkoleń w Polfarmex S.A.

Kadrowo-płacowa część systemu SAP ERP obsługiwana jest obecnie przez blisko 30 pracowników spółki,  w tym kierowników poszczególnych komórek korzystających z Pulpitu Menedżera Czasu Pracy – narzędzia umożliwiającego menedżerom bezpośrednie zarządzanie czasem pracy podległych im pracowników.

System SAP ERP w Polfarmex obejmuje także spółki zależne i oprócz części kadrowo-płacowej obsługuje obszary Planowania Produkcji, Produkcji, Gospodarki Magazynowej (z magazynem wysokiego składowania), Zaopatrzenia, Sprzedaży i Dystrybucji, Kontroli Jakości, Księgowości i Finansów oraz Controllingu.

 

Wdrożenie w spółce Polfarmex to kolejny projekt zrealizowany przez GAVDI w branży farmaceutycznej. Cieszymy się, że nasze kompetencje i doświadczenie zdobyte w tym sektorze, m.in. w GlaxoSmithKline, US Pharmacia, ICN Polfa Rzeszów, PF Jelfa czy Polfa Tarchomin znów zostały docenione. – mówi Sławomir Stępień, Dyrektor Handlowy GAVDI Polska S.A.

Źródło: www.gavdi.pl

 

Komentarzy (0)

Tags: , , , , ,

Elektroniczna teczka osobowa w GDF SUEZ Energia Polska

Dodany 08 sierpnia 2013 przez admin

GAVDI Polska S.A. oraz it Works S.A zrealizowały projekt wdrożenia elektronicznej teczki osobowej w firmie GDF SUEZ Energia Polska, będącej największym wytwórcą energii w południowo – wschodniej Polsce.  W ramach projektu firmy dokonały digitalizacji dotychczasowego archiwum papierowych dokumentów pracowniczych w celu zapewnienia szybszego i łatwiejszego dostępu do teczek osobowych pracowników oraz usprawnienia codziennej pracy administracyjnej.

W ramach współpracy firma GAVDI dostarczyła aplikację eTeczka umożliwiającą przechowywanie elektronicznych kopii wszystkich dokumentów zawartych w teczce osobowej pracownika w formie skanów oryginalnych, papierowych dokumentów. it Works S.A było odpowiedzialne za przygotowanie procedur digitalizacji oraz za sam proces skanowania kilkudziesięciu tysięcy historycznych dokumentów wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie od 1986 r., w tym umów o pracę, świadectw pracy czy zaświadczeń  o zatrudnieniu.

Do tej pory korzystaliśmy wyłącznie z archiwum papierowych dokumentów, co powodowało, że uzyskanie dostępu do informacji potrzebnych w codziennej pracy administracyjnej  zajmowało dużo czasu. Odkąd rozpoczęliśmy pracę z elektronicznymi teczkami osobowymi widzimy konkretne ułatwienie dostępu i  oszczędności czasu. Planujemy, aby docelowo wybrane dokumenty z elektronicznego archiwum  były dostępne także z poziomu samoobsługi pracowniczej. – mówi Paweł Żbikowski, CIO w GDF SUEZ Energia Polska SA.

Po zeskanowaniu dokumentów każdy z nich przypisywany jest do konkretnego pracownika  w systemie SAP HCM, dając specjalistom Działu Spraw Pracowniczych szybki i łatwy dostęp do dokumentów pracowniczych oraz możliwość łatwego przeszukiwania zasobów elektronicznego archiwum za pomocą komputera. Odpowiednie dokumenty mogą zostać wyszukane  zarówno z poziomu teczki konkretnego pracownika, jak i kartoteki pracowniczej. Istnieje także możliwość zbiorczego wyszukiwania dokumentów w eTeczkach za pomocą dedykowanego raportu.

Elektroniczna teczka osobowa jest integralną częścią systemu SAP HCM, co oznacza, że z punktu widzenia interfejsu użytkowników SAP nie zachodzą żadne poważne zmiany. Zyskują oni natomiast rozszerzenie funkcjonalności systemu, dające bardzo duży wachlarz nowych możliwości. – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A.

Przeprowadzenie procesu cyfryzacji kilkudziesięciu tysięcy papierowych dokumentów wymagało od nas stworzenia odpowiednich procedur pozwalających na wykonanie skanowania dużej ilości dokumentów oraz  specjalnego narzędzia, które pozwoliło na sprawne masowe wprowadzanie danych, a następnie ich migrację do systemu SAP. Nie bez znaczenia były także kwestie ochrony danych osobowych, którym należało poświęcić szczególną uwagę. – mówi Paweł Jachyra, Dyrektor Działu Sprzedaży it Works S.A.

Źródło: www.gavdi.pl

Komentarzy (0)

Zdjęcia z naszego Flickr'a

Zobacz więcej zdjęć

POWIĄZANE STRONY

ELASTYCZNY WEB HOSTING