Archiwum wg Tagów | "e-teczka"

comarch logo

Tags: , ,

E-Teczka pracownika: 5 porad nie tylko dla managera HR

Dodany 21 lipca 2014 przez admin

Mimo wielu szumnych zapowiedzi nie doczekaliśmy się regulacji prawnych, które umożliwiłyby całkowite wyeliminowanie papieru w prowadzeniu dokumentacji kadrowej. Tymczasem elektroniczna teczka pracownika to bezpieczna i szybka w dostępie alternatywa wobec dokumentu papierowego. Poniżej w pigułce prezentujemy przypadki, kiedy naprawdę warto rozważyć takie rozwiązanie oraz na co zwrócić uwagę przy jego wyborze.

1.     Duża liczba pracowników
Gdy liczba zatrudnionych przekracza setki i idzie w tysiące, optymalizacja pracy działu kadr staje się koniecznością. Już zwykłe zapytania managerów o informację kadrową swoich pracowników jest obciążeniem dla kadr, a oczekiwanie na odpowiedź może frustrować. W przypadku e-Teczki taka informacja jest natychmiast i bezpośrednio dostępna dla zainteresowanych.

2.     Rozproszenie geograficzne
Użyteczność elektronicznej teczki wzrasta w przypadku dużej liczby fizycznych lokalizacji, jak ma to miejsce np. w sieciach handlowych. Wówczas elektroniczna teczka pozwala na archiwizację i digitalizację papierowych dokumentów lokalnie, podczas gdy dział kadr pracuje na zeskanowanej elektronicznej wersji.  Dzięki digitalizacji zdejmujemy transport dokumentów papierowych ze ścieżki krytycznej procesu.

3.     Duża naturalna rotacja
Przy dużej liczbie pracowników nawet 3% rotacja oznacza dużą liczbę dokumentów kadrowych procesowanych ciągle. A są przecież branże, gdzie specyfika działania sprzyja większej rotacji.  Elektroniczna teczka ułatwia zmierzenie się z takimi problemami.

4.     Elastyczny produkt, nie proteza
Przy znacznej skali dokumentów zamiast kupować protezę osadzoną w systemie kadrowym, warto rozważyć wybór produktu specjalizującego się w zarządzaniu dokumentami – w szczególności platformę Enterprise Content Management. Na start dostaniemy wydajne i  bogate funkcjonalnie narzędzie o sporych możliwościach integracyjnych. Jego elastyczność pozwala na dopasowanie do potrzeb oraz zastosowanie również w innych obszarach biznesowych – co może pozytywnie wpłynąć na ROI.

5.     Elastyczny dostawca
W dużych wdrożeniach dopasowanie produktu do specyficznych wymagań jest kluczem do powodzenia wdrożenia. Warto wybrać zarówno produkt, który daje taki potencjał, jak i dostawcę, który te zmiany jest w stanie wdrożyć. Warto też zwrócić uwagę, czy dostawca potrafi nie tylko wykazać się listą referencji, ale faktycznie być doradcą w zakresie rozwiązań procesowych i dokumentowych.

Od stycznia 2014 Rossmann, największa w Polsce sieć sklepów drogeryjnych, która posiada 900 sklepów i zatrudnia 12 tys. osób, korzysta z systemu Comarch ECM do obsługi dokumentacji pracowników. Przeczytaj więcej o projekcie tutaj >>

Źródło: Comarch

Komentarzy (0)

comarch logo

Tags: , , ,

Rossmann obsługuje dokumentację pracowników za pomocą systemu Comarch ECM

Dodany 16 lipca 2014 przez admin

Od stycznia 2014 Rossmann, największa w Polsce sieć sklepów drogeryjnych, która posiada 900 sklepów i zatrudnia 12 tys. osób, korzysta z systemu Comarch ECM do obsługi dokumentacji pracowników. Projekt E-teczki pracowniczej ma na celu wsparcie zarządzania dokumentacją i procesami HR-owymi w obliczu silnego wzrostu sieci i nowych zatrudnień na poziomie kilku tysięcy osób rocznie. Głównym efektem wdrożenia jest poprawa obsługi dokumentów pracowniczych i ich dostępności dla zainteresowanych osób, przy zapewnieniu wymaganego poziomu bezpieczeństwa. Dzięki procesowi digitalizacji dokumentów, wyszukiwanie i obsługa kluczowych danych personalnych uległa znacznemu przyspieszeniu. W ramach dotychczas wdrożonych przez Comarch rozwiązań ECM przechowywanych jest 1,2 miliarda dokumentów.

– W związku z ciągłym rozwojem firmy i znacznym przyrostem sklepów i pracowników, dotychczasowe zarządzanie dokumentacją pracowników było zbyt skomplikowane i pracochłonne. Mamy obecnie 900 sklepów i zatrudniamy 12 tysięcy osób, dlatego szukaliśmy rozwiązania informatycznego, które ułatwi, przyspieszy i usprawni obsługę dokumentów – mówi Ilona Perużyńska-Zych, kierownik Działu Kadr i Płac w Rossmann.

W 2013 roku firma zdecydowała się na digitalizację dokumentacji pracowniczej i w ramach bieżących prac kadrowych przejście na wersję elektroniczną dotychczasowych teczek pracowniczych. Dokumenty papierowe są skanowane, segregowane i przechowywane w odpowiednio oznaczonych archiwach papierowych, co wspierane jest silnikiem workflow, który zapewnia pełną kontrolę i poprawność organizacji dokumentów papierowych w teczkach w archiwum.

System Comarch ECM i możliwość organizacji dokumentów w dedykowane e-teczki pracownicze pomaga zarówno w zakresie kontroli samych dokumentów, jak i kluczowych informacji związanych z procesami HR, tj. odnawiania kontraktów, organizacji szkoleń, czy badań okresowych. Kierownicy otrzymują elektroniczny dostęp do dokumentacji swoich podwładnych, dzięki czemu czas oczekiwania na potrzebne informacje zmniejsza się nawet do kilku sekund – podkreśla Maciej Dudek, Business Solution Manager Comarch ECM – Dodatkowo w ramach modułu BPM, czyli Business Process Management, wdrożone zostało elektroniczne wsparcie dla kilku procesów HR, tj. przenoszenia teczek do statusu archiwalnego dla pracowników kończących zatrudnienie, aktualizacja danych osobowych, czy aktualizacja informacji związanych m.in. z karami porządkowymi.

System Comarch ECM w sieci Rossmann będzie używany docelowo przez ponad 200 użytkowników. Planowane jest wprowadzenie około 25 tysięcy teczek pracowniczych w najbliższych latach.

Comarch ECM to narzędzie z obszaru Enterprise Content Management, które w kompleksowy sposób pozwala zapanować nad kapitałem informacyjnym przedsiębiorstwa zgromadzonym w dokumentach biznesowych. Comarch ECM dostarcza swoje rozwiązania firmom w Polsce, Niemczech, Austrii, Szwajcarii i Francji. Klientami są m.in. Carrefour, ING, Nestle Waters, Accounting Plaza, Pfeifer & Langen, Kompania Węglowa.

Źródło: Comarch

Komentarzy (0)

Zdjęcia z naszego Flickr'a

Zobacz więcej zdjęć

POWIĄZANE STRONY

ELASTYCZNY WEB HOSTING