Archiwum wg Tagów | "e-faktura"

comarch logo

Tags: , , ,

4 wyzwania stojące przed rynkiem e-faktur

Dodany 21 stycznia 2016 przez admin

Rynek faktury elektronicznej rośnie na całym świecie. Zgodnie z prognozą firmy Billentis zawartą w raporcie zatytułowanym E-Invoicing/E-Billing – entering new era 2015, spośród 500 miliardów faktur wymienianych na całym świecie w 2015 roku blisko 42 miliardy będą to faktury elektroniczne. Raport przewiduje, że w ciągu następnych pięciu lat roczna stopa stałego wzrostu powinna wynosić 10-20%. Ten szacunek pozostaje w zgodzie z badaniem przeprowadzonym na zlecenie European E-Invoicing Service Providers Association, które ogłosiło że porównując dane z 2013 i 2014 roku roczny wzrost liczby faktur elektronicznych wyniósł 17%.

W przeszłości kupujący (np. sieci handlowe) i dostarczyciele usług byli pionierami rozwoju rynku e-faktury. Ameryka Południowa była zaś czołowym regionem. Z punktu widzenia sektora: firmy handlowe, dostarczyciele usług medycznych oraz firmy logistyczne były pierwszymi przedsiębiorstwami, które zdecydowały się na ten krok w modelu B2B, a analogiczną rolę w B2C odegrały firmy telekomunikacyjne. Dziś, e-fakturowanie jest obecne na całym świecie, bez względu na wielkość firmy czy konkretnego oddziału. Ponadto w coraz większej liczbie państw faktury elektroniczne są obowiązkowe, w każdym razie w sektorze B2G lub w przypadku niektórych firm, które przymusowo muszą zacząć korzystać z faktur elektronicznych.

Szeroki wachlarz korzyści

Według tego, co zgodnie stwierdzają firmy badawcze Gartner i Billentis, wdrożenie systemu do obsługi faktur elektronicznych spłaca się zwykle po upływie od 6 do 18 miesięcy. Wiele studiów przypadku potwierdza, że zautomatyzowane przetwarzanie faktur przynosi wiele korzyści. Do najważniejszych zaliczają się:

  • zmniejszenie liczby zgubionych faktur,
  • większa płynność finansowa,
  • krótszy czas akceptacji,
  • lepszej jakości dane,
  • mniejsze nakłady pracy oraz niższe koszty administracyjne,
  • mniej zduplikowanych faktur.

Pomimo tej wiedzy i analiz dokonanych na podstawie długoterminowych projektów nadal istnieją przeciwnicy e-fakturowania. Dzieje się tak w każdym kraju, firmie czy oddziale. PayStream Advisors’ 2014 eInvoicing Benchmark Report pokazał, że ponad jedna czwarta firm nie otrzymuje żadnych faktur elektronicznych. Główna przyczyna dla której firmy nie wprowadzają e-faktury polega na tym, że wierzą one iż istniejące procesy związane z fakturowaniem są wystarczająco dobre. Największe wyzwania polegają na włączaniu partnerów do systemu i integracja z ich systemami, konieczności sprostania wymogom prawnym obowiązującym w kilku krajach, dostosowywaniu wewnętrznych procesów biznesowych a także braku wiedzy dotyczącej takich wdrożeń. Przyjrzyjmy się szczegółom.

  1. Włączanie nowych partnerów i wsparcie

Potencjalny problem: przedsiębiorstwa boją się czasochłonnego procesu wdrażania systemu elektronicznej faktury u tysięcy partnerów i późniejszych problemów z jego utrzymaniem.

Rozwiązanie: Dostarczyciele usług zapewniają zaawansowane narzędzia takie jak podręczniki użytkownika, webinary, warsztaty, szkolenia na odległość i oferują wielojęzyczną obsługę klienta (Service Desk) dla zagranicznych klientów. Zalecane kroki to określenie najważniejszych partnerów, którzy powinni zostać włączeni w pierwszej kolejności i pomoc dostarczycielowi usług w przekonaniu kilku przeciwników, którzy znajdą się w każdej firmie.

  1. Utrzymanie zgodności z normami międzynarodowymi

Potencjalny problem: Nie jest łatwo śledzić wszystkie prawne kwestie związane z e-fakturowaniem. Nawet wśród państw członkowskich Unii Europejskiej istnieją zróżnicowane lokalne wymogi i zawiłości, dotyczące np. konieczności korzystania z podpisu elektronicznego czy też stosowania systemu EDI jako metody uwierzytelniania użytkownika. Nie wspominając nawet o tzw. clearance model, który jest typowy dla Turcji i Meksyku, gdzie wymaga się integracji z serwerami rządowymi.

Rozwiązanie: W związku ze wszystkimi wymagającymi regulacjami firmy powinny współpracować z doświadczonym dostarczycielem usług, który może zagwarantować zgodność z prawem wielu państw i możliwość współpracy z innymi dostawcami rozwiązań klasy EDI.

  1. Wewnętrzne procedury biznesowe

Potencjalny problem: w zależności od struktury firmy wiele działów może być zaangażowanych w projekty dotyczące e-fakturowania. Z pewnością dział finansowy i księgowość będą najważniejsze w tym kontekście, ale dział sprzedaży lub zakupów, logistyka lub dział IT również powinny być zaangażowane w projekt. Ponadto różne działy używają często różnego oprogramowania i ważne dane są rozsiane po całej firmie. Niektóre przedsiębiorstwa niechętne procesowi zmiany po prostu próbują negocjować koszt druku i skanowania tradycyjnych faktur.

Rozwiązanie: projekty z zakresu e-fakturowania przynoszą znaczące korzyści dla firmy i w związku z tym powinno się wyznaczyć pracownika wyższego szczebla (np. członka zarządu), który nadzorowałby projekt, ustalał priorytety i w razie potrzeby, zwracał się z prośbą o konsultację do przedstawicieli wybranych działów. E-fakturowanie (lub, idąc dalej, obsługa całościowych rozwiązań od Zamówienia do Płatności) wymaga bowiem integracji z systemami, które dostarczają wyczerpujących i godnych zaufania danych, pozwalających na usprawnienie procesu decyzyjnego.

  1. Bezpieczeństwo danych, przechowywanie… i świadomość.

Potencjalny problem: Zazwyczaj istnieje wiele powodów, aby opóźnić projekt. Interesujące jest to, że istnieją firmy podobnej wielkości, o podobnym profilu biznesowym i pracujące z podobną grupą konsumentów lub sprzedawców, które przyjmują bardzo różne strategie związane z e-fakturowaniem.

Rozwiązanie: W przypadku pierwszej grupy przedsiębiorstw e-fakturowanie już okazało się korzystne i, w związku z efektem sieciowym, firmy te osiągnęły wyraźne zyski wyrażone realnymi liczbami, szczególnie w sytuacji gdy firma powiększa się i zdobywa nowych partnerów, zarówno klientów, jak i dostawców. Kiedy firmy te, najczęściej „zapraszane” do przejścia na e-fakturę przez swoich klientów, przygotowywały swoje systemy, chciały zautomatyzować proces i móc przetworzyć nawet 100% faktur elektronicznie. Druga grupa firm nadal nie uważa, że e-fakturowanie jest dla nich korzystne. Zazwyczaj nie chcą oni rozszerzać swojego systemu dopóki inni partnerzy nie zmuszą ich do tego.

Rozwiązanie: Osoby decyzyjne powinny zacząć interesować się problematyką e-fakturowania i zobaczyć, w jaki sposób może ono zmienić funkcjonowanie ich firm. Warto to zrobić. Chcąc zachęcić partnerów biznesowych do podjęcia wysiłku można publikować wyliczenia i studia przypadku, co ułatwi zrozumienie potencjału e-fakturowania.

Zgodnie z wieloma raportami wspominanymi na początku artykułu, rynek e-fakturowania będzie stale rósł. Trudno wyobrazić sobie, że firmy które już wdrożyły e-fakturę, porzucą swoje projekty. Tysiące nowych podmiotów zaczną niedługo wymieniać faktury elektronicznie ze względu na presję finansową, oczekiwania partnerów czy wymagania prawne. To tylko kwestia czasu. Jest bardzo prawdopodobne, że za pięć, dziesięć, może dwadzieścia lat e-fakturowanie stanie się rozwiązaniem tak typowym, że ludzie będą uśmiechali się ironicznie na samą wzmiankę o drukowanych fakturach, kopertach, znaczkach i czasie dostarczenia dokumentu sięgającym kilku dni. To właśnie na naszych oczach e-fakturowanie staje się nowym standardem.

Autor: Bartłomiej Wójtowicz, Product Manager, Comarch EDI

Komentarzy (0)

Tags: , , ,

Zatory płatnicze hamują rozwój małych firm

Dodany 18 sierpnia 2015 przez admin

Gospodarki wielu krajów opierają się na zaangażowaniu i dynamice małych i mikrofirm. Jednak najmniejsze przedsiębiorstwa najbardziej są narażone na różnego rodzaju ryzyka w prowadzeniu biznesu. Jedną z największych niedogodności są opóźnienia w płatnościach, powodujące zatory płatnicze i kłopoty finansowe wielu podmiotów.

W globalnej gospodarce 70-90 proc. miejsc pracy kreują nowo zakładane firmy i małe przedsiębiorstwa. Szacuje się, że światowa gospodarka w ciągu najbliższych 15 lat będzie potrzebowała ok. 600 mln nowych pracowników. Czy kondycja sektora małych firm pozwala na myślenie, że są w stanie w tak krótkim czasie przyjąć do pracy tak ogromną liczbę nowych pracowników?

Badania przeprowadzone przez firmę Sage wśród brytyjskich przedsiębiorców wykazały, że przeciętna mała firma w Wielkiej Brytanii posiada wierzytelności na kwotę 12 tys. funtów. Średnio przedsiębiorcy spędzają 336 godzin rocznie na ściąganiu zaległych należności. Niemal dwie trzecie małych firm jest zmuszonych czekać nawet 60 dni na uregulowanie należności przez partnerów biznesowych. Dla małych podmiotów opóźnienia tego rodzaju są niezwykle uciążliwe, generują zatory płatnicze i negatywnie wpływają na płynność finansową małych firm. Tymczasem małe firmy są rdzeniem brytyjskiej gospodarki, zatrudniając 2,2 mln pracowników.

Raport „Indeks zatorów płatniczych” opublikowany w maju br. przez BIG InfoMonitor wykazały, że polskie średnie i duże firmy oczekują na realizację faktur ok. dwóch miesięcy, małe – ok. trzech, a najdłużej muszą czekać na zapłatę mikroprzedsiębiorstwa – nawet 4 miesiące. Z danych BIG InfoMonitor wynika, że opóźniona jest nawet co dziesiąta złotówka wpływająca na konto firmowe. W sektorze małych i średnich firm opóźnione należności dotyczą ok. 42 proc. wszystkich płatności. Ponad połowa firm tego sektora (54 proc.) przyznaje, że posiada przeterminowane należności przewyższające 50 tys. zł. Średnio na firmę przypada 69,5 tys. nieuregulowanych płatności. To z kolei negatywnie odbija się na rynku pracy. Niska płynność finansowa przedsiębiorstw obniża możliwości zatrudniania nowych pracowników.

Raport Krajowego Rejestru Długów oraz Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce wykazuje, że skala problemu jest jeszcze większa. W drugim kwartale 2015 r. z problemem zatorów płatniczych zetknęło się 84 proc. firm. Według KPF zadłużenie wobec małych firm wzrosło w ciągu roku o 7 proc.

Powyższe przykłady pokazują, że wprowadzone w 2013 przepisy deregulacyjne dotyczące przeciwdziałania zatorom płatniczym, nie do końca zdają egzamin. Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych wprowadziła co prawda generalną zasadę, mówiącą o tym, że termin zapłaty w transakcjach między przedsiębiorcami nie może przekroczyć 60 dni. Jednak jak pokazują dane z tegorocznych raportów, jednostki gospodarcze wciąż borykają się z kwestią przedłużającego się oczekiwania na płatności.

Problemy małych firm zostały zauważone podczas odbywającego się w dniach 28-30 lipca w Nowym Orleanie Sage Summit. „Światowa gospodarka jest uzależniona od kondycji małych i średnich firm. Niestety większość z nich musi na rynku radzić sobie samodzielnie, bez pomocy z zewnątrz” – mówił w czasie swojego wystąpienia prezes firmy Sage, Stephen Kelly.

Pewnym usprawnieniem procesów płatniczych może być przyspieszenie wymiany dokumentów między partnerami handlowymi, w szczególności faktur. Dzięki e-fakturom, odpowiedni dokument może dotrzeć do kontrahenta drogą elektroniczną już po chwili od wystawienia. Planując wdrożenie tego typu rozwiązań warto korzystać z uniwersalnego standardu e-faktury będącego plikiem PDF zawierającym metadane. Dzięki temu możliwe jest przekazanie w jednym dokumencie informacji czytelnej zarówno dla osoby odbierającej, jak i dla systemu informatycznego, co umożliwia automatyczne wprowadzanie dokumentu do systemu księgowego (bez konieczności ręcznego wpisywania danych do komputera). Krajowe Forum Elektronicznego Fakturowania (działające pod patronatem Ministerstwa Gospodarki) opracowało wytyczne dotyczące uniwersalnego standardu e-faktury. Zweryfikowany przez KFEF format przygotowany przez firmę Sage można pobrać bezpłatnie ze strony producenta.

Źródło: Sage

Komentarzy (0)

Tags: , , ,

Można wyeliminować przestępczość opartą na fałszywych e-fakturach

Dodany 18 grudnia 2014 przez admin

Od kiedy w Polsce zliberalizowano przepisy w zakresie posługiwania się elektroniczną formą faktury, przedsiębiorcy coraz chętniej odchodzą od papierowego dokumentowania sprzedaży. Masowi wystawcy faktur również skutecznie przekonują swoich klientów do odbierania rozliczeń w postaci elektronicznej. Zjawisko upowszechniania fakturowania elektronicznego coraz częściej wykorzystywane jest przez cyberprzestępców. W roku 2014 wyraźnie nasiliły się przypadki maili imitujących korespondencję dużych operatorów telekomunikacyjnych oraz dostawców mediów.

Dotąd zidentyfikowano kilka rodzajów ataków. Celem jednych jest wyłudzenie od odbiorcy pieniędzy. W tych przypadkach w mailu zwykle załączona jest imitacja faktury znanego dostawcy lub wezwania do zapłaty, przy czym w dokumencie wskazany jest niewłaściwy rachunek bankowy. W innych przypadkach (i te obecnie dominują) e-mail imitujący korespondencję nadawcy zawiera plik ze złośliwym oprogramowaniem. Celem przestępców nie jest więc wyłudzenie, lecz zainfekowanie komputera szkodliwym programem (np. w celu kradzieży tożsamości użytkownika).

Zazwyczaj adresy, z których nadawane są fałszywe e-faktury, są bardzo podobne do prawdziwych adresów nadawców” – mówi Bogdan Zatorski, ekspert konsultingu w Sage – „Zdarzają się jednak i takie przypadki, w których fałszywe faktury odbierano z domen operatorów, a adresy nadawców były takie same jak te, z których wysyłane są prawdziwe e-faktury„. W takich przypadkach nieuważnego odbiorcę dzieli jedynie krok od stania się ofiarą – jest bowiem chroniony jedynie przez zainstalowane oprogramowanie antywirusowe. W tym miejscu warto dodać, że zazwyczaj (choć nie jest to bezwzględną regułą) zarażone e-faktury mają rozszerzenia zip lub exe. Prawdziwe e-faktury masowych wystawców mają zazwyczaj rozszerzenie pdf.

Nie jest prawdą, że fałszywe e-faktury dotykają przede wszystkim odbiorców. Ci, oczywiście, ponoszą wszelkie konsekwencje wynikające ze skutecznych wyłudzeń oraz zarażenia sieci i własnych komputerów. Nadawcy jednak też ponoszą z tego tytułu poważne konsekwencje. „Fałszywa e-faktura nadana z domeny operatora i wykorzystująca jego znaki towarowe bezpośrednio dotyka jego reputacji” – kontynuuje Bogdan Zatorski. Poza tym, każda fala dystrybucji fałszywych e-faktur pociąga za sobą konieczność wzmożenia działań infolinii, której pracownicy muszą odpowiadać na zgłoszenia zdenerwowanych klientów. Wreszcie, coraz bardziej świadomi klienci również zaczynają działać. Po pierwsze, zastanawiają się nad powrotem do faktur papierowych, co nie opłaca się zarówno im, jak i wystawcom. Po drugie, zaczynają aktywniej wykorzystywać filtry poczty elektronicznej, które coraz częściej kierują maile z prawdziwymi fakturami w spamie czyli katalogu niechcianej i pomijanej poczty. Operatorzy już dziś skarżą się na to, że coraz więcej klientów dzwoni na infolinie, by prosić o ponowne przesłanie mailem poprawnie wysłanej faktury. Obsługa tego procesu w pełnej skali naprawdę sporo kosztuje i zabiera czas klienta, konsultanta infolinii oraz często dodatkowo pracownika operacyjnego, który wysyła ponownie e-fakturę. Zresztą w takich sytuacjach ponownie wysłane e-faktury często ponownie trafiają do spamu adresata. W kontekście masowego stosowania e-faktur zjawisko to zaczyna być problemem.

Jedno rozwiązanie

Istnieje co najmniej jedno skuteczne rozwiązanie, które eliminuje zagrożenia związane z otrzymywaniem fałszywych faktur oraz e-faktur z wirusami. To platforma (serwis internetowy), który świadczy usługi elektronicznego listonosza w obiegu faktur między firmami. Do serwisu trafiają z jednej strony faktury nadawców, którzy przed wysłaniem dokumentów muszą zostać zarejestrowani i zweryfikowani. Przesłane faktury odbiorcy odbierają bezpośrednio z serwisu, a nie przez e-mail. Wsparcie komunikacji e-mail w tym przypadku ogranicza się jedynie do powiadomień: adresata o tym, że ma do odebrania fakturę, a nadawcy o fakcie odbioru faktury przez adresata. Konieczność rejestracji nadawcy w serwisie i weryfikacja danych rejestrowych eliminuje możliwość przesyłania przez serwis zainfekowanych plików, a każda próba przesłania imitacji faktury np. z fałszywym kontem wierzyciela, skutkowałaby szybkim wykryciem sprawcy.

Wykorzystanie serwisu internetowego do wymiany e-faktur między firmami i konsumentami buduje przestrzeń zaufania. Co więcej, z perspektywy przedsiębiorstw, elektroniczny listonosz daje możliwości integracji z użytkowanymi systemami informatycznymi. Z jednej strony system rozliczeń lub sprzedaży u dostawcy może automatycznie wysyłać fakturę do serwisu. Natomiast po stronie odbiorcy system finansowo-księgowy może automatycznie te faktury odbierać i rejestrować tak by ułatwić pracę księgowym. W następnym kroku, po sprawdzeniu faktury są wprowadzane do firmowego procesu przetwarzania dokumentów (ewidencji, księgowania, archiwizacji).

Jest bardzo prawdopodobne, że bezpieczne rozwiązania wymiany faktur elektronicznych między nadawcą a odbiorcą, będą szybko zyskiwały popularność nie tylko ze względu na usprawnienie pracy, ale również ze względu na rosnącą lawinowo ilość cyberataków. Faktury elektroniczne mają wiele zalet, ale aby je w pełni wykorzystać warto zmienić powszechne przesyłanie faktur pocztą elektroniczną  na autoryzowaną, uniwersalną i bezpieczną strefę wzajemnego zaufania.

Źródło: Sage

Komentarzy (0)

Tags: , , , , ,

Izba Skarbowa rozstrzyga moment doręczenia e-faktury w serwisie miedzyfirmami.pl

Dodany 10 czerwca 2013 przez admin

Izba Skarbowa w Warszawie wydała interpretację dla serwisu miedzyfirmami.pl, który służy do wymiany dokumentów elektronicznych i e-faktur. Opinia została wydana na podstawie interpelacji wystosowanej do Ministerstwa Finansów przez firmę Sage, twórcę i operatora serwisu. Szczególnie istotne wydaje się zaopiniowanie przez Izbę Skarbową momentu uznania e-faktury za doręczoną oraz wynikających z tego konsekwencji podatkowych.

Firma Sage, twórca i operator serwisu miedzyfirmami.pl do wymiany dokumentów elektronicznych i e-faktur, wystosowała interpelację, w której pytano m.in. o określenie momentu doręczenia e-faktury oraz wynikające z niego uprawnienia do odliczenia podatku należnego. Pytano też o uznanie zgodności z obowiązującym prawem mechanizmów i obiegu informacji, jakim posługuje się serwis miedzyfirmami.pl w zakresie wymiany e-faktur i faktur korygujących.

Odebrany e-mail równoznaczny z odbiorem e-faktury

Izba Skarbowa w swojej interpretacji wydała jednoznaczną opinię, iż za moment doręczenia e-faktury do odbiorcy uznaje się dzień, w którym odbiorca ten odebrał e-mail powiadamiający o przesłaniu do niego e-faktury za pośrednictwem serwisu miedzyfirmami.pl . W praktyce e-mail powiadamiający odbiorcę e-faktury wysyłany jest automatycznie w momencie wgrania na serwer miedzyfirmami.pl dokumentu przez nadawcę. Izba jednocześnie zaznaczyła, że „odbiorca e-faktury jest upoważniony do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony wykazany na e-fakturach, w okresie, w którym otrzymał wiadomość e-mail, bądź w dwóch następnych okresach rozliczeniowych – w zakresie w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych”. Warto podkreślić, że opinia ta dotyczy zarówno e-faktur, jak i faktur korygujących wysyłanych w postaci elektronicznej za pośrednictwem serwisu.

Międzyfirmami.pl zgodny z obowiązującymi przepisami

Izba Skarbowa w interpretacji jednoznacznie potwierdza, że stosowany przez serwis miedzyfirmami.pl model wymiany e-faktur jest zgodny z obowiązującymi przepisami. Serwis obecnie oferuje możliwość przesłania e-faktury nawet do niezarejestrowanego w nim kontrahenta. Użytkownik serwisu może wskazać odbiorcę, wraz z jego adresem e-mail do doręczenia powiadomienia. Serwis automatycznie wyśle do wskazanego nadawcy powiadomienie e-mail zawierający link do pobrania e-faktury z serwera serwisu.

Izba Skarbowa potwierdziła również zgodność z prawem umowy (tzw. gwiaździstej), jaką użytkownik zawiera z serwisem miedzyfirmami.pl w procesie rejestracji. Umowa gwiaździsta oznacza zgodę na otrzymywanie e-faktur od wszystkich zarejestrowanych w serwisie kontrahentów. Jej podpisanie znosi zatem obowiązek wyrażania indywidualnej zgody na odbieranie e-faktur wobec poszczególnych kontrahentów.

Źródło: www.sage.com.pl

Komentarzy (0)

Zdjęcia z naszego Flickr'a

Zobacz więcej zdjęć

POWIĄZANE STRONY

ELASTYCZNY WEB HOSTING