quercus logo m

Tags: , ,

W poszukiwaniu wsparcia, czyli dwa podejścia do ścieżki rozwoju

Dodany 22 kwietnia 2021 przez admin

Co trzeci pracownik czuje się niedoceniany w pracy. Ciekawy zakres obowiązków to drugi z czynników (poza finansami) brany pod uwagę podczas poszukiwania pracy. Zdaniem ponad połowy ankietowanych idealny pracodawca to taki, który umożliwia szkolenie się i rozwój. Jak wynika z danych z raportu Pracuj.pl „Polacy w środowisku pracy”[1] – Polacy są otwarci na nową pracę, lecz ich motywacje nie zawsze są natury finansowej. Być może to odpowiednia polityka rozwoju ścieżek kariery może zatrzymać w firmie najlepszych specjalistów i menedżerów. Jakie narzędzia i metody można wykorzystać?

Pracownicy – opłacalna inwestycja

Pandemia zmieniła rynek pracy, przesuwając środek ciężkości z pracowników w stronę pracodawców, których pozycja rynkowa trochę się wzmocniła (względem lat poprzednich). Z badania Pracuj.pl „Polacy w środowisku pracy” wynika jednak, że mimo większej niepewności na rynku pracy, Polacy (86%) są otwarci na nowe oferty, a im młodsza grupa, tym ten odsetek jest wyższy (w grupach 18-24 lata i 25-34 lata wynosi ponad 90%). Dlatego pracodawcy mimo wszystko nie powinni osiadać na laurach, lecz aktywnie wspierać pracowników, tak aby porzucili oni ewentualne myśli o zmianie pracy.

Utrata specjalistów i menedżerów to dla firm duże wyzwanie: konieczność prowadzenia rekrutacji, proces onboardingu, niepewność związana z tym, czy nowa osoba odnajdzie się w zespole, będzie odpowiednio zaangażowana, spełni oczekiwania i czy za chwilę nie odejdzie. Z biznesowego punktu widzenia inwestowanie w obecnych pracowników obarczone jest o wiele mniejszym ryzykiem.

– Pracownik, który widzi, że pracodawca go ceni, wiąże z nim długofalowe plany i pozwala mu się rozwijać, jest bardziej związany z firmą, mocniej się angażuje i rzadziej odchodzi. Ważne aby stworzyć mu odpowiednie ku temu warunki. Pierwszym, moim zdaniem niezbędnym, elementem identyfikacji potrzeb rozwojowych pracownika jest rozmowa, na przykład podczas oceny rocznej. To doskonała okazja, aby wspólnie wyznaczyć kierunek rozwoju oraz krótkookresowe i długookresowe cele w tym zakresie – wyjaśnia Wojciech Miszewski, ekspert z zakresu SAP SuccessFactors w Quercus Sp. z o.o., firmie specjalizującej się we wdrożeniach rozwiązań SAP w obszarze HR.

Kariera na zakręcie – przydatne rozwiązania

Co prawda wciąż największym motywatorem zmiany pracy są zarobki, jednak skoro 33% ankietowanych twierdzi, że są niedoceniani w pracy, warto zastanowić się, czy zmiana podejścia do polityki rozwoju pracowników nie jest działaniem, które może pomóc zatrzymać w firmie największe talenty.

– Odpływ talentów to problem, z którym boryka się wiele sektorów, a jednym z nich jest branża IT. Można zatem powiedzieć, że poniekąd na sobie testujemy rozwiązania, które pozwalają ten proces ograniczyć. Narzędziem, które sprawdza się w tym przypadku, jest SAP SuccessFactors, stworzone z myślą m.in. o efektywnym zarządzaniu karierą personelu, wyłanianiu talentów i planowaniu sukcesji – twierdzi ekspert Quercus Sp. z o.o.

Program SuccessFactors jest narzędziem dla menedżerów, którzy mogą dzięki niemu ocenić wydajność pracowników w oparciu o różne kryteria, w tym obiektywne analizy wydajności i oceny roczne. System sam tworzy matryce potencjału pracowników (menedżer widzi więc od razu, w które osoby warto inwestować), pozwala także na identyfikację pracowników, w stosunku do których istnieje największe ryzyko odejścia (i określa, w jaki sposób ta strata może wpłynąć na funkcjonowanie organizacji).

– Może zdarzyć się tak, że menedżer nie zdaje sobie sprawy, iż pracownik posiada zbyt wysokie kwalifikacje na dane stanowisko, co może sprawić, iż czuje się niedoceniany. Z drugiej strony z oceny posiadanych przez niego kompetencji może wynikać prosty wniosek, że jest idealnym kandydatem na objęcie wyższej pozycji w przyszłości, jednak trzeba uzupełnić (wskazane przez system) luki kompetencyjne – podkreśla Wojciech Miszewski.

Rolą menedżera jest więc pokierowanie pracownikiem, wskazanie mu odpowiedniej drogi rozwoju, tak aby mógł w przyszłości objąć dane stanowisko. Jednak jest to możliwe pod warunkiem, że plan menedżera i cele pracownika podążają w tym samym kierunku. Menedżer powinien więc działać w tym przypadku trochę na zasadzie coacha kariery – pomagać pracownikowi świadomie budować ścieżkę kariery, zgodnie z jego potencjałem, wartościami i możliwościami.

Menedżer na zakręcie – coaching kariery

Praca powinna być źródłem satysfakcji, choćby z tego powodu, że spędzamy w niej 1/3 życia (w okresie, gdy jesteśmy czynni zawodowo). Dlatego wybory zawodowe są tak ważne i z tego też powodu… czasem konieczne są zmiany. O ile dobry menedżer jest w stanie wspomóc w tym zakresie podwładnych, o tyle sam może znaleźć się w sytuacji, kiedy poczuje, że jest na zawodowym zakręcie.

Funkcja menedżera obarczona jest dużym ryzykiem wypalenia zawodowego. Czasem kierownicy nie widzą przed sobą perspektyw, czują, że w danej branży osiągnęli już pułap, którego nie mogą lub nie chcą przekroczyć. Nie wiedzą, czy warto wprowadzać zmiany, gdzie szukać wyzwań zawodowych, czy może się przebranżowić. A jeśli czują, że obrali dobry kierunek, nie zawsze wiedzą, co robić dalej. Coraz więcej z nich korzysta więc z usług coachingu kariery, dzięki którym mogą świadomie kierować swoimi decyzjami zawodowymi.

– Coaching kariery cieszy się rosnącą popularnością dlatego, że nie jest klasyczną diagnozą, ale procesem rozwojowym, opartym na tym, aby uświadomić sobie własny potencjał, motywy, zasoby, aspiracje i odnaleźć drogi oraz rozwiązania, których na wcześniejszym etapie nie było się nawet świadomym. Nie musi dotyczyć to zmiany pracy, ale zmiany podejścia do obecnie wykonywanego zajęcia. I w tym kontekście może być narzędziem wsparcia dla menedżerów chcących lepiej wykonywać swój zawód i czuć się spełnionymi w tej pracy. Sesje z coachem kariery mogą też być jednym z elementów programu bonusowego dla menedżerów – podsumowuje przedstawiciel firmy Quercus Sp. z o.o.

Szeregowy pracownik, specjalista, menedżer wysokiego szczebla – każdy może znaleźć się na zawodowym zakręcie i szukać sposobów wyjścia z impasu. Dla jednych wsparciem mogą być narzędzia informatyczne, które czarno na białym pokażą kierunek, w którym warto się rozwijać. Dla innych bodźcem będzie rzeczowa rozmowa z przełożonym. A dla jeszcze innych – bardziej twórcze podejście oparte na kreatywnym odkrywaniu własnego potencjału i poszukiwaniu nowych rozwiązań. Ważne aby wszystkie te metody prowadziły do sukcesu: łagodnego pokonania zawodowego zakrętu i wyjścia na prostą, która bez przeszkód prowadzić będzie do nowych zawodowych celów.

SuccessFactors – wsparcie zarządzania na sześciu poziomach

#1 Zarządzanie danymi

Moduł Employee Central to rdzeń pakietu, zintegrowany z pozostałymi modułami, pozwalający menedżerom i pracownikom na intuicyjne zarządzanie danymi, wakatami i czasem pracy. Ma formę prostego w obsłudze i atrakcyjnego portalu, dostępnego z każdego urządzenia (po zalogowaniu).

#2 Zarządzanie celami

Moduł Performance & Goals umożliwia zarządzanie ocenami pracowniczymi, tworzenie i wyznaczanie celów globalnych i indywidualnych, możliwość analizy wydajności pracowników, przyznawania nagród oraz optymalizacji informacji zwrotnych.

# 3 Zarządzanie wiedzą

Moduł Learning pozwala na realizację strategii edukacyjnej dopasowanej do potrzeb pracowniczych, na zarządzanie szkoleniami, tworzenie i realizację szkoleń oraz tworzenie platformy e-learningowej.

# 4 Zarządzanie zmianami kadrowymi

Moduł Succession & Development jest podstawowym narzędziem do zarządzania talentami i obejmuje m.in. planowanie ścieżek kariery, identyfikację luk kompetencyjnych, przewidywanie i planowanie zmian kadrowych, tworzenie dodatkowych bodźców motywacyjnych, wyszukiwanie pracowników w oparciu o kompetencje.

# 5 Zarządzanie rekrutacją

Moduł Recruitment to efektywna platforma pomagająca znaleźć i zainteresować potencjalnych kandydatów do pracy, zapewniająca kompleksową obsługę procesu rekrutacji, całkowicie zintegrowana z portalami społecznościowymi.

# 6 Wsparcie dla nowo zatrudnionych pracowników

Moduł Onboarding ułatwia nowym pracownikom odnalezienie się w przedsiębiorstwie, a pracodawcy umożliwia nie tylko zgromadzenie w jednym miejscu dokumentów do wypełnienia, szkoleń, materiałów do przejrzenia, ale również stworzenie listy osób, które mogą pomóc nowo zatrudnionym przejść okres adaptacji.

[1] https://media.pracuj.pl/123872-polacy-gotowi-na-zmiane-pracy-badanie-pracujpl

Źródło: Quercus Sp. z o.o.

Komentarzy (0)

simple_logo_new

Tags: , , ,

Herbapol SA dołączyło do grona klientów Simple

Dodany 17 kwietnia 2021 przez admin

W drugiej połowie marca Simple SA zawarło kontrakt z Wrocławskimi Zakładami Zielarskimi Herbapol S.A. Realizacja umowy dotyczyć będzie m.in. dostarczenia licencji serwerowej i wdrożenia funkcjonalności PERSONEL. Przedmiotowy kontrakt zostanie zrealizowany do końca grudnia 2021 r.  Herbapol Wrocław S.A. jest kolejnym zdobytym klientem na przestrzeni ostatnich kilku miesięcy.

Oferta Simple spełniła postawione przez Herbapol Wrocław wymagania systemowe. Jesteśmy przekonani, że wybrane oprogramowanie zoptymalizuje pracę oraz wpłynie na efektywność funkcjonowania poszczególnych działów firmy. To przełoży się również na szybsze wykonywanie obowiązków oraz sprawniejszą komunikację z pracownikami. Wieloletnie doświadczenie Simple – wśród różnego rodzaju firm i instytucji – utwierdza nas w przekonaniu, że dokonaliśmy najlepszego wyboru, a narzędzia oferowane przez spółkę będą sprawnie i skutecznie wdrożone – mówi Edyta Sapijaszko, Kierownik Działu Informatyki Wrocławskie Zakłady Zielarskie Herbapol S.A.

Wdrożenie w Herbapol funkcjonalności PERSONEL będzie wspierać zarządzanie zasobami ludzkimi. Moduł ten będzie odpowiedzialny za obsługę spraw pracowniczych oraz dostarczenie niezbędnych do analizy – dla kadry menadżerskiej – informacji o zatrudnionych. Dodatkowo w firmie Herbapol Wrocław S.A. zaimplementowane zostanie rozwiązanie XPRIMER.

Dołączenie do grona klientów Simple przedsiębiorstwa Herbapol Wrocław S.A. jest dla nas ogromnym wyróżnieniem. Cieszymy się, że tak znana i ceniona firma postawiła na oferowane przez Simple rozwiązania. Jesteśmy przekonani, że współpraca z Herbapol będzie profesjonalna i korzystna, a proponowane rozwiązania usprawnią zachodzące w firmie procesy związane z zasobami ludzkimi – mówi Damian PłotnikowskiKey Account Manager Simple SA. Nasze produkty od lat cieszą się stale rosnącym zainteresowaniem wśród potencjalnych i aktualnych klientów. Jesteśmy przekonani, że rozwiązania oferowane przez Simple spełnią oczekiwania nawet najbardziej wymagających klientów. Wdrażanie przemyślanych systemów jest trudniejsze i wymaga więcej czasu, ale wierzymy, że warto to robić  – dodaje.

Źródło: Simple

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags: , ,

Praca zdalna jest wyzwaniem zarządczym

Dodany 30 kwietnia 2020 przez admin

O tym, dlaczego formuła pracy zdalnej jest wyzwaniem dla kadry menedżerskiej opowiada Maciej Kabaciński, ekspert firmy Quercus Sp. z o.o., specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.

Niezależnie od tego, na ile zniesione zostaną obecne obostrzenia, z dużym prawdopodobieństwem można uznać, że formuła pracy zdalnej na stałe wpisze się w biznesową rzeczywistość wielu organizacji. Obecnie nawet te przedsiębiorstwa, które wcześniej nie były technicznie przygotowane na tę opcję, wdrożyły odpowiednie rozwiązania, zapewniając pracownikom narzędzia do pracy na odległość. Z tym zadaniem poradziliśmy sobie świetnie. Teraz, aby praca zdalna była efektywna dla przedsiębiorstwa w dłuższym okresie, menedżerowie muszą skupić się na narzędziach zarządczych, czyli tych, które niwelują jedną z największych obaw dotyczących pracy zdalnej – brak wglądu w postępy prac.

Wielu menedżerów, zwłaszcza z firm, w których nie praktykowano dotąd pracy na odległość, jako wadę tego rozwiązania podkreśla brak możliwości kontroli postępów. W rzeczywistości, przy dobrze dobranych narzędziach i prawidłowo wytyczonych celach dla każdego stanowiska, zespołu czy działu, weryfikacja pracy zdalnej także jest możliwa. Może być nawet skuteczniejsza (bo w większym stopniu oparta na mierzalnych czynnikach) niż tradycyjna. Tak naprawdę to kwestia zmiany punktu widzenia.

Paradoksalnie bowiem przejście na pracę zdalną jest największym wyzwaniem dla zarządu, który musi zmienić podejście do kierowania zespołem. Z jednej strony bardziej mu zaufać, z drugiej – zgodnie z zasadą, że kontrola jest najwyższą formą zaufania, efektywniej weryfikować realizację zadań.

Podstawą w tym przypadku jest określenie mierzalnych celów, jak np. wykonanie 15 telefonów dziennie, opisanie 10 produktów na stronę internetową, przygotowanie 3 raportów, zaprojektowanie 7 bannerów reklamowych. Tak określone cele możemy łatwo zweryfikować. Zaawansowane narzędzia do zarządzania kadrami, jak np. SuccessFactors Performance and Goals Management, pozwalają na przypisywanie celów do konkretnego pracownika, następnie do zespołu, czy działu. Zadania te mogą dotyczyć projektu – a niezależnie od nich menedżer może wytyczyć indywidualne cele dla każdego pracownika. Dobrze określone cele ułatwiają następnie weryfikację wydajności. A ponieważ są mierzalne, w większości przypadków weryfikacja postępów i efektywności oparta będzie na obiektywnych przesłankach. Co więcej, pracownik – wiedząc, jakie wymagania są przed nim stawiane – będzie mieć jasną sytuację, co i w jakim czasie powinien wykonać. Niezależnie od tego, w jakim miejscu pracuje.

Cyfryzacja zarządzania kadrami to trend, który nie pojawił się w efekcie pandemii, lecz wyraźnie się zaznacza od kilku lat. Epidemia koronawirusa po prostu przyspieszyła proces zmian. Menedżerowie dostrzegli zalety rozwiązań cyfrowych, które w dobie epidemii okazały się nie tylko efektywne, ale przede wszystkim bezpieczne – zarówno pod względem zdrowotnym, jak i zachowania ciągłości działania przedsiębiorstwa.

Źródło: Quercus

Komentarzy (0)

optiveum logo

Tags: , ,

Czy praca zdalna zostanie z nami na dobre?

Dodany 21 kwietnia 2020 przez admin

Do niedawna temat pracy zdalnej, pracy z domy czy tak zwanego – w korporacjach – home-office traktowany był jako coś pożądanego. Pracodawcy, walcząc o pracowników, oferowali często możliwość pracy z domu jako dodatek pozapłacowy, inaczej mówiąc benefit pracowniczy.  Nierzadko, możliwość otrzymania zgody na pracę z domu uzależniona była od wyników czy też stażu w firmie.

Nagle od kilku tygodni uprzedni element premiowania pracowników stał się codziennością i to chyba nie taką, na którą liczyliśmy. Czy zatem praca z domu zostanie z nami na zawsze? Czy firmy zrezygnują z części biur, żeby zaoszczędzić na kosztach wynajmu powierzchni? Czy też jednak powrócimy do dawnego modelu spotkań, podróży do klientów, żeby spotkać się z nimi twarzą w twarz?

Kusząca perspektywa?

Nikt nie jest w stanie dać konkretnej odpowiedzi, jednak przeniesienie części działalności firm na pracę zdalną może być kuszącą perspektywą. Wiele zależeć będzie od tego, jak długo restrykcje zostaną z nami, jak również od tego, czy nasze prawo – a w szczególności – prawo pracy zostanie bardziej dostosowane do warunków zdalnych niż obecne, które przewiduje jedynie telepracę, a ta z kolei obłożona jest wieloma obostrzeniami z zakresu chociażby BHP.

Obecna sytuacja wymusza na pracodawcach działania mniej standardowe, które jednak nie mogą wykraczać poza normy kodeksu pracy. A zatem nadal należy wyposażyć pracownika w odpowiedni sprzęt, jeśli oczekujemy, że pracować będzie z domu. Dopuszczalne jest jednak, by zatrudniony sam zakupił sprzęt, za który pracodawca zwróci mu koszty.

W przypadku jednak wypadku przy pracy w domu, konieczne jest zwołanie komisji i sporządzenie protokołu powypadkowego. Praktyka jednak pokazuje, że takie wypadki zdarzają się o wiele rzadziej niż w biurach. Czy zatem pracownicy wolą pracować z domu na stałe? Badania amerykańskiej formy Buffer, świadczącej usługi marketingowe on-line pokazują, że 19% z 2500 współpracowników firmy skarży się na poczucie samotności, co z kolei wpływa negatywnie na ich motywację do pracy, a co za tym idzie i na efekty działań.

Badania przeprowadzone również w Stanach Zjednoczonych na grupie 7 tysięcy pracowników stałych dowodzą, że aż 65% z respondentów pracę z domu uważa za bardziej wydajną, gdyż mogą się bardziej skupić, nie zajmują ich rozmowy z koleżankami i kolegami nie zawsze związane z tematem pracy. Badani wskazują również na oszczędność czasu, który przeznacza się na dojazdy do biura.

Mimo to jedynie 5% zawodowo czynnych Amerykanów decyduje się stale pracować w formie zdalnej, donoszą eksperci z Uniwersytetu Stanford w Kalifornii. Naukowcy opisali interesujący eksperyment z 2017 r., który przeprowadzono w jednej z największych agencji turystycznych w Chinach, zatrudniającej na co dzień ponad 16 tysięcy pracowników. W badaniu wzięło udział 500 z nich, którzy zostali podzieleni na dwie grupy – tych, którzy pracowali standardowo z biura oraz tych, którzy mając możliwości lokalowe, zdecydowali się przez pół roku pracować z domu.

Wnioski dla pracodawców

Okazało się, że w grupie pracującej z domu wzrosła wydajność pracy, o 50% zmniejszyła się absencja chorobowa oraz poziom spóźnień, które były ogromnym problemem w zakorkowanym codziennie Szanghaju. Firma zaoszczędziła również około 2000 USD na kosztach biura, licząc od każdego pracownika pracującego przez pół roku z domu. Kiedy jednak w ostatnich dniach eksperymentu przeprowadzono ankietę z pytaniem, kto z pracujących z domu wybrałby taką formę pracy na stałe, większość z respondentów odpowiedziała negatywnie. Motywowali to brakiem kontaktu ze współpracownikami i poczuciem odosobnienia, które się z tym wiązało.

Pamiętajmy również, że niechęć pracodawców do udzielania zgody na pracę zdalną wynikała nie tylko z troski o ich samopoczucie, ale również z troski o poufność danych na jakich pracują, a do których w warunkach biurowych mogą potencjalnie mieć dostęp osoby niepowołane. W obecnej sytuacji trudno jeszcze o wnioski, gdyż epidemia trwa i jesteśmy w dużej części zmuszeni pracować w odosobnieniu i kontaktować się z naszymi współpracownikami oraz klientami zdalnie. Można jedynie przewidywać, że duża część z pracodawców nie zdecyduje się na przedłużenie pracy zdalnej dłużej niż będzie to konieczne.

Autor: Marek Wróbel, Partner zarządzający, Optiveum

Komentarzy (0)

izfia_logo

Tags: , ,

Pracownicze Plany Kapitałowe a budżet pracodawców. Czym są PPK i jak się do nich przygotować?

Dodany 01 czerwca 2019 przez admin

Pracownicze Plany Kapitałowe to prywatny sposób oszczędzania zatrudnionego uwzględniający udział pracodawcy i państwa. Przy łącznej wpłacie 3,5%, pracodawcy i udziale państwa uczestnik przez okres 40 lat pracy może uzbierać około 100 000 PLN. Program wchodzi w życie 1 lipca tego roku i wymaga od pracodawców oprócz logistycznego wdrożenia planu również odpowiedniego zarządzenia budżetem. Jak zatem pracodawcy powinni przygotować się do tych zmian?  

Punktem wyjścia dla każdego pracodawcy będzie uwzględnienie wydatków na PPK w planie finansowym firmy na dany rok, a także wybór instytucji finansowej. Większość firm, które w pierwszej kolejności przystąpią do PPK utworzyło już odpowiednie rezerwy. Przygotowanie do Pracowniczych Planów Kapitałowych można podzielić na dwie fazy. Pierwsza z nich realizowana jest w porozumieniu z reprezentacją pracowników najpóźniej na jeden miesiąc przed terminem, w którym pracodawca jest zobligowany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Końcową datą na zawarcie umowy na zarządzanie PPK jest 25 października 2019 r. Z kolei druga faza wykonywana jest jako autonomiczna decyzja pracodawcy o wyborze zarządzającego w przypadku braku porozumienia z pracownikami, która powinna zostać udokumentowana.

– W mojej opinii oprócz przygotowania budżetu dla realizacji programu PPK najważniejsze wyzwanie dla pracodawcy to przedstawienie pracownikom korzyści z takiego programu i wspólny wybór firmy zarządzającej. To pozwoli na szeroki udział zatrudnionych w danej firmie czy przedsiębiorstwie w PPK. Kolejnym zadaniem, które stoi przed pracodawcami będzie dostosowanie systemów kadrowo-płacowych oraz przypisanie pracowników do PPK w danej firmie. Właściciel firmy będzie musiał również informować pracowników o instytucji zarządzającej aktywami, udzielać informacji o PPK, a także finansować i ewidencjonować wpłaty do planu  – tłumaczy prof. Marcin Dyl, prezes Izby Zarządzających Funduszami i Aktywami.

Pracownicze Plany Kapitałowe wiążą się także ze zmianami w działach HR, które przede wszystkim powinny objąć proces rekrutacji i wdrażania pracowników, zarządzanie zasobami ludzkimi, kompetencjami, formatem szkoleniowym. Pracodawcy powinni również zwrócić uwagę na problematykę rekrutacji pracowników innych narodowości oraz ponoszenie kosztów ich adaptacji w środowisku pracy. Analizy wymagać będzie również sytuacja pracowników 55+, pod kątem ich zachowań i funkcjonowania w warunkach wdrożenia nowego modelu oszczędzania.

Mimo, że PPK wymagają zgromadzenia odpowiedniego budżetu i przygotowania kadry, plan może umożliwić pracodawcom pozyskanie najlepszych pracowników, ale także zwiększenie lojalności już obecnych w firmie.

Źródło: IZFiA

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags: ,

E-akta pracownicze – poznaj 6 zalet prowadzenia e-dokumentów

Dodany 31 maja 2019 przez admin

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją zrównoważyła dokumentację w wersji papierowej z tą prowadzoną w formie elektronicznej. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców. Aby w pełni wykorzystać zalety takiego rozwiązania, powinni oni jednak jak najszybciej wdrożyć odpowiednie zmiany. Dlaczego? Przedstawiamy 6 kluczowych korzyści z prowadzenia kadr w formie zdygitalizowanej.

Nowe przepisy pozwalają pracodawcom na skrócenie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat (w przypadkach opisanych w ustawie), a także na domyślne przekazywanie wynagrodzeń na konta bankowe. Co ważne również dane ubezpieczonych do ZUS mogą być teraz przekazywanie w formie elektronicznej (i dzięki temu możliwe było skrócenie okresu archiwizacji dokumentów pracowniczych).

„Prowadzenie e-kadr znacznie usprawnia pracę działu personalnego. Pozwala zarówno na skuteczne i wygodne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, jak i na szybki dostęp do szerszego zakresu danych dotyczących pracowników, jak np. odbyte szkolenia” – wyjaśnia Paulina Kopcińska, ekspertka firmy Quercus zajmującej się m.in. wdrażaniem oprogramowania SAP do zarządzania e-aktami. „Prowadzenie e-akt (z wykorzystaniem skutecznego oprogramowania) ma ponadto wymiar wizerunkowy – świadczy o tym, że firma stosuje nowoczesne rozwiązania. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się także na wdrożenie dodatkowych aplikacji, nakładek do e-akt. Dzięki nim również pracownicy mogą weryfikować lub pobierać wybrane dokumenty lub składać wnioski online, np. o urlop, a firma zyskuje status otwartej”.

W dłuższej perspektywie dokumenty wszystkich pracowników będą musiały mieć formę elektroniczną. I choć obecnie może się to wydawać wyzwaniem, korzyści z tego rozwiązania są nie do przecenienia. Oto 6 najważniejszych:

# 1 NIŻSZE KOSZTY ARCHIWIZACJI

E-dokumenty to obniżenie kosztów przechowywania dokumentów kadrowych. Można zrezygnować ze skoroszytów, teczek osobowych, druków, stert papierów, które kurzą się, zajmują miejsce, są ciężkie i niestety łatwo się niszczą. Zastąpienie papierowej dokumentacji wersją elektroniczną to oszczędność: czasu (nie trzeba przekopywać się przez obszerną dokumentację papierową), miejsca (nie zajmuje miejsca w biurze), kosztów przechowywania dokumentów (nie trzeba kupować segregatorów, teczek, koszulek, przekładek i regałów, czy specjalnych szaf dostosowanych do wymagań RODO).

# 2 BŁYSKAWICZNY DOSTĘP DO AKT

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej to przede wszystkim szybki dostęp do akt oraz łatwe wyszukiwanie dokumentów. Każdy z użytkowników, w ramach nadanych uprawnień, może łatwo sprawdzić dokumenty własne lub współpracowników dotyczące np. okresu obowiązywania umowy, wymiaru urlopu, wypłaty itp.

# 3 UPORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI

Elektroniczna forma dokumentacji gwarantuje porządek w aktach. Po pierwsze upraszcza weryfikację listy dokumentów każdego pracownika i uzupełnienie ewentualnych braków. Po drugie ułatwia zachowanie chronologii i numeracji pojedynczych dokumentów danego pracownika. Po trzecie – gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów oraz rejestr wprowadzanych zmian.

# 4 JEDNOLITA STRUKTURA AKT

Przeniesienie dokumentacji do wersji elektronicznej zapewnia jednolitą strukturę akt – dokumenty przypisane do konkretnego pracownika są uporządkowane zawsze w taki sam, zgodny z przepisami sposób. Dzięki jednolitej strukturze łatwiej odszukać odpowiedni plik, łatwo też sprawdzić, czy w systemie znajdują się wszystkie wymagane przepisami akta.

# 5 BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Rozwiązania IT stworzone do prowadzenia e-dokumentów mają wbudowane mechanizmy zabezpieczające przed niepożądanym dostępem zarówno z zewnątrz, jak i z wewnątrz organizacji (dzięki hierarchizacji zakresów uprawnień). Akta w formie elektronicznej o wiele łatwiej jest skopiować – możliwość wykonania kilku kopii zapasowych przechowywanych w różnych miejscach, także w chmurze, oznacza większą ochronę przed ich utratą.

# 6 ELASTYCZNOŚĆ I DOPASOWANIE DO PRZEPISÓW

E-dokumenty to także gwarancje i wsparcie firmy wdrożeniowej, w ramach których przeprowadza ona zdalnie aktualizację produktu zgodnie ze zmianami w przepisach. Po jej przeprowadzeniu e-dokumenty od razu są gotowe do użytkowania, nie jest potrzebna ponowna konfiguracja.

„Ważną zaletą jest również automatyczne przypisywanie dokumentów do teczki odpowiedniego pracownika. To duże ułatwienie zwłaszcza przy hurtowym wprowadzaniu dokumentów, a takie sytuacje zdarzają się zwłaszcza na początku, podczas wdrażania systemu” – wyjaśnia Paulina Kopcińska, specjalistka Quercus w zakresie rozwiązania Q-solutons: e-dokumenty. „Jest to możliwe dzięki generowanym w systemie SAP kodom kreskowym” – dodaje.

Ja to działa?

  1. W systemie SAP generowany jest kod kreskowy, który zawiera informacje o numerze pracownika, jego danych, rodzaju dokumentu itp.
  2. Wydrukowany kod należy nakleić na dokument (dokumenty tworzone w systemie SAP mają kody kreskowe nadawane systemowo).
  3. Dokument z naklejonym kodem kreskowym jest następnie skanowany i importowany do e-dokumentów.
  4. System automatycznie przypisuje go do folderu z dokumentacją danego pracownika, podpinając w odpowiednim miejscu, nadając odpowiedni numer i zachowując chronologię.

Czy e-akta przynoszą też korzyści pracownikom? Oczywiście! Wystarczy wyobrazić sobie kolejkę pracowników, którzy pytają w kadrach o wymiar urlopu, a personel z tego działu musi dotrzeć do odpowiednich dokumentów w formie papierowej. Zabiera to mnóstwo czasu. W przypadku e-akt te informacje dostępne są od ręki. Pracownicy innych działów nie trącą czasu w kolejkach, a zespół kadr może zająć się innymi, nowymi zadaniami.

Źródło: Quercus

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags:

Szansa HR – różnorodność zatrudnienia

Dodany 20 marca 2019 przez admin

Z raportu LinkedIn „Global Recruiting Trends 2018” wynika, że jednym z wyzwań, z jakimi w najbliższym czasie będą musieli poradzić sobie pracodawcy, będzie dywersyfikacja zatrudnienia.

O tym, na czym ona polega opowiada Paweł Wysocki, Prezes Zarządu firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR:

Pracodawcy, którzy w sposób analityczny podchodzą do kwestii zatrudnienia, już od pewnego czasu przygotowują się na konieczność dywersyfikacji. Przyczyny są różne i można je podzielić na globalne oraz wynikające ze specyfiki branży.

Myśląc o ogólnych czynnikach wiążących się z dywersyfikacją zatrudnienia, mam na myśli przede wszystkim mocne zróżnicowanie wiekowe osób aktywnych zawodowo. Zauważmy, że na rynku mamy obecnie przedstawicieli 4 generacji: baby boomers, pokolenia X, millenialsów oraz pokolenia Z. O ile formy komunikacji z pierwszymi dwiema grupami nie stanowią dla pracodawców wyzwania, o tyle w przypadku młodszych pokoleń sprawa jest bardziej złożona. Posługują się one bowiem innymi narzędziami, oczekują innych, mniej sformalizowanych form kontaktu, preferują komunikatory niż rozmowy telefoniczne, itp. Wszystko to trzeba uwzględnić, planując rekrutację, ale także strategię komunikacji na późniejszych etapach zatrudnienia.

Z kolei dywersyfikację związaną z branżą najłatwiej wyjaśnić na przykładzie naszej branży, czyli IT. Powszechnie wiadomo, że jest to sektor, w którym specjaliści nie narzekają na brak ofert pracy, zaś pracodawcy muszą proaktywnie poszukiwać kandydatów i „kusić” ich benefitami, często pozapłacowymi. Jeszcze kilka lat temu branża IT była mocno zmaskulinizowana, dziś to się zmienia i to w szybkim tempie. Panie coraz silniej zaznaczają swoją pozycję w IT i jest to zjawisko bardzo pozytywne. Od pracodawców ta zmiana wymaga jednak uważności, to znaczy szerszego spojrzenia na zakres oferowanych benefitów. Choć nie jest to regułą, może okazać się, że panie mają inne, dotychczas nie zidentyfikowane w firmie, oczekiwania, jak np. bardziej przyjazny wystrój biura, otwarcie żłobka w zakładzie pracy, możliwość pracy zdalnej w związku z chorobą dziecka itp.

Trzecia kwestia związana z dywersyfikacją mocno skorelowaną z branżą, choć dotyczy nie tylko IT, to zatrudnianie obcokrajowców. Pracodawcy muszą być gotowi na to, aby zatrudniać osoby z zagranicy. Dotyczy to zarówno przygotowania zespołu i stworzenia pozytywnej atmosfery oraz dodatkowego wsparcia podczas onboardingu, ale również wdrożenia odpowiednich rozwiązań systemowych, czyli np. technicznego rozliczania wynagrodzenia w zależności od tego, z jakiego kraju i na jakich warunkach jest zatrudniona dana osoba.

Jednak – podsumowując – największym wyzwaniem jest zróżnicowanie wiekowe. Warto przeanalizować, przedstawicieli jakich generacji zatrudniamy i dopasować np. benefity, formy komunikacji do ich preferencji i oczekiwań. Kluczem jest zrozumienie potrzeb konkretnego pokolenia. Im starsi pracownicy, tym bardziej cenią przyjazną atmosferę i stabilność zatrudnienia oraz wynagrodzenia, im młodsi, tym silniejsza potrzeba zbudowania harmonijnego balansu między pracą a czasem wolnym, potrzeba rozwoju (zawodowego i osobistego) oraz poczucia misji.

Źródło: Quercus

Komentarzy (0)

infakt logo

Tags: , , ,

Zatrudnienie obcokrajowców. O czym powinien wiedzieć przedsiębiorca?

Dodany 28 października 2018 przez admin

Już ponad pół miliona obcokrajowców opłaca w Polsce składki na ubezpieczenia społeczne[1] – wynika z danych ZUS-u. Biorąc pod uwagę szarą strefę i nielegalne zatrudnienie, skala zarobkowej imigracji do Polski jest zapewne znacznie wyższa. Pracownicy zza wschodniej granicy chcą w Polsce pozostawać na dłużej niż pół roku, a pracodawcy oczekują zmiany procedur związanych z zatrudnieniem obcokrajowców. Eksperci inFakt wyjaśniają, na jakich zasadach odbywa się to obecnie i o czym powinien pamiętać przedsiębiorca, który chce zatrudnić imigranta.

Dane pochodzące z „Barometru imigracji zarobkowej – II półrocze 2018” pokazują, że aż 75% pracowników z Ukrainy chce pozostać w naszym kraju dłużej niż pół roku[2]. Na tyle obecnie pozwala uproszczona procedura zatrudnienia. Wydłużenia tego terminu oczekują także pracodawcy, którzy mają trudności ze znalezieniem pracowników, a imigranci z Ukrainy i krajów azjatyckich wypełniają powstałą lukę na rynku pracy.

Jakie warunki musi spełnić cudzoziemiec?

Osoby, które chcą podjąć w Polsce pracę, a pochodzą z kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, mogą to zrobić bez konieczności ubiegania się o zezwolenia, które z kolei jest wymagane dla wszystkich pozostałych obcokrajowców. Ponadto muszą oni przebywać legalnie na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. – O zezwolenie na pracę cudzoziemca występuje jego pracodawca do właściwego wojewody. W przypadku, kiedy dotyczy ono pracy sezonowej, należy wystąpić o nie do właściwego starosty powiatu – wyjaśnia Aneta Socha-Jaworska, ekspert kadrowo-płacowy w firmie inFakt.

Procedura uproszczona

Wyjątek od zasady, że warunkiem legalnego wykonywania pracy przez cudzoziemca jest pozwolenie na pracę, dotyczy obywateli sześciu państw: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy.

W ich przypadku może być zastosowana tzw. procedura uproszczona, nazywana także oświadczeniową. Pozwala ona na wykonywanie pracy w Polsce przez 6 miesięcy (niekoniecznie następujących po sobie) w okresie 12 następujących po sobie miesięcy bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. – Limit 6 miesięcy pracy dotyczy konkretnej osoby, a nie pracodawcy. Cudzoziemiec może pracować na podstawie oświadczeń u więcej niż jednego pracodawcy, ale nie może przekroczyć limitu czasowego – podkreśla Aneta Socha-Jaworska.

Aby skorzystać z procedury uproszczonej, pracodawca musi uzyskać wpis do ewidencji oświadczeń w Powiatowym Urzędzie Pracy (PUP), a cudzoziemiec musi posiadać dokument potwierdzający tytuł pobytowy na terenie RP – na przykład odpowiednią wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy.

W tym procesie ważne są następujące zasady:

  • nie może to dotyczyć pracy sezonowej;
  • pracodawca składa oświadczenie w PUP właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego;
  • do oświadczenia trzeba dodać potwierdzenie zapłaty kwoty 30 zł;
  • pracodawca musi posiadać i dołączyć do dokumentów własne oświadczenie o niekaralności;
  • wpisanie oświadczenia do ewidencji następuje w ciągu 7 dni od momentu jego przekazania;
  • starosta może odmówić wpisania oświadczenia do ewidencji, np. gdy pracodawca dopuścił się wcześniej przestępstw w zakresie zatrudniania cudzoziemcó

Jakie jeszcze obowiązki ma pracodawca?

Pracodawca po wpisaniu oświadczenia do ewidencji musi poinformować PUP o podjęciu pracy przez cudzoziemca najpóźniej w dniu faktycznego jej rozpoczęcia. Gdyby decyzja starosty była odmowna, to wówczas w terminie 7 dni od uzyskania decyzji należy poinformować o tym PUP.

Pracodawca musi zawrzeć z cudzoziemcem pisemną umowę o pracę i przetłumaczyć ją na język zrozumiały dla pracownika. Ponadto standardowo należy pracownika zgłosić do ZUS-u, opłacać za niego składki i zaliczki na podatek dochodowy, a także prowadzić dokumentację pracowniczą.

Po upływie 3 miesięcy zatrudnienia cudzoziemca na podstawie umowy o pracę pracodawca może złożyć wniosek o wydanie kolejnego zezwolenia na pracę na tym samym stanowisku. Wówczas wydawane jest ono w trybie uproszczonym, czyli z pominięciem tzw. testu rynku pracy. W takim przypadku cudzoziemiec będzie mógł również legalnie wykonywać pracę na rzecz dotychczasowego pracodawcy, oczekując na decyzję w sprawie zezwolenia na pracę w warunkach nie gorszych niż określone w oświadczeniu.

[1] Wypowiedź prezes ZUS prof. Gertrudy Uścińskiej w: https://biznes.newseria.pl/news/w-zus-ubezpieczonych-jest,p1905481850

[2] http://personnelservice.pl/download.php?fid=314

Źródło: inFakt

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags: , , ,

Q-ODO w HR, czyli 4 elementy wsparcia dla administratora danych osobowych

Dodany 02 maja 2018 przez admin

Dane osobowe są uznawane za walutę współczesnego świata, nic więc dziwnego, że coraz więcej podmiotów włącza się w światową walkę o te dobra. Wejście w życie głośnych ostatnio przepisów RODO ma na celu uporządkowanie tych kwestii i ochronę obywateli Unii Europejskiej przed niepowołanym przetwarzaniem ich danych osobowych. Nowe przepisy są oczywistym wyzwaniem dla pracodawców. Zdaniem 89 procent ankietowanych firm nowe wytyczne dotyczące ochrony danych osobowych wiążą się z większym obciążeniem działów HR – wynika z raportu „RODO w rekrutacji 2018”[1].

RODO[2] było w ostatnich czasach jednym z częściej poruszanych tematów w Internecie. Nic dziwnego – większa część gromadzonych danych osobowych pochodzi właśnie z tego źródła i to zmian związanych z pozyskiwaniem danych w ramach działalności e-commerce najczęściej dotyczą analizy. Rzadziej jednak omawiane są wyzwania, z jakimi muszą poradzić sobie pracodawcy, którzy także przetwarzają dane osobowe.

Tymczasem połowa z nich obawia się problemów, które mogą pojawić się wraz ze zwiększeniem zakresu obowiązków i odpowiedzialności HR. W badaniu „RODO w rekrutacji 2018” zapytano pracodawców o to, który obszar ich zdaniem jest kluczowy, aby rekrutacje były zgodne z nowymi przepisami. Wskazali odpowiednio: dostosowanie wewnętrznych procedur (33 proc.), dostosowanie systemu rekrutacyjnego (32 proc.), a także zarządzanie klauzulami i zgodami (27 proc.)[3].

„Przede wszystkim trzeba pamiętać, że każdy pracodawca ponosi odpowiedzialność za ochronę danych osobowych jako administrator tych danych. To na nim ciąży zapewnienie odpowiednich procedur gromadzenia i zarządzania zbiorami danych oraz opracowanie odpowiedniej polityki informacyjnej firmy, zgodnej z wymaganiami RODO” – wyjaśnia Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus, firmy specjalizującej się we wdrożeniach SAP w zakresie HR. „Pamiętajmy, że z wprowadzeniem RODO wiąże się także kwestia kar za nieprzestrzeganie przepisów. A są to kary wysokie – nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu firmy. Nic zatem dziwnego, że pracodawcy – jako ADO (Administratorzy Danych Osobowych) – poszukują rozwiązań, które ułatwią im realizację obowiązków określonych w tych przepisach, a jednocześnie zapewnią bezpieczeństwo danych i możliwość ich bieżącej weryfikacji” – dodaje.

Obowiązki administratora danych osobowych to m.in.

  1. ustalenie zakresu danych osobowych i celów ich zbierania w różnych obszarach HR;
  2. identyfikacja podzbiorów danych (np. obecni pracownicy, byli pracownicy, kandydaci do pracy, pracownicy sezonowi, stażyści, podwykonawcy itp.);
  3. wprowadzenie procedur dotyczących zabezpieczenia danych osobowych, zasad rozpatrywania żądań do bycia zapomnianym (nie w każdym przypadku kadrowym można je zrealizować), polityki informacyjnej firmy dotyczącej RODO, okresu przechowywania danych;
  4. opracowanie i podpisanie umów powierzenia danych z podmiotami, którym dane, w związku z realizacją bieżącej działalności firmy, będą udostępniane.

#1 Ewidencja zgód na przetwarzanie danych osobowych

Im bliżej terminu wejścia w życie przepisów RODO, tym większa presja na wdrożenie rozwiązań wspomagających ADO. „Administrator musi być w stanie wykazać, że podmiot udzielił zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, a także danych osobowych członków rodziny. W systemie Q-ODO, który stworzyliśmy z myślą o odciążeniu administratorów danych, w profilu danego pracownika przechowywane są informacje o przekazanym upoważnieniu i zgodzie na przetwarzanie danych dodatkowych, m.in. dotyczących członków rodziny” – wyjaśnia ekspert Quercus, Paulina Kopcińska. Twórcy rozwiązań informatycznych wspierających ADO biorą pod uwagę fakt, że w różnych organizacjach procedury i zakres przetwarzania danych mogą się różnić. Dlatego są to zazwyczaj narzędzia elastyczne, z uprawnieniem generowania upoważnień i klauzul do umów w uzgodnionym wcześniej z pracodawcą-zleceniodawcą zakresie.

#2 Obowiązek udostępniania i prawo do przenoszenia danych

Na ADO ciąży także obowiązek informacyjny, czyli obowiązek udostępniania pracownikom informacji o zakresie przechowywanych danych osobowych na ich temat, na temat członków ich rodzin oraz o planowanym czasie przechowywania tych danych. Sporym ułatwieniem dla ADO jest, gdy system, z którego korzysta, pozwala na automatyczne wygenerowanie raportu dotyczącego zakresu tych danych oraz terminu, w jakim będą one przechowywane/archiwizowane. W przeciwnym wypadku konieczne jest czasochłonne, ręczne przygotowywanie takiego zestawienia.

Zgodnie z RODO każda osoba, której dane zgromadziliśmy, będzie mogła zażądać kopii tych danych oraz zrealizować swoje prawo do ich przenoszenia. W praktyce zazwyczaj oznacza to konieczność przygotowywania specjalnych zestawień. „Rozwiązania systemowe pozwalają na automatyzację tych procesów, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo przetwarzania danych, oszczędzając czas ADO i umożliwiając eksport danych do plików csv, xlix i PDF” – podkreśla Paulina Kopcińska.

#3 Prawo do bycia zapomnianym

Uprawnienie do żądania usunięcia danych osobowych z bazy danych, czyli tzw. prawo do bycia zapomnianym, to jedna z szerzej omawianych zmian wprowadzanych nowymi przepisami. Uprawnienie to może być zrealizowane, gdy zaistnieje jedna z poniższych przesłanek:

  • dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
  • osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie (…) i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
  • osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania
  • lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 wobec przetwarzania jej danych w ramach marketingu bezpośredniego (w tym profilowania);
  • dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
  • dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
  • dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1. [4]

W praktyce HR przepisy te mają zastosowanie przede wszystkim w przypadku rekrutacji. Nie ma bowiem możliwości, aby pracownik zażądał usunięcia swoich danych z teczki osobowej, gdyż są to informacje przetwarzane w związku z realizacją innych obowiązków prawnych i przepisów szczególnych (m.in. prawa pracy).

Jednakże rzeczywiście zdarzają się sytuacje, kiedy będziemy poproszeni o wykasowanie danych osoby, która ubiegała się o pracę. Pamiętajmy, że informacje takie trzeba usuwać nie tylko z danych bieżących, ale także z kopii zapasowych i archiwum. „Narzędzia takie jak Q-ODO umożliwiają zaplanowanie archiwizacji danych w określonych terminach oraz określenie zakresu danych, które powinny znajdować się w systemie (w tym również określenie czasu ich przechowywania). Po upływie „terminu ważności” danych można je wygodnie usunąć za pomocą raportu do usuwania danych” – tłumaczy Paulina Kopcińska, ekspert Quercus.

#4 Rejestry czynności pod kontrolą

Zgodnie z RODO organizacje mają obowiązek prowadzenia tzw. rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Prowadzenie takiego rejestru jest wyzwaniem organizacyjnym, zwłaszcza przy przetwarzaniu dużego wolumenu danych. Tym bardziej, że przepisy, a konkretnie art. 30 RODO, obejmują dość długą listę informacji[5], jakie należy objąć raportem. „Z tego właśnie powodu prowadzenie rejestru dobrze jest zautomatyzować. Rozwiązania informatyczne to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim odciążenie administracji, rzetelne raporty, pewność danych oraz możliwość sprawnego zarządzania nimi. Posiadają na przykład funkcje pozwalające na sprawdzanie aktywności użytkowników (logi aktywności) z wykazem czynności, jakie były wykonywane w rekordach z danymi osobowymi pracowników. Dużym plusem jest także funkcjonalność umożliwiająca definiowanie ról i uprawnień poszczególnym osobom posiadającym dostęp do systemu. Usprawnia nie tylko zarządzanie danymi, jest też dodatkową formą zabezpieczenia przed niepowołanym przetwarzaniem danych osobowych” – podsumowuje Paulina Kopcińska z Quercus.

Nowe przepisy RODO dotyczą praktycznie każdego aspektu naszego życia. I choć najczęściej omawia się je z punktu widzenia jednostki (konsumenta, pracownika, użytkownika Internetu), stanowią przede wszystkim wyzwanie dla organizacji, w tym dla pracodawców. Dlatego oprócz wnikliwej analizy przepisów dobrze jest wyposażyć się w narzędzia, które ułatwią ich realizację.

[1] https://erecruiter.pl/centrum-prasowe/pracodawcy-zbroja-sie-rodo/

[2] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE.

[3] https://erecruiter.pl/centrum-prasowe/pracodawcy-zbroja-sie-rodo/

[4] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679, art. 17

[5] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679, art. 30

Źródło: Quercus

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags: , , ,

Czynniki sukcesu kadrowego

Dodany 07 kwietnia 2018 przez admin

O tym, w jaki sposób wyłonić rzeczywiste talenty w firmie dzięki nowym technologiom, opowiada Adam Panuchno, Konsultant SAP SuccessFactors w Quercus.

Deficyt talentów przez połowę pracodawców jest uznawany za jedno z najważniejszych wyzwań kadrowych najbliższych 2 lat – wynika z Raportu Employer Branding 2017[1]. Pozyskanie wartościowej kadry staje się coraz trudniejsze, coraz bardziej czasochłonne i kosztowne. Dlatego pracodawcy zaczynają korzystać z narzędzi, które pozwalają na wyłonienie talentów spośród obecnych pracowników.

Nowoczesne systemy zarządzania zasobami ludzkimi, jak np. SuccessFactors, to narzędzia stworzone z myślą o tzw. miękkim HR, a więc szeroko rozumianej dbałości o zapewnienie najwyższej jakości kadr w firmie. W zakres zadań miękkiego HR wchodzą np.: oceny pracownicze, planowanie ścieżek rozwoju, plan szkoleń, zarządzanie talentami oraz identyfikacja statusu talentów w firmie (również ich ewentualnych niedoborów czy rentowności).

Główna trudność zarządzania zasobami ludzkimi polega na tym, że oceny należy dokonywać w oparciu o obiektywne przesłanki. Jednak nawet najbardziej zdystansowana osoba zajmująca się taką analizą w większym bądź mniejszym stopniu ulega emocjom, co utrudnia bezstronną ocenę. Tu właśnie z pomocą przychodzą zaawansowane narzędzia analityczne stworzone z myślą o miękkim HR. Dostarczając informacji i faktów pozwalających na wyciąganie wniosków nieobarczonych ryzykiem stronniczości, w znacznym stopniu ułatwiają pracę.

Co ważne – takie wnikliwe analizy, oparte na danych a nie na emocjach, pozwalają nam zidentyfikować potencjalne talenty tam, gdzie byśmy się ich nie spodziewali, gdyż badają możliwości zespołu przekrojowo. To ważna zaleta – w przypadku „tradycyjnego” poszukiwania talentów czasem moglibyśmy po prostu przeoczyć pracownika z potencjałem. A to dla organizacji kosztowna strata.

Jak to wygląda w praktyce?

Wyjątkowość nowoczesnych rozwiązań do zarządzania kadrami polega na zebraniu w jednym miejscu takich danych, jak np. kompleksowy obraz wydajności pracowników. Oznacza to możliwość przeglądania celów przypisanych konkretnej osobie oraz stanowisku, ocenianie stopnia ich realizacji oraz wgląd w plany rozwojowe każdej osoby. Zgromadzone w systemie dane (oceny) z różnych źródeł (od samego pracownika, jego przełożonych, współpracowników, klientów) pozwalają na przeprowadzenie oceny „360 stopni”. Co ważne każdy pracownik jest tu oceniany według tych samych kryteriów, mamy więc swego rodzaju demokratyczny system weryfikacji oraz wyłaniania talentów.

Sama identyfikacja pracownika z potencjałem nie przekształci go jednak w talent. Czasami bowiem takim talentem trzeba pokierować. Tu także z pomocą przychodzi technologia –systemy informatyczne do zarządzania kadrami posiadają arkusze kariery zawodowej: przełożeni mogą zobaczyć, na jakie stanowiska aspirują ich pracownicy i jeśli widzą potencjał, mogą przy pomocy kilku kliknięć wysłać pracownika na szkolenie, które podniesie jego kompetencje w odpowiednim zakresie. Takie funkcje ułatwiają długofalowe planowanie rozwoju kadr w firmie, a więc także optymalizację wydajności pracowników – nie tylko obecnie, ale przede wszystkim w przyszłości.

RAMKA

W module analityki kadrowej dane są analizowane w czasie rzeczywistym, uzyskujemy więc aktualne rezultaty. W ramach zarządzania talentami SuccessFactors oferuje takie możliwości, jak:

  • ranking kadr w oparciu o wybrane kryterium;
  • oceny kompetencji;
  • kompleksową obsługę procesu rekrutacji, w tym kreator rozmów kwalifikacyjnych;
  • obsługę onboardingu rozumianego nie przez pryzmat pierwszego dnia pracy, lecz czasu potrzebnego do tego, aby pracownik był w stanie samodzielnie wykonywać wszystkie powierzone mu zadania;
  • obsługę procesu planowania następstw: definiowanie kluczowych stanowisk i wyznaczanie następców w sytuacji, gdy kluczowy pracownik postanowi opuścić firmę.

[1] Raport Employer Branding w Polsce 2017 | HRM Institute

 

Komentarzy (0)

Zdjęcia z naszego Flickr'a

Zobacz więcej zdjęć

POWIĄZANE STRONY

ELASTYCZNY WEB HOSTING