Obowiązek przesyłania plików rejestru VAT w ściśle określonym kształcie został narzucony przez Ministerstwo Finansów w tym roku. Początkowe ustalenia zostały zaktualizowane i pełna współpraca w ramach JPK_VAT została rozszerzona na nowe grupy firm; niebawem czekają nas kolejne zmiany. Jak sprawnie przeprowadzić wysyłkę pliku? Hicron opracował autorskie rozwiązanie, które z sukcesem funkcjonuje już u klientów w pełni integrując się z SAP ERP.

Od 1 lipca bieżącego roku duże przedsiębiorstwa zostały zobowiązane do przesyłania danych podatkowych w ściśle określonym formacie nazywanym Jednolitym Plikiem Kontrolnym (JPK). Według definicji za duże przedsiębiorstwo uważa się firmę zatrudniającą powyżej 250 pracowników, osiągającą obroty ≥ 50 milionów euro lub roczną sumę bilansową powyżej 43 mln €.

Pierwotne wytyczne Ministerstwa Finansów (MF) zakładały tworzenie i przesyłanie plików dotyczących rejestru VAT w formacie XML – na którym opiera się JPK_VAT – na żądanie kontroli skarbowej, jednak od 1 lipca 2016 zostały wprowadzone zmiany nakładające na przedsiębiorców nowe obowiązki.

Każde duże przedsiębiorstwo zostało zobligowane do przekazywania JPK do 25. dnia każdego miesiąca, począwszy od lipca 2016. Dodatkowo obowiązek korzystania z JPK_VAT przez małe i średnie firmy został przyspieszony: pierwotny termin obowiązkowego rozliczenia począwszy od lipca 2018 roku zmieniono na styczeń 2017. Co zmiany te oznaczają dla przedsiębiorców?

– Priorytetem stało się wdrożenie rozwiązania informatycznego umożliwiającego generowanie JPK_VAT zgodnie z obowiązującymi standardami, które jednocześnie możliwie najdokładniej zautomatyzuje ten proces. Szczególnie w firmach pracujących na systemach klasy ERP kluczowym zadaniem jest wybór rozwiązania możliwego do zintegrowania z centralnym systemem. Dlatego podjęliśmy intensywne prace zmierzające do utworzenia dedykowanej aplikacji: Hicron JPK – mówi Paweł Polański, architekt rozwiązań odpowiedzialny za ten projekt w Hicron.

Rynek IT odpowiada

Wraz z postępującym zaawansowaniem prac Ministerstwa Finansów czołowi producenci i integratorzy systemów informatycznych rozpoczęli tworzenie rozwiązań obsługujących procesy związane z JPK. Na rynku pojawiło się między innymi narzędzie wspierane przez SAP Polska, a także oficjalna aplikacja Ministerstwa Finansów, która została udostępniona bezpłatnie. Pozostałe aplikacje do tworzenia plików JPK_VAT są płatne, a ich cena waha się w zależności od dostawcy i oferowanych funkcjonalności. Czym zatem kierować się przy wyborze produktu najbardziej właściwego dla firmy?

– Rozwiązanie musi przede wszystkim mieć możliwość pełnej integracji z funkcjonującym w firmie systemem informatycznym. Skraca to czas przygotowania pliku, ponieważ dane są pobierane prosto z systemu; nie trzeba ich wprowadzać ręcznie, jak ma to miejsce w aplikacji bez możliwości integracji. Warto zwrócić uwagę na potencjalne koszty wdrożenia oraz na jego możliwości rozwoju, np. czy obsługuje tylko plik JPK_VAT, czy także pozostałe struktury – mówi Paweł Polański.

Dlaczego Hicron JPK?

Hicron, tworząc rozwiązanie wspierające JPK, rozpoczął prace od zdefiniowania podstawowych potrzeb potencjalnych klientów. W zależności od wielkości firmy czy istniejących w niej procesów biznesowych odbiorcy mają różne oczekiwania, obejmujące np. samo przygotowanie pliku, jego opcjonalną wysyłkę z podpisem elektronicznym czy plan wdrożenia pozostałych czterech plików, które będą wymagane już w niedalekiej przyszłości dla małych i średnich firm: JPK_KR (księgi rachunkowe), JPK_WB (wyciąg bankowy), JPK_MAG (magazyn), JPK_FA (faktury VAT).

Główną ideą, jaka kierowała architektami rozwiązań jest całkowity brak ingerencji w standardowo funkcjonujące procesy na skutek implementacji JPK. Aplikacja jest jedynie przydatnym rozszerzeniem, które w żaden sposób nie zmienia dotychczasowego funkcjonowania firmy. Na życzenie klienta zespół Hicron dokonuje audytu procesów związanych z tworzeniem JPK i może uaktualnić je pod kątem lepszego przepływu informacji.

Integracja jako fundament

Dlaczego wspomniana wyżej integracja z SAP jest tak istotna? Aplikacja współdziałająca z centralnym systemem automatycznie pobiera niezbędne dane finansowe bezpośrednio z jego bazy danych we właściwym formacie XML, waliduje go pod kątem poprawności danych, a następnie tworzy plik JPK i archiwizuje na serwerze aplikacyjnym SAP ERP z możliwością podglądu historii plików w dowolnym momencie. Część dostępnych na rynku aplikacji nie oferuje możliwości integracji i – choć nawet kilkukrotnie tańsze – wydłuża i komplikuje proces powtarzanej co miesiąc wysyłki: pobranie danych, ręczne przeniesienie do aplikacji, ręczna walidacja…

Hicron JPK  jest otwartą aplikacją: jej wdrożenie i integracja przebiegają błyskawicznie, nie generując w zasadzie wydatków na implementację: klient ponosi jedynie koszt samego rozwiązania. Dodatkowym profitem jest opcja szybkiej rozbudowy rozwiązania o kolejne komponenty powiązane z w/w strukturami raportowania do MF.

– Hicron JPK_VAT sprawdziło się doskonale w procesie pierwszych wysyłek plików do Ministerstwa Finansów. Wszystkich ośmiu klientów korzystających z aplikacji wysłało w terminie prawidłowe pliki; niektórzy korzystali z opcjonalnego komponentu Hicron JPK Sender,  który zapewnił zautomatyzowany transfer przygotowanych dokumentów bezpośrednio do MF wprost z systemu SAP ERP – zaznacza Celina Rutkowska. Program Manager Hicron JPK.

Co jeszcze oferuje Hicron dla firm objętych obowiązkiem generowania JPK? Oprócz dostarczenia skutecznego rozwiązania wysokiej jakości w ciągu kilku dni, możliwa jest także implementacja kolejnych komponentów, które już niebawem staną się obowiązkiem podatników. Wszyscy użytkownicy zostają przeszkoleni oraz otrzymują profesjonalne wsparcie podczas procesu pierwszej wysyłki. W przypadku wielopoziomowej struktury i współistnienia wielu spółek, Hicron JPK może zostać wyskalowany do wszystkich podmiotów.

Czego potrzebują klienci?

Oprócz wdrożonego rozwiązania, poprzedzonego analizą, mapowaniem procesów uczestniczących w wysyłce JPK, importu danych z zewnętrznych systemów lub integracji z SAP ERP, ważny jest też element szerokiego wsparcia klienta w toku tych zmian. Obejmuje on ze strony Hicron zarówno dokładny audyt systemu jak i walidację pod kątem technicznym i systemowym.

Szybko zachodzące zmiany wymagają od przedsiębiorców ciągłej czujności w zakresie nowych obowiązków podatkowo-księgowych. W ramach kompleksowości usługi Hicron oferuje także wsparcie ze strony doradców podatkowych, których zadaniem jest płynne przeprowadzenie użytkowników przez nowe obowiązki.

– Wytyczne Ministerstwa Finansów oznaczają dla nas, jako dużego przedsiębiorstwa, koniczność szybkiego i sprawnego wdrożenia rozwiązania, które będzie w stanie uprościć ten proces tak, aby comiesięczna obsługa stosownych dokumentów wymagała od zespołu księgowego minimalnego nakładu pracy. Wdrożenie HICRON_JPK odbyło się dla nas niemal niezauważenie, a kolejne wysyłki dokumentu JPK przebiegają bez problemów – mówi Anna Serafin, Główna Księgowa w WAGO, gdzie wdrożono HICRON_JPK.

Zmiany narzucone przez Ministerstwo Finansów to kolejny etap powszechnej informatyzacji przedsiębiorstw. Z założenia obowiązek JPK ułatwia i upraszcza procesy kontrolne, skracając czas ich przygotowania i minimalizując ryzyko ewentualnych błędów. To także właściwy moment na rozważenie rozbudowy systemu IT o niewielki komponent, który ma wielkie znaczenie.

Źródło: Hicron