Życie w czasie pandemii przeniosło się do sieci – i to zarówno życie towarzyskie, jak i biznesowe. Na początku roku, w efekcie sytuacji związanej z koronawirusem, ruch w Internecie wzrósł o 30%-40%. To do Internetu przenieśliśmy wiele codziennych czynności, jak: zakupy żywności, odzieży, elektroniki, ale też wizyty w banku, u ubezpieczyciela, czy realizację przesyłek. Muzea udostępniły możliwość wirtualnego zwiedzania, platformy filmowe specjalne pakiety na czas kwarantanny, artyści grali koncerty online, a spotkania ze znajomymi realizowaliśmy na czatach wideo.

Niestety wiele portali internetowych i aplikacji nie było przygotowanych na taki wzrost ruchu, czego skutkiem były przerwy w dostawie usług. Najdobitniejszym przykładem była sytuacja kryzysowa u światowego potentata, Microsoftu, którego serwery nie wytrzymały obciążenia wynikającego z ogromnego zainteresowania aplikacją Teams, co poskutkowało przerwami w dostępie do usługi. Zwiększony ruch w sieci był także wyzwaniem dla firm telekomunikacyjnych, dla których oznaczało to konieczność przesłania większej ilości danych. Efektem było zwolnienie łącz internetowych w godzinach szczytu.

Z biznesowego punktu widzenia na pewno skorzystały firmy zajmujące się sprzedażą internetową, które były przygotowane zarówno od strony technicznej, jak i organizacyjnej –na zwiększone zamówienia, jak i na konieczność przestrzegania nowych procedur związanych z realizacją wysyłek. Zresztą efekty tych zabiegów widzimy też dziś w tzw. realu – niektóre sieci odzieżowe rozważają, czy całej sprzedaży na dłuższy czas nie przenieść do Internetu (zwłaszcza wobec obowiązujących dziś obostrzeń związanych z przymierzaniem ubrań).

Większe szanse na przetrwanie sytuacji kryzysowej mają z pewnością firmy, które już wcześniej przeprowadziły transformację cyfrową. Z kolei dla IT czas pandemii wiązał się i wiąże nadal z… dodatkową pracą. Systemy informatyczne muszą być dostosowane do nowych potrzeb klientów, zapewniając im dostęp do nowoczesnych rozwiązań internetowych, m.in. umożliwiających pracę zdalną. Z obserwacji wiemy, że tylko firmy o odpowiednim poziomie cyfryzacji radzą sobie z tym bez przeszkód. Reszta musi polegać na nowych rozwiązaniach, do których jest przygotowana w niewielkim stopniu. A to dla branży IT oznacza konieczność prowadzenia szkoleń i wdrażania nowych rozwiązań w trybie przyspieszonym.

Już dziś można jednak zauważyć, że istotną przewagę miały firmy, które działają w oparciu o rozwiązania chmurowe, z definicji dostępne zdalnie. W przeciwieństwie do przedsiębiorstw, które wybrały rozwiązania on-premise mogły one w zasadzie od razu przejść na zdalny tryb pracy, bez żadnego dodatkowego przygotowania. W środowisku SAP od dłuższego czasu można zauważyć duży nacisk na rozwiązania chmurowe, jak np. SAP SuccessFactors.

Zazwyczaj podkreślanymi zaletami wyboru rozwiązania chmurowego były między innymi krótsze czasy implementacji, niższy koszt całkowity wdrożenia czy brak konieczności konfigurowania połączenia VPN z siecią firmy w przypadku pracy zdalnej. Teraz dojdzie do tego jeszcze jedna zaleta – potwierdzona w czasie ostatnich miesięcy – bezproblemowe przejście na pracę zdalną w sytuacji pandemii oraz możliwość udziału w szkoleniach, kontroli aktywności pracowników czy sprawnego raportowania dzięki aplikacjom mobilnym.

Z dużą dozą prawdopodobieństwa można przypuszczać, że zarówno rozwój e-commerce, jak i rozwiązań chmurowych oferujących nowoczesne narzędzia do realizacji procesów biznesowych to dwa trendy rozwoju branży, które umocniły się w czasie pandemii. Oznacza to, że nadal będziemy poszukiwać dobrych specjalistów, którzy będą mieć więcej pracy, bo – jak przypuszczam – wiele firm już teraz rozpocznie przygotowania na przewidywany na jesień drugi etap epidemii.

Autor: Wojtek Miszewski, specjalista ds. SuccessFactors w firmie Quercus Sp. z o.o.

Minione miesiące pokazały, że wykonywanie swoich obowiązków poza biurem jest możliwe. Także w branżach, które do tej pory zupełnie nie kojarzyły się z modelem home office – takich jak księgowość. Doświadczenie pracy zdalnej po raz kolejny udowadnia, że nie trzeba wcale wiele, aby działać efektywnie. Co o obecnej sytuacji sądzą biura rachunkowe?

Jak Polacy organizują pracę

Jak wynika z raportu “Praca w dobie koronawirusa”, opublikowanego w maju tego roku przez Pracuj.pl, aż 64% badanych uważa, że ich pracodawca dobrze poradził sobie z organizacją pracy zdalnej. Niemal tyle samo – 63% – podkreśla swoją niezmienną efektywność przy wykonywaniu obowiązków w warunkach domowych. Pracownicy sądzą także, iż potrafią skutecznie oddzielić czas zawodowy od prywatnego.

W raporcie nie mogło zabraknąć również danych dotyczących usprawnień home office. Dla 61% ankietowanych liczy się możliwość korzystania ze sprzętu firmowego zamiast używania domowych urządzeń. Planowanie działań wspierają z kolei telekonferencje organizowane wtedy, gdy jest to niezbędne – to zdanie ponad połowy pracowników zdalnych. Podobną opinię wyrażają oni w sprawie bardziej elastycznego grafiku pracy zespołu. Dzięki takim rozwiązaniom zdalne wykonywanie obowiązków nie ma wpływu na działanie całej firmy.

Typowy dzień w zdalnej księgowości

Podczas wdrażania w przedsiębiorstwach księgowych modelu home office zarządzający musieli zadbać przede wszystkim o odpowiednie warunki. Zdarzało się niejednokrotnie, że do wewnętrznej sieci trzeba było podpiąć sprzęt, zadbać o to, aby wszyscy dysponowali drukarkami oraz dostarczyć im dokumenty w wersji papierowej, jeśli była taka potrzeba.

W niektórych przypadkach całkowita rezygnacja z papierowych dokumentów okazała się bowiem niemożliwa. Jak w warunkach pandemii firmy radziły sobie z przekazywaniem ich do księgowych? W takich sytuacjach korzystały ze zwykłego pojemnika ustawionego pod drzwiami biura. Klienci mogą pozostawić w nim papiery, najlepiej po telefonicznym uzgodnieniu. Wówczas pracownik biura rozdziela dokumenty pomiędzy członków zespołu. Są to jednak jednostkowe sytuacje. Księgowi tam, gdzie jest to możliwe, wybierają nowoczesne rozwiązania. Klienci przesyłają im dokumenty drogą elektroniczną, dzięki czemu obie strony mogą czuć się bezpieczne, zwłaszcza w czasach pandemii.

– Wpływające dokumenty wyświetlają się w jednym miejscu w systemie. Wystarczy mieć tylko sprawne łącze internetowe, aby mieć stały wgląd w ważne dane. Taka praca zdalna jest bardziej efektywna, nie trzeba dopytywać klientów o dokumenty. Obie strony mają dostęp do systemu, który pozwala szybko przesłać niezbędne pliki, nie tylko za pomocą komputera, ale także aplikacji mobilnej. Jeśli jednak biuro księgowe otrzymuje jedynie papierowe dokumenty, warto posłużyć się inteligentnym odczytem danych. Zeskanowany dokument trafia do systemu, gdzie technologia OCR odczyta dane z faktur. Żmudne i ręczne wprowadzanie faktur do programu księgowego staje się więc przeszłością – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Stale pojawiające się nowe modele pracy wymagają również zmian w istniejących już procedurach działania. Wiele osób zadaje sobie dziś pytanie, czy brak ujednoliconej procedury jest szansą czy też zagrożeniem w księgowości. Na ogół branża wymaga działań schematycznych i zaplanowanych, jednak obecnie trudno podążać tą drogą. Trzeba szybko reagować na zmiany, dopasować się do trybu działań klientów. Niektórzy pracownicy decydują się na pracę z domu, inni lepiej czują się w biurze, odbierając między innymi pozostawione w pudełkach dokumenty. Wypracowanie sprawdzonych procedur jest zatem znacznie trudniejsze, gdy każdy dzień wygląda zupełnie inaczej.

Efektywni czy nieefektywni?

Home office weryfikuje również sposób, w jaki pracodawcy kontrolują swój zespół. Każda osoba znajduje się w innym miejscu, ma też różny zakres obowiązków. Sprawdzenie efektów działań może więc stanowić wyzwanie.

Wiele wskazuje na to, że szefowie biur rachunkowych są dziś bardziej elastyczni. Niektórzy wybierają takie narzędzia, jak rejestratory czasu pracy, inni stawiają na efekty. Biura decydują się na elastyczny czas wykonywania obowiązków, mając na uwadze, że pracownicy nie zawsze mają dogodne warunki do działania, np. opiekując się dziećmi lub pracując w kilka osób w jednym pomieszczeniu. Jeśli wszystkie zadania są odpowiednio podzielone między zespół i wykonane na czas, to nikt nie ma problemu z ich realizacją. Tym bardziej że w czasach pandemii szefowie jeszcze bardziej monitorują obciążenie swojego zespołu.

Zaufanie zamiast kontroli

Wykonywanie obowiązków w nowych warunkach nie jest łatwe. Zwłaszcza że ostatnie trzy miesiące były czasem wzmożonej pracy księgowych. Na ich biurkach oraz w elektronicznej dokumentacji “piętrzyły się” sprawozdania finansowe firm, należało wykonać audyty, a także zająć się bieżącymi sprawami. Sytuacji nie ułatwiały też nowe przepisy i interpretacje, za którymi trzeba nadążyć, by pomóc firmom w uzyskaniu ulg związanych z tarczą antykryzysową.

Szefowie biur rachunkowych przyznają, że w najgorętszym okresie zdecydowanie wydłużył się czas realizacji zadań, ze względu na różne godziny pracy pracowników oraz klientów. Ponadto, niekiedy sytuację komplikowały też problemy techniczne, których nie da się uniknąć nawet w najlepiej działającej firmie.

W takich przypadkach skontrolowanie efektów działań pracownika wymaga jeszcze więcej wysiłku. To dlatego nadrzędną wartością – nie tylko w branży rachunkowości – stało się dziś zaufanie. Osoby wykonujące zadania z domów wykazują się sumiennością i zaangażowaniem, a ich zwierzchnicy pozwalają im podejmować samodzielnie niektóre ważne decyzje. Dzięki temu obie strony doceniają home office.

Zagrożenia i zmiany

Nowa sytuacja to nie tylko szansa na odkrycie możliwości innych modeli pracy, ale także zagrożenia dla biznesu. Jednym z najważniejszych jest choroba pracowników, która zmniejszy liczbę osób w zespole. Drugie, także istotne, to zmniejszenie portfela klientów i ich odejście od obsługi księgowej.

Doniesienia medialne są niepokojące, dlatego księgowi zastanawiają się, co zrobić, jeśli obecna sytuacja będzie się przeciągać.

 – Sądzę, że ta sytuacja może jeszcze potrwać około roku i niestety odbije się to na naszej pracy. O ile jeszcze tego nie widać, to na pewno odczujemy swego rodzaju minusy, ponieważ może się okazać, że pracownicy nie będą skłonni do eksploatowania swoich urządzeń. Konieczne będzie wprowadzenie pracy rotacyjnej, ze względu na to, że część naszych pracowników nadaje się ewidentnie do pracy zdalnej na pełnym etacie, a druga część wręcz przeciwnie. Te osoby będą musiały jednak wrócić do biura. Na pewno przez dłuższy czas nie wrócimy do znanego nam dobrze biurowego trybu pracy – przewiduje Małgorzata Puterko z biura rachunkowego ABAK SA.

Obecnie nie wiadomo, w jaki sposób pandemia wpłynie na stan firm. Zarządzający zgodnie przyznają, że nie można jeszcze jednoznacznie określić jakości home office w zespołach księgowych. Do tego potrzebny jest czas, który pozwoli z dystansu spojrzeć na wszystkie wykonane zadania.

Nowe doświadczenia, z jakimi mierzą się dziś biura księgowe, pozwolą w przyszłości jeszcze bardziej usprawnić pracę zdalną i w praktyce przetestować nowoczesne rozwiązania. Po kilku miesiącach pracy w nowych warunkach widać jednak wyraźnie, że pomimo pojawiających się zagrożeń i wątpliwości księgowi są w stanie działać bezpiecznie i efektywnie, co pozwala spoglądać w przyszłość z większym optymizmem.

Źródło: BrainSHARE IT