Virtu, producent dań gotowych wdrożył elektroniczną akceptację faktur. Aplikację do zarządzania obiegiem faktur kosztowych dostarczyło Biuro Projektowania Systemów Cyfrowych (BPSC). System zastąpił rozwiązanie wykorzystywane wcześniej przez spółkę.

„Zdecydowaliśmy się wdrożyć aplikację BPSC, bo system, z którego korzystaliśmy do tej pory był mało funkcjonalny i w dodatku trudny w integracji. Gdy przeprowadziliśmy kalkulację okazało się, że koszt połączenia rozwiązania z systemem wspierającym zarządzanie przewyższyłby zwrot z inwestycji.” – tłumaczy Anna Giewon, Kierownik Działu Finansów, Virtu-Services Sp. z o. o.

Elektroniczna Akceptacja Faktur to aplikacja BPSC upraszczająca i przyśpieszająca akceptację oraz rozliczenie faktur kosztowych. System zmniejsza liczbę nierozliczonych faktur i skraca czas potrzebny na zamknięcie miesiąca z kilkunastu do kilku dni.

„Poprawie wskaźników sprzyja przede wszystkim to, że faktura na etapie kancelaryjnym jest skanowana i od razu staje się widoczna dla osoby zarządzającej sferą finansów. Dzięki mechanizmom ponagleń, a także dokładnej informacji na temat lokalizacji faktury możliwe jest znaczące skrócenie czasu potrzebnego na zamknięcie miesiąca w przedsiębiorstwie. W konsekwencji także na przyśpieszenie płatności.” – tłumaczy Sławomir Kuźniak, dyrektor aplikacji internetowych z BPSC.

Potwierdzają to doświadczenia Virtu. „W systemie mogę zobaczyć, które faktury nie zostały jeszcze zatwierdzone. Dzięki aplikacji znacznie więcej informacji od razu trafia do systemu finansowo-księgowego. Plusem tego rozwiązania jest też to, że nie muszę obecnie przewozić faktur do zewnętrznego biura księgowego.” – przekonuje Anna Giewon

Elektroniczna Akceptacja Faktur to kolejne już rozwiązanie BPSC wprowadzone przez Virtu. Wcześniej producent dań gotowych wdrożył system Impuls. Wspiera on obszar księgowości, finansów, środków trwałych, kadr i płac, dystrybucji, produkcji procesowej oraz gospodarki magazynowej. Virtu korzysta też z rozwiązania EDI oraz kolektorów kodów kreskowych. „Jesteśmy firmą produkcyjną działającą w sektorze spożywczym, monitorowanie stanu magazynowego jest więc dla nas bardzo ważne. Dzięki kolektorom kodów kreskowych możemy identyfikować wyroby z dokładnością do partii produktu. Impuls usprawnił cały przepływ materiałowy.” – opowiada Anna Giewon.

Virtu to założona w 1992 r. firma specjalizująca się w produkcji garmażeryjnej. Dostarcza dania gotowe do wszystkich liczących się sieci detalicznych w Polsce. Wyroby tej marki dostępne są również na terenie Niemiec, Wielkiej Brytanii, Irlandii i Włoch.

Oferowany przez BPSC system Elektronicznej Akceptacji Faktur wykorzystuje już ponad 100 przedsiębiorstw.

Źródło: BPSC

Zdaniem ekspertów z rynku IT, w przeciągu najbliższych kilku lat chmura obliczeniowa zdominuje polski rynek usług dla biznesu. Za jej wyborem przemawia wiele korzyści, jak niższe koszty utrzymania, mobilność, wydajność, czy skalowalność. Mimo to, nadal budzi sporo wątpliwości. Jak właściwie zabezpieczyć swoją chmurę, aby nie martwić się o swoje dane? Odpowiedź na to i kilka innych, nurtujących pytań przedstawi ekspert z firmy wdrażającej rozwiązania chmurowe – extendo.pl, Radosław Dudziak. Firma extendo.pl wyrosła z doświadczeń czołowego Partnera Microsoft Dynamics NAV w Polsce – IT.integro. Firmy, która od 20 lat wdraża system ERP, Dynamics NAV, a która w kwietniu 2015 wprowadziła na polski rynek NAV365 – chmurowy zestaw oprogramowania dla firm.

Chmura obliczeniowa w biznesie nie jest już nowym tematem. Coraz więcej polskich firm zaczyna z niej korzystać. Wciąż jednak wielu menadżerów i prezesów wzbrania się przed przenoszeniem danych firmowych do chmury. Głównym (i chyba jedynym) powodem jest kwestia bezpieczeństwa. I wcale nie ma się co dziwić, biorąc pod uwagę fakt, że firmy gromadzą i przetrzymują ogromne ilości informacji o swoich klientach. Tutaj pojawia się nie tylko obawa o bezpieczeństwo własnych danych, ale także danych klientów, których wyciek może spowodować fatalne konsekwencje prawne, finansowe i przede wszystkim wizerunkowe.

„Firmy w Polsce mają bardzo zróżnicowane opinie o bezpieczeństwie chmury publicznej i wykorzystywaniu jej w biznesie. Często wypowiadają się na ten temat bardzo negatywnie, jednocześnie nie mając świadomości, że od dawna z takich usług korzystają, np. w formie bankowości internetowej, zewnętrznych serwisów pocztowych, czy sklepów online. Jeśli firma rozważa korzystanie z cloud computing, to powinna bardzo uważnie przeanalizować oferowane jej usługi pod kątem bezpieczeństwa. Trzeba mieć świadomość, że cedujemy na inny podmiot dużą odpowiedzialność za funkcjonowanie naszego biznesu. Dlatego decydującym kryterium przy wyborze dostawcy nie powinna być cena, a raczej udokumentowane kompetencje do wywiązania się z przyjętych zobowiązań. Ważne, aby jasno określić zasady działania w przypadku pojawienia się problemów z dostępnością usługi oraz możliwość i warunki skorzystania z pomocy technicznej” – Radosław Dudziak, specjalista ds. rozwiązań chmurowych w firmie extendo.pl

Rozważając wdrożenie cloud computing w firmie, warto zapytać firmy oferujące takie usługi o to, jak zabezpieczają dane swoich klientów oraz czy w swojej polityce bezpieczeństwa stosują się do obowiązujących przepisów i zaleceń instytucji zajmujących się cyberbezpieczeństwem. Większość z nas jednak nie ma wystarczającej wiedzy technicznej i po prostu nie wie, jak taką rozmowę poprowadzić. Dlatego poniżej znajdziesz nie tylko 7 pytań i zagadnień, które należy poruszyć, ale także wskazanie dobrych praktyk, jakie powinien stosować twój przyszły usługodawca cloud.

1. Kto jest właścicielem moich danych przechowywanych w chmurze? Czy usługodawca może wykorzystywać moje dane do celów reklamowych?

Właścicielem i administratorem przechowywanych w chmurze danych zawsze powinna być twoja firma. Usługodawca może mieć do nich dostęp jedynie w celu świadczenia ci zakontraktowanej usługi, ale nigdy do ich zawartości. Dotyczy to także skrzynki mailowej – niektórzy usługodawcy zastrzegają sobie prawo do skanowania treści wiadomości i wykorzystują pozyskane informacje w celach reklamowych. Często oznacza to też prawo do odsprzedaży tych danych innym podmiotom bez twojej zgody. Jeśli zdarzy się, że twój usługodawca chmurowy będzie potrzebował tymczasowego dostępu do zawartości twoich danych (np. przy usuwaniu jakichś awarii), powinien wcześniej uzyskać twoją zgodę. Ważne jest też, aby poinformował cię, w jakim zakresie uzyskuje ten dostęp oraz o tym, kiedy już zakończy korzystanie z tego dostępu.

2. Czy w swoich usługach oferujecie wbudowane zabezpieczenia prywatności?

Główną ideą usług cloud jest zdalny dostęp do nich – z różnych miejsc i urządzeń. Jednak ważne jest, aby taka zdalna praca odbywała się w bezpieczny sposób. Dlatego usługodawca może np. szyfrować twoje dane (zarówno przechowywane w chmurze dokumenty, jak i wiadomości email). Dostęp do usług cloud, często uzyskujemy przez przeglądarkę (jak np. bankowość elektroniczna). Warto zwrócić uwagę, czy działamy wtedy w ramach protokołu SSL (metoda zabezpieczenia komunikacji). Jeśli tak, to adres URL w przeglądarce będzie zaczynał się od HTTPS zamiast zwykłego HTTP. Dobrym przykładem jest tutaj usługa Microsoft Office 365, która nie tylko oferuje komunikację w protokole SSL oraz kodowanie wszystkich przechowywanych danych (BitLocker, S/MIME), ale także takie usługi, jak Rights Management (zarządzanie prawami dostępu), czy Active Directory. Dodatkowo prowadzi rejestry korzystania z usługi przez użytkowników (również działania administratorów), które umożliwiają kontrolę nad tym, czy pracownicy prawidłowo korzystają z nadanych im uprawnień.

3. Czy jestem informowany, gdzie fizycznie znajdują się moje dane i jak wykonywana jest ich kopia zapasowa?

To że usługi usługi cloud świadczy ci firma z Warszawy, wcale nie oznacza, że tam właśnie znajdują się twoje dane firmowe. Zgodnie z prawem unijnym, takie informacje nie powinny być trzymane poza UE. Jednak usługodawca niekoniecznie będzie je przetrzymywał na swoich serwerach i może przy tym korzystać z infrastruktury innych podmiotów (np. żeby zapewnić szybki i swobodny dostęp do usługi). Taka forma wcale nie musi oznaczać zagrożenia dla twoich danych, jednak ważne jest, abyś wiedział, gdzie faktycznie się one znajdują.

Istotne też jest, aby była tworzona bezpieczna kopia zapasowa twoich danych. Zapytaj też, gdzie jest ona przechowywana. Jeśli w tym samym miejscu, co „oryginały”, to w przypadku awarii serwera (lub np. pożaru serwerowni) możesz stracić wszystkie informacje i dokumenty. Rozwiązaniem jest tzw. georeplikacja, czyli tworzenie kopii zapasowej w innej lokalizacji geograficznej niż jej źródło.

4. Jaką politykę bezpieczeństwa stosuje wasza firma i co robicie, aby przeciwdziałać atakom z zewnątrz?

Twój usługodawca powinien mieć ustalone jasne procedury regulujące fizyczny dostęp pracowników do infrastruktury, gdzie znajdują się dane klientów w ramach usług cloud. Miejsce ich przechowywania, czyli tzw. Data Center też powinno być odpowiednio zabezpieczone (system alarmowy, monitoring tv, system kontroli dostępu) i zarządzane (odpowiednie warunki dla sprawnego działania urządzeń, profesjonalny personel).

Nie mniej istotne od zabezpieczeń fizycznych są zabezpieczenia logiczne, które chronią Data Center przed atakami hakerów. Chodzi tu m.in. o antywirusy, firewall, zabezpieczenia przed atakami DDoS, czy phishingiem oraz izolację danych poszczególnych klientów.

Warto też zapytać, czy przeprowadzany był audyt zabezpieczeń przez jakąś firmę zewnętrzną lub czy są wykonywane tzw. testy penetracyjne (kontrolowane ataki), sprawdzające poziom zabezpieczeń. Niektórzy usługodawcy chmurowi umożliwiają przeprowadzanie takich testów przez klienta (np. Microsoft Azure).

5. Czy i jak będę mógł odzyskać swoje dane po zakończeniu świadczenia usługi?

Zanim zaczniemy korzystać z usług cloud computing, warto dowiedzieć się, co stanie się ze zgromadzonymi w chmurze danymi w przypadku zakończenia współpracy z usługodawcą. Powinien on umożliwić nam zabranie tych danych w bezpieczny sposób – nie tylko w każdym momencie świadczenia usługi, ale również po jej zakończeniu. W tym wypadku istotne będzie, ile czasu od zakończenia umowy mamy na zabranie swoich danych z chmury (np. w Office 365 na export danych mamy 90 dni od wygaśnięcia umowy) i po jakim czasie są one ostatecznie usuwane z serwerów usługodawcy. Musimy się też dowiedzieć, jakie dane będziemy mogli odzyskać (dokumenty, maile, kalendarze, dane aplikacji, etc.) i jak się to odbywa – czy możemy to zrobić sami, czy potrzebna jest asysta administratora usługodawcy, a jeśli tak, to czy jest to dodatkowo płatne.

6. Zgodność świadczonych usług z obowiązującymi regulacjami i wytycznymi instytucji branżowych.

W przypadku branży IT podstawowym dokumentem jest certyfikat ISO/IEC 27001, który formułuje procedury związane z bezpieczeństwem danych. Wskazane jest, aby twój usługodawca chmurowy posiadał taki certyfikat i dodatkowo działał zgodnie z ISO/IEC 27002 (nie jest to certyfikat, a jedynie zbiór zaleceń i dobrych praktyk). Jeśli będziesz przechowywał w chmurze dane swoich klientów, musisz działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Unia Europejska utworzyła tzw. Grupę Roboczą Art. 29, która składa się z 28 krajowych instytucji ochrony danych (m.in. polski GIODO) oraz przedstawicieli Komisji Europejskiej. Może ona wydawać opinie dostawcom usług cloud, dotyczące zgodności ich działania z przepisami obowiązującymi w UE (m.in. pod kątem ochrony danych i zachowania prywatności). Opiniuje także poziom ochrony danych w krajach spoza UE, przestrzeganie umów dotyczących przesyłania danych poza UE (np. umowa Safe Harbor pomiędzy UE i USA) oraz zgodność z tzw. klauzulami umownymi UE. Jest to ważne w przypadku, gdy twój dostawca współpracuje z firmami z zagranicy przy świadczeniu usług cloud computing (lub np. ma serwery poza UE). Odpowiednim potwierdzeniem zgodności wybranej przez ciebie chmury pod względem ochrony danych osobowych będzie posiadanie przez firmę certyfikatu ISO/IEC 27018. Istnieją też międzynarodowe instytucje i organizacje non‑profit, które tworzą procedury i wytyczne dla dostawców usług w chmurze. Są to m.in.: CDSA, CJIS, CSA CCM, CSCC, ETSI, GICTF.

7. Gwarancje i zobowiązania pod kątem zapewnienia dostępności i stabilności usług cloud.

Tak jak twój komputer może ulec awarii i uniemożliwić ci pracę, tak samo w przypadku usług w chmurze mogą pojawiać się pewne przestoje lub obniżenia wydajności w ich świadczeniu. Czasem jest to nieuniknione i trzeba się z tym liczyć, jednak ważne jest, jak w takich sytuacjach postępuje usługodawca. W jaki sposób poinformuje cię o problemach z usługą, ile czasu potrzebuje na usunięcie usterki i czy zapewnia jakiekolwiek opcje „obejścia” problemu na czas naprawy. Niektóre firmy, jak np. Microsoft dają gwarancję dostępności usługi przez określony procent czasu trwania umowy (np. 99,9% w przypadku Office 365). W sytuacji niewywiązania się z tych zobowiązań ponoszą wobec swoich klientów określone konsekwencje finansowe. Jest to niezmiernie ważna rzecz dla firm, które w dużym stopniu opierają swój biznes na chmurze (np. sklepy internetowe).

Jednym z najbardziej ciekawych rozwiązań chmurowych, jakie są obecne dostępne i promowane na światowym rynku jest Office 365 dla firm. Oparty o chmurę Microsoft Cloud nowy Office daje znacznie więcej możliwości, niż dotychczasowe wersje. Najlepiej jest sprawdzić samemu, pobierając wersję próbną na stronie, nie martwiąc się o bezpieczeństwo!

Źródło: IT.integro

Firma SIMPLE S.A. wychodzi poza ramy wdrożeń systemów ERP. Spółka oferuje instytucjom kultury pełne wsparcie w procesie ucyfrowienia zasobów, digitalizacji, udostępniania zasobów naukowych poprzez witryny internetowe, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, jak również pozyskanie środków unijnych wymaganych do realizacji projektu.

Zapewnia:

• bezpieczne przetworzenie zasobów archiwalnych do wersji cyfrowej,
• dostawę systemu do zarządzania i udostępniania przetworzonych zasobów w wersji cyfrowej (strona WWW, portal, wersja mobilna, bezpośrednie podłączenie dla innych systemów),
• pomoc w wypełnieniu i złożeniu wniosku, umożliwiającego pozyskanie ponad 80% funduszy na realizację całego przedsięwzięcia.

W ramach kompleksowej usługi oferuje możliwość udostępniania zbiorów cyfrowych za pomocą wielu kanałów: przeglądarki internetowe, zewnętrzne i wewnętrzne aplikacje do przeglądania zasobów, kioski internetowe, urządzenia mobilne.

Wirtualne zasoby kultury będą dostępne na wyciągnięcie ręki z dowolnego urządzenia połączonego z Internetem (telefon, laptop, tablet itp. )

Korzyści CYFROWEJ KULTURY:

• ochrona przed zniszczeniem,
• udostępnienie zasobów i docieranie do szerszego grona odbiorców,
• internauta w dowolnym czasie i miejscu może zapoznać się z ofertą i zaplanować swoją wizytę,
• edukacja społeczna,
• promocja kultury w sieci,
• większa szansa uzyskania wsparcia na rozwój z zewnętrznych źródeł pomocowych,
• uporządkowanie i sklasyfikowanie zbiorów,

Źródło: Simple

Przejście z papierowego na elektroniczny obieg dokumentów w obszarach fakturowania i księgowości przynosi co najmniej kilka korzyści. I to zarówno z perspektywy właścicieli firm, jak i księgowych.

Istnieje co najmniej kilka powodów, dla których przedsiębiorstwa powinny migrować z tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych do obiegu elektronicznego. Korzyści z tym związane są ewidentne, choć różne z perspektywy właściciela i pracowników operacyjnych.

Perspektywa właściciela

Dla właściciela biznesu kluczowe wyzwania koncentrują się na osiąganiu zyskowności firmy (wynik ekonomiczny), zapewnieniu jej bezpieczeństwa (stabilna pozycja, zgodność z wymogami – compliance) oraz rozwoju (konkurencyjność). Przejście firmy na elektroniczny obieg dokumentów ma pozytywne przełożenie na każdy z tych punktów.

Nawet jeśli zawęzimy wdrożenie elektronicznego obiegu tylko do e-faktur i e-deklaracji, odejście od przetwarzania przez firmę danych z wydruków oznacza:

1. realne oszczędności związane z wyeliminowaniem kosztów przesyłek pocztowych, druku, papieru i pakowania wysyłek (faktury), przyspieszeniem procesów (szybkie przetwarzanie), uwolnieniem czasu pracy, redukcją kosztów archiwizacji, zwiększeniem efektywności w szeroko rozumianym obszarze raportowania.
2. wyeliminowanie błędów i ich konsekwencji w procesowaniu dokumentów (przepisywanie danych, niepotrzebne korekty dokumentów),
3. innowacyjność rozumiana jako automatyzacja i przyspieszenie procesów w obszarach księgowania, fakturowania, ewidencji dokumentów, wyszukiwania informacji oraz raportowania – jej pozytywnym skutkiem jest uwolnienie znacznej ilości czasu pracy,
4. poczucie pewności pracy w oparciu o kompletne i rzetelne dane, co przekłada się zarówno na zgodność danych w sprawozdawczości, jak i na jakość procesów decyzyjnych,

Nie bez znaczenia jest też to, że elektroniczny obieg dokumentów ułatwia firmie wdrażanie polityki bezpieczeństwa – pozwala uszczelnić obieg zabezpieczając przed niepowołanym dostępem, a także chronić dokumenty przed zniszczeniem czy zgubieniem.

Dla właściciela zyskowność wiąże się m.in. z potrzebą generowania oszczędności (poprzez redukowanie kosztów), a konkurencyjność z potrzebą ciągłego doskonalenia działań pracowników (móc wykonać więcej działań, szybciej lub lepiej). Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów wyraźnie wpisują się w obie te potrzeby.

Dodatkowy benefit to zarządzanie wiedzą

W przedsiębiorstwach większa część wiedzy (wedle różnych źródeł od ponad 50% do ponad 80%) przechowywana jest w dokumentach. Jak wiadomo, zdolność wykorzystywania dostępnej w firmie wiedzy warunkuje jej sukces rynkowy. W tym kontekście wdrożenie elektronicznego obieg dokumentów w zakresie nie ograniczonym tylko do faktur i deklaracji ma o tyle duże znaczenie, że to właśnie dane cyfrowe pozwalają efektywnie zarządzać wiedzą – wyszukiwać, agregować, przetwarzać i wizualizować informacje zawarte często w wielu różnych dokumentach.

Z perspektywy księgowych…

Elektroniczny obieg dokumentów z perspektywy księgowych i pracowników operacyjnych to przede wszystkim efektywna, wygodna i bezpieczna realizacja codziennych zadań. W każdym przedsiębiorstwie trzeba księgować dokumenty z ewidencji sprzedaży i ponoszonych kosztów, jak również trzeba dopełnić obowiązki sprawozdawcze wynikające z przepisów. Wysoka efektywność polega na możliwości automatyzowania wielu operacji, tak by w praktyce odbywały się bez udziału człowieka. Dla przykładu – przychodzące do firmy faktury przyjmowane są przez system informatyczny, który automatycznie dekretuje pozycje na odpowiednich kontach i prawidłowo księguje dokumenty. Takiej automatyzacji można dokonywać w szerszym zakresie – w obszarze generowania lub przyjmowania zamówień, ich realizacji i fakturowania.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala więc księgowym czy kontrolerom finansowym ograniczyć zbędne i uciążliwe działania operacyjne (takie jak przepisywanie informacji z dokumentów do systemu) i skoncentrować się na weryfikacji i zapewnieniu zgodności działań z obowiązującymi przepisami. Najczęściej, zwiększenie efektywności w obszarze księgowania pozwala uwolnić czas, którego często brak na działania związane np. z optymalizację podatkową, raportowaniem czy prognozowaniem.

Podstawowe korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów (faktur i deklaracji)

1. szybkość – „w ciągu dnia mogę wykonać zdecydowanie więcej operacji, zdobywam czas, który mogę poświęcić na inne działania ważne dla firmy i kierownictwa”, system automatycznie generuje, przesyła i archiwizuje deklaracje,
2. pewność i bezpieczeństwo – raporty generowane są w oparciu o rzetelne i aktualne dane, w procesach przetwarzania dokumentów wyeliminowano operacyjne błędy, których konsekwencją mogą być omyłki w deklaracjach, sprawozdaniach i zeznaniach podatkowych, deklaracje generowane są w formatach zgodnych z aktualnymi przepisami, a e-faktury zgodnie ze standardami UE,
3. informacje i dokumenty dostępne od ręki – elektroniczny system wspiera błyskawiczne wyszukiwanie dokumentów oraz informacji, ponieważ dokumenty są przechowywane w centralnej jednej danych, „na żądanie kierownictwa lub urzędu mogę szybko przedstawić kompletne, broniące się przed audytem informacje”.

Coraz częściej to kwestia konieczności a nie wyboru

W ciągu ostatnich lat w otoczeniu prawnym pojawiło się kilka istotnych zmian, które zmuszają firmy do przechodzenia na elektroniczny obieg dokumentów. Od stycznia br. wiele typów deklaracji (m.in. PIT-11, CIT-8 czy IFT-2) należy składać wyłącznie w formie elektronicznej (z wyjątkiem najmniejszych firm, nieobsługiwanych przez biura rachunkowe). W ubiegłym roku została ogłoszona dyrektywa unijna 2014/55/EU, która w ciągu 2 – 3 lat wymusi na firmach stawających do przetargów i wykorzystujących środki unijne do posługiwania się fakturami wyłącznie w formie elektronicznej. Ogłoszenie dyrektywy zbiegło się w czasie z weryfikacją pierwszego w Polsce standardu e-faktury. Bazuje on na formacie PDF z zaszytymi metadanymi, czyli danymi cyfrowymi, które mogą być odczytywane i przetwarzane przez różne systemy informatyczne. Nieco wcześniej w Polsce zliberalizowano przepisy w zakresie możliwości wymiany między przedsiębiorcami faktur elektronicznych. O ile jeszcze dwa lata temu przechodzenie na elektroniczny obieg dokumentów było bardziej kwestią wyboru czy optymalizacji biznesu, dziś raczej staje się to koniecznością.

Elektroniczny obieg dokumentów dla MSP

Rozwiązania wspierające elektroniczne operacje i obieg dokumentów w obszarach fakturowania i deklaracji w MSP to dodatkowa funkcjonalność systemów obsługujących księgowość, ewidencję podatkową i sprzedaż (np. e-Box dla rodziny programów Sage Symfonia).

Źródło: Sage

Funkcjonalności systemu Impuls EVO dedykowane obsłudze procesów dystrybucji i gospodarki materiałowej zostały wzbogacone o nowe rozwiązania do planowania procesów zakupowych. Rozwinięcie to dedykowane jest zarówno specjalistom ds. zakupów, działom finansowo-księgowym, jak i kadrze zarządzającej.

Głównym założeniem wprowadzonej innowacji jest segmentacja, automatyzacja oraz integracja informacji zawartych w budżecie i procesie zakupowym. Istnieje możliwość tworzenia struktury budżetów, które powiązane są z grupami materiałowymi w module dystrybucji. Poszczególne „pod-budżety” dzielone są również na wybrane okresy rozliczeniowe – roczne, miesięczne czy tygodniowe. Zgodnie z tym układem plan główny rozbijany jest na budżety cząstkowe. Pozwala to osobom odpowiedzialnym za zakupy analizować poziom realizacji swoich planów poprzez zestawienie ich z wszystkimi dokumentami magazynowymi, zamówieniami zakupu oraz fakturami – zapłaconymi oraz niezapłaconymi. Stopień realizacji planu prezentowany jest w formie wykresów, co znacznie ułatwia analizę danych.

„Rozwiązanie to pełni również funkcję kontrolną, – zaopatrzeniowcy są informowani, jeśli kolejne składane zamówienie nie mieści się w założonym dla danego okresu budżecie” – tłumaczy Ireneusz Krak, Dyrektor ds. Rozwoju i Serwisu Aplikacji w BPSC SA. „Graficzna prezentacja wykorzystania budżetów to równolegle wygodne rozwiązanie raportowe dla zarządzających firmą” – dodaje Ireneusz Krak.

W pakiecie rozszerzającym dotychczasową funkcjonalność systemu Impuls EVO znalazły się również rozwiązania zestawiające planowane przyjęcia na magazyn surowców z planami pracy obsługi magazynu oraz dostępnością i przepustowością samego magazynu.

Gospodarka magazynowa systemu Impuls EVO uwzględnia obecnie również sytuację, kiedy zamówienia o długim terminie realizacji mogą posiadać terminy płatności liczone od momentu wysłania bądź dostarczenia towaru. W efekcie zamówienie wprowadzone do systemu w momencie wygenerowania pokazuje koszt w terminie zapłaty przewidzianej dla danego zamówienia. Takie rozwiązanie ułatwia służbom finansowym planowanie wydatków z dużym wyprzedzeniem, co jest szczególnie ważne jeśli zakupy generują konieczność dokonywania znacznych płatności.

Impuls EVO został wprowadzony na rynek w maju 2012 roku. System łączy w sobie funkcjonalności systemu ERP z rozwiązaniami takimi jak: MES (system realizacji produkcji), WMS (zarządzanie przestrzenią magazynową), HRM (zarządzanie kapitałem ludzkim) oraz BI (Business Intelligence).

Źródło: BPSC

Robisz przelewy przez Internet? Możesz nawet nie wiedzieć, że twoje przelewy trafiają na konto cyberprzestępców. Jak się przed tym bronić?

Dostajesz e-mailem fakturę. Jak zwykle, kopiujesz numer konta i robisz przelew przez Internet. Zerkasz na końcówkę SMS-a potwierdzającego płatność, z którego przepisujesz kod do wprowadzenia na stronie banku. Przelew trafia na listę oczekujących operacji, a za kilka godzin pieniądze zostaną ściągnięte z twojego konta.

Trafią prosto na konto cyberprzestępcy.

Wszystko wyglądało zwyczajnie, aż do czasu…

Jak przebiegał atak? Przecież na stronie wszystko wyglądało poprawnie, a numer konta odbiorcy zmienił się dopiero, kiedy pieniądze zniknęły z banku. Jak to się mogło stać?

Typowy proces wykonywania zwykłego przelewu przez Internet wygląda następująco:

1. dostajemy e-mail lub PDF z numerem konta, na który mamy zrobić przelew,
2. kopiujemy numer rachunku,
3. wklejamy numer konta w formularzu na stronie banku,
4. przepisujemy z SMS-a kod potwierdzający transakcję,
5. przelew trafia na listę oczekujących do wykonania.

Niestety taki proces to miejsce do ataku, a cyberprzestępcy coraz częściej wykorzystują naszą nieuwagę.

Jak działają wirusy zamieniające numer konta?

Złośliwe oprogramowanie zainstalowane w naszym komputerze wykrywa moment, w którym kopiujemy numer konta i podmienia go na inny, zdefiniowany przez cyberprzestępców. Nie zwracamy uwagi czy wklejony numer rachunku jest taki sam jak skopiowany, więc wykonujemy przelew dalej. Dopiero kiedy odbiorca upomni się o przelew, orientujemy się, że został wysłany na inne konto.

Uwaga! To niestety tylko najprostsza wersja ataku. W ostatnich miesiącach cyberprzestępcy zmodyfikowali go o dodatkowe sposoby na zamaskowanie nieuczciwego procederu:

• wklejony numer konta wygląda tak jak skopiowany, jednak do banku wysyłany jest zmodyfikowany,
• na stronie banku wyświetlają się sfałszowane komunikaty proszące o instalację dodatkowego oprogramowania w telefonie (np. fałszywego „certyfikatu bezpieczeństwa” lub „aplikacji ochronnej”), które podmienia numery kont również w SMS-ach,
• w historii bieżących operacji numer konta podmieniony jest na numer rzeczywistego odbiorcy,
• cyberprzestępcy skupiają się na bankach, w których potwierdzenie przelewu odbywa się za pomocą kodu z tokena (bez funkcji challenge–response), a nie kodu z SMS-a.

W najgorszym przypadku o ataku dowiemy się dopiero przeglądając archiwum wykonanych przelewów – cyberprzestępcy nie podmieniają historii, ponieważ zrealizowanych przelewów nie da się już anulować.

Jak bronić się przed atakiem?

W miarę możliwości powinniśmy korzystać z systemów płatności online zamiast z przelewów przez Internet. Czym to się różni? W przypadku systemu płatności online, sprzedawca wysyła do naszego banku informację o swoich danych i kwocie transakcji, a my tylko potwierdzamy chęć transakcji na stronie banku.

Rys. 1: Transakcja przez system płatności Dotpay. Bank otrzymuje numer konta od systemu płatności, tak że ani my, ani cyberprzestępcy nie mamy możliwości jego zmiany. Płatność zostaje zrealizowana wyłącznie po otrzymaniu z banku nieodwołalnego potwierdzenia złożenia przez kupującego dyspozycji wykonania przelewu z rachunku. To gwarancja, że poprawność płatności została zweryfikowana.

Czy system płatności online można zawsze wykorzystać?

Systemy płatności online są wykorzystywane coraz częściej i można za ich pośrednictwem płacić nie tylko w sklepach internetowych, ale też opłacić rachunki za telefon i Internet czy kupić bilet na komunikację miejską, na pociąg lub do kina.

– Korzystanie z systemu płatności online przez płacącego nie niesie ze sobą dodatkowych kosztów i nie wymaga zakładania konta w systemie – wyjaśnia Bernadetta Madej, dyrektor działu handlowego w Dotpay. – Płatność odbywa się na podstawie umów między bankiem, sprzedawcą i Instytucją Płatniczą pod czujnym okiem Komisji Nadzoru Finansowego – dodaje.

Sprzedawca nie oferuje płatności online – co zrobić?

Pomimo że szybkie transfery bankowe online (tzw. Pay by Link) są najpopularniejszym sposobem płatności w Polsce, częstszym od przelewów i płatności kartą kredytową, to jeszcze nie wszyscy sprzedawcy zintegrowali systemy płatności online. Czy oznacza to, że powinniśmy zrezygnować z transakcji, jeśli nie możemy zapłacić przez Dotpay lub inny system płatności?

Rys. 2: Strona operatora płatności online Dotpay. Wystarczy, że zarejestruje się na niej sprzedawca, kupujący nie musi zakładać żadnego dodatkowego konta.

Niekoniecznie. Jeśli musimy zrobić zwykły przelew przez Internet, naszą linią obrony jest urządzenie uwierzytelniające przelew. Najlepszym wyborem byłby token z funkcją challenge–response, jednak niewiele banków ma je w ofercie. Zdrapka lub token wyświetlający kod niestety w żaden sposób nie chronią przed atakiem – nie poinformują nas o tym, jaką transakcję potwierdzamy.

Jak z poziomu telefonu chronić konto w banku?

Ochronić nas może przede wszystkim czujność. Po otrzymaniu SMS-a z kodem potwierdzającym transakcję powinniśmy upewnić się, że numer konta w SMS-ie zgadza się z numerem konta w PDF-ie lub e-mailu z poleceniem zapłaty. To zdecydowanie zwiększa bezpieczeństwo transakcji.

Oczywiście cyberprzestępcy próbują różnych metod. Aby lepiej się chronić i mieć szansę na wykrycie próby oszustwa, powinniśmy też zadbać o bezpieczeństwo telefonu, na który przychodzą SMS-y z kodem potwierdzającym przelew. Trzeba być nie tylko uważnym i dokładnie weryfikować dane w SMS, ale także zadbać o to, aby na smartfonie był zainstalowany antywirusowy pakiet zabezpieczający przed atakami hakerów. Warto regularnie skanować system operacyjny. Co istotne to wcale nie musi wiązać się z dodatkowymi kosztami. Wystarczy poświęcić chwilę czasu i pobrać nawet darmowy program antywirusowy. W sieci znajdziemy różne aplikacje do skanowania systemu i usuwania wirusów, od koni trojańskich po złośliwe oprogramowania, jak maleware. Korzystanie z oprogramowania antywirusowego jest naprawdę dobrym zwyczajem i może nas ochronić przed przykrymi niespodziankami.

Dlaczego korzystanie z szybkich płatności typu Pay By Link jest bezpieczniejsze od innych?

Pamiętajmy, że dodatkowe warunki stawiane operatorom płatności online sprawiają, że poziom bezpieczeństwa transakcji przeprowadzanych przez tego typu systemy rośnie znacząco, nawet w porównaniu ze zwykłymi przelewami bankowymi. Rejestr takich instytucji płatniczych prowadzi Komisja Nadzoru Finansowego, która weryfikuje, czy akredytowana firma spełnia wymagania bezpieczeństwa. Listę firm można sprawdzić w wyszukiwarce dostępnej na stronie internetowej Komisji Nadzoru Finansowego, dodatkowo warto prześledzić rejestr licencjonowanych Agentów Rozliczeniowych prowadzony przez Narodowy Bank Polski. Jeżeli podmiot podający się za instytucję płatniczą znajduje się na ww. listach, możemy być spokojni o nasze środki finansowe. Można także upewnić się, czy instytucja finansowa posiada certyfikat PCI DSS, którego posiadanie potwierdza zgodność z międzynarodowymi wymogami bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania transakcji kartowych. Standard ten potwierdza spełnianie światowej jakości norm dotyczących bezpieczeństwa.

– Kwestia bezpieczeństwa podczas transakcji internetowych jest najważniejsza. A szybkie przelewy bankowe, typu Pay By Link, to nie tylko optymalizacja czasu, ale właśnie także bezpieczeństwo – podsumowuje Bernadetta Madej.

Źródło: http://www.dotpay.pl

Dokąd zmierzają systemy ERP? W ślad za rosnącymi możliwościami i informatyzacją coraz to nowych obszarów biznesu, użytkownicy tych rozwiązań zaczynają oczekiwać czegoś więcej. Producenci i dostawcy, wprowadzając nowoczesne systemy działające w czasie rzeczywistym, wychodzą im naprzeciw. Rynek szturmem zdobyła najnowsza platforma SAP S/4 HANA; jedno z pierwszych wdrożeń w kraju realizuje zespół Hicron.

Oczekiwania wobec narzędzi codziennej pracy systematycznie rosną: telefony muszą być coraz bardziej funkcjonalne, laptopy wydajne, a oprogramowanie bezpieczne i szybkie. Gdzie w tym wszystkim miejsce dla systemów ERP – statecznych, rozbudowanych rozwiązań, które obsługują setki procesów biznesowych, usprawniając zarządzanie nawet największymi firmami?

Dostawcy i producenci rozwiązań tej klasy nie ustają w poszukiwaniach nowych, lepszych produktów, które sprostają oczekiwaniom biznesu. 6 maja SAP oficjalnie ogłosił wprowadzenie na rynek kolejnej generacji oprogramowania: SAP S/4HANA (platforma została uruchomiona 3 lutego). To następca funkcjonującego od 1992 roku SAP R/3.

– Start platformy spotkał się z entuzjastycznym przyjęciem przez rynek, czego wynikiem jest już ponad 370 klientów w skali globalnej. Trwają również prace nad pierwszymi wdrożeniami tego rozwiązania w Polsce. Jeden z tych projektów realizuje wieloletni partner SAP – Hicron, implementując S/4HANA w firmie Global Cosmed, dystrybutora i producenta chemii gospodarczej i kosmetyków – mówi Iwona Stamper, Partner Account Manager w SAP Polska.

Wprowadzenie S/4HANA stanowiło dla SAP AG duże wyzwanie. Ogrom prac przygotowawczych w połączeniu innowacyjną filozofią zaowocował stworzeniem nowej jakości na rynku zintegrowanych systemów zarządzania przedsiębiorstwem. W procesie tworzenia tego rozwiązania uczestniczyli niemal wszyscy deweloperzy firmy, który łącznie przepisali około 400 mln linijek kodu. Implementacja S/4HANA jest uważana za najistotniejszą decyzję rozwojową w czterdziestoletniej historii giganta z Waldorff. Co nowego oferuje swoim użytkownikom?

Szybciej

Głównym celem było dostarczenie rozwiązania, które działałoby zauważalnie szybciej, umożliwiając wielu użytkownikom jednocześnie przetwarzanie dużych wolumenów danych bez konieczności uciążliwego oczekiwania na odpowiedź systemu. SAP R/3 – poprzednia wersja oprogramowania SAP – została zaprojektowana tak, aby możliwe było uruchomienie jej na dowolnej bazie danych (AnyDB), co jednak czyniło system mniej wydajnym i wysoce skomplikowanym w aspekcie programistycznym.

Po niemal 20 latach SAP AG wprowadza nową generację ERP opartą o daleko bardziej efektywny SAP HANA – dane są przetwarzane w pamięci RAM (in-memory database), co w praktyce umożliwia równoległą obsługę wielu zapytań, a tym samym przyspiesza działanie np. aplikacji analitycznych. Zwiększenie prędkości S/4HANA jest zauważalne. Rozmiar bazy danych, potrzebnej do utrzymania systemu został zmniejszony w stosunku do poprzednika jak 10:1.

– Jest to rozwiązanie szczególnie cenne dla złożonych systemów dostępnych dla wielu użytkowników, żądających od systemu udźwignięcia licznych zapytań i szybkich czasów reakcji. Przykładem wykorzystania SAP HANA jest wdrożenie dla NBA, amerykańskiej ligi koszykówki, która – dzięki implementacji tej platformy – mogła udostępnić fanom na całym świecie zaawansowany serwis stats.nba.com, oferujący niespotykane dotąd możliwości analityczne i dostęp do statystyk sprzed kilkudziesięciu lat – mówi Michał Guzek, Managing Partner w Hicron, dostawcy rozwiązań IT, który jako pierwszy w Polsce wdraża S/4 HANA. – Widzimy w SAP S/4 HANA ogromny potencjał, zwłaszcza biorąc pod uwagę powiązanie nowej platformy z rozwiązaniami Big Data oraz Internet of Things, które stają się coraz poważniejszym rynkowym trendem.

Prościej

Litera „S” w nazwie najnowszej generacji systemów SAP po angielsku oznacza „simple”, czyli prostotę. Kolejnym kluczowym założeniem SAP było utworzenie produktu przyjaznego użytkownikowi, który zostanie wyposażony w nowoczesny i intuicyjny interfejs SAP Fiori, dający użytkownikom możliwość dostępu do najważniejszych funkcji systemu przez przeglądarkę internetową obsługującą HTML5.

Tym samym dobrze znany (choć momentami dość złożony) interfejs systemów SAP zyskuje nowe, atrakcyjniejsze dla użytkownika oblicze, zgodne z zasadami UX design, czyniąc kolejny krok w kierunku upraszczania zarządzania procesami nawet w największych jednostkach gospodarczych.

Bardziej elastycznie

Biznes coraz silniej „odrywa się od biurka”. Potrzeba połączenia stabilności i bezpieczeństwa systemu ERP zderza się z koniecznością ciągłego dostępu do danych z różnych lokalizacji, także poprzez urządzenia mobilne. Podążając za tym trendem SAP S/4HANA umożliwia utrzymanie systemu w chmurze prywatnej, publicznej lub hybrydowej w zakresie najbardziej odpowiednim dla użytkowników.

– Co istotne, zarówno nowi jak i obecni odbiorcy systemów SAP otrzymają pełne wsparcie technologiczne i koncepcyjne z zakresie migracji do SAP S/4HANA. Producent we współpracy z dostawcami kładzie olbrzymi nacisk na maksymalne uproszczenie tego procesu tak, aby jak najlepiej skonfigurować system pod kątem potrzeb klienta. Liczymy, że S/4HANA realnie odmieni wizerunek systemów ERP, łącząc szybkość i elastyczność działania z dobrze znanymi cechami systemów ERP: odwzorowaniem nawet najbardziej złożonych procesów biznesowych, stabilnością i daleko idącą optymalizacją – mówi Michał Guzek z Hicron.

Źródło: Hicron

Kolejny raz Warszawa stała się stolicą IT za sprawą targów IT Future Expo, które odbyły się w dniach 10-11 czerwca 2015 na Stadionie Narodowym. To największa impreza targowa B2B branży informatycznej w Polsce. Zaskakujące pomysły Wystawców, konkursy, gry i wspaniałe prezentacje przyciągnęły wielu Zwiedzających!

Targi zorganizowane zostały pod honorowym patronatem Ministerstwa Gospodarki, Marszałka Województwa Mazowieckiego oraz Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji.

Wydarzenie przyciągnęło kadrę zarządzającą oraz duże grono specjalistów IT, odpowiedzialnych za rozwój infrastruktury informatycznej firm. Jak na branżową imprezę zamkniętą, frekwencja przerosła nasze oczekiwania. Łącznie, czynny udział w targach wzięło ponad 2 500 Zwiedzających. Pokazuje to, jak duże jest zapotrzebowanie na wykorzystanie technologii informatycznych we współczesnych firmach.

Mimo, że IT Future Expo to typowe wydarzenie targowe, podczas którego w szczególności istotna była możliwość nawiązania nowych relacji biznesowych, to nie zabrakło również imprez towarzyszących. Do ciekawszych należała Gala IT Future Awards, Konferencja IT Future Congress oraz informatyczne targi pracy IT Career Summit. Dodatkową atrakcją była strefa relaksu! 10 czerwca podczas Gali, wyłoniliśmy Laureatów Konkursu Liderzy IT 2015 w 16 kategoriach. W trakcie wieczornego wydarzenia mieliśmy możliwość wysłuchać także debaty ekspertów branżowych nt. bezpieczeństwa IT. Wieczór dopełnił występ artystyczny młodej aktorki oraz uzdolnionej wokalistki – finalistki programu „The Voice of Poland” – Katarzyny Sawczuk.

Co natomiast o wydarzeniu mówią sami Wystawcy? Podkreślają przede wszystkim jakość oraz ilość nawiązanych kontaktów.

• „Nasze wrażenia z targów – pozytywne. Dobrze dobrana grupa odbiorców, logicznie rozplanowane stanowiska i fajna atmosfera”

                                                                                              Katarzyna Kolosa, Techiona International

• „Naprawdę wspaniałe wydarzenie. Poznałam wiele osób z działów IT, wiele osób z naszej branży. Także warto było tutaj być”

                                                                              Anna Szlejter, AirWatch

• „Targi dobrze wpasowane w nasz profil firmy poszukującej możliwości bezpośredniego kontaktu z klientami korporacyjnymi oraz przedsiębiorcami. Przez klika godzin mieliśmy naprawdę co robić w parę osób co świadczy o dużym zainteresowaniu naszymi rozwiązaniami dla sektora B2B oraz targami”

  Adam Adamczyk, Deskdoo

• „Targi IT Future Expo w Warszawie, odwiedziło wielu ciekawych i wartościowych uczestników, którzy stanowią grupę naszych potencjalnych Klientów”
  
  Maciej Dzik, JM Elektronik
• „Targi były dla nas miejscem wartościowych spotkań merytorycznych. Nasza firma miała okazję zaprezentować swoją ofertę zarówno wielu odwiedzającym targi, jak i współwystawcom. Organizacja spełniła nasze oczekiwania.”

                                                                              Kamila Kozłowska, Ryszard Jarza Translations

• „Możemy powiedzieć, że targi były udane. Bardzo dobra lokalizacja Targów umożliwiała przybycie sporej ilości osób zainteresowanych. Dobre dotarcie do grupy osób zainteresowanych i powiązanych z branżą. Z tego co mogliśmy zaobserwować, na Targach nie było ludzi „przypadkowych”

                                                                              Alicja Domżała, Praca.pl

• „Życzymy dalszego rozwoju, aby każde kolejne targi były tak owocne jak tegoroczne, oraz być może, aby rozszerzono swoją działalność na więcej miast w Polsce”

                                                                                              Anna Christ–Jurczak, domeny.pl

Miło nam także przedstawić wyniki wielkiej, informatycznej rywalizacji oraz zaprezentować Zwycięzców tegorocznej edycji Konkursu Liderzy IT 2015:

• Iron Mountain z produktem System E-Vault w kategorii: Backup & Storage Leader – backup i archiwizacja
• Motabi z produktem Motabi Intelligence w kategorii: BI Trends – business intelligence
• IT Works z produktem Atmosfera ITSM w kategorii: BPM Leader – zarządzanie procesami biznesowymi
• Deskdoo z produktem descdoo.com w kategorii: Cloud Computing – rozwiązania w chmurze
• 3S z produktem 3S Data Center w kategorii: Data Center Leader – centrum danych
• Trol Intermedia z produktem 2ClickShop w kategorii: E-commerce Innovation – rozwiązania dla handlu internetowego
• Acrebit z produktem Microsoft Dynamics NAV 2015 w kategorii: ERP Trends – systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa
• Pretius z produktem Pretius Sales Commission w kategorii: Industry Dedicated IT Solutions – informatyczne rozwiązania branżowe
• APC by Schneider Electric z produktem SRT66KXLI, Smart-UPS SRT 6000VA 230V w kategorii: Infrastructure Innovation – infrastruktura fizyczna
• GranateSEO z produktem GranateSEO w kategorii: Innovative IT Startup – startup w IT
• Strong Signage z aplikacją Strong Signage w kategorii: Innowacja Roku 2015
• pl z certyfikatem SuperFast Multidomain Wildcard SSL w kategorii: IT Security – bezpieczeństwo IT
• Infomex z kompleksowymi, dedykowanymi rozwiązaniami teleinformatycznymi dla Biznesu w kategorii: IT Services Leader – usług IT
• AirWatch z produktem AirWatch by VMware w kategorii: Mobile Trends – rozwiązania mobilne
• Axence z produktem Axence nVision w kategorii: Network – infrastruktura sieciowa
• Fujitsu ze skanerem dokumentowym Fujitsu N7100 w kategorii: Workflow Management – obieg dokumentów

Życzymy sukcesów w dalszym rozwoju rozwiązań i usług wszystkim Laureatom konkursu, firmom nominowanym oraz wystawcom!

Czy IT Future Expo odniesie taki sam sukces przy kolejnej edycji we Wrocławiu? Zapraszamy 26 listopada na Stadion Wrocław!

www.itfuture.pl

Konsultanci Hicron rozpoczęli prace nad roll-outem systemu SAP w Grupie Global Cosmed. Wzorcowe środowisko IT funkcjonujące w polskich strukturach firmy zostanie przeniesione do niemieckiego oddziału Spółki z uwzględnieniem lokalnych uwarunkowań rynku. Równocześnie Hicron rozpoczął wsparcie w obszarach serwisu aplikacyjnego oraz zdalnej administracji systemami SAP.

Grupa Global Cosmed to prężnie rozwijający się gracz na rynku kosmetycznym i chemicznym. Firma z ponad 180-letnią tradycją w 2014 roku zakupiła aktywa Domal Wittol Wasch und Reinigungsmittel, producenta środków czyszczących i detergentów w Stadtilm na terenie Niemiec. Rozwój struktur Grupy pociągnął za sobą konieczność ujednolicenia systemu zarządzania przedsiębiorstwem w niemieckim oddziale firmy; prace związane z roll-outem rozwiązań SAP ERP z Global Cosmed Group S.A. powierzono zespołowi Hicron, integratora systemów IT.

Przeniesienie systemu SAP obejmuje między obszary zarządzania: finansami, jakością, transportem i magazynem, a także gospodarkę materiałową, planowanie produkcji oraz sprzedaż i dystrybucję. Aby zoptymalizować przepływ danych pomiędzy poszczególnymi jednostkami, struktury i procesy biznesowe zostaną dokładnie odwzorowane w niemieckim oddziale Grupy. Konsultanci Hicron dokonają także niezbędnych prac programistycznych, które uwzględnią wymogi lokalne, np. przepisy prawa podatkowego i finansowego funkcjonujące w Niemczech.

– Na bazie referencji klientów oraz udanej współpracy z zespołem Hicron w obszarze SAP Maintenance zdecydowaliśmy się powierzyć firmie także całość prac związanych z roll-outem systemu SAP do spółki Domal Wittol. Kompetencje i doświadczenie konsultantów Hicron w połączeniu ze znajomością specyfiki rynku niemieckiego to jeden z czynników, które braliśmy pod uwagę przy wyborze partnera w tym projekcie – mówi Krzysztof Jaworski, IT Manager z Grupy Global Cosmed S.A.

Projekt rozpoczął się od transferu wiedzy oraz dokładnej analizy rozwiązania wzorcowego (SAP template), które ma zostać przeniesione do spółki w Niemczech z uwzględnieniem wymogów lokalnych. Dzięki temu zespół konsultantów Hicron pracujący przy projekcie ma możliwość dokładnego poznania rozwiązania, a także zaproponowania zmian, które mogą zwiększyć efektywność systemu SAP implementowanego w Niemczech w oparciu o najlepsze praktyki biznesowe.

– Każdy projekt roll-outu systemu wymaga indywidualnego podejścia, uwzględniającego szereg zmiennych: od specyfiki prawnej kraju, w którym realizowane będzie wdrożenie, poprzez jego unikalne elementy tworzące kulturę biznesową, aż po istniejące w firmie uwarunkowania techniczne. Każdy z tych aspektów musi zostać dokładnie przeanalizowany tak, aby przeniesiony system SAP w krótkim czasie stał się w pełni sprawnym narzędziem umożliwiającym skuteczne zarządzanie – mówi Maciej Sej, Kierownik Projektu w Hicron.

Doświadczenie konsultantów, autorska metodyka przejęcia kompetencji i elastyczna forma współpracy zaowocowała powierzeniem firmie Hicron również bieżącego wsparcia i doradztwa w obszarach serwisu aplikacyjnego i zdalnej administracji systemami SAP w pakiecie PLATINUM, przy jednoczesnej kontynuacji współpracy w obszarze SAP Maintenance.

Źródło: Hicron

– Warto przypomnieć sobie, że smartfony powstały nie tylko jako narzędzia do rozrywki, ale przede wszystkim instrumenty pomocne w prowadzeniu biznesu – zauważa Mateusz Pośpieszny z myPhone. Czy polskie firmy zaczną w pełni wykorzystywać potencjał tych urządzeń? Zmiany na rynku mobile udowadniają, że proces ten już się rozpoczął.

Smartfon w nagrodę dla dobrego menadżera? Już nie. Dziś, kiedy smartfon z ośmiordzeniowym procesorem kosztuje kilkaset złotych, inwestycja w takie urządzenie może zwrócić się w czasie jednej delegacji.

Zaprzęgnij smartfona do pracy

Bariera uniemożliwiająca wyposażanie pracowników w urządzenia mobilne znika wraz z pojawianiem się na rynku konkurencyjnych cenowo modeli. To dobry kierunek, ponieważ wykorzystanie smartfonów może przynieść firmie konkretne oszczędności. Dla przykładu – w czasie służbowych delegacji. Wtedy pracownik może użyć smartfona jako access point, zyskując w ten sposób dostęp do Internetu również na laptopie. Pozwoli to produktywnie wykorzystać czas spędzony w pociągu czy na lotnisku. Ponadto nie będzie musiał korzystać z hotelowego lub kawiarnianego Wi-Fi, co podniesie bezpieczeństwo transmisji i pozwoli oszczędzić czas na próby znalezienia właściwej sieci, dopytywania o hasło i akceptowania regulaminów dostępu do Wi-Fi, etc.

– Warto przypomnieć sobie, że smartfony powstały jako narzędzie dla biznesu i wrócić do korzeni. To nie tylko gry i video, ale przede wszystkim możliwość efektywnego gospodarowania czasem pracownika bez względu na to, gdzie aktualnie przebywa. Dziwi tylko fakt, że nadal niewiele firm w pełni wykorzystuje potencjał urządzeń mobilnych. Kupują smartfony dla pracowników, ale nie dokonują prostych czynności jak np. konfiguracja firmowej poczty. Szkoda, bo nawet najprostszy telefon to potrafi – mówi Mateusz Pośpieszny, dyrektor marketingu z myPhone.

Kiedy jeszcze smartfon pozwoli zaoszczędzić?

Na przykład w czasie delegacji zagranicznych. W takich sytuacjach przydatne będą szczególnie modele Dual SIM, czyli obsługujące jednocześnie dwie karty SIM (np. myPhone Luna). Jak oszczędzimy? Umieszczając w telefonie kartę SIM zagranicznego operatora i omijając w ten sposób problem olbrzymich cen w roamingu. Drugi slot można wykorzystać na kartę SIM Aero2, która z kolei pozwoli za darmo korzystać z Internetu.

Smartfon z Dual SIM sprawdzi się również w sytuacji, kiedy pracownik korzysta z numeru prywatnego i służbowego. Dzięki temu może mieć przy sobie jeden telefon zamiast dwóch. To dodatkowa korzyść dla obu stron gwarantująca możliwość kontaktu również w sytuacjach niespodziewanych (np. po godzinach pracy).

Pamiętajmy, że smartfon to także odbiornik GPS, przydatny w handlu, logistyce i innych branżach, których pracownicy realizują zadania w terenie. Dzięki tej funkcjonalności firma może optymalizować trasy przejazdu, informować odbiorców o przewidywanym czasie dostawy czy wysyłać pracownika tam, gdzie aktualnie jest potrzebny. Takie optymalizowanie pracy pracownika to gwarancja sprawnie i wydajnie realizowanych zadań, nawet tych poza siedzibą firmy.

Dostęp do CRM i ERP nareszcie z telefonu

Co jeszcze doceniają biznesowi użytkownicy smartfonów, a już w szczególności handlowcy? Przede wszystkim możliwość natychmiastowego dostępu do systemów CRM i ERP. System Customer Relationship Management pozwala przechowywać informacje o wszystkich kontaktach z klientami i współdzielić je między działem handlowym, marketingu czy obsługi. Mimo że połączenie takiego systemu z telefonami wydaje się oczywiste, dostawcy systemów dopiero zaczynają zauważać urządzenia mobilne. Tymczasem wykorzystanie rozmów w budowaniu scoringu pozwala wyprzedzić konkurencję pod względem skuteczności pozyskiwania klientów.

Kiedy handlowiec jest już u klienta, przydatny okazuje się być dostęp do systemu ERP. Dzięki temu może na bieżąco sprawdzać stan magazynowy lub promować produkt, którego sprzedaż jest w danym momencie priorytetem firmy. Stałe aktualizowanie dostępności oferty jest niezbędne szczególnie, jeśli firma posiada kilkudziesięciu czy kilkuset klientów.

W kontakcie z bazą

Mając stały i tani dostęp do Internetu (np. wykorzystując urządzenie z funkcją Dual SIM i Aero2), firma może delegować zadania między pracowników będących w terenie. Zwykle wymaga to zamówienia dedykowanej aplikacji, więc koniecznie należy wybrać urządzenia z systemem Android. Na rynku są gotowe aplikacje biznesowe do delegowania i monitorowania zadań mobilnych, można też zlecić napisanie i utrzymanie tego typu programu.

Smartfon do zadań specjalnych

Dziś najszybciej rosnącym segmentem rynku mobile dla firm jest tzw. klasa rugged. Są to specjalnie wzmocnione urządzenia mobilne przeznaczone do pracy nawet w ciężkich warunkach przez długi okres czasu, a przynajmniej 5-6 lat. Jest to możliwe dzięki bardziej wytrzymałej obudowie, odpornej na kurz, uderzenia, upadki i wodę. W połączeniu z niską ceną, wytrzymałą baterią i dobrymi parametrami technicznymi, urządzenia klasy rugged stają się najczęściej wybieranymi narzędziami mobilnymi dla pracowników, szczególnie w takich branżach, jak: przemysł, handel, produkcja czy logistyka.

Jak przekonuje Mateusz Pośpieszny, smartfony klasy rugged to także najbardziej ekonomiczne urządzenia, w jakie może zainwestować firma. – Mimo że modele te, jak np. seria Hammer Iron z certyfikacją IP67/IP68, cechują się ogromną odpornością na uszkodzenia, ich cena jest nawet kilkanaście razy niższa niż w przypadku innych smartfonów. To, w połączeniu z gwarancją długiego czasu użytkowania, przekonuje nie tylko firmy z branży przemysłu i logistyki, ale też handlowców i tysiące innych osób pracujących w terenie – dodaje ekspert.

Co ciekawe, mimo wysokiej odporności na uszkodzenia i niskiej ceny, urządzeniom klasy rugged nie brakuje typowych dodatków. Pracownik może więc np. zrobić zdjęcie wykonanej pracy i przesłać je e-mailem lub przez firmowy system. Taki telefon można również wykorzystywać do kontroli urządzeń sterowanych przez Internet, takich jak stacje pogodowe, kamery przemysłowe czy systemy alarmowe.

Biorąc pod uwagę coraz niższe ceny za smartfony i dostęp do Internetu, a także dynamiczny rozwój segmentu rugged, warto przemyśleć jak używamy smartfony w firmie. Czy na pewno służą do obniżania kosztów i uzyskania przewagi nad konkurencją? W końcu to główna rola, jaką powinny spełniać w swoim firmowym zastosowaniu. Poza tym, to się po prostu opłaca!

Źródło: www.myphone.pl