Archiwum | Workflow

brainshare logo

Tags: , , ,

Wyścig z czasem – dlaczego firmy decydują się na elektroniczny obieg dokumentów?

Dodany 07 czerwca 2017 przez admin

Pisma, deklaracje, umowy czy wnioski – to tylko niektóre z dokumentów, z którymi styczność mają pracownicy nawet niewielkich firm. Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, że prawidłowe zarządzanie dokumentacją nie tylko pozwala na bardziej efektywną pracę, ale przede wszystkim oszczędza cenny czas. I choć jeszcze do niedawna nikogo nie dziwiła konieczność poproszenia współpracownika o ręczny podpis, obecnie firmy nie wyobrażają sobie funkcjonowania bez elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Dlaczego tak się dzieje i jak przekonać pracowników do digitalizacji?

 W tradycyjnym obiegu dokumentów klient przynosi do biura dokumentację, która jest następnie księgowana i archiwizowana przez księgowego. W większych firmach za księgowanie dokumentów odpowiada dział księgowości. Rozwiązanie to wymaga dużej terminowości od każdej ze stron i poświęcenia czasu na wymianę czy akceptację potrzebnych dokumentów. Ponadto, kiedy stosy „papierów” zaczynają wymykać się spod kontroli, łatwo o popełnienie błędu i narażenie przedsiębiorstwa na dotkliwe straty. Na szczęście istnieje rozwiązanie, dzięki któremu obieg dokumentów wewnątrz firmy lub na linii przedsiębiorstwo – biuro rachunkowe może być sprawny i szybki.

Inwestycja w elektroniczny obieg umożliwia rozwój w wymiarze, który bez tego rozwiązania byłby niemożliwy do osiągnięcia. System ten pozwala nie tylko zdalnie załatwić wszystkie formalności z jednostką odpowiadającą za księgowanie, ale przede wszystkim daje przedsiębiorcom dostęp do elektronicznego archiwum dokumentów firmy w systemie 24h na dobę. Dzięki temu firmy oszczędzają cenny czas i zwiększają produktywność, minimalizują ryzyko popełnienia błędów oraz zachowują ciągłość przepływu dokumentów. Co najważniejsze, przejrzystość w tym zdigitalizowanym procesie umożliwia odszukanie niezbędnych danych na każdym odcinku trasy, którą pokonuje będąca w obiegu dokumentacja.

Papierowy zawrót głowy

Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów? Jak tylko przestaje sobie radzić z tymi papierowymi. Zagubione faktury, bałagan czy problemy z dotrzymaniem terminów to znaki świadczące o tym, że firma powinno pomyśleć się o zmianie systemu zarządzania na bardziej nowoczesny.

– Bardzo ważna jest też przejrzystość. Przychodzi taki moment, kiedy przedsiębiorcy chcą mieć bardziej transparenty widok dokumentów. Chcą wiedzieć, kto i ile wydaje oraz jak często sięga do firmowej kasy. Przy obiegu papierowym jest o to bardzo trudno, a taka transparentność powoduje po prostu bardziej świadome zakupy – podkreśla Edyta Wojtas, wiceprezes i analityk biznesowy w BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART służącej do wspierania nowoczesnej księgowości.

Warto rozważyć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zanim w firmie pojawią się pierwsze sygnały zwiastujące kłopoty z ujarzmieniem papierowego bałaganu. Na szczęście widać, że świadomość przedsiębiorców wzrasta i coraz częściej stawiają oni na digitalizację, chcąc zawczasu zapobiec kłopotom związanym z przepływem papierowych dokumentów w firmie.

Technologia dla opornych

Mimo że nowocześni przedsiębiorcy chętnie korzystają z dóbr technologii, wciąż znajdą się i tacy, którzy opierają się wszelkim zmianom. Nie ma w tym nic dziwnego, wszak nie każdy od razu polubi nowe technologie – zwłaszcza, kiedy dotychczas korzystał tylko z tradycyjnych rozwiązań. I choć nie łatwo jest przekonać zwolennika papierowych dokumentów do zaawansowanych rozwiązań informatycznych, to istnieją sposoby, które ułatwią ciężką przeprawę przez meandry elektronicznego obiegu dokumentów.

Przedsiębiorcy obawiają się zmian i trudno jest im podjąć decyzję o wdrożeniu systemu, o którym niewiele wiedzą. To dlatego łatwiej jest tym firmom, które na pokładzie mają przynajmniej jednego pasjonata z obszaru IT, lubiącego i rozumiejącego nowinki technologiczne. Taki pracownik wytłumaczy pozostałym, jak funkcjonuje nowe rozwiązanie oraz jakie korzyści płyną z jego użytkowania – tłumaczy Edyta Wojtas z BrainSHARE IT.

Co istotne, pracownicy często postrzegają technologię jako konkurencję dla swoich stanowisk pracy. Winni takiej sytuacji są producenci oprogramowań podkreślający, że elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim duża oszczędność pieniędzy dla firmy, co mylnie interpretowane jest z redukcją zatrudnionych specjalistów. Nic dziwnego, że propozycja wdrożenia nowoczesnego systemu nie zawsze spotyka się z entuzjazmem reszty pracowników. Warto zatem wcześniej wyjaśnić zespołowi, że nowy system nie stanowi dla nich żadnego zagrożenia, ponieważ ma na celu wyłącznie ułatwienie i usprawnienie jego pracy!

Elektroniczny lodołamacz

Czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów jest trudne i czasochłonne? Nie, jeżeli cały proces odbywa się pod czujnym okiem specjalistów od spraw wdrożeń. Ponadto, kluczem do sukcesu jest zrobienie analizy działania firmy oraz włączenie każdego pracownika w implementację nowego systemu.

Na spotkaniu dotyczącym wdrożenia SaldeoSMART rozmawiamy z każdym, który bierze czynny udział w obiegu dokumentów. Pytamy o najdrobniejsze szczegóły jego pracy z dokumentami, bo często właśnie one wpływają na płynność pracy oraz – co jest bardzo ważne – prawa do pewnych poufnych informacji. Spotkanie analityczne jest właśnie po to, aby poznać firmę i uszyć dla niej obieg dostosowany do potrzeb. Mamy w swojej procedurze również przygotowanie dla firmy analitycznego raportu, po akceptacji którego przechodzimy do etapu konfiguracji obiegu oraz wdrożenia systemu – podkreśla Edyta Wojtas z BrainSHARE IT.

Co ciekawe, są sytuacje, w których warto wstrzymać się z decyzją o zmianie systemu obiegu dokumentów z papierowego na elektroniczny. Należy do nich np. restrukturyzacja firmy, mająca wpływ na pracę z dokumentami i uprawnienia stanowisk poszczególnych pracowników. Warto również jeszcze przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian wskazać osobę odpowiedzialną po stronie firmy za koordynowanie całego procesu wdrożenia.

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które zaspokoi potrzeby zarówno małego, jak i dużego biznesu. Uporządkuje pracę, ułatwi współpracę z księgowością, przygotuje firmę na dalszy rozwój, a także dostosuje się do jej rosnących potrzeb. Przedsiębiorstwo, które zdecyduje się na poniesienie stosunkowo niewysokich kosztów wdrożenia obiegu, pozbędzie się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności – zyska porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji. I choć najbardziej problematyczny we wdrażaniu nowych technologii jest oporny na zmiany człowiek, to pozytywnie do nich nastawiony, sprawny koordynator poradzi sobie nawet z największymi sceptykami. Przedsiębiorco, czy jesteś gotowy na zmiany w swojej firmie?

Źródło: BrainSHARE IT

Komentarzy (0)

Tags: , ,

Oszczędna firma. 5 sposobów, które obniżają rachunki

Dodany 01 listopada 2016 przez admin

Październik miesiącem oszczędzania! To właśnie teraz mówi się najwięcej o rozsądnym wydawaniu pieniędzy. I choć w mediach temat oszczędzania przewija się najczęściej w kontekście gospodarowania finansami osobistymi, warto spojrzeć nań również z perspektywy przedsiębiorstw i zastanowić się, gdzie i w jaki sposób szukać mądrych oszczędności w firmie.

Skarbonka bez dna

Co można osiągnąć dzięki oszczędzaniu? Cięcie zbędnych kosztów przede wszystkim zapobiega utracie płynności finansowej i pozwala firmie na bardziej komfortowe funkcjonowanie. Dzięki oszczędnościom firma nie stoi w miejscu, bo zgromadzone środki pozwalają na inwestycję w rozwój – zwiększenie zatrudnienia, zakup nowych technologii, umożliwiają też pozyskanie lepszych specjalistów. Nie zawsze jednak istnieje możliwość rozwoju w szybkim tempie. Czynnikiem hamującym inwestycje zazwyczaj jest niedobór środków.

Właściciele biznesów doskonale wiedzą, jak ogromne koszty generuje każda działalność. Pensje pracowników to tylko ułamek budżetu – dochodzą do nich koszty czynszu, opłaty za abonamenty, licencje i pozwolenia, koszty mebli, komputerów i innych urządzeń, a także materiałów biurowych i higienicznych. Trudno nie wspomnieć w tym miejscu o całej masie nieprzewidzianych wydatków, które nie znalazły się w biznesplanie. Początkowe założenia przyjęte przez przedsiębiorców są szybko weryfikowane przez rzeczywistość. Wtedy rozpoczyna się poszukiwanie sprytnych sposobów na oszczędności, które nie wpłyną na jakość usług i produktów.

Bezcenne zasoby

Na czym możemy zaoszczędzić? Mądre zarządzanie firmowymi finansami nie polega przecież na powstrzymywaniu się od koniecznych zakupów do biura i gromadzeniu pieniędzy na czarną godzinę. Gdzie szukać oszczędności?

Przede wszystkim warto lepiej organizować czas wszystkich zaangażowanych osób – jest on bowiem zasobem, którego nie da się odzyskać. Każda godzina pracownika kosztuje, więc po co marnować roboczogodziny na rzeczy, które można zautomatyzować? Nie chodzi mi tu wyłącznie o źle wydane pieniądze, ale o rozdrabnianie się na sprawy mniej istotne, które spowalniają czas reakcji na zapytania spływające od klientów oraz o niewykorzystanie potencjału, który drzemie w kadrze – mówi Katarzyna Mamos z Mix-soft Sp.J., firmy zajmującej się wdrażaniem obiegu dokumentów i doradztwem w zakresie optymalizacji pracy w księgowości.

Obecnie sporo mówi się o aspiracjach zawodowych pokolenia Y – młodych pracowników, dla których w życiu zawodowym istotne jest poczucie sensu i wiary w to, że wykonywane zadania są ważne, potrzebne, przynoszące realne korzyści i pozytywne zmiany w firmie. Pracownicy, zmuszeni do wykonywania żmudnych, machinalnych zadań, szybciej znudzą się pracą i odejdą, generując dodatkowe koszty (czasowe i finansowe), jakie niesie ze sobą poszukiwanie, zatrudnienie i przeszkolenie nowej osoby.

Oszczędność dzięki technologiom

W ostatnim dwudziestoleciu pojawiło się mnóstwo rozwiązań wspierających sprawne kierowanie biznesem. Digitalizacja części naszych działań to dziś konieczność. Automatyzowanie procesów pozwala nam dotrzymać kroku konkurencji, przyspiesza realizację zadań niezbędnych do funkcjonowania firmy i umożliwia zaangażowanie pracowników w zadania, które przełożą się na realne korzyści i postępy w budowaniu przedsiębiorstwa. 

Pieniądze zainwestowane w oprogramowanie zwracają się nie tylko w postaci oszczędności na pensjach osób, które musielibyśmy dodatkowo zatrudnić. Technologie pomagają też lepiej zarządzać planami, zadaniami oraz czasem pracy, a także eliminują wiele błędów ludzkich wynikających z nieuwagi i zaniedbań.

Za przykład mogą tu posłużyć systemy finansowo-księgowe, dzięki którym znacząco zmniejsza się ryzyko wysłania do Urzędu Skarbowego nieprawidłowych danych finansowych firmy. Interesującą opcją są również aplikacje do elektronicznego obiegu dokumentów – gdy z nich korzystamy, znika problem gubienia ważnych dokumentów kadrowych czy finansowych. Elektroniczny obieg to również oszczędność czasu – szybsze, skuteczniejsze załatwianie spraw wewnątrz firmy – tłumaczy Krzysztof Wojtas, architekt systemu SaldeoSMART.

Elektryzująca faktura

Rachunki za prąd potrafią przyprawić o ból głowy. Można je jednak obniżać, wprowadzając w firmie zasadę wyłączania na noc wszystkich urządzeń. Drukarka, komputer czy skaner pozostawione w trybie czuwania (stand-by) nadal pobierają sporo energii elektrycznej.

Z pewnością każdemu zdarzyło się „odbić” od drzwi nieczynnego sklepu, który wyglądał na otwarty, bo nadal paliło się w nim światło. O ile w przypadku modnego butiku można wytłumaczyć działające oświetlenie chęcią nieustannego eksponowania towaru na wystawie, o tyle w biurach nie ma to żadnego sensu. Pilnujmy więc, by wyłączać światła na noc i na weekend, a zobaczymy różnicę na rachunku za prąd. Same żarówki też posłużą dłużej.

Klimat panujący w Polsce powoduje, że praktycznie przez sześć miesięcy w roku jesteśmy zmuszeni do korzystania w naszych domach i firmach z ogrzewania. Centralne, gazowe czy elektryczne – każdego typu ogrzewanie generuje ogromne koszty, zwłaszcza w pomieszczeniach o dużej powierzchni. Wahania temperatur późną jesienią i wczesną wiosną sprawiają, że łatwo wtedy o przesadny upał w biurze. W utrzymaniu właściwej temperatury pomieszczeń pomogą czujniki i regulatory, które dostosują moc ogrzewania do zmiennych warunków panujących na zewnątrz. Warto też przykręcać kaloryfery na noc, co znacząco obniży kwotę na fakturze.

Małe zmiany na co dzień

Nawet niewielkie, pozornie niewiele znaczące czynności mogą się przełożyć na realne oszczędności dla firmy. Jak zacząć? Najlepiej od przyglądnięcia się, w jaki sposób funkcjonuje biuro, oraz uświadomienia pracownikom, że wszystkie ich działania mają znaczenie. Pomoże to we wprowadzeniu dobrych nawyków, które zaowocują zaoszczędzeniem konkretnych kwot.

Weźmy pod lupę rozmowy przez telefon – aparaty telefoniczne były kiedyś jedyną formą kontaktu z klientami i stały na każdym biurku. Dziś coraz więcej firm rezygnuje z drogich abonamentów. Zamiast korzystać z telefonu stacjonarnego, pracownicy mogą prowadzić rozmowy przez Skype, telefony VoIP czy komunikatory tekstowe. Telekonferencje czy wideokonferencje również z powodzeniem odbywają się dziś na łączach internetowych.

Nie sposób pominąć małych gestów, które łączą oszczędność z ekologią. Segregowanie śmieci zmusza do refleksji i pomaga obniżyć koszty wywozu odpadów, a dwustronne drukowanie to nie tylko oszczędność pieniędzy, ale też bardzo „zielony” ukłon w stronę natury.

Coraz więcej faktur otrzymujemy w plikach PDF – zamiast je drukować, można od razu wgrać je do systemu księgowego i puścić w elektroniczny obieg – podpowiada Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Zielona firma

Ekologia i biznes nie zawsze mają ze sobą po drodze. Firmy generują ogromne ilości śmieci, zużywają dużo prądu i powodują spore szkody środowiskowe. Przybywa jednak rozwiązań przyjaznych ochronie środowiska i niższemu zużyciu energii. Współcześni architekci projektują biurowce zgodnie z zasadami „zielonego budownictwa”, optymalizując je pod kątem energooszczędności i stosując rozwiązania sprzyjające mniejszemu zużyciu wody. Na poprawienie efektywności energetycznej można nawet otrzymać unijną dotację – wsparcie inwestycji w instalacje do produkcji prądu ze źródeł odnawialnych może sięgać nawet 85%.

Oszczędzanie, które powszechnie kojarzy nam się z zaciskaniem pasa, to stereotyp z długą brodą. Nowocześni managerowie rozumieją, że cięcie wydatków kosztem komfortu pracy czy jakości końcowego produktu nie jest konieczne. Aby pieniądze z firmowego konta nie uciekały tak szybko, wystarczy chwila refleksji i nakłonienie pracowników do zmiany postaw – najlepiej na własnym przykładzie.

Źródło: SaldeoSMART

Komentarzy (0)

Tags: ,

Workflow – system, który przynosi korzyści zarządzającym i pracownikom

Dodany 11 sierpnia 2015 przez admin

Zagubione dokumenty, brak pewności, kto powinien podjąć decyzję na danym etapie działania, wiedza odchodząca z firmy razem z pracownikami, zbyt długi czas realizacji zadań, chaos w zakresach odpowiedzialności? Czas na workflow!

Workflow to inaczej przepływ pracy, czyli po prostu przepływ informacji, dokumentów i zadań pomiędzy poszczególnymi pracownikami zaangażowanymi w pewien proces. Brzmi skomplikowanie? Nie jest takie. W każdej firmie dzieją się jakieś procesy. Może to być tworzenie i akceptowanie umowy z kontrahentem, zgłaszanie i rozliczanie delegacji pracowniczych, wniosków urlopowych, reklamacji itd. Do każdego z takich procesów przypisani są jacyś pracownicy, którzy wykonują określone zadania: wprowadzają dane, akceptują, przypisują dokumenty, zamykają proces, archiwizują itd. Wystarczy, że jedna osoba nie wykona swojego kroku albo nie będzie miała pewności, do kogo w następnej kolejności skierować jakiś dokument – cały proces utknie w martwym punkcie. Z tego wynikają opóźnienia, które mogą przynieść firmie spore straty. Workflow pozwala na spisanie, zarejestrowanie i wyegzekwowanie wszystkich kroków w danym procesie. A to oznacza same korzyści dla firmy.

Co daje workflow

Najprościej rzecz ujmując, systemy klasy workflow porządkują pracę, optymalizują procesy przebiegające w firmie i tym samym pozwalają na oszczędność czasu i pieniędzy. Jak to możliwe? Przede wszystkim firma, która zamierza wdrożyć u siebie rozwiązanie odpowiedzialne za przepływ informacji i dokumentów, w pierwszej kolejności musi przyjrzeć się dokładnie procesom zachodzącym w jej wnętrzu, zastanowić się, jaki mają przebieg, kto jest odpowiedzialny za poszczególne kroki, jak dużo czasu poświęca na ich wykonanie itd. Już na tym etapie można określić, czy na pewno wszystkie procesy działają optymalnie.

Często zdarza się, że zarządzający zauważają niedoskonałości dotychczasowego przebiegu procesu dopiero podczas analizy przed wdrożeniem nowego systemu. Przenosząc poszczególne kroki do systemu, poprawiają to, co działa nieefektywnie. Dzięki temu od razu ich firma zaczyna działać lepiej – zadania są bowiem wykonywane szybciej, a czasem także w bardziej logicznej kolejności – mówi Łukasz Malina, dyrektor Działu Wdrożeń, Webcon.

Pracownik polubi system workflow

Żeby firma działała sprawniej, potrzebne są przede wszystkim zmiany w działaniach pracowników. Tu właśnie z pomocą przychodzi system workflow, w którym zapisane są dokładne ścieżki postępowania związane z poszczególnymi dokumentami czy zadaniami. Pracownikom przypisane zostają role i uprawnienia w realizowanych działaniach. Każdy pracownik wie dokładnie, co należy do jego obowiązków, a dodatkowo jest na bieżąco informowany o tym, kiedy i jakie zadanie lub jaki krok musi wykonać. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracy grupowej, która charakteryzuje się zaangażowaniem w proces wielu osób, często rozproszonych w różnych budynkach lub nawet oddziałach firmy.

Eksperci firmy Webcon podkreślają, że na wprowadzeniu systemu workflow skorzystają też nowi pracownicy. Łatwy dostęp do zgromadzonej w jednym miejscu wiedzy o zachodzących w firmie procesach, do wszystkich dokumentów, ścieżek postępowania z nimi, możliwość prześledzenia kroków w poszczególnych zadaniach, powiązania ich z osobami i dokumentami bardzo skraca czas potrzebny na wdrożenie się do firmy i zapoznanie z zadaniami do wykonania.

Korzyści dla zarządzających

Niebagatelne korzyści z wdrożenia systemu workflow odnoszą zarządzający firmami. Obsługa procesów biznesowych za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów i informacji pozwala im osiągnąć dwa niezwykle ważne cele: działanie firmy według jasno określonych procedur oraz możliwość egzekwowania ich przestrzegania.

Kadra zarządzająca przedsiębiorstwa może również na bieżąco monitorować stan realizacji zadań, co pozwala na szybkie wykrycie i wyeliminowanie nieprawidłowości. Nie bez znaczenia jest też możliwość kontrolowania pracy poszczególnych osób zaangażowanych w procesy – można w każdym momencie sprawdzić, czy dobrze wywiązują się ze swoich obowiązków, czy wykonują zadania w określonym czasie, nie są przeciążeni lub niedociążeni pracą i czy na pewno zostały im przypisane właściwe role – dodaje Łukasz Malina z Webcon.

Najistotniejsza z punktu widzenia zarządu jest jednak płynność przepływu informacji wewnątrz i na zewnątrz firmy. Uporządkowanie procesów, możliwość sprawdzenia wszystkiego w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca, także spoza firmy, dostęp do dokumentacji skracają czas potrzebny na wykonywanie różnych czynności, co pozwala oszczędzić czas i pieniądze.

Czy to jest dla mnie?

System Workflow to narzędzie dla każdej firmy, w której w zadania zaangażowanych jest przynajmniej kilka osób. Rozmiar przedsiębiorstwa właściwie nie ma znaczenia, bowiem system da się dopasować zarówno do potrzeb 20, jak i 20000 użytkowników końcowych. Nie ma firmy, która nie potrzebuje jasnych procedur postępowania i optymalnego wykorzystania zasobów ludzkich oraz czasu. Nie ma zatem firmy, która nie potrzebuje systemu workflow.

Autor: Łukasz Wróbel, dyrektor Działu Konsultingu, Webcon

Komentarzy (0)

Tags: , , , ,

DomData AG zautomatyzuje obsługę klientów firmy doradczej BT&A

Dodany 12 lutego 2015 przez admin

DomData AG zakończyła wdrożenie platformy B2B w firmie konsultingowej BT&A. Celem prac było przyśpieszenie wymiany dokumentacji oraz informacji między firmą BT&A i jej klientami.

Koncepcja rozwiązania bazuje na pełnej digitalizacji obiegu dokumentów między kontrahentami na wszystkich etapach współpracy: począwszy od negocjacji kolejnych kontraktów, przez bieżącą wymianę dokumentów projektowych, kadrowo-płacowych i księgowych, aż po różnego rodzaju raporty finansowe np. na bazie danych źródłowych pobranych z systemów ERP klientów obsługiwanych za pośrednictwem platformy B2B.

Przeniesienie części procesów na nową platformę pozwoli firmie BT&A usprawnić obsługę swoich klientów, a także zmniejszyć poziom kosztów i pracochłonność wielu zadań.

Platforma B2B współpracuje bezpośrednio z Symfonią Forte i na bazie zgromadzonych w tym systemie danych udostępnia klientom BT&A zdefinowane wcześniej raporty finansowe.

Budowany w BT&A system B2B wykorzystuje autorskie oprogramowanie DomDaty: WorkNET Smart oraz InForum BI Studio. Dodatkową zaletą rozwiązania jest możliwość nieograniczonego kształtowania przyszłej funkcjonalności oraz pełnej integracji z różnymi systemami finansowo-księgowymi, ERP czy dowolnymi bazami danych.

Źródło: DomData

Komentarzy (0)

bpsc logo

Tags: , , ,

BPSC: opóźnienia w płatnościach to nie zawsze świadome działanie

Dodany 29 grudnia 2014 przez admin

Szacuje się, że nawet 70% faktur w Polsce jest opłacanych po terminie. Polskie firmy są jednak coraz bardziej świadome korzyści jakie dają elektroniczne systemy zarządzania fakturami. Elektroniczna Akceptacja Faktur autorstwa BPSC SA została wdrożona już po raz setny.

Z badań przeprowadzonych przez firmę BPSC wynika, że – wbrew obiegowej opinii – opóźnienia w płatnościach to nie zawsze działanie celowe, obliczone na poprawę płynności finansowej. Firmy nie opłacają faktur w terminie bo….często dowiadują się o nich po fakcie.

– Z naszych doświadczeń wynika, że największe problemy w firmach związane są nie tyle z rozliczeniem kosztów, ile z uzyskaniem informacji na temat kosztów poniesionych, ale jeszcze niezewidencjonowanych .przekonuje Sławomir Kuźniak z firmy BPSC dostarczającej systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Tę tezę potwierdzają wyniki badań przeprowadzonych przez spółkę. Ponad 50% ankietowanych przedsiębiorstw określiło problemy z obiegiem faktur jako częste lub bardzo częste.

 

Cierpią nie tylko kontrahenci

Winę za taki stan rzeczy ponoszą przede wszystkim pracownicy, którzy nie przekazują na czas informacji kosztowych do działu finansowo-księgowego. Nie przekazują, bo rozliczanie faktur z punktu widzenia pracownika, który bezpośrednio nie odpowiada za finanse, zwykle jest sprawą drugorzędną.

Ma to swoje konsekwencje nie tylko w postaci zaległości w płatnościach. Zdaniem Sławomira Kuźniaka opóźnienia w przekazywaniu informacji o poniesionych przez firmę kosztach negatywnie wpływa zarówno na działalność kontrahentów, jak i samego przedsiębiorstwa odpowiedzialnego za płatność. Brak informacji na temat kosztów nie tylko uniemożliwia szybkie rozliczenie projektów, zleceń i zadań, ale ma bezpośredni wpływ na kontrolę stanu zobowiązań, planowanie płatności i przede wszystkim – na prawidłowe obliczenie podatku dochodowego czy podatku od towarów i usług. Widać to szczególnie w większych firmach. Dla nich wielkość naliczonego podatku VAT ma ogromne oznaczenie.Jeśli wartość faktur kosztowych w firmie wynosi 1 mln zł, to nierozliczenie w terminie tylko 10% z nich przynosi straty na poziomie blisko 40 tys. zł, nie uwzględniając kosztów osobowych związanych choćby z poszukiwaniem i obiegiem dokumentów. Nietrudno sobie wyobrazić, że  dużych firmach te straty mogą być dużo wyższe – tłumaczy Sławomir Kuźniak, dyrektor aplikacji internetowych w BPSC.

 

Problem można wyeliminować

Z badań przeprowadzonych przez chorzowską spółkę wynika, że problem dotyczy przede wszystkim firm, które nie mają wdrożonego elektronicznego obiegu dokumentów. W przedsiębiorstwach, które posiadają system automatycznej akceptacji faktur liczba nierozliczonych dokumentów nie przekracza zwykle kilku procent. W jednej z firm ankietowanych przez chorzowskiego dostawcę, po wprowadzeniu takiego rozwiązania liczba niezaakceptowanych w terminie dokumentów kosztowych udało się zmniejszyć z 20% do zera.

– Poprawie wskaźników sprzyja przede wszystkim to, że faktura na etapie kancelaryjnym jest skanowana i od razu staje się widoczna dla osoby zarządzającej sferą finansów. Dzięki mechanizmom ponagleń, a także dokładnej informacji na temat lokalizacji faktury możliwe jest znaczące skrócenie czasu potrzebnego na zamknięcie miesiąca w przedsiębiorstwie. W konsekwencji także na przyśpieszenie płatnośc i– tłumaczy Sławomir Kuźniak z BPSC.

Zarządzanie obiegiem faktur to jednak tylko jeden z elementów ewidencyjnej układanki. Daje firmie wiedzę o wydatkach związanych z poniesionymi kosztami. Sam koszt powstaje dużo wcześniej czyli przy samym zapotrzebowaniu (wniosku inwestycyjnym)  wprowadzonym przez użytkownika.   Aby zyskać pełną wiedzę o akceptacji kosztów, firmy użytkujące moduł EAF coraz częściej decydują się dodatkowo na implementację Elektronicznej Akceptacji Zapotrzebowań (Zamówień) oraz na Portal Dostawcy (Aukcyjny).

– Jesteśmy w stanie uruchomić pełny  zestaw produktów WEB-owych obsługujący cały łańcuch związany z akceptację kosztów, powiązanych z kontrolą budżetów. Proces rozpoczynają zapotrzebowania, które użytkownicy systemu mogą wypełnić za pomocą przeglądarki w systemie Elektronicznej Akceptacji Zapotrzebowań poprzez wystawienie ich na Portalu Dostawcy (aukcyjny). Wybór ofert dokonuje się automatycznie poprzez system licytacji lub „ręczne” wskazanie oferty. Po wygenerowani Zamówień, akceptowanych w procesie obsługiwanym w Elektronicznej Akceptacji Zamówień następuje powiązanie tych Zamówień z fakturami w systemie Elektronicznej Akceptacji Faktur. Oczywiście w systemie Impuls EVO, wszystkie te aplikacje dostępne on-line, poprzez przeglądarkę www oraz oparte są o definiowalny wewnętrzny motor workflow – podkreśla Sławomir Kuźniak

Oferowany przez BPSC system Elektronicznej Akceptacji Faktur wykorzystuje już 100 przedsiębiorstw spośród ponad 600 użytkujących systemy ERP chorzowskiego dostawcy. Setny projekt wdrożeniowy został zrealizowany w firmie Wichary Technologies, dostawcy zaawansowanych technologicznie rozwiązań dla przemysłu.

– Procedury, nawet najlepiej przygotowane, na pewnym etapie rozwoju biznesu nie pozwalają zapanować nad ogromną ilością faktur kosztowych. Nasza firma, w efekcie gwałtownego rozwoju w ostatnich latach, znalazła się właśnie w takiej sytuacji. System, dzięki któremu każda wpływająca faktura kosztowa trafia w postaci elektronicznej do systemu informatycznego i dekretowane są pod jego kontrolą stał się nieodzowny. Elektroniczna Akceptacja Faktur powinna w przeciągu najbliższych miesięcy znacząco uporządkować kwestię obiegu faktur, mówi Artur Wichary, Dyrektor ds. Produkcji i Rozwoju, WICHARY Technologies Sp. z o.o.

Źródło: BPSC

Komentarzy (0)

Zdjęcia z naszego Flickr'a

Zobacz więcej zdjęć

Reklama

Straciłeś dane? Skontaktuj się z Kroll Ontrack

POWIĄZANE STRONY