Archiwum wg Tagów | "saldeo"

brainshare logo

Tags: , , , ,

Czy istnieje spokojne życie po RODO? Polski biznes w oparach absurdu

Dodany 23 sierpnia 2018 przez admin

Miało być bezpieczniej, klarowniej i oczywiście z obopólną korzyścią dla przedsiębiorców i ich klientów. Jedni widzieli w RODO receptę na bolączki obywateli umęczonych nagminnym wykorzystywaniem danych osobowych, inni dopatrywali się w rozporządzeniu uregulowania zasad współpracy z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami. Tymczasem rzeczywistość jak zwykle brutalnie zweryfikowała hurraoptymistyczne założenia – system, który miał zatroszczyć się o ochronę danych osobowych, stał się przekleństwem przedsiębiorców i bronią obosieczną w rękach klientów. Czy unijna regulacja wniosła do polskiego biznesu coś więcej niż setki nonsensownych sytuacji, których firmy doświadczają obecnie na co dzień?

Temat RODO nie opuszczał mediów już na rok przed wejściem rozporządzenia w życie. Nic dziwnego, wszak dostosowanie procedur do nowych standardów wymagało od przedsiębiorców dużego nakładu pracy i funduszy. Polski biznes wcale nie spodziewał się po tej nowelizacji wielkiej rewolucji, ale też nikt nie zakładał, że dla niektórych podmiotów może być ona początkiem prawdziwych problemów. Kosztowna i pracochłonna modyfikacja systemów informatycznych nie dla każdego przedsiębiorcy okazała się końcem najtrudniejszych zmian. Jakie absurdy po wejściu nowej ustawy najczęściej mają miejsce w polskich firmach?

RODOmatrix: jak odróżnić prawdę od nonsensu?

O RODO mówili i wciąż mówią wszyscy, ale tak naprawdę tylko niewielu wie, o co tak naprawdę chodzi w unijnym rozporządzeniu. Wielu przedsiębiorców wciąż nie ma pojęcia, co jest daną osobową, a co zachowaniem tajemnicy. Dlatego też bardzo często skutkiem takiej niewiedzy są sytuacje, w których firmy odmawiają podania np. wyników finansowych czy numeru konta ZUS, powołując się na unijne rozporządzenie.

Pracując w branży księgowej na co dzień spotykamy się z danymi wrażliwymi, tj. bazami dostawców firmy, jej obrotami czy wynikami finansowymi. Jednak nie wszystkie te informacje  to dane osobowe. Ustawa o RODO nie mówi o potrzebie ochrony informacji np. o wielkości przychodu firmy w danym miesiącu. Taka dana podlega umowie o zachowaniu tajemnicy, a nie RODO. Duża część kontrahentów nie czuje tej różnicy. Wszelkie nieporozumienia nie wynikają oczywiście ze złej woli którejkolwiek ze stron, winna jest przede wszystkim powszechna dezinformacja na temat samego rozporządzenia – mówi Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

Trudno zaprzeczyć, że brakuje podstawowych informacji na temat celu wdrożenia RODO, podanych oczywiście w zrozumiały sposób. Jesteśmy w stanie z pamięci cytować zawiłe formułki z rozporządzenia, chętnie powołujemy się na RODO podczas negocjacji, ale czy tak naprawdę wiemy, czemu dokładnie służy ta ustawa?

Tragifarsa z ekspertami w roli głównej

Głównym celem wdrożenia RODO było m.in. ujednolicenie prawa we wszystkich państwach unijnych. Założenie to wydaje się teraz trochę kuriozalne, ponieważ ustawa nie precyzuje ani tego, kto ma być odpowiedzialny za wybranie elementu ochrony, ani jak właściwie tę ochronę danych zapewnić. Skutkiem tego nieporozumienia są przede wszystkim próby narzucania przez firmy swoich warunków podczas negocjacji, co przyczynia się do zatrzymywania dynamiki biznesu.

Coraz częściej bowiem dochodzi do sytuacji, w których klienci próbują wymuszać własne standardy zabezpieczenia danych czy procedury ich przetwarzania i ochrony. Skutkuje to przesyłaniem dokumentów pomiędzy prawnikami i próbami przerzucania wszystkich ustawowych obowiązków na drugą stronę, zwłaszcza tych niemożliwych do spełnienia. Jest to szczególnie kłopotliwe w przypadku produktów sprzedawanych masowo i dostarczanych do klientów w tej samej formie.

W takich przypadkach ingerencja pojedynczego klienta w standardy bezpieczeństwa, wypracowywane nierzadko przez wiele lat, może nawet uniemożliwić dalszą współpracę. Negocjowanie indywidualnych umów z każdym klientem jest – zwłaszcza dla producenta masowo sprzedającego swoje usługi – bardzo trudne do zrealizowania. Niejednokrotnie firmy chcą spełnić wymagania tych kontrahentów, ale koszty niezbędnej obsługi ze strony prawników i wydłużenie czasu przygotowywania samej umowy są zbyt duże i z biznesowego punktu widzenia lepiej jest wówczas ze współpracy po prostu zrezygnować.

„Wolna amerykanka” w wydaniu unijnym

Nie jest tajemnicą, że na fali RODO podejmuje się coraz więcej błędnych decyzji. Wiele firm zrezygnowało np. z newsletterów, ponieważ dalsze używanie wiadomości mailowych w komunikacji wydawało im się zbyt skomplikowane z perspektywy zabezpieczenia danych. Coś, co zawsze było standardem komunikacji między przedsiębiorstwami, nagle stało się uciążliwym rozwiązaniem.

Niestety, takie przykłady można mnożyć – niektórzy przedsiębiorcy nadal przecież nie mają pojęcia, o co chodzi w nowej ustawie. Dlatego też chętnie polegają na opinii prawników czy posiłkują się wiedzą wyniesioną z mało praktycznych szkoleń. Nikt nie zwraca uwagi na to, że część z tych informacji jest bezwartościowa, że wciąż trudno uzyskać szczegółową wskazówkę od specjalisty.

Mam wrażenie, że po 25 maja niewiele się zmieniło: nadal otrzymujemy setki niechcianych wiadomości i figurujemy w tajemniczych bazach danych. Ponadto, niektóre operacje firmowe pochłaniają teraz nieco więcej czasu, a sam proces sprzedażowy stał się bardziej wymagający dla obu stron. Najbardziej jednak irytują niejasności spowodowane swobodą w interpretacji treści rozporządzenia – mam nadzieję, że z czasem przepisy zostaną sprecyzowane i każdy przedsiębiorca będzie dokładnie wiedział, na co w ramach RODO może sobie pozwolić – podkreśla Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

RODO to wciąż drażliwy temat: najpierw spędzał przedsiębiorcom sen z powiek, aby potem, kiedy wejdzie w życie na dobre, powodować interpretacyjne zamieszanie. Z jednej strony, chaos często wpisany jest w harmonogram dużych i szybkich zmian. Z drugiej strony nasuwa się jednak pytanie, czy swobodna interpretacja przepisów oraz obecność spamu w skrzynkach to zmiany, o które przedsiębiorcom chodziło. Jedno jest pewne: w dobie cyfryzacji właściwa ochrona danych osobowych jest kwestią priorytetową. Ważne jednak, aby na fali nowego rozporządzenia unijnego nie tracić zdrowego rozsądku i skupiać się przede wszystkim na kwestiach ułatwiających pracę i przyczyniających się do wzrostu bezpieczeństwa danych, a unikać sytuacji, w których współpraca biznesowa może być niepotrzebnie utrudniona.

Źródło: SaldeoSMART

Komentarzy (0)

brainshare logo

Tags: , , , , ,

Kiedy biznes spotyka się z księgowością – SaldeoSMART partnerem I Ogólnopolskiej Konferencji Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców

Dodany 13 sierpnia 2018 przez admin

Omówienie tajników udanej kooperacji między obszarami biznesu i księgowości oraz analiza zaawansowanych rozwiązań ułatwiających efektywną współpracę – te i inne zagadnienia będą poruszane już niebawem podczas I Ogólnopolskiej Konferencji Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców KONEL. Wydarzenie odbędzie się 4 października we Wrocławiu, a jednym z jej partnerów będzie BrainSHARE IT, firma produkująca oprogramowanie SaldeoSMART, służące do wspierania nowoczesnej księgowości.

Celem konferencji KONEL jest stworzenie wspólnej przestrzeń do dyskusji i wymiany doświadczeń dla sektora biznesu i biur rachunkowych. Podczas prelekcji i paneli dyskusyjnych uczestnicy będą mieli okazję wzbogacić swoją wiedzę o najświeższe informacje z obszaru kontroli biznesowej i ryzyka podatkowego, bezpieczeństwa teleinformatycznego firmy, korzyści outsourcowania usług księgowych czy optymalnego dostosowania rachunkowości do potrzeb biznesu.

Nie zabraknie również wystąpień poświęconych zagadnieniu odpowiedzialności księgowych w kontekście kodeksu karnego skarbowego, a także tematowi RODO czy zmianie ordynacji podatkowej.

Księgowość patrzy w przyszłość

Konferencja zgromadzi nie tylko przedstawicieli biznesu i reprezentantów branży rachunkowej. Podczas panelu eksperckiego poświęconemu tematowi przyszłości biur rachunkowych, głos zabierze również Adam Niewiedzioł, specjalista ds. kluczowych klientów w SaldeoSMART.

Cieszymy się, że dostaliśmy możliwość opowiedzenia o naszych spostrzeżeniach związanych z przyszłością zawodu księgowego i nowoczesnych narzędziach księgowości. Dla nas, jako producenta zaawansowanych technologicznie systemów, ta konferencja będzie spotkaniem z dwoma rodzajami klientów, których obsługujemy na co dzień: przedsiębiorcami i biurami rachunkowymi. Działamy w służbie obu tych grup i wiemy, jakie tak naprawdę mają potrzeby oraz jak je zaspokoić – tłumaczy Adam Niewiedzioł.

Zawsze chętnie uczestniczymy w branżowych wydarzeniach, a wrocławska konferencja należy do tych nielicznych, gdzie biznes ma szansę nawiązać owocny dialog z branżą rachunkowości. To bardzo ważne, że każda ze stron będzie mogła przedstawić swoje argumenty, opowiedzieć o oczekiwaniach i trudnościach podczas działalności – tylko w ten sposób, spotykając się w jednym miejscu i słuchając się z zaangażowaniem, rozwiążemy istniejące problemy na linii współpracy biznes-księgowość. Ponadto, zawsze podkreślam, że konstruktywny feedback ze strony użytkowników naszego oprogramowania  jest bezcenny, bo tylko dzięki niemu jesteśmy w stanie rozwijać produkt tak, aby spełniał oczekiwania i zaspokajał realne potrzeby – tłumaczy Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w BrainSHARE IT.

I Ogólnopolska Konferencja Biur Rachunkowych i Przedsiębiorców odbędzie się już 4 października we wrocławskiej Hali Stulecia mieszczącej się w Centrum Kongresowym. Co najważniejsze, dokumentem zwieńczającym wydarzenie będzie Deklaracja Dobrych Praktyk – zbiór najcenniejszych zasad współpracy między sektorem biznesowym a rachunkowym – wspólnie wypracowana przez uczestników i prelegentów podczas wszystkich wystąpień.

Źródło: BrainSHARE IT

Komentarzy (0)

brainshare logo

Tags: , , ,

70% umów zawieranych przez partnerów handlowych – Sieć Partnerska SaldeoSMART obchodziła swoje 4. urodziny

Dodany 24 czerwca 2018 przez admin

Ponad 120 aktywnych podmiotów gospodarczych, generujących przeszło 70% umów sprzedaży zawieranych na terenie całego kraju. BrainSHARE IT obchodziła 4-lecie istnienia swojej Sieci Partnerskiej, mającej ogromne znaczenie biznesowe dla rozwoju całej firmy.

Sieć Partnerska została powołana do życia po osiągnięciu stabilności finansowej firmy BrainSHARE IT na rynku, a rokrocznie w jej struktury wstępują nowe podmioty zajmujące się dystrybucją oprogramowania dla sektora księgowości. Od początku celem Sieci jest sprzedaż usług abonamentowych aplikacji SaldeoSMART, choć firma w swojej ofercie posiada także stacjonarne wersje swojego systemu.

Na początku musieliśmy przekonywać swoich partnerów do sprzedaży SaldeoSMART w systemie abonamentowym: choć widzieli w tym programie przyszłość, nie byli do końca przekonani, czy taka forma sprzedaży przyniesie im oczekiwane zyski. Bardzo szybko okazało się, że dla wielu dystrybutorów SaldeoSMART jest nie tylko naturalnym uzupełnieniem portfolio ofertowego, ale innowacyjnym produktem, który cieszy się coraz większym zainteresowaniem nowoczesnych klientów – mówi Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w BrainSHARE IT.

Przez pierwsze 3 lata firma odnotowywała stabilny przyrost nowych partnerów handlowych na poziomie około 40 firm rocznie. Czwarty rok działalności Sieci okazał się przełomowy, ponieważ do jej struktur dołączyło blisko 100 nowych firm partnerskich, co stanowi przeszło 2-krotnie większy wynik w porównaniu do lat poprzednich.

Na tak duże zainteresowanie naszą siecią wpłynęły dwa czynniki. Nie bez znaczenia jest to, że zaczęła wówczas procentować współpraca z siecią Comarch ZOC, którą nawiązaliśmy rok wcześniej. Jednakże na duży wzrost sprzedaży najbardziej wpłynął trend digitalizacji, który po prostu zdominował rynek, przez co popularność systemów OCR oraz automatyzacji i cyfryzacji innych procesów w firmach widocznie zwiększyła się. Cieszy nas, że polskie firmy chcą iść ramię w ramię z postępem technologicznym – podkreśla Edyta Wojtas z BrainSHARE IT.

Dobry partner na wagę złota

Rola Sieci Partnerskiej w sprzedaży aplikacji SaldeoSMART jest nieoceniona – 70% umów zawieranych jest przez firmy partnerskie i od 2 lat trend ten utrzymywany jest na stałym poziomie. Firma podkreśla, że jej celem jest nieustanny rozwój i stworzenie uniwersalnego narzędzia wspomagającego pracę księgowych, a do jego osiągnięcia potrzebuje sprawnie działającej sieci zaufanych partnerów, którym gwarantuje wsparcie zarówno ze strony opiekunów sieci partnerskich, jaki kompleksową pomoc przy wdrożeniach aplikacji.

Partnerzy handlowi pełnią w naszej firmie jedną z najważniejszych ról, to oni bowiem są w najbliższym kontakcie z docelowym klientem i to od nich zależy, czy ów klient zainteresuje się naszym rozwiązaniem. Dzięki wielu benefitom, firmy partnerskie mogą maksymalizować zysk ze sprzedaży, zapewniamy im również dostęp do nowoczesnych narzędzi pracy i szerokiej wiedzy o produkcie – dodaje Edyta Wojtas z BrainSHARE IT.

Firma od 2 lat organizuje specjalne konferencje dedykowane Sieci Partnerskiej, podczas których nie tylko prezentuje zmiany wprowadzone w aplikacji czy omawia najciekawsze wdrożenia, ale przede wszystkim nagradza szczególnie wyróżniających się partnerów.

Pierwszy kontakt z SaldeoSMART miałam kilka lat temu na targach IT. Od tego czasu mocno kibicuję tej aplikacji, którą włączyliśmy do oferty naszej firmy. Konferencja dla Partnerów to znakomita okazja do podsumowania wszystkich informacji technicznych, handlowych i dotyczących funkcjonalności oraz mobilizacja do dalszej współpracy i wspólnych korzyści – podsumowuje Grażyna Sroczyńska, prezes zarządu AURA Technologies Sp. z o.o., jednej z firm wyróżnionych tytułem Lidera Sprzedaży 2017 w Sieci Partnerskiej SaldeoSMART.

Źródło: BrainSHARE IT

Komentarzy (0)

brainshare logo

Tags: , , ,

Zrozumieć nowoczesną księgowość – podsumowanie II edycji Konferencji Sieci Partnerskiej SaldeoSMART

Dodany 06 maja 2018 przez admin

Zmiany w procesie sprzedaży po wprowadzeniu dyrektywy RODO, dobre praktyki w obsłudze klienta czy przykłady najciekawszych wdrożeń – pod tymi hasłami przebiegała druga edycja konferencji Sieci Partnerskiej SaldeoSMART, skierowana do partnerów handlowych spółki. W trakcie wydarzenia uczestnicy zapoznali się także z nowymi funkcjami systemu oraz z planami rozwoju SaldeoSMART na najbliższy czas.

Firma BrainSHARE IT – producent oprogramowania SaldeoSMART służącego do odczytywania i obiegu dokumentów oraz komunikacji między biurami rachunkowymi i ich klientami – zorganizowała drugą edycję Konferencji Sieci Partnerskiej. Wydarzenie odbyło się 19-20 kwietnia w Łodzi, gromadząc przedstawicieli z ponad 50 zaproszonych firm partnerskich.

Nasza aplikacja integruje się z wieloma programami księgowymi, dlatego też konferencje zrzeszają przedstawicieli dystrybutorów różnych systemów dostępnych na rynku. Dzięki tak szerokiemu przekrojowi uczestników wymiana doświadczeń podczas paneli dyskusyjnych czy przerw networkingowych była bardzo owocna, zarówno dla naszych partnerów biznesowych, jak i dla nas jako producenta oprogramowania – tłumaczy Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w BrainSHARE IT.

Wydarzenie rozpoczęło się posumowaniem 2017 roku w rozwoju aplikacji SaldeoSMART oraz omówieniem nowych funkcjonalności, o które już niebawem zostanie wzbogacona. Podczas konferencji uczestnicy zapoznali się również z prezentacjami case study przygotowanymi przez firmy partnerskie, takie jak Best-IT, Aidem Art, Make IT Mine czy CDN Partner we Wrocławiu.

RODO w czołówce najgorętszych tematów

Największe zainteresowanie wzbudził specjalny blok tematyczny poświęcony unijnej dyrektywie RODO, a dokładnie zmianom w modelu sprzedaży i obsługi klienta w świetle zaostrzenia prawa o ochronie danych osobowych. Nie zabrakło również dyskusji na temat sugestii związanych z ułatwieniami w procesie wdrożeniowym, prezentacji technicznych odnoszących się do integracji systemów z wykorzystaniem MS SQL i API, ciekawych case study z wdrożeń aplikacji czy omówienia tych funkcji programu SaldeoSMART, które klienci cenią najbardziej.

Ponadto, uczestnicy zapoznali się z szeregiem dobrych praktyk w procesie obsługi klienta na etapie sprzedaży i późniejszej opieki posprzedażowej. Podczas prezentacji zachęcano ich również do wzięcia udziału w interaktywnej ankiecie, w której wskazywali na, ich zdaniem, najpotrzebniejsze funkcjonalności w aplikacji, konieczne do wdrożenia w najbliższym czasie .

W trakcie konferencji wręczono również wyróżnienia dla najlepszych partnerów sieci handlowej. W gronie liderów sprzedaży znalazły się firmy Make IT Mine, która drugi rok z rzędu uzyskała najlepsze wyniki oraz Aidem Art, IT Develop, AURA Technologies oraz Best-IT.

Konferencja była bardzo wartościowa pod kątem merytorycznym. Myślę, że dla każdego partnera handlowego jest to idealne miejsce do zapoznania się z technologiami skanowania dokumentów czy odczytywania danych z faktur – mówi Jarek Kłóska z Make IT Mine, zdobywcy tytułu Lidera Sprzedaży 2017 w Sieci Partnerskiej SaldeoSMART.

Pierwszy kontakt z rozwiązaniem SaldeoSMART miałam kilka lat temu na targach IT Future i od tego czasu mocno kibicuję tej aplikacji. Tegoroczna konferencja spełniła wszystkie moje oczekiwania zarówno pod kątem merytorycznym, jak i organizacyjnym. To była znakomita okazja do podsumowania wszystkich informacji technicznych, handlowych i tych związanych z funkcjami aplikacji. Najbardziej ucieszyły mnie oczywiście nakreślone nam plany rozwojowe, na których realizację czekam z niecierpliwością – podsumowuje Grażyna Sroczyńska, prezes zarządu AURA Technologies Sp. z o.o., jednej z firm wyróżnionych tytułem Lidera Sprzedaży 2017 w Sieci Partnerskiej SaldeoSMART.

Oficjalnym partnerem strategicznym konferencji była firma Skanowanie.pl.

Źródło: BrainSHARE IT

Komentarzy (0)

brainshare logo

Tags: , , , ,

Burza w szklance wody – dlaczego RODO z dobrej praktyki konsumenckiej stało się najgorszym koszmarem polskiego przedsiębiorcy?

Dodany 22 lutego 2018 przez admin

„Przygotuj się na RODO!”. „Uważaj na kary!”. „Małe biznesy też muszą mieć się na baczności!”. Festiwal paniki związany z kończeniem się okresu przejściowego między przyjęciem a wdrożeniem unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych trwa w najlepsze, a przedsiębiorcy gorączkowo łapią się każdej deski ratunku, licząc na odnalezienie się w natłoku zbyt ogólnych czy sprzecznych informacji. Najbardziej przerażeni wydają się ci najmniejsi rynkowi gracze, których straszy się unijnym rozporządzeniem z równie dużą siłą co międzynarodowe korporacje. Czy rzeczywiście RODO powinno spędzać sen z powiek wszystkim przedsiębiorcom i dlaczego jedna zmiana wywołała aż takie poruszenie?

25 maja 2018 roku to data, która – biorąc pod uwagę liczbę publikacji i internetowych alertów – już na zawsze wryła się w pamięć każdemu właścicielowi biznesu. Im bliżej do wejścia dyrektywy RODO w życie, tym więcej wątpliwości pojawia się w odpowiedzi na pytanie, czy rozporządzenie to aż tak drastycznie wpłynie na politykę prowadzenia polskich biznesów. Mimo że już za 3 miesiące proces przetwarzania danych w każdej firmie będzie podlegał surowym regulacjom, uniwersalnym dla wszystkich krajów Unii Europejskiej, to dla tych, którzy o prawidłową ochronę danych i dobre praktyki w firmie dbali już od dawna, nadchodzące zmiany nie będą ani rewolucją, ani powodem do zmartwień.

Uderz w stół, a oporni się odezwą

Dostosowanie się do regulacji RODO dotyczy każdej firmy, która w toku swojej działalności przetwarza dane osobowe. W praktyce oznacza to tyle, że aby macki nowej dyrektywy sięgnęły naszego przedsiębiorstwa, wystarczy zatrudnić jednego pracownika lub świadczyć usługi na rzecz osób fizycznych. I choć rzeczywiście łatwo pogubić się w gąszczu interpretacji, co jest przetwarzaniem danych, a co już nie, to warto zaufać zdroworozsądkowym definicjom i uznać, że proces ten obejmuje po prostu każdą operację dokonywaną na danych osobowych.

Czy rzeczywiście dzięki RODO zmieni się tak wiele? Nie zapominajmy, że zmiana dotyczy w dużej mierze samego podejścia do tematu ochrony danych osobowych – a to będzie już od maja zdecydowanie bardziej praktyczne. Choć pewnie trudno nam to sobie jeszcze wyobrazić, nowa dyrektywa z czasem powinna przyczynić się do rzetelnego i przede wszystkim bardziej przejrzystego przetwarzania danych, na czym skorzystają absolutnie wszyscy. Masowa histeria związana z RODO przypomina bardziej burzę w szklance wody i uświadamia konsumentom, że polski biznes źle znosi wszelkie zmiany, a już zwłaszcza te, które mają na celu zatroszczenie się o ich bezpieczeństwo. W całej tej dyskusji na temat unijnego rozporządzenia można odnieść wrażenie, że temat RODO stał się niezwykle popularnym obiektem działań marketingowych, a przedsiębiorcy zdają się zapominać o tym, że nadrzędnym celem nie jest uprzykrzenie im życia, a wdrożenie dobrych praktyk z zakresu ochrony wrażliwych danych ich klientów.

Wprowadzaniem nowych rozwiązań systemowych zajmujemy się na co dzień i doskonale wiemy, że każda zmiana starego schematu rodzi najpierw opór, który znika wraz z pojawieniem się pierwszych pozytywnych skutków transformacji – tak będzie i tym razem, a raz a dobrze wykonana praca nad dostosowaniem się do unijnej dyrektywy z pewnością szybko przyniesie wymierne rezultaty. Prowadząc biznes, liczę się z tym, że w dobie tak dynamicznego rozwoju systemy informatyczne po prostu trzeba reorganizować, a zmianom w prawie stawiać czoła. Co więcej, na RODO trzeba spojrzeć o wiele szerzej niż tylko jak na przykry obowiązek dostosowania polityki bezpieczeństwa do unijnych wymogów. Polski biznes – w dużej mierze za sprawą alarmujących przekazów medialnych – patrzy na tę sprawę zbyt jednokierunkowo, zapominając, że przecież każdy z nas jest również konsumentem. Jako klient cieszę się z planowanych zmian – jak każdy lubię mieć kontrolę nad tym, co się dzieje z moimi danymi, zwiększa to poczucie sprawczości i bezpieczeństwa. Czy fakt, że klienci mojej firmy poczują się równie komfortowo, naprawdę jest powodem do narzekania? – pyta Edyta Wojtas, analityk biznesowy w spółce BrainSHARE IT produkującej oprogramowanie SaldeoSMART.

Biznes, technologia i prawo idą naprzód równym krokiem

Skoro nie takie RODO straszne, jak je malują, to o co chodzi z tym zamieszaniem na jego temat? Jak zawsze rzecz tyczy się konieczności stawienia czoła zmianom, a tych będzie całkiem sporo –zwłaszcza jeśli do tej pory temat ochrony cennych danych osobowych traktowaliśmy po macoszemu. Zmiana języka formułowania zgód na przetwarzanie danych, konieczność otrzymania zgody na profilowanie czy prowadzenia rejestru przetworzonych danych to tylko niektóre spośród szeregu nowych przepisów, które wejdą w życie już za kwartał. Właściciele mniejszych firm rwą włosy z głowy, ponieważ wymaga to od nich dodatkowej biurokratycznej pracy, na którą najczęściej nie mają czasu.

Sceptyczne podejście do RODO jest pokłosiem wielu lat zaniedbań związanych z bierną postawą przedsiębiorców tak wobec technologii, jak i wykorzystywania danych osobowych czy dokonywania jakichkolwiek istotnych transformacji w strukturach własnych firm w ogóle. Kiedy przestarzałe systemy informatyczne nie radzą sobie od dawna nawet z podstawowymi zmianami w prawie podatkowym, a firma wciąż hołduje uciążliwej papierologii, trudno o entuzjazm czy gotowość na wdrożenie kolejnego nowego rozwiązania, nawet jeśli związane jest z przestrzeganiem dobrych praktyk. Polski biznes już teraz cierpi na permanentny „niedoczas” spowodowany nadrabianiem technologicznych zaległości. Niestety, nie możemy rozwijać technologii i cyfryzować rzeczywistości bez dokonywania zmian w obowiązującym prawie. Każdy, kto interesował się tematem danych osobowych, doskonale wiedział, że zmiany są koniecznie, a przestarzałe ustawy pracują głównie na rzecz tych, którzy wrażliwe dane przetwarzają na ogromną skalę – podkreśla Edyta Wojtas z BrainSHARE IT.

Mimo że o RODO napisano już chyba wszystko, właściciele firm wciąż nie do końca zdają sobie sprawę z tego, po co wprowadzane są tak istotne zmiany. Tymczasem rzeczywistość biznesowa w Polsce wygląda tak, że z jednej strony jesteśmy oporni na jakiekolwiek transformacje, a myśl o przeprowadzeniu audytu danych osobowych powoduje u nas gęsią skórkę, ale z drugiej chętnie narzekamy na niejasny język formułowania marketingowych zgód czy niedociągnięcia związane z bezpieczeństwem danych, których ofiarą już nieraz padliśmy. I choć wiadomo, że wykonanie dodatkowej pracy związanej ze zmianą prawa nigdy nie spotka się z przesadnym entuzjazmem, to warto spojrzeć na sprawę nieco szerzej i uświadomić sobie, że każdy z nas jest na tym świecie przede wszystkim konsumentem. Przedsiębiorco, najwyższy czas wejść w buty swojego klienta!

Źródło: BrainSHARE IT

Komentarzy (0)

brainshare logo

Tags: , , , ,

Integracja SaldeoSMART i Comarch ERP Optima – import dokumentów jednym kliknięciem

Dodany 15 grudnia 2017 przez admin

Manualne operacje wykonywane w systemie przez księgowych to już pieśń przeszłości- nowy dodatek integracyjny wprowadzony przez SaldeoSMART zapewnia użytkownikom aplikacji szybkie i bezplikowe przenoszenie danych do najpopularniejszego programu księgowego Comarch ERP Optima. System działa w oparciu o mechanizm „funkcji dodatkowych” stanowiących element oprogramowania firmy Comarch, dzięki czemu automatyczny import i eksport danych jest w zasięgu jednego kliknięcia myszką.

Dotychczas przesyłanie danych do Comarch ERP Optima wymagało ręcznego wczytania listy danych wygenerowanych uprzednio przez aplikację SaldeoSMART. Nowy dodatek integracyjny eliminuje manualny aspekt przenoszenia dokumentów między systemami, oszczędzając czas i zwiększając komfort użytkowników.

Skuteczna integracja jest szczegółowa i nie ogranicza się jedynie do eksportu czy importu podstawowych danych. Zależało nam przede wszystkim na tym, aby – dzięki odpowiednio dostosowanej integracji – dane sprawnie przepływały między systemami, co skutecznie eliminuje problem duplikacji pracy. Cieszymy się, że udało nam się stworzyć rozwiązanie, które odciąży księgowych z przymusu ręcznego wprowadzania informacji do najczęściej używanego w tej branży systemu – tłumaczy Krzysztof Wojtas, CEO i architekt systemu w SaldeoSMART.

Z poziomu aplikacji SaldeoSMART zmiana nie jest odczuwalna dla użytkowników do momentu eksportu dokumentów. Pliki, które wcześniej wymagały manualnego przeniesienia do systemu Comarch ERP Optima, teraz są automatycznie importowane za pomocą jednego kliknięcia myszką.

Za prawidłowe zdiagnozowanie i rozwiązanie problemu duplikacji pracy odpowiada firma Aidem ART, dostarczająca rozwiązania IT dla firm z branży księgowości:

Po przeprowadzeniu kilkudziesięciu wdrożeń SaldeoSmart dostrzegliśmy potrzebę ściślejszej integracji tego programu z systemem Comarch ERP Optima. Problem dotyczył przede wszystkim biur rachunkowych obsługujących czasem kilkaset firm, dla których wyzwaniem było przeszukiwanie długiej listy plików XML gotowych do pobrania dla konkretnej bazy. Postanowiliśmy stworzyć rozwiązanie pozwalające na szybkie i proste importowanie dokumentów z SaldeoSMART do rejestrów VAT w Comarch ERP Optima dosłownie jednym kliknięciem. Dodatek przygotowaliśmy w taki sposób, aby po zainstalowaniu nie wymagał dodatkowej konfiguracji. Cieszymy się, że cel został osiągnięty, a księgowi mogą poświęcić zaoszczędzony czas na sprawy swoich klientów – podkreśla Maciej Firsowicz, CEO Aidem ART.

Obecnie aplikacja SaldeoSMART posiada w swojej ofercie 35 dedykowanych, specjalistycznych integracji z popularnymi programami księgowymi. Nowa integracja z Comarch ERP Optima jest jedną z najbardziej zaawansowanych automatyzacji w zakresie przenoszenia danych.

Źródło: BrainSHARE IT

Komentarzy (0)

brainshare logo

Tags: , , ,

Integracje w aplikacjach – moda, wygoda czy konieczność?

Dodany 13 grudnia 2017 przez admin

W dobie cyfryzacji i nowoczesnych rozwiązań IT na próżno szukać przedsiębiorstw, które używają wyłącznie jednego systemu informatycznego. Większość prężnie rozwijających się firm korzysta z różnych oprogramowań współpracujących ze sobą dzięki integracjom. Stworzone z rozmysłem, są w stanie połączyć odmienne elementy w znakomicie funkcjonujący, jednorodny organizm. Czy integracje aplikacji stały się kluczowym czynnikiem decydującym o wyborze danego systemu?

Choć wciąż można trafić na przedsiębiorców trzymających się z daleka od zaawansowanej technologii, to właśnie firmy podążające za trendami informatycznymi mają największą (o ile nie jedyną!) szansę na utrzymanie się na powierzchni rynku. A ten, jak wiadomo, bywa bezwzględny i rządzi się własnymi prawami, spośród których najważniejsze brzmi: „Trzymaj rękę na pulsie.”. Pogoń za stabilną pozycją rynkową to oczywiście ważny, ale nie jedyny powód, dla którego coraz więcej firm decyduje się na przyjaźń z rozwijającym się w błyskawicznym tempie środowiskiem rozwiązań IT dla biznesu.

Perfekcyjne zespolenie

Nowoczesne systemy biznesowe oszczędzają nie tylko czas i pieniądze zabieganych przedsiębiorców, ale wpływają też na zwiększenie wydajności pracy oraz poprawę kondycji całej firmy. Nic zatem dziwnego, że w niemal każdym dobrze prosperującym przedsiębiorstwie pracownicy korzystają nie z jednego, a z kilku różnych oprogramowań. Obsługa klienta, produkcja czy księgowość – każdy z tych działów ma specyficzne potrzeby, naprzeciw którym wychodzą producenci dedykowanych aplikacji systemowych.

Użytkownicy kierują się zazwyczaj jedną z dwóch zasad: albo kupują oprogramowanie, które realizuje wiele zadań w ramach jednego systemu i jest dostosowane do pracy wielu działów (wówczas z pomocą przychodzą zintegrowane systemy ERP), albo kierują się specjalizacją i wybierają kilka systemów, ale według kryterium dedykowanego dla konkretnych zadań. I choć każde z podejść ma swoje mocne i słabe strony, to w przypadku drugiego rozwiązania aspekt integracyjny odgrywa znacznie ważniejszą rolę.

Kiedy szukamy dedykowanego rozwiązania do specjalistycznych celów, to kluczowe znaczenie ma fakt, aby dane, które są istotne w równym stopniu dla wielu działów w firmie, mogły sprawnie przepływać pomiędzy systemami. Jest to możliwe tylko dzięki odpowiednio dostosowanym integracjom, bez których nawet najlepszy system staje się samotną wyspą, niewspomagającą innych działów. W rezultacie brak możliwości kompletnego i prostego przesyłania informacji czyni ów system nieefektywnym i powoduje duplikację pracy – tłumaczy Krzysztof Wojtas, CEO i architekt systemu SaldeoSMART w firmie BrainSHARE IT.

Integracja czy autokreacja?

Trend używania wielu aplikacji jednocześnie systematycznie przybiera na sile. Nic w tym dziwnego, wszak kiedy jeden system nie jest w stanie zaspokoić wszystkich potrzeb użytkownika, klient szuka rozwiązań, które są najlepsze w danej dziedzinie. Przeglądając specyfikację dostępnych na rynku aplikacji, można odnieść wrażenie, że nie różnią się od siebie zbytnio pod kątem oferowanych integracji z innymi oprogramowaniami. Niestety, za szerokim wachlarzem możliwych konfiguracji nie zawsze stoi wysoka jakość i realna użyteczność.

O skutecznej integracji decyduje bowiem jej szczegółowość. Nic poważnemu przedsiębiorstwu po produkcie, którego funkcjonalność ogranicza się do minimum i polega na integrowaniu jedynie podstawowych danych, zmuszając pracowników do wielokrotnego wykonywania tych samych czynności. Co najważniejsze, skuteczne połączenie dwóch systemów sprawia, że użytkownik korzysta z jednego, spójnego oprogramowania i nie zauważa nawet momentu przepływu danych.

Każdy dostawca rozwiązań informatycznych powinien dążyć do możliwie najpełniejszej integracji i automatyzacji procesów oraz nieustannie doskonalić stworzone konfiguracje. Bardzo często wystarczy tylko prawidłowo zdiagnozować problem i przygotować nowy dodatek w taki sposób, aby po zainstalowaniu nie wymagał dodatkowej konfiguracji, tak jak ostatnio postąpiliśmy w przypadku integracji SaldeoSMART oraz programu Optima– podkreśla Maciej Firsowicz, CEO Aidem ART, firmy specjalizującej się m.in. w dostarczaniu rozwiązań IT dla biur rachunkowych i działów księgowych dużych firm.

Dobra integracja systemowa to prawdziwy skarb dla przedsiębiorstwa: zadba o sprawny przepływ informacji między działami i zautomatyzuje wiele czynności tam, gdzie manualna obsługa niepotrzebnie pochłania czas i zasoby pracowników. Jednak nawet najlepszy dodatek do oprogramowania nie sprawi, że firma będzie funkcjonowała niczym dobrze naoliwiona maszyna. Warto podkreślić, że aby infrastruktura informatyczna działała bez zarzutu, jej fundament musi stanowić naprawdę solidny system, gwarantujący tak prostotę użytkowania, jak i wysokie bezpieczeństwo udostępnianych w nim danych.

Saldeo integracja

Saldeo integracja z systemami

Źródło: BrainSHARE IT

Komentarzy (0)

brainshare logo

Tags: , , ,

Płacę, wymagam i …komplikuję? 4 sposoby na ułatwienie wdrożenia nowego systemu IT w firmie

Dodany 28 września 2017 przez admin

Szybko. Bezboleśnie. Nieinwazyjnie. Takiego właśnie wdrożenia projektów oczekują obecnie wymagający klienci firm informatycznych. Dostawcy zatem dwoją się i troją w poszukiwaniu kompromisowych strategii implementacji swoich systemów. Tymczasem bezproblemowy przebieg wdrożenia może zagwarantować wyłącznie współpraca zbudowana na zaangażowaniu obu stron. Nie dziwią wobec tego dane, zgodnie z którymi tylko 10 do 30% rozpoczętych przedsięwzięć kończy się sukcesem (The Standish Group). Jak wobec tego pracować, aby nasz projekt nie okazał się wielką porażką? Poznajcie cztery zasady, dzięki którym wprowadzenie nowego systemu elektronicznego w firmie będzie o wiele łatwiejsze!

  1. Spychologia, czyli jak na starcie strzelić sobie w kolano.

Wdrożenie nowego systemu elektronicznego wymaga nierzadko gruntownej przebudowy dotychczasowej infrastruktury, a co za tym idzie, doskonałej znajomości zasad funkcjonowania danej firmy i jej organizacyjnych możliwości. To kilkumiesięczna praca wymagająca zrozumienia interesu tak pracodawcy, jak i personelu oraz dostosowywania się na bieżąco do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości. Tymczasem niektórzy klienci wciąż całkowicie zrzucają odpowiedzialność za zarządzanie zmianą w ich przedsiębiorstwach na dostawców, unikając jak ognia większego zaangażowania w proces. Nietrudno się domyślić, że bardzo ciężko jest zewnętrznemu wykonawcy poznać politykę i kulturę pracy organizacji bez kontaktu z wyspecjalizowanymi pracownikami z jej wnętrza. To dlatego tak ważne jest wcześniejsze zbudowanie zespołu projektowego i wyznaczenie kierownika, który będzie podejmował kluczowe dla powodzenia prac decyzje.

Odpowiednio dobrany zespół projektowy to najważniejszy element decydujący o powodzeniu całego procesu wdrożenia. Kompetentne osoby, które znają dotychczas używane systemy i reprezentują interes każdego działu w firmie są nieocenionym źródłem wiedzy nawet dla najlepszego dostawcy. Bardzo ważne jest również wyznaczenie lidera, który posiada autorytet wśród pozostałych pracowników. Z doświadczenia wiem, że bez decyzyjnego kierownika na czele zespołu, projekt po prostu rozpłynie się w morzu rozproszonej odpowiedzialności i braku porozumienia – mówi Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu w BrainSHARE IT, który jest producentem i dostawcą aplikacji SaldeoSMART.

Choć może to zabrzmieć banalnie, nie bez znaczenia jest również pozytywne nastawienie – o wiele łatwiej pracuje się z osobami, które wierzą w powodzenie przedsięwzięcia i widzą korzyści, jakie przeprowadzana zmiana przyniesie całej organizacji.

  1. Przechytrzamy lęk przed zmianą.

Wizja konfrontacji z zaawansowaną technologią może skutecznie przerazić pracowników, zwłaszcza tych, którym z cyfryzacją nie jest po drodze. Jest to zupełnie normalne i zrozumiałe – ludzie boją się rzeczy, których nie znają. Dlatego zamiast marszczyć czoło ze zdziwienia na widok braku entuzjazmu wśród personelu, o wiele lepiej będzie przygotować zespół na zmianę i krok po kroku zapoznać go z planowanymi etapami wdrożenia. Szczegółowe informacje o nowym systemie docenią nawet Ci pracownicy, którzy z ową technologią nie będą mieć bezpośredniej styczności. Ludzie bowiem czują się pewniej kiedy wiedzą, jakie zmiany zachodzą w ich najbliższym otoczeniu.

Co ważne, w przezwyciężaniu lęku przed zmianą najbardziej liczy się czas. Im szybciej zespół dowie się o planowanym przedsięwzięciu, a tym samym pozna jego cele, korzyści oraz rolę poszczególnych osób we wdrożeniu, tym mniejszy będzie strach przed zmianą dotychczasowego systemu na bardziej nowoczesny.

  1. Sztuka wykorzystywania potencjału, czyli jak porzucić metodę 1:1

Mimo że współczesna technologia może znacznie zwiększyć wydajność całego przedsiębiorstwa, to wciąż zdarzają się sytuacje, kiedy potencjał jaki w niej drzemie jest skutecznie blokowany. Dzieje się tak w przypadku systemów projektowanych na wzór swoich poprzedników. Niestety, przełożenie starych procesów na nowe jest niemożliwe i przynosi organizacji więcej szkody niż pożytku. I tak na przykład wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest z góry skazane na porażkę, jeżeli klient oczekuje, że nowe procesy będą działały w oparciu o zasady starego schematu organizacji pracy w firmie. To po prostu nie ma prawa zadziałać.

Jak zatem uniknąć takiego nieporozumienia? To bardzo proste: wystarczy, że klient sprecyzuje swoje oczekiwania i wyjaśni, co chciałby usprawnić za pomocą nowego systemu. Rolą dostawcy jest natomiast wskazać optymalną drogę do realizacji tych celów, ale w oparciu o znajomość możliwości stosowanej technologii.

Wypracowanie wspólnej wizji to już połowa sukcesu. Ważne jest też zrozumienie, że nowoczesne systemy informatyczne pozwalają na automatyzację monotonnych czynności i potrafią same się uczyć, a także oferują szereg możliwości nieosiągalnych dla starszych rozwiązań. Jednym z nich jest zrównoleglenie prac: nie jesteśmy w stanie podzielić oryginalnego dokumentu papierowego na kilka części tak, aby każdy mógł na nim równolegle pracować, ale w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów jest to już możliwe. Stosowanie zaawansowanej technologii pozwoli nam też zoptymalizować i zwiększyć wydajność pracy, np. dzięki automatycznemu raportowaniu i controllingowi – podkreśla Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

  1. Nie wszystko naraz!

Trudno wyobrazić sobie dobre oprogramowanie, które wdrażane jest natychmiastowo, bez podziału na poszczególne etapy procesu. Na szczęście takie praktyki już dawno odeszły do lamusa, ponieważ stworzenie gotowego produktu zajmowało zbyt dużo czasu, w trakcie którego realia biznesowe ulegały całkowitej zmianie. Nieefektywny workflow zastąpiły metodyki zwinne, mające swój początek w branży programistycznej. Ich naczelną zasadą jest jak najszybsze dostarczenie klientowi jakiejś wartości i przeprowadzanie wdrożenia etapami – dzięki temu już od samego początku klient uczy się całego systemu i wie, czego może się po nim spodziewać. Co istotne, pozwala to również na bieżącą weryfikację zadowolenia użytkowników z wprowadzonych zmian.

Podział wdrożenia na etapy umożliwia kierownikowi projektu wskazanie obszarów do ewentualnej konfiguracji czy też rozszerzenie całego procesu o nowe elementy. To ciągła praca, dlatego też osoba zajmująca to stanowisko powinna być wnikliwa i cierpliwa. Mimo że jesteśmy producentem oprogramowania i zajmujemy się jego kodowaniem, a wdrożeniami nasi partnerzy, to uważamy, że każdy system wymaga nieustannych udoskonaleń i zmian. System, który się nie rozwija, po prostu umiera – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes i architekt systemu w SaldeoSMART.

Wdrożenie elektronicznego systemu w firmie to proces wymagający zaangażowania nie tylko dostawcy oprogramowania, ale również jego przyszłych użytkowników. Sukces jest wtedy, kiedy po zakończonym procesie każdy pracownik potrafi prostymi słowami sam odpowiedzieć na pytanie, jak działa nowe rozwiązanie. To dlatego wybór najlepszej technologii czy firmy informatycznej nie gwarantuje tutaj powodzenia – warunkuje je bowiem odpowiedzialne (czyli świadome!) podejście do zarządzania zaplanowaną zmianą w organizacji. Dlatego zanim zaczniemy myśleć o rewolucji infrastrukturalnej w firmie, najpierw zacznijmy od modyfikacji własnych przekonań na temat przebiegu procesu wdrożenia.

Źródło: BrainSHARE IT

Komentarzy (0)

brainshare logo

Tags: , , ,

Trendy w nowoczesnej księgowości – ruszają zapisy na konferencję SaldeoSMART

Dodany 15 września 2017 przez admin

Najświeższe nowiny ze świata księgowości, elektroniczny obieg dokumentów, rozliczenia księgowe czy problematyka relacji na linii biuro – duży klient. To tematy przewodnie I edycji konferencji „Trendy w księgowości okiem SaldeoSMART”, która odbędzie się w październiku w Katowicach i Warszawie. Spotkania skierowane są do księgowych, którzy nie tylko zapoznają się z najnowszymi funkcjami systemu SaldeoSMART, ale też wezmą udział w warsztatach doskonalących ich obsługę.

Firma BrainSHARE IT – producent oprogramowania SaldeoSMART służącego do odczytywania i obiegu dokumentów oraz komunikacji między biurami rachunkowymi i ich klientami – uruchomiła zapisy na I edycję konferencji „Trendy w księgowości okiem SaldeoSMART”. Tegoroczną edycję podzielono na dwa wydarzenia, które odbędą się kolejno 3 października w Katowicach i 26 października w Warszawie.

Jesteśmy już w całej Polsce, dlatego zdecydowaliśmy się na organizację konferencji w dwóch strategicznie ważnych dla lokalizacjach: na Śląsku i w stolicy. Dzięki temu zarówno księgowi z północnej części kraju, jak i Ci z południa, będą mieli okazję dołączyć do grona uczestników wydarzenia – mówi Barbara Marcisz, specjalista ds. marketingu w BrainSHARE IT.

Księgowość 3.0 w pigułce

Harmonogram konferencji obfituje w praktyczne prezentacje z zakresu aktualizacji w systemie SaldeoSMART, a także specyfiki współpracy z dużą spółką czy wymagającym klientem przy pomocy elektronicznego obiegu dokumentów. Nie zabraknie również warsztatów z obsługi wybranych funkcjonalności aplikacji oraz okazji do networkingu przy kawie.

Adresatami naszej konferencji są zarówno księgowi korzystający z naszego systemu, jak i Ci, którzy chcą dowiedzieć się więcej o zaawansowanych technologicznie rozwiązaniach do obiegu czy odczytywania dokumentów. To dlatego konferencyjny rozkład jazdy pęka w szwach od szkoleń i wystąpień zaspokajających głód tak merytorycznej, jak i praktycznej wiedzy z zakresu nowości w programie czy współpracy z klientem – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes BrainSHARE IT.

Uczestnicy wydarzenia będą mieli okazję do warsztatowej nauki m.in. prawidłowego prowadzenia firmowej kasy, komunikacji rozliczeń księgowych, a także korzystania z archiwum dokumentów czy rozliczania zaliczek pracowniczych. Organizatorzy poświęcą również dużo uwagi organizacji współpracy z wykorzystaniem zaawansowanej technologii obiegu dokumentów, a także opowiedzą o tym, nad jakimi projektami pracuje obecnie zespół ekspertów SaldeoSMART.

Zapisy na konferencję ruszyły wraz z początkiem września. Wszystkie informacje oraz program wydarzenia znajdują się w zakładce „Konferencja” na stronie internetowej SaldeoSMART.

Źródło: BrainSHARE IT

Komentarzy (0)

brainshare logo

Tags: , , ,

Wyścig z czasem – dlaczego firmy decydują się na elektroniczny obieg dokumentów?

Dodany 07 czerwca 2017 przez admin

Pisma, deklaracje, umowy czy wnioski – to tylko niektóre z dokumentów, z którymi styczność mają pracownicy nawet niewielkich firm. Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, że prawidłowe zarządzanie dokumentacją nie tylko pozwala na bardziej efektywną pracę, ale przede wszystkim oszczędza cenny czas. I choć jeszcze do niedawna nikogo nie dziwiła konieczność poproszenia współpracownika o ręczny podpis, obecnie firmy nie wyobrażają sobie funkcjonowania bez elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Dlaczego tak się dzieje i jak przekonać pracowników do digitalizacji?

 W tradycyjnym obiegu dokumentów klient przynosi do biura dokumentację, która jest następnie księgowana i archiwizowana przez księgowego. W większych firmach za księgowanie dokumentów odpowiada dział księgowości. Rozwiązanie to wymaga dużej terminowości od każdej ze stron i poświęcenia czasu na wymianę czy akceptację potrzebnych dokumentów. Ponadto, kiedy stosy „papierów” zaczynają wymykać się spod kontroli, łatwo o popełnienie błędu i narażenie przedsiębiorstwa na dotkliwe straty. Na szczęście istnieje rozwiązanie, dzięki któremu obieg dokumentów wewnątrz firmy lub na linii przedsiębiorstwo – biuro rachunkowe może być sprawny i szybki.

Inwestycja w elektroniczny obieg umożliwia rozwój w wymiarze, który bez tego rozwiązania byłby niemożliwy do osiągnięcia. System ten pozwala nie tylko zdalnie załatwić wszystkie formalności z jednostką odpowiadającą za księgowanie, ale przede wszystkim daje przedsiębiorcom dostęp do elektronicznego archiwum dokumentów firmy w systemie 24h na dobę. Dzięki temu firmy oszczędzają cenny czas i zwiększają produktywność, minimalizują ryzyko popełnienia błędów oraz zachowują ciągłość przepływu dokumentów. Co najważniejsze, przejrzystość w tym zdigitalizowanym procesie umożliwia odszukanie niezbędnych danych na każdym odcinku trasy, którą pokonuje będąca w obiegu dokumentacja.

Papierowy zawrót głowy

Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów? Jak tylko przestaje sobie radzić z tymi papierowymi. Zagubione faktury, bałagan czy problemy z dotrzymaniem terminów to znaki świadczące o tym, że firma powinno pomyśleć się o zmianie systemu zarządzania na bardziej nowoczesny.

– Bardzo ważna jest też przejrzystość. Przychodzi taki moment, kiedy przedsiębiorcy chcą mieć bardziej transparenty widok dokumentów. Chcą wiedzieć, kto i ile wydaje oraz jak często sięga do firmowej kasy. Przy obiegu papierowym jest o to bardzo trudno, a taka transparentność powoduje po prostu bardziej świadome zakupy – podkreśla Edyta Wojtas, wiceprezes i analityk biznesowy w BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART służącej do wspierania nowoczesnej księgowości.

Warto rozważyć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zanim w firmie pojawią się pierwsze sygnały zwiastujące kłopoty z ujarzmieniem papierowego bałaganu. Na szczęście widać, że świadomość przedsiębiorców wzrasta i coraz częściej stawiają oni na digitalizację, chcąc zawczasu zapobiec kłopotom związanym z przepływem papierowych dokumentów w firmie.

Technologia dla opornych

Mimo że nowocześni przedsiębiorcy chętnie korzystają z dóbr technologii, wciąż znajdą się i tacy, którzy opierają się wszelkim zmianom. Nie ma w tym nic dziwnego, wszak nie każdy od razu polubi nowe technologie – zwłaszcza, kiedy dotychczas korzystał tylko z tradycyjnych rozwiązań. I choć nie łatwo jest przekonać zwolennika papierowych dokumentów do zaawansowanych rozwiązań informatycznych, to istnieją sposoby, które ułatwią ciężką przeprawę przez meandry elektronicznego obiegu dokumentów.

Przedsiębiorcy obawiają się zmian i trudno jest im podjąć decyzję o wdrożeniu systemu, o którym niewiele wiedzą. To dlatego łatwiej jest tym firmom, które na pokładzie mają przynajmniej jednego pasjonata z obszaru IT, lubiącego i rozumiejącego nowinki technologiczne. Taki pracownik wytłumaczy pozostałym, jak funkcjonuje nowe rozwiązanie oraz jakie korzyści płyną z jego użytkowania – tłumaczy Edyta Wojtas z BrainSHARE IT.

Co istotne, pracownicy często postrzegają technologię jako konkurencję dla swoich stanowisk pracy. Winni takiej sytuacji są producenci oprogramowań podkreślający, że elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim duża oszczędność pieniędzy dla firmy, co mylnie interpretowane jest z redukcją zatrudnionych specjalistów. Nic dziwnego, że propozycja wdrożenia nowoczesnego systemu nie zawsze spotyka się z entuzjazmem reszty pracowników. Warto zatem wcześniej wyjaśnić zespołowi, że nowy system nie stanowi dla nich żadnego zagrożenia, ponieważ ma na celu wyłącznie ułatwienie i usprawnienie jego pracy!

Elektroniczny lodołamacz

Czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów jest trudne i czasochłonne? Nie, jeżeli cały proces odbywa się pod czujnym okiem specjalistów od spraw wdrożeń. Ponadto, kluczem do sukcesu jest zrobienie analizy działania firmy oraz włączenie każdego pracownika w implementację nowego systemu.

Na spotkaniu dotyczącym wdrożenia SaldeoSMART rozmawiamy z każdym, który bierze czynny udział w obiegu dokumentów. Pytamy o najdrobniejsze szczegóły jego pracy z dokumentami, bo często właśnie one wpływają na płynność pracy oraz – co jest bardzo ważne – prawa do pewnych poufnych informacji. Spotkanie analityczne jest właśnie po to, aby poznać firmę i uszyć dla niej obieg dostosowany do potrzeb. Mamy w swojej procedurze również przygotowanie dla firmy analitycznego raportu, po akceptacji którego przechodzimy do etapu konfiguracji obiegu oraz wdrożenia systemu – podkreśla Edyta Wojtas z BrainSHARE IT.

Co ciekawe, są sytuacje, w których warto wstrzymać się z decyzją o zmianie systemu obiegu dokumentów z papierowego na elektroniczny. Należy do nich np. restrukturyzacja firmy, mająca wpływ na pracę z dokumentami i uprawnienia stanowisk poszczególnych pracowników. Warto również jeszcze przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian wskazać osobę odpowiedzialną po stronie firmy za koordynowanie całego procesu wdrożenia.

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które zaspokoi potrzeby zarówno małego, jak i dużego biznesu. Uporządkuje pracę, ułatwi współpracę z księgowością, przygotuje firmę na dalszy rozwój, a także dostosuje się do jej rosnących potrzeb. Przedsiębiorstwo, które zdecyduje się na poniesienie stosunkowo niewysokich kosztów wdrożenia obiegu, pozbędzie się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności – zyska porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji. I choć najbardziej problematyczny we wdrażaniu nowych technologii jest oporny na zmiany człowiek, to pozytywnie do nich nastawiony, sprawny koordynator poradzi sobie nawet z największymi sceptykami. Przedsiębiorco, czy jesteś gotowy na zmiany w swojej firmie?

Źródło: BrainSHARE IT

Komentarzy (0)

Zdjęcia z naszego Flickr'a

Zobacz więcej zdjęć

Reklama

Straciłeś dane? Skontaktuj się z Kroll Ontrack

POWIĄZANE STRONY