Archiwum wg Tagów | "portal pracowniczy"

quercus logo m

Tags: , , , ,

Portal Pracowniczy – 5 korzyści z zarządzania urlopami online

Dodany 03 czerwca 2017 przez admin

Nieustające telefony, kilkanaście e-maili w sprawie wymiaru urlopu, dyskusje na temat ułożenia planu urlopowego tak, aby firma mogła normalnie funkcjonować – w tym okresie działy kadr bywają zapracowane. A gdyby tak miały narzędzia, dzięki którym większość uciążliwych, żmudnych czynności wykonywana będzie automatycznie, co raz na zawsze ograniczy „pytania o liczbę pozostałych dni urlopu”?

Lekkie życie bez makulatury

Akta osobowe w postaci papierowej to wciąż standard w polskich firmach, choć coraz więcej z nich decyduje się na nowoczesne rozwiązania pozwalające na archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej. „To znaczne ułatwienie i odciążenie. Można szybciej wyszukać odpowiednie dokumenty, nie trzeba dźwigać ciężkich segregatorów, w prosty sposób da się także ustalić datę powstania lub złożenia dokumentu” – mówi Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus Sp. z o.o., twórcy Portalu Pracowniczego umożliwiającego sprawne zarządzanie planami urlopowymi online. Rosnąca popularność takich rozwiązań dowodzi, że wprowadzenie elektronicznych narzędzi w obszarze HR, w tym także takich, które zostały stworzone specjalnie z myślą o urlopach, to w długim okresie oszczędność czasu oraz sprawniejsze planowanie.

Szersze spojrzenie na plany

Uporządkowanie kwestii urlopów od strony formalnej, a więc stworzenie teczek pracowniczych, obieg dokumentów, naliczenie przysługujących urlopów itd. to jedna strona urlopowej rzeczywistości w firmie. Druga dotyczy planowania urlopów w taki sposób, aby uniknąć sytuacji, w której firma nie może prawidłowo funkcjonować, gdyż zbyt wiele osób jest nieobecnych. Planowanie i racjonalne rozłożenie urlopów to wyzwanie zwłaszcza w dużych firmach, w których wielu pracowników chce odpocząć w jednym czasie. Przełożeni muszą przeanalizować plany urlopowe pracowników i sprawdzić, czy z punktu widzenia funkcjonowania firmy są one realne. „Tworząc narzędzia dla menedżerów, opracowaliśmy kalendarz, który obrazuje natężenie wniosków o urlop w danym okresie. Ocena jest prosta – im ciemniejszy kolor, tym więcej pracowników wnioskuje w tym czasie o wolne. Łatwo jest zidentyfikować te osoby i zastanowić się, czy którejś z nich nie zaproponować zmiany terminu lub – jeśli to możliwe, czy nie warto przesunąć kogoś na zastępstwo na stanowisko, które może stanowić wąskie gardło” – wyjaśnia Paweł Wysocki.

Łatwiejszy dostęp do wiedzy

Wiele osób ma za sobą takie doświadczenie: dział kadr jest zamknięty (na przykład z powodu szkolenia) i nie można dowiedzieć się, ile dni urlopu jeszcze nam przysługuje w tym roku. Problem znika, jeśli personel otrzyma dostęp online do swoich danych. „Do portalu logujemy się przez stronę internetową na komputerze, tablecie czy przez telefon. W większych firmach instalowane są też często specjalne urządzenia (np. na korytarzach, w stołówkach, w sekretariacie), które pozwalają na zalogowanie się do swojego konta i sprawdzenie swoich danych lub złożenie wniosku o urlop. Idea jest taka, aby każdy pracownik miał bezpośredni wgląd w swoje konto urlopowe, gdzie może sprawdzić wymiar urlopu, liczbę dni, jaka pozostała do wykorzystania, złożyć wniosek i sprawdzić, czy został zatwierdzony. To duże odciążenie dla działów kadr, a zarazem spore ułatwienie dla przełożonych, do których wnioski spływają automatycznie w mailach” – podkreśla Prezes Zarządu Quercus.

Automatyczne przeliczanie

Od czasu wprowadzenia elastycznego czasu pracy coraz więcej firm korzysta z tej możliwości. Oczywiście wiąże się to z koniecznością wprowadzenia odpowiednich narzędzi, które pozwolą na określenie wymiaru pracy oraz przysługującego z tego tytułu urlopu. Portal Pracowniczy posiada dodatkową funkcję opracowaną właśnie z myślą o takich sytuacjach. Wprowadzenie elastycznego czasu pracy dotyczy przede wszystkim firm produkcyjnych, które w ten sposób mogą regulować obciążenie pracą w okresach tzw. wysokiego sezonu i poza nim. Coraz częściej na takie rozwiązanie decydują się też firmy usługowe, choć tu przyczyna jest inna – coraz więcej pracowników ceni sobie możliwość pracy w innym wymiarze godzin, częściowo zdalnie. Portale pracownicze udostępniane online to dla nich najwygodniejsze rozwiązanie, pozwalające nie tylko na wgląd w zakładkę dotyczącą urlopów, ale również w moduł związany w wypłatami (tzw. paski płacowe).

Wnioski na przyszłość

Portal pracowniczy to nie tylko narzędzie pozwalające na sprawną obsługę urlopów w firmie. To także narzędzie analityczne, dzięki któremu wygodniej jest na bieżąco zarządzać urlopami, ale i wyciągać wnioski na przyszłość. „Te wnioski pozwalają na wprowadzenie rozwiązań korzystnych z punktu widzenia funkcjonowania firmy. Zdarza się, że pracodawcy podejmują decyzję o zatrudnieniu pracowników czasowych (dotyczy to głównie obszarów produkcji) na czas urlopów, tak aby zapewnić odpowiednie siły produkcyjne. Coraz więcej z firm, z którymi współpracujemy, decyduje się na wprowadzenie jednego terminu letnich wakacji dla całej załogi. W tym czasie linie produkcyjne są konserwowane, modernizowane, przeprowadzane są remonty, nie jest to więc czas stracony dla firmy” – podsumowuje Paweł Wysocki.

Źródło: Quercus

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags: ,

Niezbędnik kadrowca – Portal Pracowniczy Quercus

Dodany 02 lipca 2015 przez admin

Polityka urlopowa polityką urlopową, ale jak wygląda rzeczywistość, wie każdy HR-owiec. Zaczęły się wakacje, więc kadrowcy zasypywani są papierami, niezliczonymi pytaniami pracowników o wymiar urlopu, a menedżerowie muszą rozstrzygać kwestie związane z nakładaniem się dni wolnych pracowników. Planowanie urlopów często jest poważnym wyzwaniem organizacyjnym i to niezależnie od wielkości firmy. Czy można ten proces usprawnić organizacyjnie i ekonomicznie? W tym sezonie już nie, ale może warto poszukać rozwiązań na przyszłość?

Coraz więcej dużych firm decyduje się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań pozwalających na kompleksowe i efektywne zarządzanie personelem, także w zakresie planowania urlopów. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w przypadku firm produkcyjnych, w których zbyt duża absencja załogi bezpośrednio przekłada się na wolumen produkcji. Niektóre firmy decydują się po prostu na zamknięcie linii produkcyjnych na 2-3 tygodnie wakacji. W czasie przestoju przeprowadzane są prace konserwacyjne, niezbędne naprawy itp. Menedżerowie nie muszą się też głowić, w jaki sposób przydzielać urlopy. Jednak wprowadzenie takiego rozwiązania nie zawsze jest możliwe, tym bardziej, że przestój należy zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem i stosownie wcześnie powiadomić o nim pracowników.

Nie zawsze można fabrykę po prostu zamknąć na czas urlopu załogi. Czasami jest to po prostu niemożliwe ze względów ekonomicznych. Wówczas sprawdza się np. zatrudnienie pracowników okresowych. Oczywiście optymalnym rozwiązaniem jest takie zaplanowanie urlopów, aby firma mogła funkcjonować przy jak najmniejszym zaangażowaniu sił zewnętrznych, ale to się nie zawsze udaje. Tu z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia zaprojektowane m.in. do zarządzania planami urlopowymi. „Systemy takie są połączone z firmowymi systemami IT, pozwalają więc na uzyskanie pełnego poglądu na plany urlopowe pracowników. Menedżerowie mogą zatem zawczasu ustawić urlopy w taki sposób, aby zoptymalizować liczbę osób zatrudnianych na zastępstwo w czasie wakacji” – mówi Mateusz Michalski, Kierownik Działu Java Quercus Sp. z o.o., firmy, która stworzyła autorski Portal Pracowniczy z modułem do zarządzania urlopami. Pomaga w tym funkcja kalendarza urlopowego, dzięki któremu otrzymujemy graficzny obraz zatwierdzonych i planowanych urlopów całego zespołu. Dzięki czytelnemu, graficznemu układowi widzimy, kogo trzeba zastąpić, z kim warto jeszcze przedyskutować terminy wolnego, na którym stanowisku konieczne będzie zastępstwo zewnętrzne, a na które warto przesunąć obecnych w firmie pracowników. Analiza jest więc o wiele prostsza i co ważne – szybciej podejmuje się decyzje.

Kalendarz urlopowy

.

Nowoczesne narzędzia do zarządzania kadrami stają się coraz bardziej popularne, bo ich wdrożenie przynosi firmom rzeczywiste korzyści. Możliwa jest pełna kontrola obiegu dokumentacji, wszystkie wnioski gromadzone są w systemie, więc w każdej chwili można wrócić do archiwum. Osoby zarządzające mają pełną kontrolę nad planem urlopów, mogą elastycznie reagować na zagrożenia wynikające z tzw. konfliktów urlopowych. Także proces decyzyjny jest ułatwiony, zwłaszcza jeśli narzędzie jest dostępne online.

„Narzędzia dostępne online są użyteczne dwukierunkowo, zarówno dla pracowników, jak i dla kadry zarządzającej” – mówi Mateusz Michalski – „Do naszego Portalu pracownik może się zalogować z dowolnego miejsca (na komputerze, tablecie, telefonie) i wypełnić stosowny wniosek o urlop. Przełożony otrzymuje powiadomienie e-mailem, a następnie poprzez e-mail lub bezpośrednio w portalu podejmuje decyzję o udzieleniu urlopu” – dodaje.

To duże usprawnienie pracy działu kadr – nie trzeba prowadzić papierowej ewidencji wniosków urlopowych, wszystkie informacje dostępne są w systemie (także w systemie kadrowym). Portal, w zależności od konfiguracji, może aktualizować dane w połączonym z nim systemie kadrowym. Bardzo użyteczną funkcją portalu jest także możliwość analizy planów urlopowych w długim okresie.

Różnice w nasyceniu kolorów pokazują dni, w których wiele osób zaplanowało urlop. „Czasami okazuje się, że cały zespół chciałaby w tym samym terminie przedłużyć sobie weekend o jeden dzień. W Portalu Pracowniczym Quercus mamy wgląd, kto ubiega się o taki urlop, możemy też sprawdzić, kto i kiedy ostatni raz miał wolne, jaki wymiar urlopu mu przysługuje, ile dni wykorzystał, itp.” – wyjaśnia ekspert Quercus. „Podjęcie decyzji, kiedy wszystkie te dane ma się pod ręką, jest o wiele łatwiejsze. Przedstawienie sytuacji w przejrzystej, graficznej formie znacznie upraszcza np. podjęcie decyzji o ustanowieniu dnia wolnego dla całej firmy, np. w okolicy długiego weekendu, kiedy 90 procent wnioskowało o urlop” – podkreśla.

Planer urlopowy

.

W okresie wakacyjnym kadrowcy zwykle skarżą się, że są zalewani pytaniami o wymiar urlopu i liczbę dni do wykorzystania. Dzięki funkcji raportów urlopowych takich informacji udzielić może przełożony, a pracownik, który ma dostęp do panelu, sam może sprawdzić swoją sytuację. Informacje dostępne są przez całą dobę.

Zakres przysługujących dni wolnych

.

Pracownik ma prawo do urlopu – to fakt. Pracodawca ma prawo zarządzać firmą w taki sposób, aby osiągać jak najlepsze efekty – to też fakt. Tymczasem w okresie wakacyjnym bardzo często spada produktywność. I to nie tyle z powodu tzw. sezonu ogórkowego, ale dlatego, że odpowiednie rozłożenie urlopów, pozwalające uwzględnić zarówno potrzeby pracowników, jak i interes firmy, to prawdziwa sztuka. Zwłaszcza jeśli trzeba je zaplanować na papierze. Na szczęście są narzędzia, które tę łamigłówkę rozwiązują za kadrowców, pozwalając usprawnić zarządzanie urlopami, ograniczyć liczbę niewykorzystanych dni, wyeliminować konflikty urlopowe i sprawniej zarządzać firmą.

Źródło: Quercus

Komentarzy (0)

Zdjęcia z naszego Flickr'a

Zobacz więcej zdjęć

Reklama

Straciłeś dane? Skontaktuj się z Kroll Ontrack

POWIĄZANE STRONY