Archiwum wg Tagów | "metodyka wdrożenia"

dps logo

Tags: , ,

Filary udanego wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie

Dodany 10 sierpnia 2018 przez admin

Wdrożenie rozwiązania informatycznego w przedsiębiorstwie nigdy nie jest łatwe. Bez względu na wielkość organizacji czy poziom skomplikowania procesów biznesowych, każda zmiana jest pewnego rodzaju rewolucją i zmusza niejako do zmiany dotychczasowych nawyków oraz trybu pracy. Podjęcie się realizacji projektu ERP nakłania również do dokładniejszego przyjrzenia się funkcjonowaniu całej organizacji oraz każdej z jej jednostek z osobna, co nieraz okazuje się trudne, bo bezlitośnie obnaża wszelkie braki i zaniedbania.

Od czego zależy powodzenie projektu ERP?

Nie jest odkrywczym stwierdzenie, że powodzenie projektu wdrożenia systemu ERP nigdy nie jest dziełem przypadku. O jego sukcesie decydują różne czynniki, począwszy od samej motywacji, inicjującej cały proces, i gotowości do zmian, poprzez wszelkie prace w projekcie (programistyczne, wdrożeniowe i inne), na osadzeniu tego projektu w szerszej perspektywie i w strategii biznesowej firmy kończąc.

Większość wdrożeń ERP trwa dłużej, niż planowano, kosztuje więcej niż szacowano i przebiega nieco inaczej, niż zakładano. Niektórym jednak przedsiębiorstwom udaje się sprostać wyzwaniom projektu i zrealizować go bez wykraczania poza ustalone ramy.

Szersza perspektywa biznesowa

Brak umiejscowienia projektu ERP w ogólnej strategii biznesowej firmy jest jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia wdrożenia, a nawet zaprzestania używania systemu w niedługim czasie po zakończeniu projektu. Strategia i plan wdrożenia powinny wynikać i być dostosowane do ogólnej strategii biznesowej przedsiębiorstwa.

Nierealistyczne oczekiwania wobec ERP

Inną przyczyną niepowodzenia projektu są nierealistyczne oczekiwania, skutkujące podejmowaniem błędnych decyzji i koniecznością poradzenia sobie z tego konsekwencjami. Nierealistyczne oczekiwania wobec projektu w oczywisty sposób zwiększają ryzyko przekroczenia budżetu czy harmonogramu, wobec czego często już od samego początku skazują cały projekt na porażkę.

Optymalizacja procesów biznesowych

Ważne dla powodzenia projektu jest również efektywne zarządzanie procesami biznesowymi i ich optymalizacja. Jednym z najczęstszych błędów jest odraczanie wyboru oprogramowania czy też odsuwanie w czasie lub sztuczne przedłużanie czasu samego z powodu braku pewności, jak te procesy biznesowe będą się kształtowały w przyszłości. Często zapomina się (lub po prostu jest to wynikiem niewiedzy), że dzisiejsze systemy ERP są zdecydowanie bardziej stabilne i elastyczne niż były jeszcze dekadę temu. Stąd też koniecznym elementem wdrożenia jest zdefiniowanie i szczegółowe opisanie procesów, jak również wspomniane już osadzenie projektu ERP w długofalowej strategii biznesowej firmy. Dzięki temu system będzie odpowiadał zarówno bieżącym potrzebom organizacji, jak również będzie gotowy sprostać przyszłym wyzwaniom, związanym z rozwojem jej i rynku, na którym funkcjonuje.

System kontroli i nadzoru

Nie wolno zapominać także o procedurach i mechanizmach kontroli nad projektem, które koniecznie muszą zostać ujęte w karcie projektu. Należy jasno określić role i obowiązki dla kierownika projektu, komitetu wykonawczego i innych kluczowych ról projektowych wewnętrznych i zewnętrznych. Pamiętać też trzeba o tym, że zarządzanie projektem wdrożenia ERP musi być zgodne z unikalnymi potrzebami i dynamiką organizacji, w której to wdrożenie ma być przeprowadzone. Ramy tego zarządzania zaś muszą być kompleksowe i jednocześnie dynamiczne, ale także specyficzne i powtarzalne.

Ponieważ implementacje ERP mogą być złożonymi transformacjami biznesowymi (a nie tylko inicjatywami technologicznymi), ważne jest, aby przed rozpoczęciem projektu wdrożyć odpowiednie osoby, kontrole i zarządzanie.

Ryzyko w projekcie

Każde wdrożenie ERP obarczone jest ryzykiem, związanym zarówno z typowymi błędami ludzkimi, jak również z mniej przewidywalnymi i dającymi się kontrolować czynnikami, jak np. zmianami legislacyjnymi, awariami, opóźnieniami podwykonawców. W niemal każdym projekcie zachodzi konieczność zmierzenia się z tego typu sytuacją i takiego zarządzenia tymże ryzykiem, by zminimalizować możliwe niekorzystne konsekwencje.

Nie każde jednak ryzyko da się przewidzieć. Nie oznacza to jednak, że należy się biernie przyglądać nadchodzącej katastrofie. Wręcz przeciwnie – reagować należy jak najszybciej, bo tylko tak można zminimalizować negatywne skutki rodzącego się kryzysu. Zacząć zaś należy od zrozumienia zagrożenia – skąd pochodzi, któremu obszarowi projektu zagraża, czym może skutkować. Taka analiza pozwoli z kolei zidentyfikować możliwe sposoby i obszary radzenia sobie z zagrażającym czynnikiem. Inaczej bowiem będzie wyglądała strategia i zarządzanie ryzykiem, związanym z błędami w zakresie procedur kontrolnych, inaczej z nierealistycznymi wymaganiami co do personalizacji i kastomizacji systemu, a jeszcze inaczej w przypadku choćby zatrzymania przez służby celne sprzętu komputerowego, zakupionego za granicą.

Kiedy już zidentyfikujemy zagrożenia, pora na określenie sposobów poradzenia sobie z ich potencjalnymi skutkami. Można to zrobić, tworząc formalny plan naprawczy lub też zaktualizować harmonogram i strategię wdrożenia.

Plan naprawczy powinien być kompleksowy i obejmować wszystkie aspekty projektu – ludzkie, technologiczne i procesowe. Warto pamiętać, że nie od razu Rzym zbudowano i że często naprawa już niewielkiej rzeczy przynosi poprawę rzutującą na całokształt projektu.

Złote zasady

Nie ma możliwości całkowitego uniknięcia ryzyka, które już występuje. Niemniej należy podjąć podstawowe kroki, by projekt doznał jak najmniejszego uszczerbku.

Utrzymanie projektu bazuje na dogłębnej wiedzy o nim – na jakim etapie realizacji się znajduje, jaki status mają poszczególne prace w tym projekcie, które jego pierwotne założenia uległy zmianie i/lub są zagrożone. Powinien być to możliwie najbardziej obiektywny ogląd zarówno elementów technologicznych, jak i procesów oraz ludzi zaangażowanych w projekt. Warto również dokonać takiej oceny z różnych perspektyw – dostawcy systemu i klienta, zespołu projektowo-wdrożeniowego, testerów oprogramowania, architektów systemowych, itd.

Zawsze jednak lepiej zapobiegać niż leczyć. Rzetelne i drobiazgowe zidentyfikowanie czynników ryzyka we wstępnej fazie projektu umożliwia wczesne ich wykrycie i pozwala uniknąć szeregu problemów.

Autor: Anna Młynarczyk, DPS Software

Komentarzy (0)

brainshare logo

Tags: , , ,

Płacę, wymagam i …komplikuję? 4 sposoby na ułatwienie wdrożenia nowego systemu IT w firmie

Dodany 28 września 2017 przez admin

Szybko. Bezboleśnie. Nieinwazyjnie. Takiego właśnie wdrożenia projektów oczekują obecnie wymagający klienci firm informatycznych. Dostawcy zatem dwoją się i troją w poszukiwaniu kompromisowych strategii implementacji swoich systemów. Tymczasem bezproblemowy przebieg wdrożenia może zagwarantować wyłącznie współpraca zbudowana na zaangażowaniu obu stron. Nie dziwią wobec tego dane, zgodnie z którymi tylko 10 do 30% rozpoczętych przedsięwzięć kończy się sukcesem (The Standish Group). Jak wobec tego pracować, aby nasz projekt nie okazał się wielką porażką? Poznajcie cztery zasady, dzięki którym wprowadzenie nowego systemu elektronicznego w firmie będzie o wiele łatwiejsze!

  1. Spychologia, czyli jak na starcie strzelić sobie w kolano.

Wdrożenie nowego systemu elektronicznego wymaga nierzadko gruntownej przebudowy dotychczasowej infrastruktury, a co za tym idzie, doskonałej znajomości zasad funkcjonowania danej firmy i jej organizacyjnych możliwości. To kilkumiesięczna praca wymagająca zrozumienia interesu tak pracodawcy, jak i personelu oraz dostosowywania się na bieżąco do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości. Tymczasem niektórzy klienci wciąż całkowicie zrzucają odpowiedzialność za zarządzanie zmianą w ich przedsiębiorstwach na dostawców, unikając jak ognia większego zaangażowania w proces. Nietrudno się domyślić, że bardzo ciężko jest zewnętrznemu wykonawcy poznać politykę i kulturę pracy organizacji bez kontaktu z wyspecjalizowanymi pracownikami z jej wnętrza. To dlatego tak ważne jest wcześniejsze zbudowanie zespołu projektowego i wyznaczenie kierownika, który będzie podejmował kluczowe dla powodzenia prac decyzje.

Odpowiednio dobrany zespół projektowy to najważniejszy element decydujący o powodzeniu całego procesu wdrożenia. Kompetentne osoby, które znają dotychczas używane systemy i reprezentują interes każdego działu w firmie są nieocenionym źródłem wiedzy nawet dla najlepszego dostawcy. Bardzo ważne jest również wyznaczenie lidera, który posiada autorytet wśród pozostałych pracowników. Z doświadczenia wiem, że bez decyzyjnego kierownika na czele zespołu, projekt po prostu rozpłynie się w morzu rozproszonej odpowiedzialności i braku porozumienia – mówi Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu w BrainSHARE IT, który jest producentem i dostawcą aplikacji SaldeoSMART.

Choć może to zabrzmieć banalnie, nie bez znaczenia jest również pozytywne nastawienie – o wiele łatwiej pracuje się z osobami, które wierzą w powodzenie przedsięwzięcia i widzą korzyści, jakie przeprowadzana zmiana przyniesie całej organizacji.

  1. Przechytrzamy lęk przed zmianą.

Wizja konfrontacji z zaawansowaną technologią może skutecznie przerazić pracowników, zwłaszcza tych, którym z cyfryzacją nie jest po drodze. Jest to zupełnie normalne i zrozumiałe – ludzie boją się rzeczy, których nie znają. Dlatego zamiast marszczyć czoło ze zdziwienia na widok braku entuzjazmu wśród personelu, o wiele lepiej będzie przygotować zespół na zmianę i krok po kroku zapoznać go z planowanymi etapami wdrożenia. Szczegółowe informacje o nowym systemie docenią nawet Ci pracownicy, którzy z ową technologią nie będą mieć bezpośredniej styczności. Ludzie bowiem czują się pewniej kiedy wiedzą, jakie zmiany zachodzą w ich najbliższym otoczeniu.

Co ważne, w przezwyciężaniu lęku przed zmianą najbardziej liczy się czas. Im szybciej zespół dowie się o planowanym przedsięwzięciu, a tym samym pozna jego cele, korzyści oraz rolę poszczególnych osób we wdrożeniu, tym mniejszy będzie strach przed zmianą dotychczasowego systemu na bardziej nowoczesny.

  1. Sztuka wykorzystywania potencjału, czyli jak porzucić metodę 1:1

Mimo że współczesna technologia może znacznie zwiększyć wydajność całego przedsiębiorstwa, to wciąż zdarzają się sytuacje, kiedy potencjał jaki w niej drzemie jest skutecznie blokowany. Dzieje się tak w przypadku systemów projektowanych na wzór swoich poprzedników. Niestety, przełożenie starych procesów na nowe jest niemożliwe i przynosi organizacji więcej szkody niż pożytku. I tak na przykład wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest z góry skazane na porażkę, jeżeli klient oczekuje, że nowe procesy będą działały w oparciu o zasady starego schematu organizacji pracy w firmie. To po prostu nie ma prawa zadziałać.

Jak zatem uniknąć takiego nieporozumienia? To bardzo proste: wystarczy, że klient sprecyzuje swoje oczekiwania i wyjaśni, co chciałby usprawnić za pomocą nowego systemu. Rolą dostawcy jest natomiast wskazać optymalną drogę do realizacji tych celów, ale w oparciu o znajomość możliwości stosowanej technologii.

Wypracowanie wspólnej wizji to już połowa sukcesu. Ważne jest też zrozumienie, że nowoczesne systemy informatyczne pozwalają na automatyzację monotonnych czynności i potrafią same się uczyć, a także oferują szereg możliwości nieosiągalnych dla starszych rozwiązań. Jednym z nich jest zrównoleglenie prac: nie jesteśmy w stanie podzielić oryginalnego dokumentu papierowego na kilka części tak, aby każdy mógł na nim równolegle pracować, ale w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów jest to już możliwe. Stosowanie zaawansowanej technologii pozwoli nam też zoptymalizować i zwiększyć wydajność pracy, np. dzięki automatycznemu raportowaniu i controllingowi – podkreśla Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

  1. Nie wszystko naraz!

Trudno wyobrazić sobie dobre oprogramowanie, które wdrażane jest natychmiastowo, bez podziału na poszczególne etapy procesu. Na szczęście takie praktyki już dawno odeszły do lamusa, ponieważ stworzenie gotowego produktu zajmowało zbyt dużo czasu, w trakcie którego realia biznesowe ulegały całkowitej zmianie. Nieefektywny workflow zastąpiły metodyki zwinne, mające swój początek w branży programistycznej. Ich naczelną zasadą jest jak najszybsze dostarczenie klientowi jakiejś wartości i przeprowadzanie wdrożenia etapami – dzięki temu już od samego początku klient uczy się całego systemu i wie, czego może się po nim spodziewać. Co istotne, pozwala to również na bieżącą weryfikację zadowolenia użytkowników z wprowadzonych zmian.

Podział wdrożenia na etapy umożliwia kierownikowi projektu wskazanie obszarów do ewentualnej konfiguracji czy też rozszerzenie całego procesu o nowe elementy. To ciągła praca, dlatego też osoba zajmująca to stanowisko powinna być wnikliwa i cierpliwa. Mimo że jesteśmy producentem oprogramowania i zajmujemy się jego kodowaniem, a wdrożeniami nasi partnerzy, to uważamy, że każdy system wymaga nieustannych udoskonaleń i zmian. System, który się nie rozwija, po prostu umiera – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes i architekt systemu w SaldeoSMART.

Wdrożenie elektronicznego systemu w firmie to proces wymagający zaangażowania nie tylko dostawcy oprogramowania, ale również jego przyszłych użytkowników. Sukces jest wtedy, kiedy po zakończonym procesie każdy pracownik potrafi prostymi słowami sam odpowiedzieć na pytanie, jak działa nowe rozwiązanie. To dlatego wybór najlepszej technologii czy firmy informatycznej nie gwarantuje tutaj powodzenia – warunkuje je bowiem odpowiedzialne (czyli świadome!) podejście do zarządzania zaplanowaną zmianą w organizacji. Dlatego zanim zaczniemy myśleć o rewolucji infrastrukturalnej w firmie, najpierw zacznijmy od modyfikacji własnych przekonań na temat przebiegu procesu wdrożenia.

Źródło: BrainSHARE IT

Komentarzy (0)

sente logo

Tags: , ,

Maraton czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania

Dodany 26 czerwca 2016 przez admin

W biznesie nie tylko technologie błyskawicznie się rozwijają. Dynamikę współczesnego świata widać szczególnie w branży informatycznej, gdzie niczym w soczewce skupiają się jednocześnie najnowsze trendy w technologii oraz zarządzaniu. To w segmencie IT dokonuje się rewolucja w zarządzaniu projektami, która porywa nie tylko dostawców rozwiązań IT, ale – chyba po raz pierwszy w historii informatyki – stawia realne potrzeby klientów w absolutnym centrum procesu tworzenia oprogramowania. Rewolucję tę przyniosły zwinne metodyki prowadzenia projektów informatycznych. Co sprawiło, że za ich przyczyną dokonał się prawdziwy przewrót na rynku oprogramowania dla firm?

Szybko i elastycznie

Metodyka zwinna (z ang. Agile) to sposób realizacji projektów – głównie informatycznych. Często jest przeciwstawiana tradycyjnej metodyce kaskadowej czy prototypowej.

Jakie są zatem podstawowe cechy modelu zwinnego, stawiające go w opozycji do metod „tradycyjnych”?  Podstawowe zalety metodyki zwinnej można zamknąć w dwóch słowach: szybko i elastycznie.

Szybko – bo w porównaniu z innymi metodami zarządzania projektami, model zwinny pozwala na osiągnięcie w krótkim czasie mierzalnych, zauważalnych dla klientów efektów. W przypadku projektów informatycznych oznacza to po prostu, że pierwsze działające elementy systemów klienci dostają znacznie, znacznie szybciej niż w przypadku klasycznego zarządzania.

Elastycznie – bo podzielenie realizacji projektu na krótkie odcinki czasowe, umożliwia jego elastyczne korygowanie, reagowanie na uwagi klientów czy sprawne rozwiązywanie nowych problemów, pojawiających się w trakcie prac.

Sprint vs maraton czyli system idealnie skrojony

Elastyczność zarządzania zwinnego wynika z innej filozofii realizacji projektu. O ile w zarządzaniu tradycyjnym etapy realizacji są podzielone na długie odcinki czasowe (nawet kilkumiesięczne), w których wykonuje się szeroki zakres prac, to w metodyce zwinnej prace są podzielone na krótkie, około dwutygodniowe etapy nazywane sprintami. Celem każdego sprintu jest dostarczenie takiego fragmentu oprogramowania, aby osiągnąć konkretne efekty biznesowe.

Odmienną filozofię konstrukcji obu tych metod dobrze oddaje przykład krawca – w przypadku metod tradycyjnych jest to jeden pomiar na początku szycia ubrania, a następnie oczekiwanie na ostateczny ubiór. W metodyce zwinnej mielibyśmy do czynienia z częstymi przymiarkami, co z jednej strony pozwala na skrojenie ubrania idealnie według potrzeb, z drugiej zaś umożliwia dokonywanie poprawek praktycznie do samego końca.

Cel: potrzeby klienta

Metodyka zwinna ma jeden główny cel: klient ma szybko otrzymać działający produkt. Oczywiście nie oznacza to, że produkt – czyli na przykład system informatyczny – powstanie szybko w ostatecznej postaci. Kluczem metodyki zwinnej jest raczej podział czasowo-funkcjonalny projektu. W przeciwieństwie do klasycznych metod zarządzania projektami, w stylu zwinnym etapy cząstkowe są krótsze i nastawione na uzyskanie konkretnych, widocznych dla klienta efektów – mówiąc wprost, uruchamianie kolejnych, działających modułów i funkcji systemu.

Nie jest też żadną tajemnicą, że niektóre kwestie w realizacji projektu informatycznego pojawiają się dopiero w trakcie jego wykonywania, w przysłowiowym „praniu”. Klient może na przykład zdecydować o poszerzeniu czy zawężeniu zakresu prac, zmienić plany względem początkowych zamierzeń, objąć informatyzacją nowe procesy biznesowe. O ile w przypadku metodyki tradycyjnej zmiany takie poważnie naruszyłyby cały projekt (jeśli zupełnie go nie przekreśliły), to w metodyce zwinnej wprowadzenie ewentualnych zmian nie stwarza już tak poważnego ryzyka.

Klient oczekuje korzyści. I je otrzymuje.

Paradoksalnie, inny jest też efekt prac w obu metodykach. W metodyce klasycznej celem działania zespołu jest zbudowanie dla klienta systemu o określonych cechach, funkcjonalnościach. Podejście takie zakłada, że klient jeszcze przed rozpoczęciem prac nad stworzeniem systemu w pełni wie, czego potrzebuje, jak ma wyglądać ostateczna wersja systemu, jakie funkcje ma on realizować. Jest to jednak założenie zwykle nieprawdziwe. Klient, inwestując w systemy informatyczne w istocie oczekuje konkretnych, określonych korzyści biznesowych, a nie stworzenia – nawet bardzo sprawnego i złożonego – systemu informatycznego. A na rozwiązywanie konkretnych problemów biznesowych nastawiona jest – z samej swojej definicji – metodyka zwinna. Bowiem już po pierwszych sprintach otrzymujemy rozwiązania, które możemy uruchomić i czerpać z nich korzyści.

Rozwód zanim się znienawidzimy

Zwinne metodyki zarządzania projektami również mają, bardzo istotną zaletę. Ważną zarówno z punktu finansowego – i dla wykonawcy, i dla klienta – jak i sprawności zarządzania, czy nawet wizerunku. Podzielenie projektu na krótkie, na bieżąco oceniane odcinki pozwala obu stronom oceniać szanse na pomyślną realizację. Przy większych wdrożeniach jest to zaleta wręcz niesłychana, klient bowiem ma gwarancję przerwania finansowania projektu informatycznego, gdy zauważy że nie spełnia on jego oczekiwań, a wykonawca nie musi angażować swojego wysiłku w prace, za które klient może nie zapłacić. Zwinny model prowadzenia projektów informatycznych sprawdza się idealnie w sytuacjach krytycznych, konfliktowych – pozwala bowiem stronom, przy relatywnie niskich stratach ,  na szybkie wycofanie się z realizacji umowy, bez konieczności dochodzenia roszczeń np. na drodze sądowej. Klienci po prostu płacą za czas poświęcony na realizację projektu, co przy podziale go na krótkie etapy (wspomniane sprinty), znacznie zmniejsza koszty w przypadku rezygnacji (zaniechania dalszych prac).

Tabela 1 Porównanie metodyki zwinnej i tradycyjnej

Metodyka zwinna Metodyka tradycyjna
Rezultatem jest oprogramowanie, którego klient potrzebuje Rezultatem jest oprogramowanie opisane w dokumentacji projektowej
Projekt podzielony na krótkie etapy Projekt podzielony na długie etapy
Szybkie efekty Ostateczny efekt na koniec projektu
Stopniowe oddawanie funkcji Cały system wdrażany jednorazowo
Łatwe wprowadzanie korekt i zmian Wprowadzanie korekt utrudnione
Niższe koszty rezygnacji z projektu Wysokie koszty rezygnacji z projektu
Mniejsze ryzyko niepowodzenia Większe ryzyko niepowodzenia
Osiągnięcie określonych korzyści biznesowych Opracowanie systemu o zdefiniowanych cechach

Sente realizuje swoje projekty z sukcesami w metodyce zwinnej. Stosowanie takich metod zarządzania projektami zmniejsza koszty ich realizacji oraz umożliwia klientom szybkie odnoszenie korzyści biznesowych wynikających z wprowadzenia rozwiązań informatycznych.

Przypadek 1: szybki sukces

Projekt zwinny w firmie zajmującej się archiwizacją, składowaniem i zarządzaniem dokumentacją. Klient zarządzał archiwum fizycznym o powierzchni tysięcy metrów kwadratowych. Ze względu na specyfikę przechowywanych dokumentów, dostęp do archiwum podlega rygorystycznym procedurom bezpieczeństwa. Przed specjalistami z Sente postawiono zadanie opracowania systemu dla Centrum Zarządzania Dokumentami, uwzględniającego ogromne ilości przetwarzanej dokumentacji oraz koordynującego całość procesów archiwizacyjnych. Ważne przy tym było niezakłócone zachowanie ciągłości działania klienta.

Przyjęcie przez Sente metodyki zwinnej w trakcie realizacji tego projektu pozwoliło na bardzo szybkie uruchomienie podstawowych funkcji systemu. W ciągu zaledwie 12 tygodni specjaliści Sente opracowali i wdrożyli system zarządzania dokumentami oraz magazynem dokumentów. Dodatkowo, w czasie realizacji projektu klient mógł na bieżąco dokonywać korekt w systemie i jego procesach.

Efekt? Podwojenie mocy przerobowych klienta, skrócenie czasu szkolenia nowych pracowników, zwiększenie elastyczności działania pod kątem potrzeb nowych klientów. I oczywiście przewaga nad konkurencją.

Przypadek 2: związek po przejściach

Kolejny przypadek udanego zastosowanie metodyki zwinnej to wdrożenie u partnera o nieco dłuższej historii współpracy. Cóż, sprawne wdrożenie nie zawsze się udaje, o czym dobrze wiedzą firmy informatyczne i ich klienci. Przyczyn takiego stanu rzeczy może być wiele, niektóre z nich bywają obiektywne, inne wynikają z braku „chemii”. Analogicznie, jak w realnych relacjach międzyludzkich.

Tak też było w przypadku klienta z branży artykułów dekoracji wnętrz oraz przetwórstwa przemysłowego. Pierwsze podejście do stworzenia systemu zarządzania produkcją nie spełniło oczekiwań klienta. Przyjęty tradycyjny model realizacji projektu wygenerował wyższe koszty niż się spodziewaliśmy, a nie przyniósł oczekiwanych efektów.

Drugie podejście do realizacji systemu zarządzania produkcją okazało się już skrajnie inne, a to za przyczyną przyjętej do jego wykonywania metodyki zwinnej. Przesunięcie punktu ciężkości na uzyskiwanie mniejszych, w krótszych odstępach czasu efektów biznesowych, diametralnie zmieniło przebieg wdrożenia. W efekcie nowy system wsparcia produkcji został opracowany w czasie kilku miesięcy, przy płynnej, zgodnej współpracy Sente i klienta. Realizacja tego projektu została podzielona na 1-2 tygodniowe sprinty, po zakończeniu każdego etapu strony uzgadniały zakres i kierunek dalszych prac. Dzięki temu klient otrzymał pierwsze działające elementy systemu już po kilku tygodniach.

Efekt? Krótki czas udanej realizacji wdrożenia, szybkie wdrożenie systemu, ale również sprawne planowanie produkcji i zarządzanie nią na każdym etapie. Co zyskał klient? Niższe koszty produkcji i zwiększenie jej wydajności, co poprawiło wskaźniki finansowe w przedsiębiorstwie. Zastosowanie metodyki zwinnej okazało się dla klienta na tyle satysfakcjonujące, że zdecydował się również na wprowadzenie kolejnych modułów aplikacji: zarządzania magazynem oraz kadrami tą samą metodyką.

Źródło: Sente

Komentarzy (0)

it.integro logo

Tags: , , , , , ,

Rola metodologii we wdrożeniach systemu ERP na podstawie Microsoft Dynamics Sure Step

Dodany 13 lipca 2015 przez admin

Znaczenie systemów ERP (Enterprise Resource Planning) z roku na rok rośnie. Wzrasta także świadomość przeciętnego przedsiębiorcy na temat roli, jaką spełnia nowoczesne oprogramowanie w usprawnieniu pracy firm i organizacji. Nadal jednak sam proces wdrożenia oprogramowania ERP oceniany jest jako skomplikowany i często nieefektywny. Wg 2014 ERP Raport. A Panorama Consulting Solutions Research Report, blisko 70% firm uznaje, że system ERP spełnia ich oczekiwania. Jednocześnie 35% respondentów przyznaje, że proces wdrożenia był realizowany w sposób dla nich niesatysfakcjonujący.

Dlaczego proces wdrożenia często przebiega w sposób niekontrolowany i niezadawalający dla klienta? Powodów może być kilka, zarówno po stronie klienta (brak zaangażowania, niechęć do zmian), jak i po stronie dostawcy oprogramowania. Najważniejszą przyczyną jest niestosowanie metodologii wdrożeniowej, która jest niezwykle istotna przy tak złożonym projekcie, jak implementacja systemu ERP.

Czym jest metodologia oraz jak duże ma znaczenie, opiszemy na podstawie Microsoft Dynamics Sure Step – metodologii stosowanej między innymi przez złotego partnera wdrożeniowego Microsoft Dynamics NAV w Polsce – firmę IT.integro. Wdrażanie metodyczne jest realizowane zarówno w przypadku klasycznej wersji systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV, jak i w przypadku systemu ERP dostępnego w pakiecie NAV365, dostępnego w chmurze Microsoft Azure.

Metodologia to zbiór zasad, narzędzi oraz dobrych praktyk, które pozwalają efektywnie przeprowadzić określony proces. Microsoft Dynamics Sure Step jest metodologią projektowego wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych firmy Microsoft. Została ona opracowana na podstawie wieloletnich doświadczeń zebranych przez konsultantów i partnerów Microsoft. Zawiera sprawdzone procedury, korzystnie wpływając na szybkość, jakość oraz koszt realizowanego wdrożenia.

Decydując się na wdrożenie systemu ERP należy zwrócić uwagę na fakt, czy potencjalny partner realizuje projekty wg metodologii. Czy posiada odpowiednie doświadczenie i wiedzę projektową.

Implementacja oprogramowania ERP w oparciu o metodykę przynosi wiele korzyści, także dla klienta. Pozwala zminimalizować koszty, skrócić czas wdrożenia, podnieść jego efektywność i przewidywalność. Ważne jednak, aby pamiętać, że sama metodologia nie przyniesie zamierzonych rezultatów bez pełnego zaangażowania ze strony zespołu przyszłych użytkowników systemu.

Metodologia zapewnia sukces wdrożenia ERP

Microsoft Dynamics Sure Step pozwala klientom kontrolować cały proces oraz koszty. Opiera się ona na kilku etapach do których mają wgląd i na bieżąco kontrolują zachodzące zmiany. Dzięki temu, zyskują pewność, że projekt jest realizowany zgodnie z założeniami, a co za tym idzie, ich budżet jest bezpieczny.

Kontrola przebiegu projektu

Microsoft Dynamics Sure Step wymaga od dostawcy dokładnego rozpoznania potrzeb klienta. Najczęściej, organizacja wdrażając system ERP pierwszy raz, nie wie co jest istotne i na co należy zwrócić uwagę. Dlatego to dostawca powinien wiedzieć o co zapytać, odwiedzić firmę klienta, poznać jej specyfikę, a także charakterystykę branży. Potrzeby organizacji są kluczowe, a ich prawidłowe rozpoznanie wpływa na późniejsze rezultaty. Metodologia wymaga jasno zdefiniowanych obowiązków po stronie klienta oraz partnera wdrożeniowego. Prawidłowo przeprowadzona implementacja systemu ERP wymaga pełnego zaangażowania ze strony firmy klienta. Spisanie obowiązków obu zespołów jest obowiązkowym etapem mającym na celu usprawnienie procesów. Zaangażowanie pracowników to także ich dyscyplina. Użytkownicy (pracownicy firmy klienta) muszą być świadomi, że ich podejście wpłynie na przebieg projektu, a przy braku dyscypliny może go znacznie opóźnić bądź obniżyć jakość uzyskanych efektów.

Dodatkowo, praca zgodnie z Microsoft Dynamics Sure Step pomaga w zarządzaniu ryzykiem i zmianami organizacyjnymi.

Przejrzystość planowania oraz komunikacji

Działając zgodnie z metodyką istnieje możliwość planowania zadań i obowiązków, rozdzielonych pomiędzy uczestników projektu. Znajomość planów oraz zakresu obowiązków każdego z zaangażowanych pracowników firmy lub partnera wdrożeniowego usprawnia komunikację projektową. Prawidłowo realizowany proces wymaga rzetelnej dokumentacji, opisującej ustalenia oraz podsumowujący poszczególne etapy. W ten sposób klient zyskuje pełną przejrzystość zachodzących działań, a komunikacja pomiędzy uczestnikami projektu jest znacznie uproszczona.

Wybierając doświadczonego partnera wdrożeniowego, klient zyskuje bezpieczeństwo oraz kontrolę nad projektem, co powinno stać się kluczowym czynnikiem przy wyborze dostawcy oprogramowania ERP.

Rola metodologii wdrożeniowej Microsoft Dynamics Sure Step

Pierwsza wersja metodologii była opublikowana już w 2007 roku. Została ona opracowana przez specjalistów firmy Microsoft. Bazuje na doświadczeniach z wdrożeń systemów Microsoft Dynamics, realizowanych na całym świecie. W ten sposób powstał zestaw narzędzi i szablonów, który znacząco upraszcza proces implementacji. W metodyce wyróżniamy 5 typów projektów (Standard, Rapid, Enterprise, Agile i Upgrade), które różnią się zakresem oraz złożonością wdrożenia. Wszystkie opierają się na 6 fazach projektu: Diagnoza, Analiza, Projekt, Budowa, Uruchomienie, Działanie.

Diagnoza

W zasadzie, Diagnoza jest fazą przedwdrożeniową i ma na celu podjęcie decyzji odnośnie wyboru najlepszego rozwiązania dla klienta, które spełnia wymagania jego organizacji.

Analiza

Ta faza rozpoczyna etap wdrożenia systemu ERP w firmie. Jej znaczenie jest kluczowe, gdyż pozwala na właściwe przygotowanie procesu poprzez określenie poszczególnych aktywności i prawidłowe zaplanowanie działań. W tej fazie dochodzi do spotkania typu „Kick-Off”, w trakcie którego zbierają się zespoły odpowiedzialne za realizację projektu po stronie klienta i dostawcy. To spotkanie oraz warsztaty z przyszłymi użytkownikami systemu pozwalają opracować modele procesów biznesowych klienta. Wszystkie wymagania są ostatecznie spisane w postaci dokumentu o nazwie Spis procesów objętych systemem, który jest bazą dla dokumentu Gap-Fit. Informuje on o istniejących elementach zawartych w standardowej wersji systemu ERP, a także tych, które muszą być oprogramowane i zamodelowane. Najważniejszym dokumentem, który powstaje w trakcie etapu Analiza jest Karta Projektu. Zawiera ona harmonogram, etapy i produkty wdrożenia wraz z budżetami. Dodatkowo zostają spisane: Plan projektu, Rejestr problemów i Lista migracji danych.

Projekt

W tym etapie, zespół partnera wdrożeniowego wykonuje projekt implementacji wcześniej spisanych potrzeb biznesowych klienta. Powstają środowiska testowe systemu, w których wykonywana jest konfiguracja zgodna z otrzymanymi wymaganiami. Ten etap zakończony jest spisaniem dokumentu o nazwie Koncepcja rozwiązania. W tym etapie dochodzi do wykształcenia zespołu wdrożeniowego oraz określenie w jaki sposób zostaną zaimplementowane poszczególne rozwiązania. W tej części projektu powstaje m.in. Arkusz testów funkcjonalnych.

Budowa

Podstawowym celem danego etapu jest budowa i testy komponentów systemu ERP, które zostały zdefiniowane oraz zaakceptowane w fazie Analizy. W czasie Budowy rozwijane są funkcjonalności dopasowane do wymagań klienta, tworzone są interfejsy oraz procesy migracji danych testowych. W rezultacie powstaje kompletny, skonfigurowany system, następuje zakończenie i spisanie kodów modyfikacji oraz dochodzi do integracji i budowy interfejsów. Zasadniczym elementem, który kończy proces budowy są testy akceptacyjne, prowadzone wraz z kluczowymi użytkownikami zespołu klienta.

Uruchomienie

W trakcie Uruchomienia dochodzi do przeniesienia realizowanych czynności do nowego systemu Microsoft Dynamics, a zespół partnera wdrożeniowego przeprowadza szkolenia dla końcowych użytkowników systemu z jego obsługi. Oba zespoły, ze strony firmy wdrożeniowej, jak i firmy klienta, przeprowadzają końcowe testy działania systemu, a także dochodzi do zatwierdzenia Go-Live Checklist. Na tym etapie ma miejsce ostateczna migracja danych do produkcyjnej wersji systemu ERP. Wśród przykładowych dokumentów, które powstają na tym etapie jest Lista kontrolna.

Działanie

To ostatni etap, który następuje po wielu miesiącach wdrożenia. W trakcie tej fazy partner realizuje wsparcie po uruchomieniu systemu oraz przekazuje swoją wiedzę, instrukcje oraz dalszą obsługę projektu klientowi i zespołowi wsparcia. Końcowym elementem jest wykonanie audytu jakości wdrożenia, a projekt wdrożenia systemu ERP zostaje z sukcesem zamknięty.

Procesy wspólne

Procesy wspólne tworzy zbiór czynności, który obejmuje kilka etapów implementacji systemu. Czynności przebiegają prostopadle do poszczególnych faz, co pozwala na precyzyjne określenie roli wszystkich członków wszystkich zespołów wdrożeniowych, a także ich odpowiedzialności i wpływu na innych uczestników wdrożenia.

W metodyce Microsoft Dynamics Sure Step wyróżnia się 9 procesów wspólnych, posegregowanych w trzech obszarach:

  • Organizacja, która obejmuje Zarządzanie programem, Szkolenia, Analizę procesów firmy
  • Rozwiązania, zawierające Analizę wymagań i konfigurację, Rozwiązania dedykowane oraz Testowanie i kontrolę jakości,
  • Technologia, obejmująca Infrastrukturę, Integrację i Interfejsy oraz Migrację danych.

Optymalizacja

Metodologia wdrożeniowa Microsoft Dynamics Sure Step oferuje aktywne podejście do tematu optymalizacji. Zawiera: Przegląd i ocenę architektury, Przegląd i ocenę projektu, Przegląd i ocenę modyfikacji, Przegląd i ocenę wydajności, Zarządzanie projektem, Przegląd dostarczonego rozwiązania, a także Przegląd upgrade. W czasie realizowanego projektu można wykonać jedną bądź kilka powyższych propozycji.

NAV.express – szybkie, metodyczne podejście do wdrożenia

Pełna, zaawansowana metodologia Microsoft Dynamics Sure Step nie jest wymagana przy wdrożeniu wszystkich projektów. W odpowiedzi na potrzeby rynku, firma IT.integro stworzyła autorskie rozwiązania o nazwie NAV.express, które opiera się na uznanej metodyce Microsoft Dynamics Sure Step. Jest to zbiór gotowych narzędzi, powtarzalnych procesów, które pozwalają na przeprowadzenie szybkiego wdrożenia systemu ERP. NAV.express nie może być jednak przeprowadzony w przypadku wszystkich wdrożeń. Obejmuje on implementacje podstawowych funkcjonalności systemu ERP, które oczywiście mogą zostać rozbudowane w dowolnym czasie. Dodatkowo decydując się na NAV.express nie ma możliwości przeprowadzenia modyfikacji i dodatkowych wymagań. To rozwiązanie zostało stworzone z myślą o małych i średnich firmach, z sektora handlu bądź usług, a także dla start-upów.

NAV.express opiera się na tych samych etapach co Microsoft Dynamics Sure Step, prócz fazy modyfikacji. Jest uproszczoną i skróconą wersją metodologii Sure Step, jednak równie efektywną!

Olbrzymią korzyścią wybrania NAV.express są niskie koszty. Wynikają one ze skróconego czasu implementacji oraz braku modyfikacji. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, którym wystarczy podstawowa, acz bogata funkcjonalność systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV, która dostępna jest w produkcie NAV365.

IT.integro to prekursor oraz lider wdrożeń systemu Microsoft Dynamics NAV w Polsce. Istnieje na krajowym rynku już blisko 25 lat. Od wielu lat, w realizowanych projektach wykorzystuje metodologię Microsoft Dynamics Sure Step. IT.integro to także autor metody NAV.express, stosowanej podczas wdrożeń systemu ERP, dostępnego w produkcie NAV365.

Źródła:

http://www.it.integro.pl/oferta/metodyka-wdrozeniowa-sure-step

NAV.express

Komentarzy (0)

Zdjęcia z naszego Flickr'a

Zobacz więcej zdjęć

Reklama

Straciłeś dane? Skontaktuj się z Kroll Ontrack

POWIĄZANE STRONY