izfia_logo

Tags: , ,

Pracownicze Plany Kapitałowe a budżet pracodawców. Czym są PPK i jak się do nich przygotować?

Dodany 01 czerwca 2019 przez admin

Pracownicze Plany Kapitałowe to prywatny sposób oszczędzania zatrudnionego uwzględniający udział pracodawcy i państwa. Przy łącznej wpłacie 3,5%, pracodawcy i udziale państwa uczestnik przez okres 40 lat pracy może uzbierać około 100 000 PLN. Program wchodzi w życie 1 lipca tego roku i wymaga od pracodawców oprócz logistycznego wdrożenia planu również odpowiedniego zarządzenia budżetem. Jak zatem pracodawcy powinni przygotować się do tych zmian?  

Punktem wyjścia dla każdego pracodawcy będzie uwzględnienie wydatków na PPK w planie finansowym firmy na dany rok, a także wybór instytucji finansowej. Większość firm, które w pierwszej kolejności przystąpią do PPK utworzyło już odpowiednie rezerwy. Przygotowanie do Pracowniczych Planów Kapitałowych można podzielić na dwie fazy. Pierwsza z nich realizowana jest w porozumieniu z reprezentacją pracowników najpóźniej na jeden miesiąc przed terminem, w którym pracodawca jest zobligowany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Końcową datą na zawarcie umowy na zarządzanie PPK jest 25 października 2019 r. Z kolei druga faza wykonywana jest jako autonomiczna decyzja pracodawcy o wyborze zarządzającego w przypadku braku porozumienia z pracownikami, która powinna zostać udokumentowana.

– W mojej opinii oprócz przygotowania budżetu dla realizacji programu PPK najważniejsze wyzwanie dla pracodawcy to przedstawienie pracownikom korzyści z takiego programu i wspólny wybór firmy zarządzającej. To pozwoli na szeroki udział zatrudnionych w danej firmie czy przedsiębiorstwie w PPK. Kolejnym zadaniem, które stoi przed pracodawcami będzie dostosowanie systemów kadrowo-płacowych oraz przypisanie pracowników do PPK w danej firmie. Właściciel firmy będzie musiał również informować pracowników o instytucji zarządzającej aktywami, udzielać informacji o PPK, a także finansować i ewidencjonować wpłaty do planu  – tłumaczy prof. Marcin Dyl, prezes Izby Zarządzających Funduszami i Aktywami.

Pracownicze Plany Kapitałowe wiążą się także ze zmianami w działach HR, które przede wszystkim powinny objąć proces rekrutacji i wdrażania pracowników, zarządzanie zasobami ludzkimi, kompetencjami, formatem szkoleniowym. Pracodawcy powinni również zwrócić uwagę na problematykę rekrutacji pracowników innych narodowości oraz ponoszenie kosztów ich adaptacji w środowisku pracy. Analizy wymagać będzie również sytuacja pracowników 55+, pod kątem ich zachowań i funkcjonowania w warunkach wdrożenia nowego modelu oszczędzania.

Mimo, że PPK wymagają zgromadzenia odpowiedniego budżetu i przygotowania kadry, plan może umożliwić pracodawcom pozyskanie najlepszych pracowników, ale także zwiększenie lojalności już obecnych w firmie.

Źródło: IZFiA

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags: ,

E-akta pracownicze – poznaj 6 zalet prowadzenia e-dokumentów

Dodany 31 maja 2019 przez admin

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją zrównoważyła dokumentację w wersji papierowej z tą prowadzoną w formie elektronicznej. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców. Aby w pełni wykorzystać zalety takiego rozwiązania, powinni oni jednak jak najszybciej wdrożyć odpowiednie zmiany. Dlaczego? Przedstawiamy 6 kluczowych korzyści z prowadzenia kadr w formie zdygitalizowanej.

Nowe przepisy pozwalają pracodawcom na skrócenie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat (w przypadkach opisanych w ustawie), a także na domyślne przekazywanie wynagrodzeń na konta bankowe. Co ważne również dane ubezpieczonych do ZUS mogą być teraz przekazywanie w formie elektronicznej (i dzięki temu możliwe było skrócenie okresu archiwizacji dokumentów pracowniczych).

„Prowadzenie e-kadr znacznie usprawnia pracę działu personalnego. Pozwala zarówno na skuteczne i wygodne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, jak i na szybki dostęp do szerszego zakresu danych dotyczących pracowników, jak np. odbyte szkolenia” – wyjaśnia Paulina Kopcińska, ekspertka firmy Quercus zajmującej się m.in. wdrażaniem oprogramowania SAP do zarządzania e-aktami. „Prowadzenie e-akt (z wykorzystaniem skutecznego oprogramowania) ma ponadto wymiar wizerunkowy – świadczy o tym, że firma stosuje nowoczesne rozwiązania. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się także na wdrożenie dodatkowych aplikacji, nakładek do e-akt. Dzięki nim również pracownicy mogą weryfikować lub pobierać wybrane dokumenty lub składać wnioski online, np. o urlop, a firma zyskuje status otwartej”.

W dłuższej perspektywie dokumenty wszystkich pracowników będą musiały mieć formę elektroniczną. I choć obecnie może się to wydawać wyzwaniem, korzyści z tego rozwiązania są nie do przecenienia. Oto 6 najważniejszych:

# 1 NIŻSZE KOSZTY ARCHIWIZACJI

E-dokumenty to obniżenie kosztów przechowywania dokumentów kadrowych. Można zrezygnować ze skoroszytów, teczek osobowych, druków, stert papierów, które kurzą się, zajmują miejsce, są ciężkie i niestety łatwo się niszczą. Zastąpienie papierowej dokumentacji wersją elektroniczną to oszczędność: czasu (nie trzeba przekopywać się przez obszerną dokumentację papierową), miejsca (nie zajmuje miejsca w biurze), kosztów przechowywania dokumentów (nie trzeba kupować segregatorów, teczek, koszulek, przekładek i regałów, czy specjalnych szaf dostosowanych do wymagań RODO).

# 2 BŁYSKAWICZNY DOSTĘP DO AKT

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej to przede wszystkim szybki dostęp do akt oraz łatwe wyszukiwanie dokumentów. Każdy z użytkowników, w ramach nadanych uprawnień, może łatwo sprawdzić dokumenty własne lub współpracowników dotyczące np. okresu obowiązywania umowy, wymiaru urlopu, wypłaty itp.

# 3 UPORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI

Elektroniczna forma dokumentacji gwarantuje porządek w aktach. Po pierwsze upraszcza weryfikację listy dokumentów każdego pracownika i uzupełnienie ewentualnych braków. Po drugie ułatwia zachowanie chronologii i numeracji pojedynczych dokumentów danego pracownika. Po trzecie – gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów oraz rejestr wprowadzanych zmian.

# 4 JEDNOLITA STRUKTURA AKT

Przeniesienie dokumentacji do wersji elektronicznej zapewnia jednolitą strukturę akt – dokumenty przypisane do konkretnego pracownika są uporządkowane zawsze w taki sam, zgodny z przepisami sposób. Dzięki jednolitej strukturze łatwiej odszukać odpowiedni plik, łatwo też sprawdzić, czy w systemie znajdują się wszystkie wymagane przepisami akta.

# 5 BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Rozwiązania IT stworzone do prowadzenia e-dokumentów mają wbudowane mechanizmy zabezpieczające przed niepożądanym dostępem zarówno z zewnątrz, jak i z wewnątrz organizacji (dzięki hierarchizacji zakresów uprawnień). Akta w formie elektronicznej o wiele łatwiej jest skopiować – możliwość wykonania kilku kopii zapasowych przechowywanych w różnych miejscach, także w chmurze, oznacza większą ochronę przed ich utratą.

# 6 ELASTYCZNOŚĆ I DOPASOWANIE DO PRZEPISÓW

E-dokumenty to także gwarancje i wsparcie firmy wdrożeniowej, w ramach których przeprowadza ona zdalnie aktualizację produktu zgodnie ze zmianami w przepisach. Po jej przeprowadzeniu e-dokumenty od razu są gotowe do użytkowania, nie jest potrzebna ponowna konfiguracja.

„Ważną zaletą jest również automatyczne przypisywanie dokumentów do teczki odpowiedniego pracownika. To duże ułatwienie zwłaszcza przy hurtowym wprowadzaniu dokumentów, a takie sytuacje zdarzają się zwłaszcza na początku, podczas wdrażania systemu” – wyjaśnia Paulina Kopcińska, specjalistka Quercus w zakresie rozwiązania Q-solutons: e-dokumenty. „Jest to możliwe dzięki generowanym w systemie SAP kodom kreskowym” – dodaje.

Ja to działa?

  1. W systemie SAP generowany jest kod kreskowy, który zawiera informacje o numerze pracownika, jego danych, rodzaju dokumentu itp.
  2. Wydrukowany kod należy nakleić na dokument (dokumenty tworzone w systemie SAP mają kody kreskowe nadawane systemowo).
  3. Dokument z naklejonym kodem kreskowym jest następnie skanowany i importowany do e-dokumentów.
  4. System automatycznie przypisuje go do folderu z dokumentacją danego pracownika, podpinając w odpowiednim miejscu, nadając odpowiedni numer i zachowując chronologię.

Czy e-akta przynoszą też korzyści pracownikom? Oczywiście! Wystarczy wyobrazić sobie kolejkę pracowników, którzy pytają w kadrach o wymiar urlopu, a personel z tego działu musi dotrzeć do odpowiednich dokumentów w formie papierowej. Zabiera to mnóstwo czasu. W przypadku e-akt te informacje dostępne są od ręki. Pracownicy innych działów nie trącą czasu w kolejkach, a zespół kadr może zająć się innymi, nowymi zadaniami.

Źródło: Quercus

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags:

Szansa HR – różnorodność zatrudnienia

Dodany 20 marca 2019 przez admin

Z raportu LinkedIn „Global Recruiting Trends 2018” wynika, że jednym z wyzwań, z jakimi w najbliższym czasie będą musieli poradzić sobie pracodawcy, będzie dywersyfikacja zatrudnienia.

O tym, na czym ona polega opowiada Paweł Wysocki, Prezes Zarządu firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR:

Pracodawcy, którzy w sposób analityczny podchodzą do kwestii zatrudnienia, już od pewnego czasu przygotowują się na konieczność dywersyfikacji. Przyczyny są różne i można je podzielić na globalne oraz wynikające ze specyfiki branży.

Myśląc o ogólnych czynnikach wiążących się z dywersyfikacją zatrudnienia, mam na myśli przede wszystkim mocne zróżnicowanie wiekowe osób aktywnych zawodowo. Zauważmy, że na rynku mamy obecnie przedstawicieli 4 generacji: baby boomers, pokolenia X, millenialsów oraz pokolenia Z. O ile formy komunikacji z pierwszymi dwiema grupami nie stanowią dla pracodawców wyzwania, o tyle w przypadku młodszych pokoleń sprawa jest bardziej złożona. Posługują się one bowiem innymi narzędziami, oczekują innych, mniej sformalizowanych form kontaktu, preferują komunikatory niż rozmowy telefoniczne, itp. Wszystko to trzeba uwzględnić, planując rekrutację, ale także strategię komunikacji na późniejszych etapach zatrudnienia.

Z kolei dywersyfikację związaną z branżą najłatwiej wyjaśnić na przykładzie naszej branży, czyli IT. Powszechnie wiadomo, że jest to sektor, w którym specjaliści nie narzekają na brak ofert pracy, zaś pracodawcy muszą proaktywnie poszukiwać kandydatów i „kusić” ich benefitami, często pozapłacowymi. Jeszcze kilka lat temu branża IT była mocno zmaskulinizowana, dziś to się zmienia i to w szybkim tempie. Panie coraz silniej zaznaczają swoją pozycję w IT i jest to zjawisko bardzo pozytywne. Od pracodawców ta zmiana wymaga jednak uważności, to znaczy szerszego spojrzenia na zakres oferowanych benefitów. Choć nie jest to regułą, może okazać się, że panie mają inne, dotychczas nie zidentyfikowane w firmie, oczekiwania, jak np. bardziej przyjazny wystrój biura, otwarcie żłobka w zakładzie pracy, możliwość pracy zdalnej w związku z chorobą dziecka itp.

Trzecia kwestia związana z dywersyfikacją mocno skorelowaną z branżą, choć dotyczy nie tylko IT, to zatrudnianie obcokrajowców. Pracodawcy muszą być gotowi na to, aby zatrudniać osoby z zagranicy. Dotyczy to zarówno przygotowania zespołu i stworzenia pozytywnej atmosfery oraz dodatkowego wsparcia podczas onboardingu, ale również wdrożenia odpowiednich rozwiązań systemowych, czyli np. technicznego rozliczania wynagrodzenia w zależności od tego, z jakiego kraju i na jakich warunkach jest zatrudniona dana osoba.

Jednak – podsumowując – największym wyzwaniem jest zróżnicowanie wiekowe. Warto przeanalizować, przedstawicieli jakich generacji zatrudniamy i dopasować np. benefity, formy komunikacji do ich preferencji i oczekiwań. Kluczem jest zrozumienie potrzeb konkretnego pokolenia. Im starsi pracownicy, tym bardziej cenią przyjazną atmosferę i stabilność zatrudnienia oraz wynagrodzenia, im młodsi, tym silniejsza potrzeba zbudowania harmonijnego balansu między pracą a czasem wolnym, potrzeba rozwoju (zawodowego i osobistego) oraz poczucia misji.

Źródło: Quercus

Komentarzy (0)

infakt logo

Tags: , , ,

Zatrudnienie obcokrajowców. O czym powinien wiedzieć przedsiębiorca?

Dodany 28 października 2018 przez admin

Już ponad pół miliona obcokrajowców opłaca w Polsce składki na ubezpieczenia społeczne[1] – wynika z danych ZUS-u. Biorąc pod uwagę szarą strefę i nielegalne zatrudnienie, skala zarobkowej imigracji do Polski jest zapewne znacznie wyższa. Pracownicy zza wschodniej granicy chcą w Polsce pozostawać na dłużej niż pół roku, a pracodawcy oczekują zmiany procedur związanych z zatrudnieniem obcokrajowców. Eksperci inFakt wyjaśniają, na jakich zasadach odbywa się to obecnie i o czym powinien pamiętać przedsiębiorca, który chce zatrudnić imigranta.

Dane pochodzące z „Barometru imigracji zarobkowej – II półrocze 2018” pokazują, że aż 75% pracowników z Ukrainy chce pozostać w naszym kraju dłużej niż pół roku[2]. Na tyle obecnie pozwala uproszczona procedura zatrudnienia. Wydłużenia tego terminu oczekują także pracodawcy, którzy mają trudności ze znalezieniem pracowników, a imigranci z Ukrainy i krajów azjatyckich wypełniają powstałą lukę na rynku pracy.

Jakie warunki musi spełnić cudzoziemiec?

Osoby, które chcą podjąć w Polsce pracę, a pochodzą z kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, mogą to zrobić bez konieczności ubiegania się o zezwolenia, które z kolei jest wymagane dla wszystkich pozostałych obcokrajowców. Ponadto muszą oni przebywać legalnie na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. – O zezwolenie na pracę cudzoziemca występuje jego pracodawca do właściwego wojewody. W przypadku, kiedy dotyczy ono pracy sezonowej, należy wystąpić o nie do właściwego starosty powiatu – wyjaśnia Aneta Socha-Jaworska, ekspert kadrowo-płacowy w firmie inFakt.

Procedura uproszczona

Wyjątek od zasady, że warunkiem legalnego wykonywania pracy przez cudzoziemca jest pozwolenie na pracę, dotyczy obywateli sześciu państw: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy.

W ich przypadku może być zastosowana tzw. procedura uproszczona, nazywana także oświadczeniową. Pozwala ona na wykonywanie pracy w Polsce przez 6 miesięcy (niekoniecznie następujących po sobie) w okresie 12 następujących po sobie miesięcy bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. – Limit 6 miesięcy pracy dotyczy konkretnej osoby, a nie pracodawcy. Cudzoziemiec może pracować na podstawie oświadczeń u więcej niż jednego pracodawcy, ale nie może przekroczyć limitu czasowego – podkreśla Aneta Socha-Jaworska.

Aby skorzystać z procedury uproszczonej, pracodawca musi uzyskać wpis do ewidencji oświadczeń w Powiatowym Urzędzie Pracy (PUP), a cudzoziemiec musi posiadać dokument potwierdzający tytuł pobytowy na terenie RP – na przykład odpowiednią wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy.

W tym procesie ważne są następujące zasady:

  • nie może to dotyczyć pracy sezonowej;
  • pracodawca składa oświadczenie w PUP właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego;
  • do oświadczenia trzeba dodać potwierdzenie zapłaty kwoty 30 zł;
  • pracodawca musi posiadać i dołączyć do dokumentów własne oświadczenie o niekaralności;
  • wpisanie oświadczenia do ewidencji następuje w ciągu 7 dni od momentu jego przekazania;
  • starosta może odmówić wpisania oświadczenia do ewidencji, np. gdy pracodawca dopuścił się wcześniej przestępstw w zakresie zatrudniania cudzoziemcó

Jakie jeszcze obowiązki ma pracodawca?

Pracodawca po wpisaniu oświadczenia do ewidencji musi poinformować PUP o podjęciu pracy przez cudzoziemca najpóźniej w dniu faktycznego jej rozpoczęcia. Gdyby decyzja starosty była odmowna, to wówczas w terminie 7 dni od uzyskania decyzji należy poinformować o tym PUP.

Pracodawca musi zawrzeć z cudzoziemcem pisemną umowę o pracę i przetłumaczyć ją na język zrozumiały dla pracownika. Ponadto standardowo należy pracownika zgłosić do ZUS-u, opłacać za niego składki i zaliczki na podatek dochodowy, a także prowadzić dokumentację pracowniczą.

Po upływie 3 miesięcy zatrudnienia cudzoziemca na podstawie umowy o pracę pracodawca może złożyć wniosek o wydanie kolejnego zezwolenia na pracę na tym samym stanowisku. Wówczas wydawane jest ono w trybie uproszczonym, czyli z pominięciem tzw. testu rynku pracy. W takim przypadku cudzoziemiec będzie mógł również legalnie wykonywać pracę na rzecz dotychczasowego pracodawcy, oczekując na decyzję w sprawie zezwolenia na pracę w warunkach nie gorszych niż określone w oświadczeniu.

[1] Wypowiedź prezes ZUS prof. Gertrudy Uścińskiej w: https://biznes.newseria.pl/news/w-zus-ubezpieczonych-jest,p1905481850

[2] http://personnelservice.pl/download.php?fid=314

Źródło: inFakt

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags: , , ,

Q-ODO w HR, czyli 4 elementy wsparcia dla administratora danych osobowych

Dodany 02 maja 2018 przez admin

Dane osobowe są uznawane za walutę współczesnego świata, nic więc dziwnego, że coraz więcej podmiotów włącza się w światową walkę o te dobra. Wejście w życie głośnych ostatnio przepisów RODO ma na celu uporządkowanie tych kwestii i ochronę obywateli Unii Europejskiej przed niepowołanym przetwarzaniem ich danych osobowych. Nowe przepisy są oczywistym wyzwaniem dla pracodawców. Zdaniem 89 procent ankietowanych firm nowe wytyczne dotyczące ochrony danych osobowych wiążą się z większym obciążeniem działów HR – wynika z raportu „RODO w rekrutacji 2018”[1].

RODO[2] było w ostatnich czasach jednym z częściej poruszanych tematów w Internecie. Nic dziwnego – większa część gromadzonych danych osobowych pochodzi właśnie z tego źródła i to zmian związanych z pozyskiwaniem danych w ramach działalności e-commerce najczęściej dotyczą analizy. Rzadziej jednak omawiane są wyzwania, z jakimi muszą poradzić sobie pracodawcy, którzy także przetwarzają dane osobowe.

Tymczasem połowa z nich obawia się problemów, które mogą pojawić się wraz ze zwiększeniem zakresu obowiązków i odpowiedzialności HR. W badaniu „RODO w rekrutacji 2018” zapytano pracodawców o to, który obszar ich zdaniem jest kluczowy, aby rekrutacje były zgodne z nowymi przepisami. Wskazali odpowiednio: dostosowanie wewnętrznych procedur (33 proc.), dostosowanie systemu rekrutacyjnego (32 proc.), a także zarządzanie klauzulami i zgodami (27 proc.)[3].

„Przede wszystkim trzeba pamiętać, że każdy pracodawca ponosi odpowiedzialność za ochronę danych osobowych jako administrator tych danych. To na nim ciąży zapewnienie odpowiednich procedur gromadzenia i zarządzania zbiorami danych oraz opracowanie odpowiedniej polityki informacyjnej firmy, zgodnej z wymaganiami RODO” – wyjaśnia Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus, firmy specjalizującej się we wdrożeniach SAP w zakresie HR. „Pamiętajmy, że z wprowadzeniem RODO wiąże się także kwestia kar za nieprzestrzeganie przepisów. A są to kary wysokie – nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu firmy. Nic zatem dziwnego, że pracodawcy – jako ADO (Administratorzy Danych Osobowych) – poszukują rozwiązań, które ułatwią im realizację obowiązków określonych w tych przepisach, a jednocześnie zapewnią bezpieczeństwo danych i możliwość ich bieżącej weryfikacji” – dodaje.

Obowiązki administratora danych osobowych to m.in.

  1. ustalenie zakresu danych osobowych i celów ich zbierania w różnych obszarach HR;
  2. identyfikacja podzbiorów danych (np. obecni pracownicy, byli pracownicy, kandydaci do pracy, pracownicy sezonowi, stażyści, podwykonawcy itp.);
  3. wprowadzenie procedur dotyczących zabezpieczenia danych osobowych, zasad rozpatrywania żądań do bycia zapomnianym (nie w każdym przypadku kadrowym można je zrealizować), polityki informacyjnej firmy dotyczącej RODO, okresu przechowywania danych;
  4. opracowanie i podpisanie umów powierzenia danych z podmiotami, którym dane, w związku z realizacją bieżącej działalności firmy, będą udostępniane.

#1 Ewidencja zgód na przetwarzanie danych osobowych

Im bliżej terminu wejścia w życie przepisów RODO, tym większa presja na wdrożenie rozwiązań wspomagających ADO. „Administrator musi być w stanie wykazać, że podmiot udzielił zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, a także danych osobowych członków rodziny. W systemie Q-ODO, który stworzyliśmy z myślą o odciążeniu administratorów danych, w profilu danego pracownika przechowywane są informacje o przekazanym upoważnieniu i zgodzie na przetwarzanie danych dodatkowych, m.in. dotyczących członków rodziny” – wyjaśnia ekspert Quercus, Paulina Kopcińska. Twórcy rozwiązań informatycznych wspierających ADO biorą pod uwagę fakt, że w różnych organizacjach procedury i zakres przetwarzania danych mogą się różnić. Dlatego są to zazwyczaj narzędzia elastyczne, z uprawnieniem generowania upoważnień i klauzul do umów w uzgodnionym wcześniej z pracodawcą-zleceniodawcą zakresie.

#2 Obowiązek udostępniania i prawo do przenoszenia danych

Na ADO ciąży także obowiązek informacyjny, czyli obowiązek udostępniania pracownikom informacji o zakresie przechowywanych danych osobowych na ich temat, na temat członków ich rodzin oraz o planowanym czasie przechowywania tych danych. Sporym ułatwieniem dla ADO jest, gdy system, z którego korzysta, pozwala na automatyczne wygenerowanie raportu dotyczącego zakresu tych danych oraz terminu, w jakim będą one przechowywane/archiwizowane. W przeciwnym wypadku konieczne jest czasochłonne, ręczne przygotowywanie takiego zestawienia.

Zgodnie z RODO każda osoba, której dane zgromadziliśmy, będzie mogła zażądać kopii tych danych oraz zrealizować swoje prawo do ich przenoszenia. W praktyce zazwyczaj oznacza to konieczność przygotowywania specjalnych zestawień. „Rozwiązania systemowe pozwalają na automatyzację tych procesów, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo przetwarzania danych, oszczędzając czas ADO i umożliwiając eksport danych do plików csv, xlix i PDF” – podkreśla Paulina Kopcińska.

#3 Prawo do bycia zapomnianym

Uprawnienie do żądania usunięcia danych osobowych z bazy danych, czyli tzw. prawo do bycia zapomnianym, to jedna z szerzej omawianych zmian wprowadzanych nowymi przepisami. Uprawnienie to może być zrealizowane, gdy zaistnieje jedna z poniższych przesłanek:

  • dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
  • osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie (…) i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
  • osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania
  • lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 wobec przetwarzania jej danych w ramach marketingu bezpośredniego (w tym profilowania);
  • dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
  • dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
  • dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1. [4]

W praktyce HR przepisy te mają zastosowanie przede wszystkim w przypadku rekrutacji. Nie ma bowiem możliwości, aby pracownik zażądał usunięcia swoich danych z teczki osobowej, gdyż są to informacje przetwarzane w związku z realizacją innych obowiązków prawnych i przepisów szczególnych (m.in. prawa pracy).

Jednakże rzeczywiście zdarzają się sytuacje, kiedy będziemy poproszeni o wykasowanie danych osoby, która ubiegała się o pracę. Pamiętajmy, że informacje takie trzeba usuwać nie tylko z danych bieżących, ale także z kopii zapasowych i archiwum. „Narzędzia takie jak Q-ODO umożliwiają zaplanowanie archiwizacji danych w określonych terminach oraz określenie zakresu danych, które powinny znajdować się w systemie (w tym również określenie czasu ich przechowywania). Po upływie „terminu ważności” danych można je wygodnie usunąć za pomocą raportu do usuwania danych” – tłumaczy Paulina Kopcińska, ekspert Quercus.

#4 Rejestry czynności pod kontrolą

Zgodnie z RODO organizacje mają obowiązek prowadzenia tzw. rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Prowadzenie takiego rejestru jest wyzwaniem organizacyjnym, zwłaszcza przy przetwarzaniu dużego wolumenu danych. Tym bardziej, że przepisy, a konkretnie art. 30 RODO, obejmują dość długą listę informacji[5], jakie należy objąć raportem. „Z tego właśnie powodu prowadzenie rejestru dobrze jest zautomatyzować. Rozwiązania informatyczne to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim odciążenie administracji, rzetelne raporty, pewność danych oraz możliwość sprawnego zarządzania nimi. Posiadają na przykład funkcje pozwalające na sprawdzanie aktywności użytkowników (logi aktywności) z wykazem czynności, jakie były wykonywane w rekordach z danymi osobowymi pracowników. Dużym plusem jest także funkcjonalność umożliwiająca definiowanie ról i uprawnień poszczególnym osobom posiadającym dostęp do systemu. Usprawnia nie tylko zarządzanie danymi, jest też dodatkową formą zabezpieczenia przed niepowołanym przetwarzaniem danych osobowych” – podsumowuje Paulina Kopcińska z Quercus.

Nowe przepisy RODO dotyczą praktycznie każdego aspektu naszego życia. I choć najczęściej omawia się je z punktu widzenia jednostki (konsumenta, pracownika, użytkownika Internetu), stanowią przede wszystkim wyzwanie dla organizacji, w tym dla pracodawców. Dlatego oprócz wnikliwej analizy przepisów dobrze jest wyposażyć się w narzędzia, które ułatwią ich realizację.

[1] https://erecruiter.pl/centrum-prasowe/pracodawcy-zbroja-sie-rodo/

[2] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE.

[3] https://erecruiter.pl/centrum-prasowe/pracodawcy-zbroja-sie-rodo/

[4] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679, art. 17

[5] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679, art. 30

Źródło: Quercus

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags: , , ,

Czynniki sukcesu kadrowego

Dodany 07 kwietnia 2018 przez admin

O tym, w jaki sposób wyłonić rzeczywiste talenty w firmie dzięki nowym technologiom, opowiada Adam Panuchno, Konsultant SAP SuccessFactors w Quercus.

Deficyt talentów przez połowę pracodawców jest uznawany za jedno z najważniejszych wyzwań kadrowych najbliższych 2 lat – wynika z Raportu Employer Branding 2017[1]. Pozyskanie wartościowej kadry staje się coraz trudniejsze, coraz bardziej czasochłonne i kosztowne. Dlatego pracodawcy zaczynają korzystać z narzędzi, które pozwalają na wyłonienie talentów spośród obecnych pracowników.

Nowoczesne systemy zarządzania zasobami ludzkimi, jak np. SuccessFactors, to narzędzia stworzone z myślą o tzw. miękkim HR, a więc szeroko rozumianej dbałości o zapewnienie najwyższej jakości kadr w firmie. W zakres zadań miękkiego HR wchodzą np.: oceny pracownicze, planowanie ścieżek rozwoju, plan szkoleń, zarządzanie talentami oraz identyfikacja statusu talentów w firmie (również ich ewentualnych niedoborów czy rentowności).

Główna trudność zarządzania zasobami ludzkimi polega na tym, że oceny należy dokonywać w oparciu o obiektywne przesłanki. Jednak nawet najbardziej zdystansowana osoba zajmująca się taką analizą w większym bądź mniejszym stopniu ulega emocjom, co utrudnia bezstronną ocenę. Tu właśnie z pomocą przychodzą zaawansowane narzędzia analityczne stworzone z myślą o miękkim HR. Dostarczając informacji i faktów pozwalających na wyciąganie wniosków nieobarczonych ryzykiem stronniczości, w znacznym stopniu ułatwiają pracę.

Co ważne – takie wnikliwe analizy, oparte na danych a nie na emocjach, pozwalają nam zidentyfikować potencjalne talenty tam, gdzie byśmy się ich nie spodziewali, gdyż badają możliwości zespołu przekrojowo. To ważna zaleta – w przypadku „tradycyjnego” poszukiwania talentów czasem moglibyśmy po prostu przeoczyć pracownika z potencjałem. A to dla organizacji kosztowna strata.

Jak to wygląda w praktyce?

Wyjątkowość nowoczesnych rozwiązań do zarządzania kadrami polega na zebraniu w jednym miejscu takich danych, jak np. kompleksowy obraz wydajności pracowników. Oznacza to możliwość przeglądania celów przypisanych konkretnej osobie oraz stanowisku, ocenianie stopnia ich realizacji oraz wgląd w plany rozwojowe każdej osoby. Zgromadzone w systemie dane (oceny) z różnych źródeł (od samego pracownika, jego przełożonych, współpracowników, klientów) pozwalają na przeprowadzenie oceny „360 stopni”. Co ważne każdy pracownik jest tu oceniany według tych samych kryteriów, mamy więc swego rodzaju demokratyczny system weryfikacji oraz wyłaniania talentów.

Sama identyfikacja pracownika z potencjałem nie przekształci go jednak w talent. Czasami bowiem takim talentem trzeba pokierować. Tu także z pomocą przychodzi technologia –systemy informatyczne do zarządzania kadrami posiadają arkusze kariery zawodowej: przełożeni mogą zobaczyć, na jakie stanowiska aspirują ich pracownicy i jeśli widzą potencjał, mogą przy pomocy kilku kliknięć wysłać pracownika na szkolenie, które podniesie jego kompetencje w odpowiednim zakresie. Takie funkcje ułatwiają długofalowe planowanie rozwoju kadr w firmie, a więc także optymalizację wydajności pracowników – nie tylko obecnie, ale przede wszystkim w przyszłości.

RAMKA

W module analityki kadrowej dane są analizowane w czasie rzeczywistym, uzyskujemy więc aktualne rezultaty. W ramach zarządzania talentami SuccessFactors oferuje takie możliwości, jak:

  • ranking kadr w oparciu o wybrane kryterium;
  • oceny kompetencji;
  • kompleksową obsługę procesu rekrutacji, w tym kreator rozmów kwalifikacyjnych;
  • obsługę onboardingu rozumianego nie przez pryzmat pierwszego dnia pracy, lecz czasu potrzebnego do tego, aby pracownik był w stanie samodzielnie wykonywać wszystkie powierzone mu zadania;
  • obsługę procesu planowania następstw: definiowanie kluczowych stanowisk i wyznaczanie następców w sytuacji, gdy kluczowy pracownik postanowi opuścić firmę.

[1] Raport Employer Branding w Polsce 2017 | HRM Institute

 

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags: , ,

Każdy pracownik ma potencjał

Dodany 29 listopada 2017 przez admin

Multitasking czy monotasking – o elastycznym podejściu do zarządzania personelem, które wynika ze zmiany pokoleniowej oraz przeobrażeń na rynku pracy, z Małgorzatą Marchwant, Dyrektor Działu BI (SAP Business Intelligence) w Quercus Sp. z o.o., rozmawiała Andromeda Wróbel.

Jeszcze kilka lat temu najbardziej poszukiwanym typem pracownika był wielozadaniowiec, czyli osoba, która potrafi pracować nad kilkoma projektami jednocześnie. Czy w branży IT nadal jest to cecha dająca przewagę nad konkurentami?

MM: Choć rzeczywiście można zaobserwować globalne odejście od wielozadaniowości i ścisłą specjalizację, zwłaszcza w branży technicznej, tak naprawdę to, czy umiejętność pracy nad kilkoma projektami w jednym czasie jest przewagą konkurencyjną, zależy od stanowiska pracy i zakresu obowiązków pracownika. Trudno bowiem wyobrazić sobie, że w dziale wsparcia klienta będzie zatrudniona osoba, która nie potrafi robić kilku rzeczy na raz. To jest bowiem specyficzna praca, w której można spodziewać się dużej rotacji zadań, o różnym priorytecie, nawet tych o statusie „krytycznym”, kiedy natychmiast trzeba odłożyć inne prace i zająć się tym konkretnym problemem. Osoba, która nie potrafi po wykonaniu takiego zadania płynnie przejść do prac przerwanych, nie poradzi sobie na dłuższą metę na takim stanowisku. Z kolei w dziale wdrożeń przypisani jesteśmy do jednego lub dwóch projektów w jednym czasie – to pozwala na metodyczną pracę i stopniowe ich rozwijanie. Niezależnie od powyższego – zawsze przewagą pracownika jest umiejętność wykonania powierzonych zadań w określonym czasie, bez względu na ich liczbę. Z tego jesteśmy rozliczani przez pracodawców. Zresztą w branży IT tylko w ten sposób (zadaniowo) jesteśmy w stanie ocenić efektywność pracowników.

W jakich innych obszarach IT multitasking jest pożądany?

MM: Nie dotyczy to tylko IT, ale ogólnie zarządzania – wszelkie stanowiska menedżerskie wymagają umiejętności nie tyle wykonywania kilku zadań jednocześnie, co odpowiedniego nimi kierowania, modyfikowania, przewidywania konsekwencji, czy delegowania zadań w sytuacji pojawienia się „wąskich gardeł”. Menedżerowie nigdy nie zajmują się jednym tematem, choćby z tego powodu, że ich pracownicy skupiają się na rożnych zadaniach.

Podobno jedynie 2% osób jest w stanie efektywnie pracować nad wieloma zadaniami jednocześnie, być może dlatego tak cenieni są skuteczni menedżerowie. W jaki sposób można zidentyfikować multizadaniowców, i jak jeszcze można wykorzystać w firmie ich cechy?

MM: Tacy pracownicy najczęściej sami szybko się ujawniają. Osoby pracujące wielozadaniowo często szukają dodatkowych wyzwań, także w momentach, kiedy pracujemy w trybie projektowym. Nie są w stanie skupić się na jednym projekcie lub zadaniu, bo wciąż są stymulowani przez dodatkowe bodźce, pomysły, pilne sprawy do wykonania. Czasem warto spojrzeć z boku na ich pracę i być może przesunąć do innych zadań, na przykład takich, które zapewnią zmianę tempa pracy. Nieprawdą jest bowiem, że wielozadaniowiec to pracownik uniwersalny. Często zdarza się, że zaczynają go nudzić stałe, rutynowe zadania, ma problem z ukończeniem projektu, zadania wykonuje na 80%, a nawet… porzuca je na rzecz ciekawszych wyzwań. Ale to oczywiście nie jest reguła. Są bowiem również tacy pracownicy, którzy najefektywniej pracują wówczas, kiedy mają pokaźną listę zadań, a kiedy ona się kurczy, tracą motywację. Rolą menedżerów jest identyfikacja wspomnianych cech i wykorzystanie potencjału pracowników wielozadaniowych tam, gdzie najlepiej się sprawdzą.

Coraz częściej słyszymy jednak o wzroście znaczenia monotaskingu, co łączone bywa ze zmianą pokoleniową na rynku pracy. Czy jest tak w istocie?

MM: Pokolenie Y to wciąż dla wielu pracodawców duże wyzwanie, ale także ogromna szansa. Jego przedstawiciele to osoby wielozadaniowe w stopniu o wiele większym niż przedstawiciele pokolenia X: korzystają jednocześnie z komunikatorów, telefonu, oglądają filmy na YouTube, a wszystko to podczas pracy, spaceru czy nawet posiłku, nie przerywając klasycznej rozmowy. Tę umiejętność świetnie wykorzystują zawodowo, zwłaszcza w obszarach, gdzie niezbędne jest korzystanie z nowych technologii, co jest ich przewagą wobec pracowników poprzedniej generacji. Potrafią się z łatwością zaadaptować do zmieniającego się otoczenia, a przy tym cenią swoją pracę i swój czas wolny, i często, choć nie jest to regułą, dążą do ścisłej specjalizacji. I w tym kontekście można o nich mówić jako o prekursorach monotaskingu, choć jest to oczywiście pewne uogólnienie.

Monotasking, wbrew pozorom, nie jest wcale łatwy do osiągnięcia, gdyż wymaga koncentracji. Tymczasem w pracy biurowej pracownik musi radzić sobie z dodatkowymi bodźcami, które go rozpraszają, jak np. e-maile, spotkania, rozmowy telefoniczne. Czy są metody, aby ograniczyć takie sytuacje?

MM: Oczywiście! Z doświadczenia wiem, że warto wypracować sobie własną metodę pozwalającą na zwiększenie koncentracji nad projektem poprzez eliminację bodźców. Czasami wystarczy po prostu dobre ustawienie grafiku, czyli na przykład zaplanowanie cyklu spotkań, które zamiast na żądanie będą odbywać się w określonych terminach, stając się docelowo stałym elementem tygodnia pracy. Dobrą praktyką jest zaplanowanie terminów spotkań z dużym wyprzedzeniem, np. spotkania z zespołem powinny odbywać się cyklicznie, co piątek o godzinie 9:00, aby na stałe wpisały się w harmonogram pracy. Dzięki takiemu podejściu wypracowujemy pewne nawyki i jesteśmy w stanie przygotować się na spotkanie, nie zaburzając dziennego cyklu pracy. Kiedy pracujemy nad ważnym projektem, sami musimy „przełączyć się” na podejście jednozadaniowe, aby móc poświęć projektowi cały swój potencjał. Wymaga to często asertywności w stosunku do innych osób, ale przede wszystkim wewnętrznej dyscypliny. I choć brzmi to dość rygorystycznie w praktyce wcale nie musi tak wyglądać. Bo aby się dobrze skoncentrować, dobrze jest się wcześniej… zrelaksować. W Quercusie właśnie dlatego stworzyliśmy chillout room, gdzie możemy odciąć się od świata zewnętrznego i zrelaksować się lub przeciwnie – w spokoju popracować nad projektem.

Czy istnieją narzędzia IT pozwalające na sprawne zarządzanie personelem oraz na identyfikację, a następnie wykorzystanie rzeczywistego potencjału pracowników?

MM: Istnieją i obserwujemy coraz większe zainteresowanie takimi możliwościami. Wynika to z faktu, iż te zaawansowane rozwiązania zarządcze pozwalają na identyfikację wspomnianych cech na podstawie obiektywnych przesłanek. Przykładem może być SAP SuccessFactors – narzędzie wspierające zarządzanie pracownikami. Dostawcy tego typu oprogramowania kładą obecnie bardzo duży nacisk na rozwój produktów dotyczących tzw. miękkiego HR. Pozwalają one zarówno na przygotowywanie ocen pracowniczych, budowanie ścieżek rozwoju oraz ścieżek edukacyjnych, jak i na komunikację między pracownikami, na przykład w czasie onboardingu nowych osób. W zasadzie zaczynają funkcjonować jako korporacyjne portale społecznościowe posiadające bardzo rozwinięte funkcje zarządzania personelem. Pozwalają zatem na rozpoznanie rodzaju pracy, w której pracownik czuje się najlepiej (choćby na podstawie modułów doszkalających, w jakich brał udział) i na przypisanie mu takich zadań, w których najpełniej wykorzysta swój potencjał. Bo potencjał ma każdy pracownik. Trzeba tylko umieć go znaleźć i odpowiednio wykorzystać.

Źródło: Quercus Sp. z o.o.

Komentarzy (0)

macrologic logo new

Tags: , , ,

Wprowadzanie zmian w polskich firmach trwa zbyt długo

Dodany 07 listopada 2017 przez admin

„Jedyną stałą rzeczą w organizacji jest zmiana” — mawiał Peter Drucker, ekspert ds. zarządzania uważany za jednego z najwybitniejszych myślicieli i teoretyków zarządzania XX wieku. Zmiany w dynamicznym otoczeniu rynkowym dotykają bowiem każdej nowoczesnej organizacji, tym bardziej więc zaskakuje fakt, że zaledwie 30 proc. osób zarządzających przedsiębiorstwem uważa, że czas wprowadzania zmian w ich firmach jest optymalny. Natomiast aż 42 proc. badanych jest zdania, że trwa on zbyt długo, a 29 proc. wcale nie mierzy tego procesu. Takie wnioski płyną z badania przeprowadzonego przez Antal i Macrologic. 

Zmiany zachodzące w organizacji zawsze wiążą się z wieloma pytaniami i wątpliwościami ze strony pracowników. Dlatego przeprowadzenie ich wymaga odpowiedniego zaplanowania, opracowania właściwego systemu informowania oraz zapewnienia wsparcia biznesowi w tym procesie.

— Chcąc, aby proces wprowadzania zmian zakończył się sukcesem, na bieżąco musimy informować zespół, dlaczego, w jaki sposób oraz kiedy będzie wprowadzana zmiana. Do tego niezbędne jest zaangażowanie całego teamu — wyjaśnia Anna Andraszek, dyrektor ds. jakości i rozwoju kadr w Macrologic.

Jak zauważa ekspertka, brak wystarczających informacji dotyczących natury zmian oraz ich uzasadnienia zazwyczaj owocuje plotką, a także nieformalnym obiegiem informacji wśród pracowników. W takiej sytuacji ludzie czują się zagrożeni. Obawiają się degradacji, utraty części dochodów, a nawet pracy. Dlatego tak ważne jest precyzyjne zaplanowanie odpowiedniej komunikacji wewnętrznej.

Dział HR i zarząd jako inicjatorzy zmian

Wiele zmian zachodzących w firmie zwykle początkuje dział zarządzania zasobami ludzkimi. Zmiany te często dotyczą działań nowego typu — np. employer branding, candidate experiance (doświadczenia i wrażenia kandydata z całego procesu rekrutacji w danej firmie), zmiany w kulturze organizacyjnej czy form elastycznego czasu pracy — zazwyczaj administrowanych przez działy kadr.

 — Wyróżnia się dwa typy zmian, w które departamenty HR są zaangażowane. Zmiany pierwszego typu początkuje sam dział zarządzania zasobami ludzkimi, drugie natomiast wprowadza zarząd — wyjaśnia Małgorzata Pukropek, Manager HR Consulting z firmy Antal. I dodaje: — W przypadku zmian zainicjowanych przez kadry oczekuje się od działu HR patrzenia poprzez cele biznesowe organizacji przy jednoczesnym badaniu nastroju pracowników i dostosowaniu odpowiedniej polityki komunikacyjnej. Natomiast w sytuacji, w której zmiany wprowadzane są przez zarząd, oczekiwane są działania wspierające wobec biznesu.

Działy HR, chcąc sprostać celom im stawianym, powinny wziąć aktywny udział w tworzeniu strategii wprowadzanych zmian oraz przeprowadzić analizę ich wpływu na kulturę organizacyjną. Ważne jest również dokładne zbadanie potrzeb biznesu, proaktywne kreowanie nowych rozwiązań oraz uwzględnienie prognozy trendów na rynku pracy. Dodatkowo, niezwykle istotna jest też budowa działu HR w oparciu o potrzebne kompetencje (np. analiza danych).

Dynamika rynku często wymusza niestety szybkie tempo wprowadzania zmian. Dlatego, jak podsumowuje Anna Andraszek, dyrektor ds. jakości i rozwoju kadr w Macrologic, warto monitorować łatwość ich wprowadzenia w organizacji. Jest to bowiem element niezbędny do przygotowania optymalnego planu na przyszłość.

Pełna treść raportu „Procesy HR w firmach w Polsce”, prezentującego wnioski z badania przeprowadzonego przez Antal i Macrologic, dostępne są tu: http://www.badania.macrologic.pl/.

Źródło: Macrologic

Komentarzy (0)

quercus logo m

Tags: , ,

Przyszłość pracodawców? Elastyczność!

Dodany 18 października 2017 przez admin

Niemal 2500 polskich firm zdecydowało się, jak dotąd, na wprowadzenie elastycznego czasu pracy – wynika z danych Państwowej Inspekcji Pracy. To o ponad 1000 przedsiębiorstw więcej niż w roku 2015, kiedy PIP prezentował raport w tej sprawie. Podobnie jak dwa lata temu najwięcej porozumień w sprawie elastycznego czasu pracy podpisano na Śląsku (339) i w Wielkopolsce (326).

Wprowadzenie 4 lata temu elastycznego czasu pracy umożliwiło pracodawcom efektywniejsze zarządzanie. Korzyści z takiego rozwiązania widoczne są przede wszystkim w planowaniu czasu pracy pracowników produkcji, nic więc dziwnego, że zdecydowanym liderem we wdrażaniu tego rozwiązania jest przetwórstwo przemysłowe (niemal 38%). Kolejne miejsca w rankingu branż wprowadzających elastyczny czas pracy zajmują handel i naprawy (15%) oraz budownictwo (9%).

Wprowadzenie elastycznego czasu pracy pozwala na wydłużenie okresu rozliczeniowego z 4 do 12 miesięcy oraz na wprowadzenie ruchomego czasu pracy. Pracodawcy, chcąc wdrożyć te rozwiązania w swoich przedsiębiorstwach, muszą zawrzeć porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli ich nie ma, to z przedstawicielami pracowników (art. 150 § 3 pkt 1 i 2 Kodeksu Pracy). Z udogodnień związanych z elastycznym czasem pracy dwa lata temu korzystały przede wszystkim duże i średnie firmy, w zestawieniu z roku 2017 widać w miarę równomierny rozkład, ze wskazaniem na duże przedsiębiorstwa, zatrudniające do 250 osób: duże firmy – 33%, średnie – 24%, małe – 25%.

IT w służbie elastyczności

Obecna sytuacja na rynku pracy nie jest komfortowa dla pracodawców. Z jednej strony niskie bezrobocie, które nie ułatwia poszukiwania i zatrzymania pracowników, z drugiej – zwłaszcza w przetwórstwie – sezonowość produkcji. Elastyczny czas pracy wydaje się rozwiązaniem optymalnym. „Pozwala na utrzymanie załogi w okresach tzw. niskiego sezonu poprzez zapewnienie jej minimalnego uzgodnionego w porozumieniu wynagrodzenia, a jednocześnie daje pracodawcy większą swobodę w zakresie utrzymania płynności funkcjonowania firmy. Mówiąc wprost – przekłada się na redukcję nadgodzin, które są dla pracodawcy dodatkowym obciążeniem, oraz na optymalizację eksploatacji maszyn i linii produkcyjnych, zgodnie z faktycznym zapotrzebowaniem” – wyjaśnia Paweł Wysocki, Prezes Zarządu firmy Quercus, zajmującej się wdrożeniami SAP w obszarze HR.

Wprowadzenie elastycznego czasu pracy może w praktyce wyglądać różnie w różnych firmach. Niektóre przedsiębiorstwa wdrażają tzw. równoważny czas pracy, czyli system, w ramach którego możemy np. zaplanować pracownikowi pracę w poniedziałki i środy w wymiarze 12 godzin, zaś w pozostałe dni ustalić sześciogodzinny czas pracy. „Istotne jest, aby wymiar godzin do przepracowania w całym okresie rozliczeniowych, np. 3 miesięcy, był taki sam. W takiej sytuacji nie występują ani niedoczas, ani nadgodziny” – mówi Prezes Quercus. Niektóre firmy przyjmują z kolei zadaniowy system pracy, który polega na tym, że pracownicy rozliczani są z wykonania konkretnych zadań, bez konieczności przychodzenia do biura. Rozliczane jest wykonanie zadania w wyznaczonym terminie, a nie czas na to poświęcony.

Większość osób rozumie elastyczny czas pracy jako brak sztywnych ram czasowych dotyczących rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy, czyli możliwość przyjścia między np. godz. 7 a 9, i zakończenia odpowiednio między godz. 15 a 17. W tym wypadku ważne jest, aby mimo tej elastyczności przepracować 8 godzin. Istotne staje się także wprowadzenie odpowiednio wydajnego systemu ewidencji czasu pracy.

„Niezależnie od wybranego modelu czasu pracy uelastycznienie wymaga wprowadzenia efektywnych narzędzi, które pozwolą na odpowiednią obsługę kadr, a więc będą wspierać, jak w przypadku produktów SAP, proces planowania czasu pracy tak, aby zapewnić m.in. normy odpoczynku dobowego, tygodniowego, przy utrzymaniu zgodności nominalnych godzin pracy z faktycznie przepracowanymi” – przypomina Maciej Kabaciński, Dyrektor Pionu HR w Quercus. Ekspert podkreśla, iż weryfikacja systemowa jest istotna zwłaszcza w sytuacji, gdy planowaniem równoważnego czasu pracy zajmują się liderzy, np. na produkcji, którzy niekoniecznie muszą znać przepisy. „Delegowanie części zadań związanych z planowaniem pracy na liderów czy menedżerów jest trendem, który obserwujemy już od kilku lat. To właśnie na bazie potrzeb, które w jego wyniku powstały, opracowaliśmy nasze autorskie narzędzie – Portal Pracowniczy, który pozwala na sprawne i intuicyjne zarządzanie kwestiami kadrowymi, na różnych poziomach uprawnień, także przez pracowników” – dodaje.

Elastyczność jako przewaga konkurencyjna

Mówi się, że obecnie trwa era pracownika. Brak specjalistów, zwłaszcza w takich zawodach, jak: programiści, informatycy, specjaliści ds. sprzedaży, finansów i księgowości, menedżerowie, sprawia, że coraz więcej firm stara się wprowadzać rozwiązania elastyczne, których celem jest budowanie reputacji pracodawcy jako firmy nowoczesnej, przystosowanej do warunków panujących na rynku pracy i wychodzącej naprzeciw potrzebom pracowników.

Coraz częściej słyszymy o elastycznych formach pracy, np. łączących home office z pracą w biurze. Są firmy, które w okresie letnim skracają czas pracy w piątki, zaś wydłużają w poniedziałki, aby umożliwić pracownikom wyjazdy weekendowe. Z kolei w Skandynawii niektóre przedsiębiorstwa zaczynają wprowadzać sześciogodzinny dzień pracy. Zdarzają się jeszcze inne modele: czterodniowy tydzień pracy, możliwość realizacji własnych projektów w konkretnym dniu oraz rozwiązania hybrydowe. „Wszystkie te propozycje mają dać pracownikom sygnał, że firma dba o ich komfort pracy, potrzebę rozwoju oraz balans między życiem zawodowym i osobistym” – wyjaśnia Maciej Kabaciński, dyrektor działu HR Quercus. „Opcje te mają jednak sens tylko wówczas, gdy przekładają się na wzrost efektywności pracowników, a więc pozwalają na realizację celów przedsiębiorstwa. Dlatego każda firma, która decyduje się na wdrożenie któregoś z wymienionych wariantów, powinna wprowadzić jednocześnie narzędzia, które pozwalają na mierzenie efektywności pracy w nowym modelu, jak np. SuccessFactors w SAP” – zaznacza.

Elastyczna motywacja

Na niektórych pracowników skrócenie dnia pracy wpłynie motywująco – będą precyzyjnie planować każdą minutę, aby zrealizować założone zadania w tym czasie. Trzeba jednak pamiętać o tym, że nie każdy pracownik dobrze radzi sobie z pracą pod presją czasu. Są tacy, którzy lepsze efekty osiągają w wolniejszym, bardziej swobodnym tempie. Być może im przysłuży się home office.

Współczesny pracodawca powinien dbać o efektywność pracy poprzez odpowiednie zarządzanie zespołem. Pamiętajmy, że utrzymanie pracownika jest tańsze niż pozyskanie nowego. Dlatego, jeśli jesteśmy zadowoleni z pracy danej osoby, postarajmy się zapewnić jej optymalne warunki, takie, w których osiągnie najlepsze wyniki. Jeśli jest to pracownik, który zmobilizuje się i wykona zadania w ciągu sześciu godzin, pozwólmy mu na to, jednak nie dokładajmy zadań, myśląc, że może wykorzystać jeszcze te dodatkowe dwie godziny. Pracownik przeciążony, prędzej czy później, straci zapał, a nie o to przecież chodzi. „Dzięki nowym technologiom, jak rozwiązania SAP dla HR, które pozwalają po pierwsze na analizy danych w czasie rzeczywistym, po drugie – na oceny pracownicze według obiektywnych kryteriów, a po trzecie – na analizy danych historycznych i przewidywanie przyszłych trendów, jesteśmy w stanie elastycznie zarządzać personelem, oferując mu dopasowane do potrzeb możliwości pracy. I choć często słyszymy, że w erze pracownika rola pracodawcy jest niełatwa, warto wykorzystać starą prawdę, że pracownik doceniony, to najlepszy pracownik” – podsumowuje Prezes Quercus, Paweł Wysocki.

Źródło: Quercus Sp. z o.o.

Komentarzy (0)

macrologic logo new

Tags: ,

Ekspert Macrologic: HR to kręgosłup całej organizacji, ponieważ odpowiada za jej sprawność organizacyjną

Dodany 25 września 2017 przez admin

Kręgosłup to oś, na której opiera się całe ciało człowieka, a sprawnie zarządzany departament zarządzania zasobami ludzkimi można porównać do kręgosłupa, który podtrzymuje firmę i w rezultacie odpowiada za jej sprawność organizacyjną. Do efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem przydatny jest więc HR Business Partner, który pełni dzisiaj rolę nie tylko szefa działu HR, ale przede wszystkim partnera dla zarządu w kontekście budowania przewagi konkurencyjnej firmy i jej sukcesu biznesowego.

– Skuteczny HR Business Partner to osoba, która patrzy nie na szczegół, ale na to, jak ten szczegół może wpływać na ogół. To osoba, która rozumie biznes jako całość i potrafi łączyć czasem odległe od siebie fakty. Wyciągnięte z analizy wnioski przekłada na to, jak dane zjawisko wpływa na zwiększenie lub zmniejszenie kosztów, wzrost lub spadek sprzedaży lub innych KPI-ów, np. związanych z innowacyjnością organizacji – mówi w artykule na portalu Organizacjahoryzontalna.pl Monika Grabowska, dyrektor sprzedaży w Macrologic SA, wcześniej brand manadżer rozwiązań HR oferowanych przez spółkę. Wsparcie menadżerów poszczególnych obszarów biznesowych oraz zarządu, poprzez propozycje działań w obszarze HR realizowanych na poziomie zarządczym, to główny zakres kompetencji HR Business Partnera. Posiada on liczne informacje związane z miękkimi aspektami zarządzania kapitałem ludzkim danej organizacji. Tym samym może dostarczyć managementowi kluczową wiedzę niezbędną do efektywnego zarządzania personelem. HR Business Partner musi być więc nie tylko uważnym obserwatorem, ale przede wszystkim świetnym analitykiem, potrafiącym wyciągać wnioski, a następnie je prezentować zarządowi w odniesieniu do kluczowych celów i KPI’ów organizacji.

Jak podkreśla Monika Grabowska, sprawne wprowadzanie zmian to kolejny istotny element związany z zarządzaniem. W tym właśnie kluczowym aspekcie HR Business Partner również wspomaga menadżerów. Doradza im, aktywnie uczestnicząc w przygotowaniu skutecznej strategii zarządzania zmianami, by przebiegły one sprawnie i przy jak najniższym poziomie ryzyka. Dodatkowo, to od niego pracownicy dowiadują się o wprowadzanych modyfikacjach. HR Business Partner dba o to, aby zostały one właściwie zrozumiane przez zespół.

W obszarze HR, podobnie jak w innych obszarach, mając do dyspozycji pewną bazę mierników, wskaźników, i obserwując je, mamy możliwość podejmowania decyzji o zmianach w obszarze tych procesów oraz optymalizacji i poprawiania ich efektywności. A zadaniem HR Business Partnera jest dbanie o pozytywne nastawienie pracowników do pracy, motywowanie ich oraz podtrzymywanie zaangażowania zespołu w procesie wprowadzania zmian. Wspomniane działania są kluczowe dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, ponieważ stanowią gwarancją sukcesu wdrożenia zmian w organizacji – tłumaczy Anna Andraszek, dyrektor ds. jakości i rozwoju kadr w Macrologic SA.

HR Business Partner pełni także funkcję łącznika pomiędzy pracownikami a zarządem. To ważna rola, gdyż szybkie zdiagnozowanie problemów związanych np. z niezadowoleniem pracowników, a następnie natychmiastowe podjęcie działań naprawczych, może uchronić organizację przed koniecznością nagłego rekrutowania kandydatów w miejsca odchodzących pracowników. Ponadto negatywna opinia na temat byłego miejsca pracy oraz osób tam zatrudnionych zwykle jeszcze długo po odejściu danego pracownika wpływa negatywnie na wizerunek firmy.

Niezbędnym narzędziem pracy HR Business Partnera oraz podlegającego mu departamentu zarządzania zasobami ludzkimi jest procesowy system klasy ERP. Pozwala on spojrzeć na firmę „z  lotu ptaka”. Dzięki takiemu oprogramowaniu szef działu HR m.in. zyskuje wiedzę na temat efektywności poszczególnych pracowników, zespołów oraz „wąskich gardeł”, czyli miejsc zastoju w realizacji danych procesów biznesowych. Daje to możliwość usprawnienia i optymalizacji procesów, co przekłada się na oszczędności w całej organizacji.

Źródło: Macrologic

Komentarzy (0)

Zdjęcia z naszego Flickr'a

Zobacz więcej zdjęć

POWIĄZANE STRONY

ELASTYCZNY WEB HOSTING